Kvitto till privatkund efter utförd tjänst – vad gäller?

När en privatkund har betalat för en utförd tjänst ska köpet gå att följa i efterhand. Betalar kunden direkt är rätt underlag ett kassakvitto eller en kontantfaktura, beroende på hur försäljningen ska registreras. Ska kunden betala senare skickar du en vanlig faktura.

Det är alltså inte bara tidpunkten när arbetet blev klart som avgör. Du behöver även kontrollera när kunden betalar och om verksamheten omfattas av kassaregisterkravet för att veta vilket dokument (faktura, kontantkvitto eller kassakvitto) som kunden ska få av dig.

Kort sammanfattat

• Använder verksamheten kassaregister ska direktbetalningen registreras och kunden alltid erbjudas ett kassakvitto, på papper eller digitalt.

• Kontanter, kort och Swish räknas som direktbetalningar när du har ett kassaregister i företaget.

• En Swish-bekräftelse eller kortterminalens betalningskvitto visar betalningen, men du behöver även erbjuda kunden kassakvittot.

• Betalar kunden en vanlig faktura i efterhand hör fakturan och betalningsunderlaget ihop. Skapa inte en ny faktura efter betalningen.

Om företagets sammanlagda direktförsäljning är högst fyra prisbasbelopp inklusive moms behövs normalt inget kassaregister. För 2026 är gränsen 236 800 kronor under ett räkenskapsår på tolv månader. Överstiger direktförsäljningen gränsen ska försäljningen normalt registreras i kassaregister. En kontantfaktura kan användas som alternativ för den enskilda försäljningen, men då måste kunden identifieras och kontantfakturan uppfylla bokföringslagens krav.

När kunden betalar avgör vilket underlag du ska skapa

Det avgörande är inte när tjänsten blir färdig, utan när kunden betalar dig, direkt eller senare. Betalar kunden i samtidigt som tjänsten utförts åt kunden ska försäljningen räknas som en direktbetalning och du ska ge kunden antingen ett kassakvitto eller kontantfaktura beroende på vilka regler din verksamhet omfattas av. Ska kunden betala vid ett senare tillfälle skickar du i stället en vanlig faktura och registrerar betalningen mot fakturan när kunden betalat till din bank.

Kunden betalar direkt för tjänsten

En frisör tar betalt efter klippningen, en massör efter behandlingen eller en hantverkare efter ett servicebesök. Betalar kunden på plats med kontanter, kort eller Swish räknas det som en direktbetalning.

Om verksamheten omfattas av kassaregisterkravet ska försäljningen registreras i kassaregistret och kunden erbjudas ett kassakvitto. Om du i stället dokumenterar försäljningen med en korrekt kontantfaktura ska den skapas i samband med betalningen.

Vill du fördjupa dig i just Swish finns en separat guide om kvitto vid Swishbetalning.

Kunden ska betala senare

Har en fotograf levererat bilder till kunden och gett kunden tio dagar att betala ska en vanlig faktura skickas. Fakturan är ett krav på betalning, inte ett bevis på att pengarna redan har kommit in.

När kunden betalar stämmer du av inbetalningen mot fakturan och markerar den som betald i ditt fakturaprogram. Betalar kunden fakturan med Swish räknas den fortfarande inte som en kontantförsäljning bara för att Swish användes.

När måste du erbjuda kassakvitto?

Företag som omfattas av kassaregisterkravet ska skapa och erbjuda kunden kassakvittot, oavsett hur kunden har betalat. Kvittot får lämnas på papper eller digitalt och ska visa hur kunden har betalat.

Det finns undantag. Ett företag behöver exempelvis inte ha kassaregister om den sammanlagda direktförsäljningen är högst fyra prisbasbelopp inklusive moms under ett räkenskapsår på tolv månader. För 2026 är gränsen 236 800 kronor. Andra undantag kan också gälla beroende på verksamheten.

Om företaget är undantaget från kassaregisterkravet finns ingen skyldighet enligt dessa regler att erbjuda ett kassakvitto. Försäljningen måste dock ändå dokumenteras för bokföringen. Konsumentverket anger att en privatkund som köper något på plats hos ett företag har rätt att få kvitto. Ha därför en rutin för att kunna skriva ut eller skicka ett tydligt underlag när kunden vill ha det. Ett bra sätt att kunna ge kunden ett kvitto på köpet är att skapa ett kontantkvitto/kontantfatura i ditt fakturaprogram.

Kontantfaktura som alternativ till kassaregister

En kontantfaktura/kontantkvitto är en faktura som du skapar när kunden betalar direkt efter utförd tjänst. Det kan användas som alternativ till att behöva ha ett kassaregister i ditt företag.

Köparen måste kunna identifieras på kontantfakturan/kontantkvittot. Enligt Skatteverket innebär det i regel att kundens namn och adress ska finnas med. Kontantfakturan behöver också visa:

• när den skapades

• när försäljningen ägde rum

• vad tjänsten avser

• belopp och momsuppgifter

• vem som är säljare och köpare

• ett unikt löpnummer i en obruten nummerserie

• att betalning har skett, gärna med datum och betalsätt

Spara kontantfakturan i ursprungligt skick och bokför den enligt reglerna för fakturor. Använd inte en anonym eller generell kund om du förlitar dig på kontantfakturan för att försäljningen ska undantas från kassaregistret.

En förenklad faktura och en kontantfaktura är inte samma sak. En förenklad faktura får normalt användas när totalbeloppet är högst 4 000 kronor inklusive moms. Den behöver innehålla färre uppgifter än en fullständig faktura och behöver normalt inte ange köparens namn och adress.

Gränsen på 4 000 kronor avgör däremot inte om försäljningen måste registreras i ett kassaregister. Om företaget omfattas av kassaregisterkravet och använder en kontantfaktura som alternativ till kassaregistrering måste kunden kunna identifieras, normalt med namn och adress. En anonym förenklad faktura räcker därför inte som ersättning för kassaregistrering.

Detta ska inte heller blandas ihop med gränsen på fyra prisbasbelopp. Den avgör om företagets sammanlagda direktförsäljning är så liten att verksamheten normalt är undantagen från kassaregisterkravet. Läs mer om vad som måste stå på fakturan.

Swish- och kortbekräftelsen räcker inte ensam

Swish visar vem som skickat pengar, vilket belopp som betalats och när betalningen gjordes. Kortterminalens betalningskvitto visar på motsvarande sätt att en korttransaktion har genomförts. Dessa beskriver däremot inte alltid vilken tjänst kunden köpt eller hur momsen har beräknats.

Koppla därför alltid betalningen till ett kassakvitto, en kontantfaktura eller en vanlig faktura. Skriv hellre ”Felsökning och byte av köksblandare, utfört 14 maj” än bara ”Utförd tjänst”. Då kan både kunden och den som sköter bokföringen förstå vad som köpts utan att leta i gamla e-postmeddelanden eller SMS.

Byggtjänster samt ROT och RUT kräver mer information

Vid försäljning av bygg- och anläggningstjänster ska säljaren utfärda faktura även när köparen är privatperson. Fakturan behöver innehålla de uppgifter som krävs för den aktuella försäljningen.

Vid ROT och RUT ska arbetskostnad, material och övriga kostnader hållas isär. Fakturan ska också visa det preliminära avdraget. Kunden måste betala elektroniskt, till exempel med kort, Swish eller bankbetalning. Kontant betalning ger inte rätt till ROT- eller RUT-avdrag.

Företaget får begära utbetalning från Skatteverket först när arbetet som betalningen avser är utfört och kundens del är betald. Läs mer om hur ROT-avdrag visas på fakturan.

Om kvittot eller fakturan redan har blivit fel

Radera inte ett underlag som har lämnats till kunden eller registrerats i bokföringen. Ett felaktigt kassakvitto rättas enligt rutinen i kassaregistret, ofta genom ett returkvitto och en ny korrekt registrering.

Har du gjort fel på en faktura eller kontantfaktura behöver rättelsen också vara spårbar. Kreditera därför antingen hela eller delar av fakturan eller kontantfakturan och skapa ett nytt korrekt dokument när det behövs.

Så skapar du rätt underlag i BillingPoint

Om kunden ska betala senare skapar du en vanlig faktura i BillingPoint. Du väljer en sparad kund eller lägger till en ny, anger vilken tjänst du har utfört och skickar sedan fakturan via e-post eller skriver ut den. När du ser att pengarna har kommit in på företagets konto markerar du samma faktura som betald. Du ska alltså inte skapa en ny faktura eller ett separat kvitto enbart för att betalningen har kommit in.

Om kunden betalar direkt med kontanter, kort eller Swish skapar du i stället ett kvitto/en kontantfaktura. Där anger du kunden, den utförda tjänsten, beloppet, momsen och hur kunden har betalat. Underlaget kan skrivas ut eller skickas via e-post. Alla kontantfakturor sparas i ett separat register där du kan söka fram dem i efterhand.

BillingPoint är ett fakturaprogram och ersätter inte ett kassaregister. Om företagets sammanlagda direktförsäljning med kontanter, kort och Swish är högst fyra prisbasbelopp inklusive moms under räkenskapsåret, behöver företaget normalt inget kassaregister. Försäljningen måste ändå dokumenteras, exempelvis med ett kvitto eller en kontantfaktura.

Om direktförsäljningen överstiger gränsen ska betalningarna normalt registreras i ett tillverkardeklarerat kassaregister. En kontantfaktura från BillingPoint kan då bara användas som alternativ för försäljning där kunden kan identifieras, normalt med namn och adress, och kontantfakturan uppfyller övriga krav. Om du använder en kontantfaktura i stället för kassaregistret måste kundens namn och adress finnas med. Saknas dessa kunduppgifter måste försäljningen registreras i kassaregistret.

Vill du samla företagets fakturor och kontantfakturor på samma ställe ställe kan du prova BillingPoint kostnadsfritt i 30 dagar. Inga kortuppgifter behövs och provperioden avslutas automatiskt om du inte vill fortsätta.

Vanliga frågor

Måste jag erbjuda kvitto när en privatkund betalar med Swish?

Om försäljningen omfattas av kassaregisterkravet ska den registreras och kunden erbjudas kassakvitto. Betalar kunden en redan utställd faktura med Swish behövs inget separat kvitto. Fakturan och betalningsunderlaget hör då ihop.

Är en Swish-bekräftelse ett kvitto?

Nej. Bekräftelsen visar att pengar har överförts men innehåller inte alltid uppgifter om tjänsten, momsen eller vilket försäljningsunderlag betalningen gäller. Skapa därför antingen ett kassakvitto eller kontantkvitto/kontantfaktura till kunden som innehåller information om ex. moms, utfört arbete mm.

Kan en kontantfaktura ersätta kassaregister?

Ja. Om du använder en kontantfaktura i stället för att registrera försäljningen i ett kassaregister måste kunden kunna identifieras. Ange därför privatkundens namn och adress på kontantfakturan. Personnummer krävs inte.

Kontantfakturan ska även innehålla datum, vad kunden har köpt, belopp, moms och säljarens uppgifter. Den ska ha ett unikt nummer i en obruten nummerserie och sparas som räkenskapsinformation.

Behöver kunden ett nytt kvitto efter att en faktura betalats?

Nej. När kunden betalar en vanlig faktura registrerar du betalningen mot samma faktura. Fakturan visar vad kunden har köpt, medan kontoutdraget eller betalningsbekräftelsen visar att betalningen har genomförts.

Om kunden vill ha en bekräftelse från företaget kan du lämna en kopia av fakturan märkt ”Betald” med betalningsdatum eller skicka en separat betalningsbekräftelse. Skapa inte en ny faktura med ett nytt fakturanummer.