Betalningsvillkor på faktura – förfallodatum och betalningsuppgifter

Senast faktagranskad: 28 juli 2026 Betalningsvillkoren visar när och hur kunden ska betala fakturan. Bestäm villkoren när kunden beställer och skriv både betalningstid och ett exakt förfallodatum på fakturan.

Det finns ingen allmän regel som ger alla kunder 30 dagar på sig att betala. Reglerna skiljer sig beroende på om kunden är en privatperson, ett företag eller en myndighet.

Kort sammanfattat

• Bestäm betalningstiden innan arbetet börjar eller varan levereras.

• Skriv både betalningsvillkor, till exempel 15 dagar, och ett exakt förfallodatum.

• Lagen ger inte privatkunder rätt till 30 dagars betalningstid. Det ni kom överens om vid beställningen gäller.

• Mellan företag gäller en betalningstid över 30 dagar bara om säljaren aktivt och tydligt har accepterat den.

• När kunden är en myndighet, kommun, region eller annan offentlig verksamhet som omfattas av räntelagens regler ska säljaren ha rätt att få betalt senast 30 dagar efter att kunden har fått betalningskravet. En kontroll av leveransen före betalningen följer en särskild regel.

Vad är betalningsvillkor och förfallodatum?

Betalningsvillkoret anger hur många dagar kunden har på sig att betala. Förfallodatumet visar den sista betalningsdagen som ett exakt datum.

Ett exempel:

• Fakturadatum: 1 september

• Betalningsvillkor: 30 dagar

• Förfallodatum: 1 oktober

Skriv ut båda uppgifterna så att kunden inte behöver räkna fram sista betalningsdagen. Kontrollera att de stämmer överens. Skriv inte ”30 dagar” om förfallodatumet ligger tio dagar efter fakturadatumet.

Bestäm betalningstiden när kunden beställer och skriv in den i offerten, avtalet eller orderbekräftelsen. Har ni kommit överens om 30 dagar kan du inte ändra tiden till 10 dagar när fakturan skickas.

Ta alltid med betalningstid och förfallodatum så att kunden ser när betalningen ska vara gjord. I guiden om vad som måste stå på en faktura finns fler uppgifter som behöver kontrolleras.

När gäller 30-dagarsregeln?

Privatkund

Lagen ger inte en privatkund rätt till 30 dagars betalningstid. Kunden ska betala enligt de villkor som godkändes vid köpet eller beställningen. Tiden kan vara exempelvis 10, 15 eller 30 dagar.

Kunden ska få veta betalningstiden innan beställningen görs. Har ni kommit överens om 30 dagar ska förfallodatumet ge kunden hela den tiden.

Mellan företag

När både du och kunden är företag ska du som säljare ha rätt att få betalt senast 30 dagar efter att kunden har fått fakturan eller ett annat tydligt krav på betalning. Det gäller när du har levererat varan eller utfört tjänsten. Ni kan avtala om en kortare betalningstid.

En längre tid, exempelvis 60 dagar, gäller bara om du som säljare aktivt och tydligt har accepterat den. Det kan stå i ett avtal som båda parter har godkänt. Kunden kan inte själv bestämma att betalningstiden ska vara längre än 30 dagar.

Myndighet, kommun, region eller annan offentlig verksamhet

När kunden är en myndighet, kommun, region eller annan offentlig verksamhet som omfattas av räntelagens regler har du rätt att få betalt senast 30 dagar efter att kunden har fått fakturan eller ett annat tydligt krav på betalning. Ni kan alltså inte avtala om 60 dagars vanlig betalningstid.

Om kunden får fakturan innan varan levereras eller tjänsten är utförd räknas de 30 dagarna i stället från leveransen eller från den dag då tjänsten utfördes. Regeln för kontroll av leveransen och undantaget för en avbetalningsplan behandlas separat nedan.

Två specialfall: kontroll av leveransen och avbetalningsplan

Om kunden har rätt att kontrollera att varan eller tjänsten stämmer med avtalet före betalningen kan betalningen skjutas upp under kontrollen. Rätten kan följa av avtalet, lag eller de regler som annars gäller mellan parterna. Kontrollperioden får vara högst 30 dagar från den dag då varan togs emot eller tjänsten utfördes. En längre kontrollperiod gäller bara om du som säljare uttryckligen har godkänt den. Det gäller även när kunden är en myndighet, kommun, region eller annan offentlig verksamhet som omfattas av räntelagens regler.

Den avtalade betalningstiden börjar inte automatiskt räknas på nytt när kontrollen är klar. Det sker bara om ni har avtalat att betalningen ska göras ett visst antal dagar efter att kontrollen eller godkännandet är klart. Har ni exempelvis avtalat om betalning 30 dagar efter avslutad kontroll kan förfallodatumet infalla upp till 60 dagar efter leveransen: högst 30 dagars kontrollperiod och därefter 30 dagars avtalad betalningstid. Står det i stället att fakturan ska betalas 30 dagar från fakturadatum börjar de 30 dagarna inte räknas på nytt efter kontrollen. En kontrollperiod läggs alltså inte automatiskt till på alla fakturor.

En avtalad avbetalningsplan följer andra regler. Planen ska visa vilka belopp som ska betalas och när varje belopp förfaller. Att skicka flera vanliga delfakturor betyder inte automatiskt att ni har en avbetalningsplan.

Särskild regel för jordbruks- och livsmedelsprodukter

Vid köp av jordbruks- och livsmedelsprodukter finns en särskild huvudregel om högst 30 dagars betalningstid. Lagen gäller om köparen eller leverantören är etablerad i Sverige och köparen antingen har en årsomsättning som överstiger motsvarande två miljoner euro eller är en myndighet som är etablerad inom EU. En kommun, region eller annan offentlig verksamhet omfattas när den enligt lagen ska räknas som en myndighet. Köp som görs av konsumenter omfattas inte.

Som huvudregel ska betalningen ha nått leverantören senast dag 30. Vid regelbundna leveranser räknas tiden från leveransperiodens slut eller från den senare dag då beloppet fastställs. En avtalad leveransperiod får i den här beräkningen omfatta högst 30 dagar. Vid enstaka leveranser räknas tiden från leveransdagen eller från den senare dag då beloppet fastställs. Om det är köparen som fastställer beloppet räknas tiden från leveransperiodens slut respektive leveransdagen.

Undantag finns bland annat för vissa värdefördelningsklausuler, betalningar inom EU:s skolprogram, betalningar från vissa offentliga vårdverksamheter och vissa fleråriga avtal om druvor eller druvmust för vinframställning. Om ditt avtal hör till någon av dessa grupper behöver du kontrollera de särskilda villkoren i lagen.

Vilken betalningstid ska du välja?

Välj en tid som passar uppdraget och bestäm den innan arbetet börjar.

10 eller 15 dagar

Välj 10 eller 15 dagar när kunden kan kontrollera leveransen direkt, exempelvis efter en reparation eller ett mindre konsultuppdrag. Kunden ska ha godkänt villkoret innan beställningen görs.

30 dagar

Trettio dagar passar när fakturan ska registreras och godkännas av flera personer hos kunden. Det är ofta fallet när du fakturerar ett större företag eller en offentlig verksamhet.

Delfakturering

Vid ett större arbete kan ni komma överens om delfakturering. Varje faktura ska visa vilken del av arbetet den gäller och ha ett eget förfallodatum. Bestäm upplägget innan arbetet börjar.

Bestäm villkoret när du lämnar pris eller offert, inte först när fakturan ska skickas.

Betalningsuppgifter som kunden behöver

För att kunden ska kunna betala utan frågor tar du med:

• beloppet som kunden ska betala

• valuta, särskilt vid fakturering till utlandet

• betalningsvillkor och exakt förfallodatum

• bankgiro, plusgiro eller bankkonto

• betalningsmottagarens namn

• OCR-nummer eller annan betalningsreferens

• IBAN och, när banken kräver det, BIC vid betalning från utlandet

• Swishnummer eller Swish QR-kod om du erbjuder betalning med Swish

• vilken dröjsmålsränta som gäller enligt avtalet eller räntelagen

Kontrollera kontonumret innan fakturan skickas. Ett felaktigt bankgiro kan göra att kunden betalar fel mottagare eller avbryter betalningen för att kontakta dig.

Kundreferens och betalningsreferens är olika saker

Kundreferensen visar vem hos kunden som beställde, eller vilket projekt, ordernummer eller kostnadsställe fakturan gäller.

Betalningsreferensen används för att koppla inbetalningen till rätt faktura. Den kan vara fakturanumret eller ett OCR-nummer.

En faktura kan därför innehålla båda uppgifterna:

• Kundens beställarreferens: Anna Andersson

• Betalningsreferens: Faktura 1048

Skriv inte bara ”referens” om kunden kan blanda ihop uppgifterna.

Vad är ett OCR-nummer?

Ett OCR-nummer består av siffror och används för att koppla betalningen till rätt faktura. Numret kan innehålla kontrollsiffror som gör att banken upptäcker vissa felskrivningar.

Om fakturan kräver OCR ska kunden ange exakt det numret. Om du inte använder OCR kan fakturanumret användas som meddelande eller betalningsreferens. Ge bara en instruktion: antingen ska kunden ange OCR-numret eller fakturanumret.

Exempel på tydliga betalningsuppgifter

• Att betala: 12 500 kronor

• Betalningsvillkor: 15 dagar

• Förfallodatum: 16 september

• Bankgiro: 5555-5555

• Betalningsreferens: Faktura 1048

• Kundens beställarreferens: Anna Andersson

• Dröjsmålsränta: Enligt avtal eller räntelagen

Kontrollera detta innan fakturan skickas

1. Stämmer betalningsvillkoret med offerten eller avtalet?

2. Ger fakturadatumet och förfallodatumet kunden rätt antal dagar?

3. Är beloppet och valutan korrekta?

4. Är bankgiro, plusgiro, bankkonto eller Swishuppgifter korrekta?

5. Framgår det vilken betalningsreferens kunden ska ange?

6. Finns kundens beställarreferens, ordernummer eller kostnadsställe med?

7. Kan fakturan skickas samma dag som den dateras?

Fler konkreta råd finns i guiden om att få kunder att betala snabbare.

Om förfallodatumet eller betalningsuppgifterna blev fel

Är fakturan fortfarande ett utkast rättar du uppgifterna före utskick. Har du redan skickat fakturan gör du så här:

Förfallodatumet är fel

Kontakta kunden skriftligen och ange rätt förfallodatum. Skriv vilket fakturanummer rättelsen gäller och spara meddelandet tillsammans med fakturan.

Betalningskontot eller referensen är fel

Meddela kunden direkt och skicka rätt betalningsuppgifter. Ange fakturanumret så att kunden ser vilken faktura rättelsen gäller. Spara både den ursprungliga fakturan och meddelandet.

Beloppet eller momsen är fel

Ändra inte en faktura som redan har skickats. Om fakturabeloppet är för högt skapar du en ändringsfaktura, till exempel en kreditfaktura, på mellanskillnaden. Har kunden inte betalat visar den ursprungliga fakturan och kreditfakturan tillsammans hur mycket som återstår att betala. Har kunden redan betalat visar kreditfakturan vilket belopp som ska återbetalas eller räknas av.

Om fakturabeloppet är för lågt skapar du en tilläggs- eller ändringsfaktura på mellanskillnaden. Den ska tydligt hänvisa till den ursprungliga fakturan.

Om momssatsen eller hanteringen av momsen är fel ska du utfärda en ändringsfaktura som tydligt visar vad som rättas. Behöver hela fakturan göras om krediterar du den i sin helhet och skickar därefter en ny faktura med rätt belopp och moms.

Varje ändringsfaktura ska tydligt hänvisa till den ursprungliga fakturan och visa vilka uppgifter som ändras. Ändringsfakturan och en eventuell ny faktura får egna fakturanummer, så att du behåller en obruten nummerserie för fakturorna.

När kunden inte betalar i tid

Kontrollera först bankkontot. Se också om kunden har betalat med fel referens. Om betalningen saknas kontaktar du kunden eller skickar en betalningspåminnelse.

En påminnelse ändrar inte fakturans ursprungliga förfallodatum. Påminnelseavgift, dröjsmålsränta, förseningsersättning och inkasso följer egna regler.

Vanliga frågor om betalningsvillkor på faktura

Måste betalningsvillkor och förfallodatum stå på fakturan?

Nej. Betalningsvillkor och förfallodatum finns inte med bland de uppgifter som en fullständig faktura enligt mervärdesskattelagen måste innehålla. Ta ändå med båda, så att kunden tydligt ser hur lång betalningstiden är och vilket datum betalningen senast ska göras.

Vad betyder 30 dagar netto?

30 dagar netto betyder att hela fakturabeloppet ska betalas senast 30 dagar efter fakturadatumet. Ordet netto betyder här att ingen kassarabatt dras av och att hela fakturabeloppet förfaller till betalning. Skriv även ut det exakta förfallodatumet på fakturan.

Vad händer om förfallodatumet infaller på en helgdag?

Om en vanlig fakturas förfallodatum infaller på en lördag, söndag, allmän helgdag, midsommarafton, julafton eller nyårsafton flyttas betalningstiden som huvudregel till nästa vardag. Skriv därför nästa vardag direkt som förfallodatum på fakturan. Om betalningen omfattas av en särskild lagregel behöver förfallodagen kontrolleras mot den regeln.

Stäm av och markera betalningen i BillingPoint

I BillingPoint kan du skapa och skicka fakturor, se vilka fakturor som är obetalda eller har passerat förfallodatumet och skicka betalningspåminnelser. När inbetalningen syns på företagets bankkonto markerar du fakturan som betald i BillingPoint. Du stämmer själv av betalningen mot internetbanken.

Om du använder Swish QR-kod kan kunden skanna koden och få belopp och fakturanummer förifyllda i Swishappen.

BillingPoint är ett svenskt webbaserat fakturaprogram för småföretagare och fungerar direkt i webbläsaren på dator, mobil och surfplatta. Du kan prova BillingPoint kostnadsfritt i 30 dagar utan kortuppgifter. Provperioden avslutas automatiskt om du inte väljer att fortsätta.