Fakturera från mobilen utan krångel

Kunden står kvar i dörren, jobbet är klart och nästa uppdrag väntar. Om fakturan först måste skrivas på datorn senare på kvällen är risken stor att den blir liggande. Det är just här det märks om du kan fakturera från mobilen på riktigt – snabbt, tydligt och med rätt uppgifter från början.

För många småföretagare är mobilen redan ett naturligt arbetsverktyg. Du svarar kunder, tar bilder, kollar tider, får betalningar och följer upp jobb där. Då är det också rimligt att kunna skapa och skicka fakturor direkt från mobilen, utan att fakturan blir slarvig eller underlaget otydligt.

Därför väljer många att fakturera från mobilen

Den största vinsten är inte tekniken i sig, utan tiden du slipper lägga på dubbelarbete. Om du redan är hos kunden kan du lägga in arbetstid, material, resa eller tillägg medan allt fortfarande är färskt. Då minskar risken att du glömmer en detalj som senare påverkar både fakturan och betalningen.

Det påverkar också hur snabbt du får betalt. En faktura som skickas samma dag har bättre förutsättningar än en som blir liggande till helgen. För företag med många småjobb, servicebesök eller uppdrag ute hos kund kan det göra stor skillnad för kassaflödet.

Många småföretagare vill dessutom undvika stora system när behovet egentligen är ganska konkret: skapa fakturan, skicka den, följa betalningen och få ett tydligt underlag. Då kan ett enkelt fakturaprogram som fungerar i mobilen vara mer användbart än ett större ekonomisystem med funktioner du sällan använder.

Vad du behöver för att fakturera från mobilen

Du måste inte alltid ha en särskild app för att fakturera från mobilen. För många räcker ett webbaserat fakturaprogram som fungerar bra i mobilens webbläsare. Fördelen är att du kan använda samma tjänst på mobil, surfplatta och dator utan att installera något särskilt.

Det viktiga är att arbetsflödet fungerar. Du behöver kunna välja eller lägga upp kund, skriva tydliga fakturarader, hantera moms korrekt, sätta förfallodatum och skicka fakturan direkt. Det ska också gå att se vad som är skickat, betalt eller förfallet utan att du behöver leta i mejl och anteckningar.

Om du ofta tar betalt på plats kan du även behöva kunna skapa kontantfaktura, kvitto eller vanligt fakturaunderlag beroende på situation. En Swish-betalning visar att pengar har flyttats, men betalningen i sig ersätter inte alltid ett korrekt underlag. Därför är det bra om faktureringen, betalningen och underlaget hänger ihop från början.

Så fungerar ett bra mobilflöde i praktiken

Ett bra mobilflöde börjar innan du trycker på Skicka. Du väljer kund, kontrollerar fakturadatum, förfallodatum och betalningsvillkor, lägger in vad som har utförts och ser till att fakturan innehåller rätt uppgifter.

En faktura ska normalt innehålla sådant som fakturadatum, fakturanummer, säljarens uppgifter, köparens uppgifter i relevanta fall, vad som har sålts, pris, moms och andra uppgifter beroende på situation. Exakt vad som krävs kan variera, till exempel beroende på om det är en fullständig eller förenklad faktura. Därför är det en fördel om programmet hjälper dig att få med rätt uppgifter direkt.

När fakturan är skapad behöver den kunna skickas på det sätt kunden vill ha den. Vissa kunder vill ha e-post med PDF. Andra vill ha brev. Större företag eller offentlig sektor kan kräva e-faktura i ett strukturerat elektroniskt format. Det är viktigt att hålla isär begreppen: en PDF-faktura är ett digitalt dokument, medan e-faktura är ett format som kan behandlas automatiskt i mottagarens system.

Vanliga situationer där mobilen sparar mest tid

För hantverkare och serviceföretag gör mobilen ofta störst nytta direkt efter avslutat jobb. Du kan lägga in arbetstid, material och eventuella tillägg på plats, i stället för att försöka återskapa allt senare.

För konsulter och frilansare handlar det ofta om att kunna fakturera när ett uppdrag, en leverans eller ett delmoment är klart. Då blir faktureringen en naturlig del av arbetsflödet i stället för en separat kvällsuppgift.

För verksamheter som tar betalt direkt, till exempel terapeuter, fotografer eller mindre serviceföretag, kan mobilen också vara viktig för att dokumentera betalningen rätt. Beroende på situation kan du behöva ett kvitto, en kontantfaktura eller en vanlig faktura. Det viktiga är att kunden får ett tydligt underlag och att du själv kan visa vad betalningen avser.

Även företag som arbetar med ROT och RUT kan ha nytta av att kunna arbeta från mobilen. Då behöver kunduppgifter, arbetskostnad och avdrag bli tydliga redan från början, så att fakturan går att förstå och följa upp senare.

Vad som brukar gå fel när man fakturerar i mobilen

Det vanligaste problemet är inte att fakturan skickas från mobilen, utan att den skapas för snabbt utan kontroll. En liten skärm gör det lättare att missa fel kund, fel moms, fel förfallodatum eller en otydlig fakturarad.

Ett annat vanligt misstag är att använda lösa anteckningar, gamla mallar eller bilder i mobilen i stället för ett riktigt fakturaflöde. Det kan fungera någon gång, men blir sårbart när du behöver följa upp en obetald faktura, skapa en kreditfaktura eller lämna tydligt underlag till redovisningskonsulten.

Det finns också en risk att betalning och underlag blandas ihop. Om kunden betalar direkt via Swish behöver du fortfarande kunna visa vad betalningen gäller. Det ska gå att koppla betalningen till faktura, kvitto eller annat underlag utan att du behöver minnas detaljerna i efterhand.

Så väljer du rätt fakturaprogram för mobilen

Börja med att tänka på hur du faktiskt jobbar under en vanlig vecka. Om du mest sitter vid datorn är mobilstödet kanske en extra trygghet. Om du däremot ofta är ute hos kund ska mobilen vara ett riktigt arbetsverktyg, inte bara en nödlösning.

Titta på hur enkelt det är att skapa en faktura i mobilen. Kan du snabbt hitta kunden? Kan du återanvända artiklar eller tjänster? Går det att kontrollera moms, betalvillkor och förfallodatum utan krångel? Kan du se vilka fakturor som är betalda eller förfallna?

För vissa företag är det också viktigt att kunna lägga till referens, ordernummer eller annan märkning så att fakturan hamnar rätt hos kunden. För andra är det viktigare att kunna skicka fakturan snabbt via e-post eller skapa ett underlag när kunden betalar direkt.

Det är också klokt att tänka på vad som händer efter att fakturan skickats. Ett bra mobilflöde slutar inte vid utskicket. Du behöver kunna följa betalningen, skicka påminnelse vid behov och lämna vidare ett tydligt underlag till bokföringen.

Mobil fakturering handlar också om bättre kontroll

Det är lätt att tänka att mobil fakturering bara handlar om snabbhet. Men för många småföretagare är kontrollen minst lika viktig. När du ser vilka fakturor som är skickade, betalda eller förfallna blir ekonomin mindre diffus.

Det gäller särskilt om du själv sköter faktureringen vid sidan av kundjobben. Då behöver du ett arbetssätt som inte bygger på att du ska komma ihåg allt i huvudet. Om fakturor, betalningar och underlag finns samlade blir det enklare att agera i tid.

Det hjälper också den som sköter bokföringen. En faktura som är tydlig, har rätt uppgifter och går att koppla till betalningen blir enklare att hantera än en lös anteckning eller en sen PDF i en mejltråd.

När mobilen inte räcker hela vägen

Det finns fortfarande lägen där datorn är smidigare. Om du ska skapa många fakturor i rad, gå igenom rapporter, hantera större kundregister eller kontrollera flera betalningar samtidigt kan större skärm och tangentbord spara tid.

Mobilen behöver därför inte ersätta allt. Det viktiga är att du kan börja där du är. Du kan skapa och skicka fakturan direkt när jobbet är klart, och sedan följa upp eller arbeta vidare från datorn när det passar bättre.

Ett webbaserat fakturaprogram som fungerar på både mobil och dator ger den flexibiliteten utan att arbetssättet blir mer komplicerat. BillingPoint är ett svenskt webbaserat fakturaprogram för småföretagare som vill skapa, skicka och följa upp fakturor samt ta fram tydliga underlag vidare till bokföringen.

Om du vill minska kvällsadministrationen och få iväg fler fakturor medan jobbet fortfarande är färskt är mobilen ofta en bättre startpunkt än du tror.