Kvitto vid Swishbetalning – vad gäller?

En bekräftelse i Swish visar att kunden har betalat. Den är däremot inte automatiskt ett kvitto, eftersom den inte alltid visar vad kunden har köpt, vilken moms som ingår eller vilket underlag betalningen hör till.

På samma sätt som kort är Swish ett elektroniskt sätt att betala. Det är därför inte Swish i sig som avgör vilket underlag kunden ska få. Det avgörs av om kunden betalar direkt vid köpet eller betalar en faktura i efterhand.

Vilket underlag behövs vid betalning med Swish?

För de flesta småföretagare handlar det om tre situationer: kassakvitto, kontantfaktura eller vanlig faktura.

Kassakvitto när försäljningen registreras i kassaregister

Om din verksamhet omfattas av kassaregisterkravet ska försäljningen registreras i kassaregistret även när kunden betalar med Swish.

Kunden ska då erbjudas ett kassakvitto på papper eller digitalt. På kvittot ska det framgå att betalningen har skett med Swish.

Bekräftelsen i kundens Swish-app ersätter inte kassakvittot. Swish visar att betalningen har genomförts. Kassakvittot visar vad kunden har köpt och att försäljningen har registrerats.

Det här gäller ofta i verksamheter med många direktköp, till exempel butiker, caféer och salonger.

Kontantfaktura när du skapar fakturan vid betalningen

Om du skapar en faktura samtidigt som kunden betalar direkt kallas den kontantfaktura.

Ordet kontant betyder här att kunden betalar direkt. Betalningen kan ske med Swish, kort eller kontant.

En korrekt kontantfaktura kan även användas som ett alternativ till att registrera köpet i kassaregistret. Kontantfakturan behöver isåfall innehålla:

• när den skapades

• när försäljningen ägde rum

• vad kunden har köpt

• belopp och moms när moms ska anges

• säljarens företagsuppgifter

• kundens namn och adress

• ett unikt löpnummer

Skriv gärna också att fakturan är betald med Swish. Då blir det lättare att koppla underlaget till rätt betalning.

Kontantfaktura passar bäst när kunden kan identifieras. En sådan faktura kan vara väldigt praktiskt om du är hantverkare som tar betalt direkt efter ett besök eller om du är terapeut och kunden betalar sitt bokade besök direkt vid besöket.

Vid många snabba och anonyma köp är kassaregister ofta ett mer praktiskt arbetssätt.

Läs gärna mer om vad som måste stå på fakturan.

Vanlig faktura som kunden betalar med Swish

Om du först skickar en vanlig faktura och kunden betalar den senare med Swish är fakturan underlaget för försäljningen.

Betalar kunden en utställd faktura med Swish behövs inget separat kvitto. Koppla betalningen till fakturan och markera den som betald.

Samma sak gäller om fakturan har en Swish QR-kod. QR-koden är endast en förenkling av hur kunden betalar med Swish.

Måste alla företag som tar emot Swish ha kassaregister?

Nej. Att du tar emot Swish innebär inte automatiskt att du behöver kassaregister.

Du behöver dock ett kassaregister när den sammanlagda direktförsäljningen är överstiger fyra prisbasbelopp inklusive moms under ett räkenskapsår på tolv månader.

För 2026 är gränsen 236 800 kronor inklusive moms.

När du kontrollerar om du når upp till gränsen ska du summera den försäljning där kunden betalar direkt med exempelvis:

• Swish

• kort

• kontanter

• andra elektroniska betalningssätt

Vanliga fakturor som kunden betalar vid ett senare tillfälle är fakturerad försäljning och omfattas inte av kassaregisterkravet.

Om du kommer fram till att du inte behöver kassaregister behöver du inte erbjuda kunden ett kassakvitto enligt kassaregisterreglerna. Försäljningen måste dock ändå dokumenteras för man ska kunna veta vad som har sålts, vilket belopp det gäller och hur momsen har hanterats.

Läs mer i guiden om kontantkvitto utan kassaregister.

Enkel rutin vid Swishbetalning

1. Ska kunden betala direkt eller få en faktura med senare förfallodag.

2. Kontrollera om direktförsäljningen omfattas av kassaregisterkravet.

3. Skapa kassakvitto, kontantfaktura eller faktura utifrån hur försäljningen går till.

4. Använd fakturanummer eller kvittonummer som referens när det är möjligt.

5. Koppla Swishbetalningen till rätt underlag och dokumentera att betalningen har kommit in och när.

Det vanligaste misstaget är att bara spara Swish-bekräftelsen. Den kan visa betalningen, men det mpåset även finnas ett underlag för Swish-betalningen som vidsar vad kunden har köpt.

Swish QR-kod på fakturor och kontantfakturor i BillingPoint

I BillingPoint fungerar Swish QR-kod på både vanliga fakturor och kontantfakturor. Lägg in företagets Swishnummer som betalsätt under företagsuppgifterna. Därefter visas QR-koden automatiskt på båda.

På en vanlig faktura får kunden betalningsmottagare, belopp och fakturanummer förifyllda när QR-koden skannas i Swish. Fakturan visar vad kunden har köpt. När pengarna har kommit in kopplar du betalningen till fakturan och markerar den som betald.

Vid direktbetalning skapar du i stället en kontantfaktura i BillingPoint. Den får en unik QR-kod med mottagare, belopp och kvittonummer förifyllda. Kunden betalar på plats och kontantfakturan kan sedan skrivas ut eller skickas via e-post.

BillingPoint tar inte ut någon extra avgift för QR-koden, vare sig på fakturor eller kontantfakturor. Banken kan däremot ta betalt för inkommande Swishbetalningar enligt företagets Swishavtal.

BillingPoint är ett fakturaprogram, inte ett kassaregister. Om försäljningen ska registreras i kassaregister behöver du använda ett tillverkardeklarerat kassaregister.

Vill du prova Swish QR-kod på fakturor och kontantfakturor kan du testa BillingPoint kostnadsfritt i 30 dagar utan kortuppgifter.