Kreditfaktura – så rättar du en skickad faktura

Om något är fel på en skickad faktura ska du inte radera den eller låta den ursprungliga uppgiften försvinna. Rätt åtgärd beror på om felet gäller leveransen, en uppgift på fakturan eller det belopp kunden ska betala.

En kreditfaktura, även kallad kreditnota, minskar eller tar bort betalningskravet på en tidigare faktura. Om beloppet och momsen är korrekta behövs ingen kreditfaktura. Då rättar du uppgiften på fakturan och dokumenterar ändringen i ett fält som mottagaren kan se, exempelvis fakturans fritextfält.

Kort sammanfattat

• Skicka samma faktura igen om endast leveransen misslyckades. Ändra inga uppgifter.

• Om beloppet och momsen är korrekta men en uppgift saknas eller är fel, sparar du först fakturan som den såg ut när den skickades. Rätta sedan uppgiften och dokumentera på fakturan vad som ändrats, när ändringen gjordes och vem som gjorde den.

• Delkreditera när bara en del av beloppet ska tas bort.

• Kreditera hela fakturan när hela betalningskravet ska tas bort eller fakturan måste ersättas. Om försäljningen fortfarande gäller skapar du därefter en ny faktura.

• Skapa en tilläggs- eller ändringsfaktura när kunden ska betala mer än på originalfakturan.

Så rättar du fakturan i varje situation

Skicka samma faktura igen när innehållet är oförändrat

Om ett mejl inte kom fram eller kunden vill få fakturan på nytt som PDF eller på papper skickar du samma faktura igen. Behåll fakturanummer, fakturadatum, förfallodatum, belopp och moms.

Skapa inte en ny faktura med ett nytt fakturanummer enbart för att leveransen misslyckades. Det kan uppfattas som ett andra betalningskrav.

Rätta uppgiften på fakturan när belopp och moms är oförändrade

Du behöver inte skapa en kreditfaktura när samma säljare, samma köpare och samma försäljning fortfarande gäller och felet inte påverkar beloppet eller momsen. Det kan exempelvis gälla:

• en felaktig eller saknad adress

• ett mindre stavfel i kundens namn

• saknat momsregistreringsnummer för säljaren

• en saknad beställarreferens, ett ordernummer eller ett kostnadsställe

• ett nytt förfallodatum efter att kunden har fått längre betalningstid

Rätta den felaktiga uppgiften på fakturan. Dokumentera ändringen i ett synligt textfält, exempelvis fritextfältet, så att mottagaren direkt kan se vad som har ändrats.

Ange:

• den tidigare uppgiften, om en befintlig uppgift ändras

• den korrekta uppgiften eller vad som har lagts till

• datumet då rättelsen gjordes

• vem som gjorde rättelsen

• att beloppet och momsen är oförändrade

Exempel när en uppgift ändras:

Rättad 4 augusti 2026 av Anna Andersson: köparens adress har ändrats från X till Y. Belopp och moms är oförändrade.

Exempel när en uppgift läggs till:

Kompletterad 4 augusti 2026 av Anna Andersson: säljarens momsregistreringsnummer SE123456789001 har lagts till. Belopp och moms är oförändrade.

Behåll samma fakturanummer och fakturadatum. Skicka den rättade fakturan till kunden och skriv i mejlet att en uppgift har ändrats. Spara fakturan med de dokumenterade rättningarna så att den ursprungliga uppgiften och rättelsen går att följa.

Det räcker inte att bara skriva om ändringen i mejlet. Anteckningen ska finnas på fakturan. Då ser både kunden och den som sköter bokföringen samma information.

Om du ger kunden längre betalningstid ändrar du förfallodatumet och dokumenterar ändringen på fakturan:

Förlängd betalningstid beviljad 4 augusti 2026 av Anna Andersson. Ursprungligt förfallodatum: 15 augusti 2026. Nytt förfallodatum: 31 augusti 2026. Belopp och moms är oförändrade.

Kunden är då inte sen med betalningen före det nya förfallodatumet. Fakturanummer, fakturadatum, belopp och moms ska vara oförändrade.

Beställarreferens, ordernummer och kostnadsställe är inte krav på alla fakturor, men kunden eller avtalet kan kräva dem. Om kundens fakturaflöde inte godtar att uppgiften rättas på fakturan krediterar du originalfakturan och skapar en ny.

Ett mindre skrivfel i kundens namn kan rättas med en notering i fritextfältet, men om betalningskravet har ställts till helt fel person eller företag behöver du kreditera hela fakturan och skapa en ny till rätt köpare.

Delkreditera när en del av beloppet ska tas bort

Delkreditera när resten av originalfakturan fortfarande ska gälla. Det kan vara när kunden har fakturerats för många timmar, returnerat en del av en leverans eller fått rabatt på en viss fakturarad. Kreditfakturan ska bara omfatta det belopp och den moms som tas bort.

I guiden om att delkreditera en faktura finns fler exempel på hur du rättar en del av en faktura.

Kreditera hela fakturan när betalningskravet tas bort eller fakturan måste ersättas

Kreditera hela fakturan om köpet har hävts eller kunden inte ska betala något av beloppet. Då avslutas faktureringen med kreditfakturan och du ska inte skapa någon ny faktura.

I följande situationer ska köpet däremot fortfarande betalas, men den felaktiga fakturan måste ersättas:

• Fakturan har ställts till fel person eller företag. Kreditera fakturan till den felaktiga mottagaren och skapa en ny faktura till den verkliga köparen.

• En momspliktig försäljning har felaktigt fakturerats utan moms. Kreditera fakturan utan moms och skapa en ny faktura med rätt momssats och momsbelopp.

Den nya fakturan ska ha ett nytt unikt fakturanummer. Kreditfakturan tar bort det felaktiga betalningskravet och den nya fakturan visar vad rätt köpare ska betala.

Skapa en tilläggs- eller ändringsfaktura när beloppet ska höjas

Om kunden ska betala mer än på originalfakturan ska du inte ändra beloppet på den redan skickade fakturan.

Har du glömt en levererad vara, utförd arbetstid eller en annan avtalad kostnad skapar du en tilläggsfaktura för det belopp som saknas. Den får ett eget fakturanummer och ska tydligt hänvisa till originalfakturan.

Om momssatsen eller momsbeloppet är för lågt skapar du en ändringsfaktura som visar höjningen. Om hela momshanteringen behöver göras om krediterar du originalfakturan och skapar en ny korrekt faktura.

Kontrollera även om det avtalade priset är inklusive eller exklusive moms. En rättad momssats ger inte i sig rätt att höja ett avtalat totalpris inklusive moms.

Vad ska en kreditfaktura innehålla?

Kreditfakturan ska tydligt visa vilken faktura som rättas och vad som tas bort. Använd följande checklista:

• datumet då kreditfakturan utfärdas

• ett eget nummer eller annat identifieringstecken som gör den spårbar

• en tydlig hänvisning till originalfakturans fakturanummer

• vilka varor, tjänster eller fakturarader som krediteras

• beloppet som tas bort

• i tillämpliga fall beloppet exklusive moms, momssatsen och momsbeloppet som tas bort

• det totala kreditbeloppet

• uppgifter som identifierar säljaren och köparen

• en konkret förklaring till krediteringen

Skriv exempelvis: ”Kreditering av två felaktigt fakturerade konsulttimmar.” Kreditfakturans datum ska vara den dag den utfärdas, inte originalfakturans datum.

Exakt minimiinnehåll beror på om kreditfakturan utfärdas som fullständig eller förenklad faktura. I guiden om vad som måste stå på en faktura finns båda kravlistorna. Guiden om obruten nummerserie för fakturor visar hur fakturor och kreditfakturor hålls spårbara.

Spara originalfakturan, kreditfakturan och en eventuell ny faktura tillsammans med betalningsunderlaget. Då går det att följa vad som först fakturerades, vad som togs bort och vilket belopp som till slut ska betalas.

Exempel: delkreditera två konsulttimmar

En konsult har fakturerat 10 timmar × 1 000 kronor exklusive 25 procent moms:

• Belopp exklusive moms: 10 000 kronor

• Moms: 2 500 kronor

• Att betala: 12 500 kronor

Två timmar blev felaktigt fakturerade. Kreditfakturan ska visa:

• Kredit exklusive moms: 2 000 kronor

• Moms som tas bort: 500 kronor

• Totalt kreditbelopp: 2 500 kronor

Om kunden inte har betalat återstår 10 000 kronor inklusive moms att betala på originalfakturan.

Vad händer om kunden redan har betalat?

En kreditfaktura flyttar inte pengar. Om kunden har betalat för mycket återbetalar du kreditbeloppet eller kommer överens med kunden om att räkna av det mot en annan faktura. Dokumentera överenskommelsen och koppla återbetalningen eller avräkningen till kreditfakturan.

Om du har krediterat hela originalfakturan och skapat en ny faktura stämmer du av den tidigare betalningen mot båda dokumenten. Kunden får sedan tillbaka mellanskillnaden, betalar det som saknas eller får det redan betalda beloppet avräknat mot den nya fakturan.

Skapa kreditfaktura i BillingPoint

I BillingPoint kan du kreditera en faktura eller ett kontantkvitto med ett klick och se krediteringarna i en översikt och även på den aktuella fakturan som krediterades. Kontrollera fakturarader, belopp och moms innan kreditfakturan skickas.

En kreditering i BillingPoint gör ingen automatisk återbetalning. Pengarna behöver återbetalas eller räknas av separat och stämmas av mot kreditfakturan.

Vill du samla fakturor och krediteringar i ett webbaserat fakturaprogram kan du prova BillingPoint kostnadsfritt i 30 dagar utan kortuppgifter. Provperioden avslutas automatiskt om du inte väljer att fortsätta.