Vad måste stå på fakturan? Enkel guide

En faktura kan se enkel ut, men några små missar räcker för att skapa onödigt krångel. Om rätt uppgifter saknas kan kunden börja fråga, betalningen dra ut på tiden eller underlaget behöva rättas i efterhand. Därför är frågan vad måste stå på fakturan mer praktisk än den först låter.

För svenska företag finns vissa grundkrav som fakturan behöver uppfylla. Exakt vad som ska vara med beror också på situationen, till exempel om du fakturerar med moms, använder omvänd skattskyldighet, skickar e-faktura eller använder en förenklad faktura. För dig som småföretagare är målet enkelt: kunden ska förstå fakturan, betalningen ska kunna göras utan frågor och bokföringsunderlaget ska hålla i efterhand.

Vad måste stå på fakturan enligt grundreglerna?

I normalfallet ska en fullständig faktura innehålla ett antal obligatoriska uppgifter. Det handlar inte om att fakturan ska vara komplicerad, utan om att den ska gå att följa och kontrollera.

Fakturan ska ha ett fakturadatum, alltså datumet då fakturan utfärdas. Den ska också ha ett unikt löpnummer i en sammanhängande serie. Numreringen gör att varje faktura kan identifieras och inte blandas ihop med andra underlag.

Säljarens namn och adress ska finnas med. Om företaget är momsregistrerat ska även momsregistreringsnummer anges. Köparens namn och adress ska också framgå, och i vissa fall behöver även köparens momsregistreringsnummer finnas med, till exempel vid särskilda typer av EU-handel eller omvänd skattskyldighet.

Fakturan ska beskriva vad som har sålts. Det behöver vara tillräckligt tydligt för att kunden och bokföringen ska förstå vad fakturan avser. “Konsulttjänster” kan ibland bli för svepande. “Konsulttjänster inom marknadsföring, 8 timmar i april” är betydligt tydligare.

Du ska också ange datum för leverans eller när tjänsten utfördes, om det skiljer sig från fakturadatumet. Det är särskilt viktigt vid projekt, byggjobb, löpande uppdrag eller andra arbeten där perioden behöver kunna följas.

När moms tas ut ska beskattningsunderlaget framgå, alltså priset före moms. Momssatsen ska anges, till exempel 25, 12 eller 6 procent, och momsbeloppet ska stå separat. Kunden ska kunna se hur totalsumman har räknats fram.

Vilka uppgifter bör också finnas med?

Alla uppgifter på en faktura är inte alltid lagkrav, men vissa uppgifter är så praktiska att de nästan alltid bör finnas med. Förfallodatum, betalningsvillkor, bankgiro, plusgiro, IBAN eller annan betalningsinformation gör fakturan lättare att betala.

Många företag lägger också till kundnummer, referensperson, ordernummer eller projektnummer. Det är särskilt viktigt om du fakturerar företag, kommuner, myndigheter eller större kunder som behöver en intern referens för att fakturan ska hamna rätt.

Här uppstår många onödiga förseningar. Fakturan kan vara korrekt i grunden, men ändå fastna hos kunden för att referensen saknas. Därför är det klokt att fråga kunden redan vid beställning om fakturan ska märkas på något särskilt sätt.

Det här är också en anledning till att många småföretagare går från fakturamall till fakturaprogram. Du slipper skriva samma uppgifter manuellt varje gång och minskar risken att missa sådant som kunden behöver för att kunna betala i tid.

Vad måste stå på fakturan om moms inte ska tas ut?

Om du inte lägger på moms räcker det normalt inte att bara lämna momsraden tom. Det behöver framgå varför moms inte debiteras.

Vilken uppgift som ska stå beror på orsaken. Det kan handla om momsfri försäljning, omvänd skattskyldighet, försäljning inom EU eller en annan situation där särskilda regler gäller. Här är det viktigt att inte gissa, eftersom fel formulering kan skapa frågor från både kund och redovisningskonsult.

Vid omvänd skattskyldighet ska fakturan tydligt visa att det är köparen som ska redovisa momsen. Vid vissa EU-affärer kan köparens momsregistreringsnummer och särskilda hänvisningar behövas. Det exakta innehållet beror på typen av försäljning.

För småföretagare är det praktiska rådet enkelt: om du avviker från vanlig svensk moms på fakturan, kontrollera formuleringen mot Skatteverket eller stäm av med redovisningskonsult. Det tar mindre tid än att rätta en felaktig faktura i efterhand.

Förenklad faktura - när räcker det?

I vissa fall får du använda en förenklad faktura. Det kan vara aktuellt vid mindre belopp eller i vissa praktiska situationer där en fullständig faktura inte krävs på samma sätt.

En förenklad faktura behöver inte innehålla lika många uppgifter som en fullständig faktura. Men den måste fortfarande vara tillräckligt tydlig för att visa vad försäljningen gäller, vilket belopp som betalats och vilken moms som ingår när moms ska redovisas.

Det är däremot viktigt att inte använda förenklad faktura slentrianmässigt. Om kunden behöver ett mer komplett underlag för sin bokföring, momsredovisning eller interna attest kan en fullständig faktura vara det bättre valet även när en förenklad faktura skulle kunna användas.

För många småföretagare är det enklast att använda fullständig faktura som standard. Då minskar risken för frågor och kompletteringar senare.

Vanliga misstag när man funderar på vad måste stå på fakturan

Det vanligaste felet är inte att hela fakturan är fel, utan att en viktig uppgift saknas. Det kan vara fakturanummer, leveransdatum, momsregistreringsnummer, kundadress eller en tillräckligt tydlig beskrivning av tjänsten.

Ett annat vanligt misstag är att använda för vaga fakturarader. Kunden kanske förstår vad ni har kommit överens om just nu, men underlaget ska också gå att förstå senare. Den som bokför eller granskar fakturan ska inte behöva leta i mejl, sms eller gamla offerter för att förstå vad fakturan avser.

Många blandar också ihop PDF-faktura och e-faktura. En PDF som skickas via e-post är ett digitalt dokument. En e-faktura är ett strukturerat elektroniskt format som kan behandlas automatiskt i mottagarens system. Skillnaden påverkar inte grunduppgifterna på fakturan, men den påverkar hur fakturan ska skickas och tas emot.

Ett annat missförstånd gäller Swish. En Swish-betalning visar att pengar har flyttats, men den är inte automatiskt samma sak som kvitto, kontantfaktura eller vanlig faktura. Vilket underlag som behövs beror på hur försäljningen har skett.

Exempel på hur en korrekt faktura brukar vara uppbyggd

En tydlig faktura börjar ofta med säljarens namn, adress, organisationsnummer och momsregistreringsnummer. Därefter kommer kundens namn och adress, fakturanummer och fakturadatum.

I själva fakturaraderna beskriver du vad som har sålts, antal eller omfattning, pris och eventuell moms. Om leveransdatum eller utförandedatum skiljer sig från fakturadatumet bör det framgå.

Längre ner summeras pris före moms, momssats, momsbelopp och totalbelopp. Betalningsvillkor, förfallodatum och betalningsuppgifter bör vara lätta att hitta. Om kunden behöver referens, ordernummer eller kostnadsställe bör även det stå tydligt.

Om särskilda regler gäller, till exempel ROT, RUT, omvänd skattskyldighet eller e-faktura till offentlig sektor, behöver fakturan kompletteras med de uppgifter som krävs för just den situationen.

Det behöver inte vara avancerat. Det viktiga är att uppgifterna är tydliga, konsekventa och lätta att följa.

Vad måste stå på fakturan i praktiken för småföretagare?

För dig som driver enskild firma eller mindre aktiebolag handlar fakturans innehåll inte bara om att uppfylla regler. Fakturan ska också fungera i vardagen.

Kunden ska snabbt förstå vad fakturan gäller, vilket belopp som ska betalas och när betalningen ska vara inne. Du ska själv kunna se vad som är skickat, betalt eller förfallet. Den som sköter bokföringen ska kunna använda fakturan som underlag utan att behöva fråga efter kompletteringar.

Ett bra sätt att tänka är att fakturan ska fungera för tre personer: kunden, du själv och bokföringsansvarig. Om någon av dem behöver gissa vad fakturan betyder är den ofta för otydlig.

Det gäller särskilt tjänsteföretag. En hantverkare kan behöva ange arbetsdatum och typ av arbete. En konsult kan behöva ange period, antal timmar och uppdrag. En fotograf kan behöva skilja mellan fotografering, redigering och levererade filer. Ju tydligare fakturan är, desto färre följdfrågor får du.

Så minskar du risken för fel

Om du fakturerar sällan kan en enkel mall fungera. Men ju fler kunder, fakturor och specialfall du hanterar, desto lättare blir det att missa något. Det gäller särskilt om du behöver lägga till referenser, olika momsregler, ROT- eller RUT-uppgifter eller flera sätt att skicka fakturan.

Ett praktiskt sätt att minska felen är att använda fasta fält för kunduppgifter, fakturarader, moms och betalningsvillkor. Då blir det svårare att glömma sådant som måste vara med.

För många småföretagare räcker det långt med ett enkelt faktureringsprogram som hjälper dig att skapa tydliga fakturor och lämna ett bra underlag vidare till bokföringen. Det gör inte reglerna mindre viktiga, men det gör dem lättare att följa i vardagen.

BillingPoint är ett svenskt webbaserat fakturaprogram för småföretagare som vill skapa, skicka och följa upp fakturor utan ett stort ekonomisystem. Om du vill ha ett enklare arbetssätt kan BillingPoint hjälpa dig att få med rätt uppgifter från början och samtidigt hålla ordning på skickade och obetalda fakturor.

När du är osäker på detaljerna är det klokt att kontrollera aktuella regler hos Skatteverket, Verksamt eller Bokföringsnämnden. Det tar ofta bara några minuter, och den tiden är nästan alltid kortare än att rätta en faktura i efterhand.