När ska man skicka påminnelsefaktura?
- Hans Sixhöj
- 21 maj
- 5 min läsning
Uppdaterat: 6 aug.
En betalningspåminnelse kan skickas när förfallodagen har passerat och du har kontrollerat att betalningen inte redan är registrerad. Det finns ingen allmän lagstadgad väntetid. Verksamt rekommenderar några dagars marginal för att fånga upp betalningar som redan är på väg.
Kort svar
Skicka påminnelsen efter förfallodagen, inte före. Kontrollera först betalningen, fakturans uppgifter och om kunden har invänt mot kravet. Lägg bara till påminnelseavgift och dröjsmålsränta när villkoren för dem är uppfyllda.
Så gör du när en faktura inte har betalats
Kontrollera betalningen och fakturan. Stäm av mot internetbanken. Kontrollera fakturanummer, förfallodag, belopp, betalningsuppgifter och att fakturan har nått rätt mottagare. Om kunden har bestridit fakturan behöver invändningen utredas.
Följ upp efter förfallodagen. Du får skicka en skriftlig betalningspåminnelse direkt efter förfallodagen. Några dagars väntan är en praktisk rekommendation, inte en rättsregel.
Gör det lätt att betala rätt. Ange originalfakturans nummer, återstående belopp, betalningsuppgifter och ett tydligt nytt betalningsdatum.
Redovisa avgift och ränta var för sig. Blanda inte ihop fakturans originalbelopp med påminnelseavgift, dröjsmålsränta eller andra kostnader.
Dokumentera uppföljningen. Spara när påminnelsen skickades och följ fakturans betalstatus.
Välj nästa steg när den nya fristen har gått ut. Om fakturan fortfarande är obetald kan nästa steg vara ett korrekt inkassokrav eller en ansökan om betalningsföreläggande hos Kronofogden.
Har du återkommande sena betalningar bör du även se över dina betalningsvillkor, förfallodatum och betalningsuppgifter.
Påminnelsefaktura eller betalningspåminnelse?
”Påminnelsefaktura” är ett vanligt vardagsord. Dokumentet är i praktiken en betalningspåminnelse som hänvisar till originalfakturan. Skapa inte en ny försäljningsfaktura för samma köp. Kunden ska kunna se vilket tidigare krav påminnelsen gäller och vad som återstår att betala.
När får du ta ut 60 kronor i påminnelseavgift?
Påminnelseavgiften får vara högst 60 kronor. För att ta ut den ska alla följande villkor vara uppfyllda:
påminnelsen är skriftlig,
rätten till avgiften avtalades senast när skulden uppkom,
påminnelsen var rimligt motiverad.
Villkoret kan till exempel finnas i ett avtal eller i betalningsvillkor som kunden accepterade innan fakturan skickades ut. Du kan inte skapa rätten till avgiften genom att lägga till den först i påminnelsen. Samma regler gäller oavsett om kunden är ett företag eller en privatperson.
Påminnelseavgiften får tas ut en gång per skuld. Du får alltså inte lägga på 60 kronor på varje ny påminnelse för samma obetalda faktura.
Så fungerar dröjsmålsränta
Dröjsmålsränta är ränta på det försenade fakturabeloppet. Den är inte samma sak som påminnelseavgiften.
Avtalad förfallodag och avtalad ränta: den avtalade räntan gäller från förfallodagen, inom de gränser som gäller för avtalet.
Avtalad förfallodag men ingen avtalad ränta: räntelagens nivå gäller från förfallodagen, alltså Riksbankens referensränta plus åtta procentenheter.
Ingen förfallodag bestämd i förväg: ränta börjar som huvudregel löpa 30 dagar efter att du har skickat en faktura eller ett annat krav på ett bestämt belopp. Ränta löper inte för tiden innan kravet har kommit gäldenären till handa. Mot en konsument måste kravet dessutom ange att utebliven betalning medför ränta.
Riksbankens referensränta är 2,00 procent för perioden 1 juli–31 december 2026. Räntelagens dröjsmålsränta är därför 10,00 procent per år under perioden när ingen annan ränta har avtalats.
Exempel: En faktura på 10 000 kronor är 20 dagar sen. Vid 10 procents årsränta blir dröjsmålsräntan cirka 54,79 kronor: 10 000 × 0,10 × 20 / 365.
Räntan beräknas på det obetalda fakturabeloppet inklusive moms, men inte på påminnelseavgift, inkassokostnad eller redan upplupen ränta.
Vad ska betalningspåminnelsen innehålla?
En tydlig påminnelse bör innehålla:
rubriken Betalningspåminnelse,
säljarens och kundens uppgifter,
originalfakturans nummer, fakturadatum och förfallodag,
återstående fakturabelopp,
påminnelseavgift och dröjsmålsränta som separata poster,
ett nytt tydligt betalningsdatum,
bankgiro, OCR-nummer eller annan betalningsreferens,
kontaktväg för frågor eller bestridande,
information om att kunden kan bortse från påminnelsen om betalningen redan är gjord.
Listan är en praktisk tydlighetskontroll. Avgifter och ränta kräver fortfarande eget rättsligt stöd.
450 kronor i förseningsersättning mellan företag
Om fordran gäller betalning för en vara eller tjänst i en yrkesmässig relation mellan företag kan du ha rätt till 450 kronor i förseningsersättning när rätten till dröjsmålsränta har inträtt. Detsamma gäller när ett företag yrkesmässigt har levererat en vara eller tjänst till en myndighet eller ett annat offentligt organ. Förseningsersättningen på 450 kronor får inte tas ut när kunden har köpt varan eller tjänsten som konsument.
Vanliga kostnader för betalningspåminnelse, inkassokrav och amorteringsplan får då bara läggas till till den del deras sammanlagda belopp överstiger 450 kronor. Lägg därför inte automatiskt förseningsersättningen utöver samtliga standardavgifter.
Så skickar du en påminnelse i BillingPoint
Leta fram de obetalda eller förfallna fakturorna i BillingPoint.
Stäm av betalstatus mot internetbanken. Om betalningen redan har kommit in markerar du fakturan som betald.
Välj en relevant påminnelsenivå som kunden ska få skickat till sig. BillingPoint har mallar för första, andra och tredje påminnelsen samt inkassonotifiering.
Påminnelseavgiften läggs till på den påminelsenivå du valt att den ska läggas till på automatiskt. Tänk på att du endast får lägga på påminnelseavgift när det är avtalat mot kunden.
Skicka påminnelsen och leta efter kundens inbetalning efter exempelvis en vecka på din Internetbank.
Markera fakturan som betald när inbetalningen syns i Internetbanken. Om den förblir obetald tar du ställning till nästa kravsteg utanför den vanliga påminnelserutinen.
På sidan Alla funktioner i BillingPoint finns en översikt över programmets påminnelse- och betalningsfunktioner. Du stämmer själv av betalningen mot internetbanken. BillingPoint är ett fakturaprogram och inte en inkassotjänst.
Om kunden fortfarande inte betalar
Det finns inget allmänt lagkrav på att skicka en betalningspåminnelse före ett inkassokrav, även om särskilda regler kan gälla i vissa fall. En tydlig påminnelse är ändå ett praktiskt sätt att rätta missade betalningar utan att trappa upp ärendet direkt. Det är även att bektakta som god affärssed att skicka minst en påminnelse till kunden innan du skickar fakturan direkt till inkasso; kunden kan ha missat betala fakturan.
Har du angett ett nytt betalningsdatum bör du invänta det innan du går vidare. Kontrollera sedan att kravet är förfallet, korrekt och dokumenterat. Ett bestridande ska utredas och inte behandlas som en vanlig glömd betalning. Finansinspektionen beskriver reglerna för inkasso, och Kronofogden förklarar hur du ansöker om betalningsföreläggande.
Vanliga frågor
Kan jag skicka en påminnelse dagen efter förfallodagen?
Ja. Det finns ingen allmän lagstadgad väntetid efter förfallodagen. Kontrollera först att betalningen inte redan har kommit in. Några dagars marginal är dock en praktisk rekommendation.
Hur många påminnelser måste jag skicka före inkasso?
Det finns inget allmänt krav på ett visst antal påminnelser före inkasso. En tydlig skriftlig påminnelse är ofta ett lämpligt första steg, men gör inte två eller tre påminnelser till en påhittad rättsregel.
Räcker det att skriva 60 kronor på påminnelsen?
Nej. Rätten till påminnelseavgiften måste ha avtalats senast när skulden uppkom. Ett nytt villkor som visas först i påminnelsen räcker inte.
Källor
Faktagranskad den 6 augusti 2026.
Kommentarer