Kontantkvitto utan kassaregister – vad gäller?

Du driver en mindre salong, massageverksamhet, mottagning eller butik och kunden betalar direkt med Swish, kort eller kontanter. Behöver du då skaffa ett helt kassaregister, eller kan du lämna ett kontantkvitto eller en kontantfaktura?

För många mindre verksamheter är svaret enklare än man först tror. Om företagets sammanlagda direktförsäljning mot kontanter, kort, Swish och liknande betalningar är högst 236 800 kronor inklusive moms under 2026 behöver du normalt inte ha ett tillverkardeklarerat kassaregister.

Försäljningen måste ändå dokumenteras och bokföras. En kontantfaktura kan då vara ett enkelt och professionellt sätt att ge kunden ett tydligt underlag, samtidigt som du får bättre ordning på försäljning, moms och betalningar.

Ett enklare alternativ för mindre direktförsäljning

För ett mindre företag behöver direktbetalningar inte innebära att du måste investera i ett helt kassasystem. Om den sammanlagda försäljningen mot kontanter, kort, Swish och liknande betalningar är högst fyra prisbasbelopp inklusive moms under ett räkenskapsår på tolv månader behöver du normalt inte ha ett tillverkardeklarerat kassaregister.

För 2026 är prisbasbeloppet 59 200 kronor. Fyra prisbasbelopp motsvarar därför 236 800 kronor inklusive moms.

Under den gränsen är det själva försäljningens begränsade omfattning som gör att kassaregister normalt inte krävs. Du måste alltså inte skapa en kontantfaktura för varje kund för att omfattas av undantaget.

Försäljningen behöver däremot fortfarande dokumenteras och bokföras. Efter försäljningsdagens slut kan du sammanställa dagens försäljning i en rapport, och kontanta betalningar ska bokföras senast nästa arbetsdag.

En kontantfaktura är då ett frivilligt men praktiskt sätt att ge varje kund ett tydligt, numrerat underlag. Det kan vara särskilt användbart om kunden vill ha kvitto, om kunden är ett företag eller om du vill kunna koppla varje betalning till en viss behandling, tjänst eller vara.

Det viktiga är att hålla isär betalning och dokumentation. Swish, kort eller kontanter visar hur kunden betalade. Kontantfakturan visar vad kunden betalade för, vilket belopp försäljningen avsåg och vilken moms som ingick.

När behöver du inte använda kassaregister?

Huvudregeln är att företag som säljer varor eller tjänster mot kontant betalning eller kontokort ska använda kassaregister. Swish och andra elektroniska betalningstjänster räknas i det här sammanhanget på samma sätt som kortbetalning.

Det betyder att du inte automatiskt slipper kassaregister bara för att kunden betalar med Swish i stället för sedlar eller kort. Det är försäljningssituationen och omfattningen av direktförsäljningen som styr.

Om den sammanlagda kontant-, kort- och Swishförsäljningen är högst 236 800 kronor inklusive moms under 2026 betraktas den däremot som försäljning av obetydlig omfattning. Då behöver du normalt inte ha ett tillverkardeklarerat kassaregister.

Det är den direktbetalda försäljningen som räknas mot gränsen. Vanliga fakturor där kunden får en faktura och betalar vid ett senare tillfälle är fakturerad försäljning och räknas inte på samma sätt.

Om du ligger under gränsen är du inte heller skyldig enligt kassaregisterreglerna att erbjuda kunden ett kassakvitto. Det kan ändå vara god service att ge kunden ett tydligt underlag.

Om kunden är ett företag behöver kunden dessutom normalt ett underlag för sin egen bokföring och eventuell avdragsrätt för moms. Då är en kontantfaktura ofta betydligt bättre än en Swish-skärmbild eller en enkel handskriven lapp.

När kan en kontantfaktura ersätta registrering i kassaregister?

En kontantfaktura är en faktura som skapas samtidigt som kunden betalar. Betalningen och faktureringen sker alltså vid samma tillfälle.

Skatteverket anger att en försäljning som dokumenteras med en korrekt kontantfaktura inte behöver registreras i kassaregister. Kontantfakturan måste då uppfylla bokföringslagens krav på en verifikation och kunden måste kunna identifieras.

Det här är en separat regel från beloppsundantaget. Även ett företag vars direktförsäljning överstiger 236 800 kronor kan kontantfakturera en enskild identifierad kund utan att just den försäljningen registreras i kassaregister.

Då behöver varje sådan försäljning verkligen dokumenteras med en fullständig kontantfaktura. Det räcker inte att lämna ett anonymt kvitto med datum och belopp.

Om en del av försäljningen sker med kontantfaktura och en annan del består av anonyma direktköp behöver du hålla isär dessa. Det är bara den fakturerade försäljningen som faller utanför kassaregisterkravet på den grunden.

För mindre företag under beloppsgränsen fungerar reglerna ofta tillsammans i praktiken: du slipper kassaregister eftersom försäljningen är begränsad, och använder kontantfakturor när du vill ge kunden ett tydligt och spårbart underlag.

Kan salonger, massageinstitut och små butiker använda kontantfaktura?

Ja. Kontantfakturor kan vara praktiska i många mindre verksamheter där kunden betalar direkt.

En frisör, hudterapeut, nagelsalong eller massör kan skapa en kontantfaktura efter behandlingen. Kunden betalar med Swish, kort eller kontanter och får fakturan som PDF eller utskrift.

Det passar särskilt bra när kunden redan är känd genom en tidsbokning. Kundens namn och adress kan då finnas sparade, vilket gör det snabbt att skapa ett korrekt underlag.

Samma arbetssätt kan passa terapeuter, fotografer, personliga tränare, mindre verkstäder, hantverkare och serviceföretag där varje köp eller uppdrag är kopplat till en tydlig kund.

En liten butik, ateljé eller gårdsbutik kan också använda kontantfakturor. Det fungerar bäst vid ett begränsat antal köp eller när kunderna är identifierbara, exempelvis vid större beställningar eller återkommande företagskunder.

Vid många snabba och anonyma småköp blir det däremot opraktiskt att be varje kund om namn och adress. Om butikens direkta försäljning ligger under 236 800 kronor inklusive moms under 2026 behövs normalt inget kassaregister, men butiken kan då dokumentera dagens försäljning på annat korrekt sätt och erbjuda kvitto när det är lämpligt.

För salonger, massageinstitut och små butiker med begränsad direktförsäljning kan kontantfakturering därför vara ett betydligt enklare och billigare arbetssätt än att köpa in och administrera ett helt kassasystem.

Skillnaden mellan kvitto, kassakvitto, kontantfaktura och förenklad faktura

Ordet kvitto används som ett allmänt namn på ett underlag som visar ett köp. Benämningen visar inte om dokumentet är ett kassakvitto, en kontantfaktura eller en förenklad faktura.

Ett kassakvitto skapas av ett kassaregister när försäljningen registreras där. Om försäljningen omfattas av kassaregisterkravet ska kunden erbjudas ett kassakvitto på papper eller i digital form, oavsett om betalningen sker med kontanter, kort eller Swish.

En kontantfaktura är en faktura som upprättas när kunden betalar direkt. För att försäljningen inte ska behöva registreras i ett kassaregister måste kontantfakturan uppfylla bokföringslagens krav på en verifikation. Köparen ska kunna identifieras, exempelvis genom namn och adress.

I BillingPoint heter funktionen Kvitto och används för att skapa detta underlag vid direktbetalning. Ett kvitto från BillingPoint kan alltså räknas som en kontantfaktura om det innehåller de uppgifter som krävs, även om dokumentet har rubriken ”Kvitto”.

En förenklad faktura är en faktura som enligt momsreglerna får innehålla färre uppgifter, exempelvis när beloppet är högst 4 000 kronor inklusive moms. Att en faktura är förenklad innebär inte i sig att försäljningen undantas från kassaregisterkravet.

En Swish-bekräftelse visar att en elektronisk betalning har genomförts. Den är inte automatiskt ett kassakvitto, en kontantfaktura eller en förenklad faktura.

Bokföringsnämnden är tydlig med att betalsättet inte avgör hur försäljningen ska bokföras. En Swishförsäljning bokförs som annan försäljning och med motsvarande underlag.

Vad ska stå på en kontantfaktura?

En kontantfaktura behöver innehålla tillräckliga uppgifter för att affärshändelsen ska gå att förstå och följa i efterhand.

Det behöver bland annat framgå:

När kontantfakturan skapades.

När försäljningen eller tjänsten utfördes.

Vad kunden har köpt.

Vilket belopp som har betalats.

Vem som är säljare.

Vem som är kund eller motpart.

Moms och momssats när moms ska redovisas.

Ett unikt faktura- eller verifikationsnummer.

Kunden ska kunna identifieras. Skatteverket anger att det normalt innebär att kundens namn och adress ska stå på kontantfakturan.

För en företagskund kan även organisationsnummer eller momsregistreringsnummer vara relevant, men namn och adress bör fortfarande finnas med när dokumentet används som kontantfaktura enligt kassaregisterreglerna.

Kontantfakturorna ska ha löpnummer och nummerserien bör vara obruten under hela räkenskapsåret. Läs mer om obruten nummerserie för faktura om du vill fördjupa dig i numreringen.

Du behöver spara en kopia av varje kontantfaktura i bokföringen. Betalningen ska dessutom bokföras senast nästa arbetsdag om den gjordes med sedlar eller mynt. Om däremot gjordes elektroniskt vid köpet kan bokföringen göras senare.

Vanliga misstag

Swishbekräftelsen används som enda underlag

En Swishbekräftelse visar att kunden har betalat. Den visar däremot inte alltid vad kunden har köpt eller alla uppgifter som krävs för bokföringen. Om bekräftelsen används som verifikation måste den kompletteras med de uppgifter som saknas.

Ett ofullständigt underlag kallas kontantfaktura

Rubriken avgör inte om ett dokument är en kontantfaktura. Även ett handskrivet underlag kan vara en kontantfaktura, men det måste innehålla de uppgifter som krävs: datum, vad som har sålts, belopp, köpare och löpnummer. Köparen ska kunna identifieras, normalt genom namn och adress. De momsuppgifter som gäller för försäljningen ska också finnas med.

Hela omsättningen räknas mot beloppsgränsen

Beloppsgränsen på 236 800 kronor inklusive moms för 2026 gäller inte företagets totala omsättning. Den gäller den försäljning mot kontanter, kort, Swish och andra elektroniska betalningar som omfattas av kassaregisterreglerna under ett räkenskapsår på tolv månader.

Vanliga fakturor som ska betalas senare och direktbetalningar som dokumenteras med en korrekt kontantfaktura räknas inte med mot beloppsgränsen.

Kontantfaktura tros vara obligatorisk under beloppsgränsen

Ett företag vars försäljning enligt kassaregisterreglerna uppgår till högst beloppsgränsen behöver inte ha kassaregister. Företaget behöver inte heller upprätta en kontantfaktura för varje försäljning. All försäljning måste däremot dokumenteras i bokföringen. En kontantfaktura är ett av flera sätt att göra det.

Köparens uppgifter saknas på kontantfakturan

En kontantfaktura kan utfärdas även vid ett litet köp. För att försäljningen ska räknas som fakturerad måste kontantfakturan innehålla de uppgifter som krävs om köpet och köparen. Köparen ska kunna identifieras, vilket enligt Skatteverket normalt innebär namn och adress.

Vid många småköp varje dag kan det bli tidskrävande att samla in köparuppgifter och skapa en separat kontantfaktura för varje köp. Om försäljningen omfattas av kassaregisterkravet är ett kassaregister då ofta en mer praktisk lösning. Köpen registreras i kassaregistret och kunderna erbjuds kassakvitton utan att företaget behöver samla in namn och adress vid varje försäljning.

Fakturakopian eller kopplingen till betalningen saknas

En kopia av varje kontantfaktura ska sparas i bokföringen. Betalningen ska också kunna kopplas till rätt faktura, exempelvis genom fakturans löpnummer. Annars blir det svårt att följa och kontrollera försäljningen i efterhand.

Så fungerar kontantfakturering i BillingPoint

I BillingPoint kallas kontantfakturor för Kvitto. Namnet är förenklat för att funktionen ska vara lätt att förstå. Dokumentet som skapas är fortfarande en kontantfaktura – benämningen i programmet förändrar inte vilken typ av underlag det är.

När du skapar ett kvitto väljer du kunden och anger vad som har sålts, belopp och moms. BillingPoint numrerar kvittot och skapar underlaget för köpet och direktbetalningen. När du fyller i korrekta uppgifter om köpet och köparen uppfyller kvittot kraven på innehållet i en kontantfaktura.

Kvittot kan skickas till kunden via e-post, sparas som PDF eller skrivas ut. Samtidigt sparas det i BillingPoints sökbara kvittoregister tillsammans med företagets övriga försäljningsunderlag.

Funktionen passar exempelvis salonger och massageverksamheter som vill ge kunden ett underlag direkt efter behandlingen, mindre butiker med få eller kända kunder samt hantverkare och serviceföretag som får betalt ute hos kunden.

Den passar också företag som huvudsakligen skickar vanliga fakturor men ibland tar emot direktbetalningar med Swish, kort eller kontanter.

BillingPoint är ett fakturaprogram, inte ett tillverkardeklarerat kassaregister. För företag som omfattas av beloppsundantaget, eller som dokumenterar varje direktbetalning med en korrekt kontantfaktura där köparen kan identifieras, kan BillingPoint dock vara ett betydligt enklare och kostnadseffektivare alternativ än ett komplett kassasystem.

Underlaget blir dessutom enklare att lämna till redovisningskonsult, eftersom kund, försäljning, moms, betalning och nummerföljd går att följa.

Kontantkvitto utan kassaregister – sammanfattning

Det är den försäljning som omfattas av kassaregisterreglerna – inte företagets hela omsättning – som avgör om kassaregister behövs.

För 2026 är beloppsgränsen 236 800 kronor inklusive moms under ett räkenskapsår på tolv månader. Om försäljningen bedöms uppgå till högst detta belopp behöver företaget inte ha ett tillverkardeklarerat kassaregister. I bedömningen ingår betalningar med kontanter, kort och Swish. Vanliga fakturor som betalas senare och försäljning som dokumenteras med en korrekt kontantfaktura räknas inte med.

All försäljning måste dokumenteras och bokföras. Om den försäljning som omfattas av kassaregisterreglerna uppgår till högst beloppsgränsen behöver företaget inte använda kassaregister eller upprätta en kontantfaktura för varje köp. Företaget är då inte heller skyldigt enligt kassaregisterreglerna att automatiskt erbjuda ett kassakvitto. Det kan dock vara på plats att erbjuda kunden ett kvitto.

Om företaget är skyldigt att använda kassaregister ska all försäljning som omfattas av kravet registreras där. Vid varje sådan försäljning ska kunden erbjudas ett kassakvitto på papper eller digitalt, oavsett om betalningen sker med kontanter, kort eller Swish.

Om försäljningen redan från början väntas överstiga beloppsgränsen ska företaget börja använda kassaregister innan gränsen passeras. En direktbetalning kan då hanteras på två sätt:

• Köpet registreras i kassaregistret och kunden erbjuds ett kassakvitto.

• Företaget upprättar en separat kontantfaktura i samband med betalningen. Då räknas köpet som fakturerad försäljning och behöver inte registreras i kassaregistret.
  

För att det andra alternativet ska gälla måste köparen kunna identifieras, normalt genom namn och adress. Kontantfakturan ska bland annat visa när den upprättades, när köpet skedde, vad som såldes och vilket belopp försäljningen avser. Den ska ha ett löpnummer i en obruten nummerserie, innehålla tillämpliga momsuppgifter samt sparas och bokföras som en faktura.

Övriga direktbetalningar ska registreras i kassaregistret. En Swishbekräftelse, ett kortkvitto eller ett kvitto utan köparuppgifter ersätter inte kassaregistret.

I BillingPoint heter kontantfakturor kvitton. När uppgifterna om köparen och försäljningen fylls i korrekt kan dokumentet användas som kontantfaktura, även om det har den enklare benämningen kvitto.

Senast faktagranskad: 7 augusti 2026.