Kunden har betalat fel belopp – delbetalning, överbetalning och fel referens

När kundens inbetalning inte stämmer med fakturan ska du först ta reda på om kunden har betalat för lite, för mycket eller med fel referens. Ändra inte fakturan enbart för att banktransaktionen avviker. Det som syns på bankkontot, hur fakturan hanteras i BillingPoint och hur inbetalningen bokförs är tre olika saker.

Kort svar

Situation	Fakturans läge	Så gör du
Kunden har betalat för lite	Fakturan är inte slutbetald	Räkna fram kvarstående belopp att betala, kontakta kunden och markera inte fakturan som betald.
Kunden har betalat för mycket	Fakturans fulla belopp är betalt	Markera fakturan som betald och hantera överskottet separat genom återbetalning eller en skriftlig överenskommelse med kunden om ex. tillgodohavande.
Kunden har angett fel referens	Betalningen måste först identifieras	Matcha belopp, datum och betalare mot rätt faktura. Markera den som betald först när sambandet är säkert.

En korrekt faktura ska inte krediteras enbart för att kunden har överfört fel belopp eller skrivit fel betalningsreferens.

Börja med bankhändelsen

Kontrollera företagets bankkonto innan du ändrar fakturans betalningsstatus. Ett betalningskvitto från kunden visar att en betalning har lagts in, men bankens redovisade transaktion visar om beloppet har kommit in och vilka uppgifter som följde med.

Håll isär dessa frågor:

• Banken: Vilket belopp kom in och vilka betalningsuppgifter följde med?

• BillingPoint: Ska fakturan fortfarande visas som obetald eller markeras som betald?

• Bokföringen: Hur ska inbetalningen, ett restbelopp eller en återbetalning dokumenteras och bokföras?

BillingPoint hämtar inte inbetalningar automatiskt från banken. Du stämmer själv av transaktionen och markerar därefter fakturan som betald.

När kunden har betalat för lite

Vid en delbetalning har kunden bara betalat en del av fakturan. Resten är fortfarande obetald. Markera därför inte fakturan som betald förrän hela fakturabeloppet har betalats i sin helhet eller betalningskravet har ändrats på korrekt sätt.

Fråga gärna kunden varför beloppet är för lågt. Ett betalningsmisstag, en avtalad avbetalningsplan och ett bestridande av en del av fakturan kräver nämligen andra åtgärder om detta är så. Om kunden invänder mot en del av fakturan ska du utreda invändningen i stället för att behandla betalningen som ett vanligt betalningsmisstag.

Gör så här:

1. Kontrollera det mottagna beloppet och vilken faktura betalningen gäller.

2. Räkna ut hur mycket kunden fortfarande ska betala. Om dröjsmålsränta eller avgifter har lagts till behöver du först kontrollera vad delbetalningen ska täcka. Dra inte automatiskt av hela delbetalningen från fakturabeloppet.

3. Meddela kunden vilket belopp som återstår att betala.

4. Följ den avtalade betalningsplanen om ni redan har en sådan. Om delbetalningen var oväntad ska ni komma överens skriftligen om hur resten ska betalas.

5. Om förfallodagen har passerat ska påminnelsen bara gälla det belopp som kunden har kvar att betala. Ta inte med den del som redan är betald. Kontrollera separat om ränta eller avgifter ska läggas till. Läs mer i guiden om när du ska skicka en påminnelsefaktura.

Exempel utan ränta eller avgifter: Fakturan är på 12 500 kronor och kunden betalar 10 000 kronor. Kunden har då 2 500 kronor kvar att betala. Markera inte fakturan som betald och skapa inte en kreditfaktura bara för att kunden har betalat för lite.

ROT och RUT är specialfall. Vid delbetalning får utföraren enligt Skatteverket endast begära utbetalning för den del av avdraget som motsvarar kundens betalning. Kontrollera därför ROT/RUT-hanteringen separat. Den här guiden beskriver inte hur en sådan delansökan registreras.

När kunden har betalat för mycket eller två gånger

Om kunden har betalat mer än fakturabeloppet, kontrollera först om inbetalningen gäller flera fakturor. Om den bara gäller den aktuella fakturan har kunden betalat för mycket.

Om betalningen verkligen är för hög:

1. Kontakta kunden och bekräfta beloppet.

2. Återbetala överskottet, eller dokumentera en skriftlig överenskommelse att beloppet ska användas mot en annan faktura.

3. Spara bankunderlaget, kundens besked och underlaget för återbetalningen eller avräkningen.

Högsta domstolen beskriver återbetalning som utgångspunkt när en betalning saknar rättsgrund, även om undantag kan finnas i det enskilda fallet. Konsumentverket anger också att en konsument som av misstag har betalat för mycket ska begära tillbaka överskottet. Behåll därför inte en överbetalning utan att reda ut den med kunden.

Skapa bara en kreditfaktura om det fakturerade priset eller betalningskravet faktiskt ska minskas. Läs mer om när du ska rätta en skickad faktura med kreditfaktura.

När kunden har angett fel OCR-nummer eller referens

OCR-numret eller fakturanumret visar vilken faktura kunden betalat. Om kunden anger fel nummer kan betalningen bli svår att koppla till rätt faktura.

Vid mjuk OCR-kontroll kan betalningen genomföras trots att OCR-numret är fel. Kunden får då en varning i internetbanken. Vid hård OCR-kontroll går betalningen inte igenom om OCR-numret är fel.

Om betalningen har kommit in utan rätt referens behöver du ta reda på vilken faktura den gäller.

Kontrollera:

• beloppet

• datumet då pengarna kom in

• betalarens namn

• meddelandet som följde med betalningen

• om det angivna numret liknar ett fakturanummer

Om du fortfarande är osäker ska du be kunden skicka sitt betalningskvitto. Markera inte fakturan som betald förrän du är säker på att betalningen gäller just den fakturan.

När du har hittat rätt faktura markerar du den som betald i BillingPoint. Fakturan behöver inte ändras bara för att kunden skrev fel OCR-nummer eller fakturanummer.

Ange tydligt på fakturan om kunden ska ange OCR-numret eller fakturanumret vid betalningen. Detta ska inte blandas ihopn med kundens beställarreferens, ordernummer eller kostnadsställe, desa avser andra saker. Läs mer i guiden om betalningsvillkor och betalningsuppgifter på fakturan.

Betalningsmarkering är inte bokföring

Att markera en faktura som betald i BillingPoint uppdaterar fakturans status. Det bokför inte bankhändelsen och innebär inte att en delbetalning, överbetalning eller återbetalning har konterats i bokföringsprogrammet.

Bokföringslagen kräver en verifikation för varje affärshändelse och ett tydligt samband mellan verifikationen och den bokförda händelsen. Spara därför fakturan, bankunderlaget och eventuell kundkontakt, återbetalning eller överenskommelse tillsammans så att belopp, kunden och händelse går att följa.

Vilka bokföringskonton som ska användas beror på företagets bokföringsmetod, situationen och bokföringssystemet. Den frågan hör därför hemma i bokföringen eller hos redovisningskonsulten, inte i BillingPoints betalningsmarkering. Läs även hur du lämnar underlag till bokföringen.

Markera betalningen i BillingPoint

När du har kontrollerat betalningen gör du så här:

• Delbetalning: markera inte fakturan som betald.

• Full betalning eller överbetalning: markera fakturan som betald när rätt faktura har identifierats; hantera ett eventuellt överskott separat.

• Fel referens: markera rätt faktura som betald först när du säkert har matchat betalningen mot fakturan.

I BillingPoint kan du se obetalda och förfallna fakturor och markera en faktura som betald efter egen kontroll mot banken. Programmet har ingen bankkoppling och bokför inte betalningen åt dig.

Källor och faktagranskning

• Bokföringslag (1999:1078), 5 kap. 5–9 §§ – rättelser, verifikationer och spårbarhet.

• Bankgirot: OCR-referenskontroll – mjuk och hård OCR-kontroll.

• Konsumentverket: Betalat för mycket på faktura – återbetalning vid konsumentens misstagsbetalning.

• Högsta domstolen: condictio indebiti, mål T 409-22 – utgångspunkten vid betalning utan rättsgrund och möjliga undantag.

• Skatteverket: Så fungerar RUT-avdraget – proportionell ansökan vid delbetalning.

Faktagranskad: 11 augusti 2026.