Skapa faktura som småföretagare - så gör du

Att skapa faktura som småföretagare ska helst vara en enkel del av arbetsdagen, inte något som växer till ett kvällsprojekt. Jobbet är gjort, kunden väntar på underlaget och ju längre fakturan dröjer, desto längre bort hamnar betalningen.

Samtidigt behöver fakturan bli rätt. Den ska innehålla rätt uppgifter, vara begriplig för kunden och fungera som underlag för bokföringen. För många småföretagare är det just balansen som är viktig: faktureringen ska gå snabbt, men inte bli slarvig.

Skapa faktura som småföretagare: börja med rätt grund

Det första steget är att ha en tydlig rutin. Vem ska fakturan skickas till? Vad har sålts? Vilket pris och vilken moms gäller? När ska kunden betala? Om du alltid börjar på samma sätt minskar risken att något viktigt missas.

En vanlig fälla är att skapa varje faktura från noll. Det fungerar någon gång, men blir snabbt tidskrävande. När kunduppgifter, vanliga tjänster, artikelrader, momssats och betalvillkor finns sparade går arbetet betydligt snabbare.

Det betyder inte att faktureringen behöver bli avancerad. Tvärtom. För många mindre företag är det bästa flödet det som är lätt att följa varje gång: skapa fakturan, kontrollera uppgifterna, skicka den på rätt sätt och följ upp betalningen.

Vad måste en faktura innehålla?

När du ska skapa faktura som småföretagare behöver fakturan normalt innehålla vissa grunduppgifter. Det handlar bland annat om fakturadatum, ett unikt fakturanummer, säljarens uppgifter, kundens uppgifter, vad som har sålts, pris, moms och totalbelopp.

Om datum för leverans eller utfört arbete skiljer sig från fakturadatumet behöver det också framgå. Det är särskilt viktigt vid tjänster, byggjobb, konsultuppdrag eller arbete som utförts under en viss period.

Om du är momsregistrerad ska momsen vara tydligt specificerad. Om försäljningen är momsfri, omfattas av omvänd skattskyldighet eller har särskilda regler behöver det framgå på rätt sätt. Här är det klokt att inte gissa, utan kontrollera mot Skatteverket eller stämma av med redovisningskonsult om du är osäker.

Vid ROT- och RUT-fakturering behöver fakturan dessutom visa rätt uppgifter om avdraget, arbetskostnaden och kundens betalning. Om du fakturerar offentlig sektor eller större företag kan e-fakturaformat vara ett krav. En PDF via mejl är då inte alltid tillräckligt.

Gör faktureringen snabbare utan att tappa kontrollen

Det som tar tid är sällan själva fakturan. Det är allt runt omkring: leta kunduppgifter, skriva om samma tjänster, kontrollera betalvillkor och försöka minnas vad som egentligen gjordes hos kunden.

Därför lönar det sig att skapa fakturan nära själva arbetet. Har du precis avslutat ett uppdrag är detaljerna färska. Då är det enklare att skriva en tydlig beskrivning, lägga till rätt timmar eller material och få iväg fakturan innan den blir liggande.

Om du ofta gör liknande jobb sparar du tid på återkommande kunder, artiklar och tjänster. Då slipper du skriva samma sak flera gånger och får dessutom jämnare kvalitet på fakturorna.

För företag som tar betalt nära leveransen kan även Swish QR-kod, kontantfaktura eller kvitto vara relevant beroende på situation. Det viktiga är att betalningen går att koppla till rätt underlag.

Vanliga misstag när du skapar faktura

Många fakturafel är små, men kan ändå fördröja betalningen. Ett vanligt misstag är att fakturan skickas för sent. Då flyttas hela betalningskedjan fram, även om kunden normalt betalar snabbt.

Ett annat misstag är en för vag beskrivning. “Arbete enligt överenskommelse” kan fungera i vissa fall, men ofta är det bättre att skriva mer konkret, till exempel vilken tjänst som utförts, vilken period arbetet gäller eller vilket uppdrag fakturan avser.

Fel kunduppgifter är också vanligt, särskilt när du fakturerar företag som kräver referens, ordernummer, projektkod eller särskild fakturaadress. Om fakturan hamnar fel internt hos kunden kan betalningen bli liggande även om själva arbetet är godkänt.

Många försöker lösa detta genom att kontrollera allt manuellt ännu noggrannare. I praktiken är det ofta bättre att minska antalet manuella moment. Ju mer som finns sparat och återanvänds korrekt, desto mindre behöver du komma ihåg varje gång.

Så ökar du chansen att få betalt i tid

En korrekt faktura är grunden, men den räcker inte alltid. Kunden behöver också förstå fakturan och kunna betala den enkelt. Tydligt totalbelopp, tydligt förfallodatum och tydliga betalningsuppgifter gör stor skillnad.

Hur fakturan skickas spelar också roll. För vissa kunder fungerar e-post utmärkt. För andra är e-faktura rätt väg, särskilt om fakturan ska genom ett attestflöde. För privatpersoner eller mindre jobb kan Swish QR-kod göra betalningen snabbare, eftersom kunden slipper skriva in uppgifter manuellt.

Det hjälper också att följa status. När du ser vad som är skickat, betalt och förfallet behöver du inte bygga egna listor vid sidan av. För småföretag kan några sena fakturor påverka likviditeten snabbt, så uppföljningen är mer än bara administration.

En enkel rutin kan vara att kontrollera obetalda fakturor en eller två gånger i veckan. Då blir påminnelser och uppföljning en naturlig del av arbetet, inte något du kommer på först när pengarna redan saknas.

När enkelhet är bättre än ett stort ekonomisystem

Småföretagare får ibland rådet att välja ett så komplett system som möjligt. Det kan låta tryggt, men är inte alltid praktiskt. Om ditt främsta behov är att skapa och skicka fakturor, följa betalningar och lämna vidare underlag kan ett renodlat fakturaflöde vara bättre.

Stora system kan absolut vara rätt för företag med lager, projektredovisning, många anställda eller mer komplexa processer. Men för många mindre verksamheter blir de mest en längre startsträcka.

Det viktiga är att faktureringen faktiskt blir gjord. Om systemet känns tungt finns risken att fakturorna skjuts upp ändå. Då spelar det mindre roll hur många funktioner som finns.

En enkel webbaserad lösning kan ofta räcka långt. Du kommer igång snabbt, kan arbeta från olika enheter och slipper installera program på en särskild dator. För många småföretagare är det precis den sortens enkelhet som gör att faktureringen fungerar i vardagen.

ROT, RUT och fakturering ute hos kund

För hantverkare, serviceföretag och företag inom hushållsnära tjänster finns några extra saker att tänka på. Vid ROT och RUT behöver arbetskostnad, avdrag, kunduppgifter och betalningsbelopp vara tydliga från början. Material och resor ger inte rätt till ROT-avdrag, så de behöver hållas isär från arbetskostnaden.

Arbetar du ute hos kund är tempot också viktigt. Ju längre du väntar med fakturan, desto större risk att detaljer försvinner. Vilket material användes? Vilka timmar hörde till grundarbetet och vilka var tillägg? Vilken person ska stå på fakturan?

För vissa verksamheter är betalning på plats också en del av vardagen. Då behöver du skilja på betalning och underlag. En Swish-betalning visar att pengar har flyttats, men den är inte automatiskt samma sak som ett kvitto eller en faktura. Vilket underlag som behövs beror på situationen.

Välj ett arbetssätt som håller när företaget växer

Det som fungerar för fem fakturor i månaden fungerar inte alltid för femtio. Därför är det klokt att redan från början välja ett arbetssätt som går att upprepa utan att ta mer energi varje månad.

Det handlar inte om att ha flest funktioner. Det handlar om att få rätt saker på plats: kundregister, tydliga fakturarader, flera sätt att skicka fakturor och enkel överblick över vad som är betalt och obetalt.

Det är också viktigt att underlagen går att lämna vidare. Många småföretagare vill fakturera själva, men låta en redovisningskonsult eller bokföringsansvarig hantera bokföringen. Då behöver fakturorna vara tydliga, konsekventa och lätta att följa.

BillingPoint är ett svenskt webbaserat fakturaprogram för småföretagare som vill skapa, skicka och följa upp fakturor utan ett stort ekonomisystem. Om du vill skapa faktura som småföretagare på ett sätt som håller över tid, börja med frågan som betyder mest i vardagen: hur får du iväg rätt faktura snabbt, tydligt och utan onödig administration?