Vad måste stå på en faktura? Krav och checklista

Senast faktagranskad: 30 juli 2026

En fullständig faktura ska bland annat innehålla fakturadatum, ett unikt löpnummer, säljarens och köparens fullständiga namn och postadress, vad som har sålts samt korrekta momsuppgifter. Organisationsnummer, uppgiften ”Godkänd för F-skatt”, betalningsvillkor och kundreferens följer delvis andra regler. Därför behöver de hållas isär.

Kort sammanfattat

• Köparens fullständiga namn och postadress ska finnas på en fullständig faktura.

• Köparens organisationsnummer eller personnummer är inte ett allmänt fakturakrav. Köparens momsregistreringsnummer krävs i vissa momsfall.

• Varje faktura ska ha ett unikt löpnummer som bygger på en eller flera nummerserier.

• Är säljaren godkänd för F-skatt ska fakturan innehålla texten ”Godkänd för F-skatt”.

• Förfallodatum, betalningsvillkor, bankuppgifter och betalningsreferens finns inte i mervärdesskattelagens lista över obligatoriska uppgifter, men behövs för att kunden ska kunna betala rätt.

• Förenklad faktura får bara användas när något av lagens villkor är uppfyllt.

Detta ska finnas på en fullständig faktura

En fullständig faktura ska innehålla:

• datumet då fakturan utfärdades

• ett unikt löpnummer för fakturan, baserat på en eller flera serier

• säljarens momsregistreringsnummer

• köparens momsregistreringsnummer när köparen är betalningsskyldig för momsen eller när fakturan gäller en varuförsäljning inom EU som är undantagen från svensk moms

• säljarens och köparens fullständiga namn och postadress

• varornas mängd och art eller tjänsternas omfattning och art

• datumet då varan levererades, tjänsten utfördes eller en förskotts- eller a conto-betalning gjordes, om datumet kan fastställas och skiljer sig från fakturadatumet

• beskattningsunderlaget för varje momssats eller undantag, enhetspriset exklusive moms samt rabatt eller annan prisnedsättning som inte redan ingår i enhetspriset

• den momssats som används

• momsbeloppet som ska betalas, utom när en särskild ordning innebär att beloppet inte ska anges, till exempel vid vinstmarginalbeskattning

I vissa situationer krävs särskilda formuleringar. Vid självfakturering ska fakturan innehålla ordet ”Självfakturering”. Vid momsbefrielse ska fakturan hänvisa till den tillämpliga bestämmelsen eller på annat sätt ange att försäljningen är undantagen från momsplikt. När köparen ska redovisa momsen ska texten ”Omvänd betalningsskyldighet” stå på fakturan. Vid vinstmarginalbeskattning ska fakturan innehålla ”Vinstmarginalbeskattning för resebyråer”, ”Vinstmarginalbeskattning för begagnade varor”, ”Vinstmarginalbeskattning för konstverk” eller ”Vinstmarginalbeskattning för samlarföremål och antikviteter”.

Om fakturan är utställd i en annan valuta och momsen ska betalas i Sverige ska momsbeloppet också anges i svenska kronor. Har företaget euro som redovisningsvaluta ska momsbeloppet i stället anges i euro.

Samma innehållskrav gäller för en pappersfaktura, en PDF-faktura och en elektronisk faktura.

Vilka köparuppgifter måste stå på fakturan?

En fullständig faktura ska innehålla köparens fullständiga juridiska namn och postadress. En e-postadress eller adressen till en skanningstjänst ersätter inte dessa uppgifter. Ett företags organisationsnummer eller en privatkunds personnummer är däremot inte ett allmänt krav enligt mervärdesskattelagen.

Köparens momsregistreringsnummer ska anges när köparen är betalningsskyldig för momsen, till exempel vid omvänd betalningsskyldighet, samt vid unionsintern varuförsäljning som är undantagen från svensk moms. Numret ersätter inte köparens namn och adress.

Särskilda fakturor kan kräva fler uppgifter. Vid ROT eller RUT behövs exempelvis uppgifter som kopplar avdraget till rätt person och arbete. En kommun, myndighet eller ett större företag kan kräva beställarreferens, ordernummer eller kostnadsställe. Det är då ett krav från kunden eller avtalet, inte ett allmänt krav på alla fakturor.

Ska organisationsnummer och F-skatt stå på fakturan?

Säljarens organisationsnummer

Mervärdesskattelagen kräver säljarens momsregistreringsnummer på en fullständig faktura. Organisationsnumret följer också regler som hör till företagsformen.

Ett aktiebolags fakturor ska enligt 28 kap. 5 § aktiebolagslagen innehålla bolagets registrerade företagsnamn, organisationsnummer och den ort där styrelsen har sitt säte. Är bolaget i likvidation ska även det anges. För en enskild firma är organisationsnumret samma som innehavarens personnummer med 10 siffror.

Godkänd för F-skatt

Är företaget godkänt för F-skatt ska du skriva exakt ”Godkänd för F-skatt” på fakturan. Uppgiften visar den som betalar för ett arbete att säljaren själv ansvarar för skatter och avgifter på ersättningen. Den ingår inte i mervärdesskattelagens lista över fakturauppgifter, utan hör till reglerna om F-skatt.

Den som har FA-skatt måste skriftligen hänvisa till godkännandet för F-skatt i varje uppdrag där F-skatten ska gälla. Det kan göras i offerten, avtalet eller fakturan. Skriv inte att företaget är godkänt för F-skatt om godkännandet saknas eller har återkallats.

Fakturanummer och obruten nummerserie

Varje faktura ska ha ett unikt löpnummer som bygger på en eller flera serier. Det finns inget krav på att serien börjar med 1. Du kan exempelvis använda 2026-001, 2026-002 och 2026-003.

Återanvänd inte ett fakturanummer och radera inte en utfärdad faktura ur serien utan spår. Om företaget använder flera serier ska varje serie vara tydlig och möjlig att följa. I guiden om obruten nummerserie för fakturor finns hela rutinen för utkast, kreditfakturor, flera serier och rättelser.

Betalningsuppgifter som inte är allmänna fakturakrav

Följande uppgifter finns inte i mervärdesskattelagens lista över vad en fullständig faktura måste innehålla:

• totalbelopp att betala och valuta

• betalningsvillkor

• exakt förfallodatum

• bankgiro, plusgiro, bankkonto eller Swishnummer

• OCR-nummer eller annan betalningsreferens

• kundreferens, ordernummer, projektnummer eller kostnadsställe

Ta ändå med de uppgifter som kunden behöver för att betala och registrera fakturan. Skriv både betalningsvillkor och ett exakt förfallodatum. Ange en tydlig betalningsreferens och kontrollera kontonumret före utskick. I guiden om betalningsvillkor, förfallodatum och betalningsuppgifter finns regler och exempel.

När får du använda en förenklad faktura?

En förenklad faktura får användas när minst ett av dessa villkor är uppfyllt:

• fakturans totalbelopp är högst 4 000 kronor inklusive moms

• handelsbruket i branschen, administrativ praxis eller de tekniska förutsättningarna gör det svårt att utfärda en fullständig faktura

• handlingen är en ändringsfaktura, till exempel en kreditnota

• säljaren har en årsomsättning på högst 120 000 kronor och är momsbefriad på den grunden

En förenklad faktura ska innehålla utfärdandedatum, säljarens momsregistreringsnummer, personnummer eller organisationsnummer, vilken typ av varor eller tjänster som har sålts samt momsbeloppet eller uppgifter som gör att momsen kan beräknas. En ändringsfaktura ska dessutom hänvisa entydigt till ursprungsfakturan och visa vad som ändras. Om säljaren är momsbefriad på grund av liten årsomsättning ska fakturan ange att försäljningen är undantagen från momsplikt enligt 18 kap. 4 § mervärdesskattelagen.

Använd en fullständig faktura vid unionsintern försäljning och när en köpare i ett annat EU-land ska redovisa momsen.

Exempel på en tydlig fullständig faktura

Säljare

• Exempel Konsult AB

• Storgatan 1, 111 11 Exempelstad

• Organisationsnummer: 556677-8899

• Säte: Exempelstad

• Momsregistreringsnummer: SE556677889901

• Godkänd för F-skatt

Köpare

• Kundbolaget AB

• Kundvägen 2, 222 22 Kundstad

Faktura och försäljning

• Fakturanummer: 2026-1048

• Fakturadatum: 1 september 2026

• Utförandedatum: 31 augusti 2026

• Tjänst: Webbdesign, 8 timmar à 900 kronor exklusive moms

• Beskattningsunderlag: 7 200 kronor

• Moms 25 procent: 1 800 kronor

• Att betala: 9 000 kronor

• Betalningsvillkor: 15 dagar

• Förfallodatum: 16 september 2026

• Betalningsreferens: Faktura 2026-1048

Kontrollera fakturan innan du skickar den

1. Har fakturan rätt utfärdandedatum och ett unikt löpnummer?

2. Är säljarens namn, adress och momsregistreringsnummer korrekta?

3. Finns de företagsuppgifter som krävs för din företagsform?

4. Står köparens fullständiga namn och adress på fakturan?

5. Är ”Godkänd för F-skatt” med om företaget har ett giltigt godkännande?

6. Beskriver fakturaraderna vad som sålts, hur mycket och till vilket enhetspris?

7. Har du angett leveransdatum, utförandedatum eller datum för en förskotts- eller a conto-betalning när datumet kan fastställas och skiljer sig från fakturadatumet?

8. Stämmer beskattningsunderlag, rabatt, momssats, momsbelopp och totalsumma?

9. Finns rätt särskild hänvisning vid exempelvis omvänd betalningsskyldighet eller momsbefrielse?

10. Stämmer förfallodatum, betalningskonto, referens och den märkning kunden har begärt?

Om fakturan redan har skickats och något saknas

Om en faktura saknar en uppgift kan säljaren komplettera den i efterhand när originalet och kompletteringen tillsammans innehåller alla krav. Kompletteringen ska tydligt hänvisa till den ursprungliga fakturan. Spara båda handlingarna så att ändringen går att följa.

Är fakturabeloppet för högt utfärdar du en kreditfaktura på mellanskillnaden och den moms som hör till beloppet. Är beloppet för lågt utfärdar du en tilläggsfaktura på det som saknas, inklusive korrekt moms. Båda ska ha ett eget fakturanummer, hänvisa till ursprungsfakturans nummer och tydligt visa vilka belopp som rättas.

Har du använt fel momssats ska ändringsfakturan visa det korrekta beskattningsunderlaget, den korrekta momssatsen och hur mycket moms som läggs till eller krediteras. Har du däremot behandlat en momspliktig försäljning som momsfri krävs en helt ny faktura. Kreditera den felaktiga fakturan i sin helhet och skapa sedan en ny faktura med nytt fakturanummer, rätt momssats och rätt momsbelopp.

Skriv inte över den skickade fakturan utan att bevara spårbarheten. Läs guiden om att delkreditera en faktura när bara en del ska rättas.

Skapa tydliga fakturor i BillingPoint

I BillingPoint kan du spara kunder i kundregistret och återkommande tjänster eller produkter i artikelregistret. Du kan ange moms, lägga till extrafält för exempelvis beställarreferens, ordernummer eller projektnummer och skicka fakturan via e-post, som e-faktura via Peppol eller skriva ut den.

Kontrollera alltid de uppgifter och specialregler som gäller för den aktuella försäljningen innan fakturan skickas. BillingPoint är ett svenskt webbaserat fakturaprogram för småföretagare och fungerar i webbläsaren på dator, mobil och surfplatta. Du kan prova BillingPoint kostnadsfritt i 30 dagar utan kortuppgifter. Provperioden avslutas automatiskt om du inte väljer att fortsätta.