Delkreditera faktura - så gör du rätt

Du har skickat en faktura, men kunden hör av sig och allt blev inte riktigt rätt. Kanske blev ett arbetspass för långt, en vara kom skadad eller ett avtalat avdrag saknas. Då behöver du ofta delkreditera faktura i stället för att ändra den gamla fakturan eller börja om från början.

Det här är en vanlig situation för småföretagare. Felet är sällan stort, men rättelsen behöver ändå bli tydlig. Om du bara ändrar i originalfakturan, skickar en ny PDF med lägre belopp eller skriver “bortse från förra fakturan” i ett mejl kan det snabbt bli otydligt för både kunden och bokföringen. En kreditfaktura är oftast den renaste vägen.

Vad betyder det att delkreditera en faktura?

Att delkreditera en faktura betyder att du krediterar en del av den ursprungliga fakturan, inte hela beloppet. Du rättar alltså bara den del som blivit fel. Det kan handla om en fakturarad, ett visst antal timmar, en rabatt som glömts bort eller en kostnad som inte skulle ha debiterats.

I praktiken görs det normalt genom att du skapar en kreditfaktura på den del som ska tas bort. Kreditfakturan hänvisar till den ursprungliga fakturan och minskar kundens skuld med motsvarande belopp.

Om kunden ännu inte har betalat blir resultatet att kunden ska betala mindre. Om kunden redan har betalat för mycket behöver mellanskillnaden i stället hanteras, till exempel genom återbetalning eller kvittning mot en kommande faktura.

Det viktiga är att rättelsen går att följa i efterhand. Därför ska du normalt inte bara skriva över den gamla fakturan som om felet aldrig funnits.

När ska du delkreditera faktura?

Du ska delkreditera faktura när bara en del av fakturan är fel. Det kan till exempel vara när priset blev fel på en rad, en del av leveransen inte genomfördes, kunden fick ett avdrag i efterhand eller ni kom överens om att stryka en viss kostnad.

Om hela fakturan är fel är det ofta tydligare att kreditera hela fakturan och skapa en ny korrekt faktura. Om bara en mindre del ska justeras är delkreditering vanligtvis enklare för både dig och kunden.

Det finns också en viktig praktisk gräns. Om fakturan ännu inte har skickats kan du rätta den innan utskick. Då behövs ingen kreditfaktura. Delkreditering blir aktuell när fakturan redan har ställts ut och felet behöver rättas i efterhand.

För småföretagare handlar det ofta om ordning. Kunden ska förstå vad som ändrats, och den som sköter bokföringen ska kunna se sambandet mellan originalfakturan och rättelsen.

Så delkrediterar du en faktura steg för steg

Börja med att kontrollera exakt vad som är fel på originalfakturan. Är det en rad som ska bort, ett antal som ska ändras eller ett belopp som ska sänkas? Ju tydligare du är här, desto enklare blir resten.

Skapa sedan en kreditfaktura på den del som ska krediteras. Kreditfakturan bör hänvisa till originalfakturans nummer och visa vilka rader eller belopp som rättas. Om du krediterar en del av försäljningen behöver även momsen normalt följa med på rätt sätt, utifrån hur originalfakturan såg ut.

Därefter behöver kunden få tydlig information. Om originalfakturan var på 10 000 kronor och du krediterar 2 000 kronor ska kunden normalt betala 8 000 kronor. Om kunden redan har betalat hela beloppet behöver ni hantera överskottet.

Spara alltid både originalfakturan och kreditfakturan. Det gör rättelsen spårbar och gör det enklare att lämna tydligt underlag till redovisningskonsult eller bokföringsansvarig.

Vad ska stå på en kreditfaktura när du ska delkreditera faktura?

En kreditfaktura ska vara tydlig nog för att kunna kopplas till den ursprungliga fakturan. Den ska inte bara visa ett minusbelopp, utan också förklara vad som faktiskt rättas.

I praktiken bör kreditfakturan innehålla fakturanummer, datum, uppgift om att det är en kreditfaktura, hänvisning till originalfakturan, vad som krediteras, belopp och moms. Det bör också framgå varför krediteringen görs, om det behövs för att underlaget ska bli begripligt.

En rad som “kreditering av 2 timmar montage enligt överenskommelse” är tydligare än bara “justering”. Den som läser underlaget senare ska kunna förstå vad som hänt utan att leta i mejltrådar eller gamla anteckningar.

Det är särskilt viktigt om kunden redan har bokfört originalfakturan eller om din redovisningskonsult ska stämma av faktura, betalning och kredit i efterhand.

Vanliga misstag när en faktura ska delkrediteras

Det vanligaste misstaget är att ändra i originalfakturan efter att den redan har skickats. Det kan verka enklast i stunden, men det skapar problem eftersom den första versionen redan har gått till kunden.

Ett annat vanligt fel är att skicka en ny vanlig faktura med lägre belopp utan att kreditera det gamla underlaget. Kunden kanske förstår vad du menar, men i administrationen kan det se ut som att det finns två fakturor i stället för en faktura och en rättelse.

Många missar också kommunikationen runt krediteringen. Kunden behöver veta om den ska betala mellanskillnaden, invänta en ny faktura eller få pengar tillbaka. Om det inte framgår kan en annars korrekt kreditfaktura ändå leda till frågor och försenad betalning.

Ett tredje misstag är att glömma momsen. Om du krediterar en del av en momspliktig faktura påverkas normalt även momsen på den krediterade delen. Därför behöver kreditfakturan spegla originalfakturan på rätt sätt.

Delkreditera faktura om kunden redan har betalat

Om kunden redan har betalat originalfakturan gör du fortfarande själva rättelsen med en kreditfaktura. Skillnaden är att du också behöver bestämma vad som ska hända med det belopp kunden har betalat för mycket.

I vissa fall återbetalar du mellanskillnaden. I andra fall kommer du och kunden överens om att beloppet ska dras av på nästa faktura. Båda lösningarna kan fungera, men det behöver finnas ett tydligt underlag.

Kunden ska kunna se varför pengar återbetalas eller kvittas, och du ska själv kunna följa händelsen i efterhand. Därför bör du inte nöja dig med ett mejl där det står att kunden “kan dra av beloppet nästa gång”. Mejlet kan förklara vad ni kommit överens om, men kreditfakturan är själva rättelsen.

Det här är extra viktigt om du har många kunder, flera delbetalningar eller återkommande uppdrag. Utan tydliga kreditfakturor blir det snabbt svårt att se vad som egentligen är betalt.

Hur påverkas moms och underlag?

När du delkrediterar en faktura påverkas normalt även momsen på den del som krediteras. Om originalfakturan innehöll moms ska kreditfakturan normalt minska både försäljningsbeloppet och den moms som hör till den krediterade delen.

Det här är en anledning till att kreditfakturan behöver stämma med originalfakturan. Om originalfakturan hade 25 procent moms ska rättelsen hanteras utifrån samma grund, om det är just den försäljningen som krediteras.

Vid mer ovanliga situationer är det klokt att vara försiktig. Det kan till exempel gälla omvänd skattskyldighet, ROT eller RUT, felaktigt debiterad moms eller en tvist där priset sänks i efterhand. Då bör du kontrollera Skatteverkets vägledning eller stämma av med redovisningskonsult.

Själva principen är enkel: rättelsen ska visa vilken del av den tidigare fakturan som tas bort eller sänks. Men detaljerna kan skilja sig beroende på fakturatyp.

Behöver du skicka en ny faktura också?

Ibland räcker det med kreditfakturan. Det gäller framför allt när originalfakturan fortfarande är begriplig och kunden enkelt kan se vilket nettobelopp som ska betalas efter krediteringen.

I andra fall kan det vara bättre att kreditera och sedan skapa en ny, korrigerad faktura. Det kan vara aktuellt om originalfakturan innehöll flera fel, om kunden vill ha ett helt nytt betalningsunderlag eller om den ursprungliga fakturan blivit svår att förstå.

Det viktiga är att flödet inte blir rörigt. Kunden ska inte behöva fundera på om flera dokument betyder flera betalningar. Skriv därför tydligt vad kreditfakturan gäller och om kunden ska betala ett kvarvarande belopp, invänta en ny faktura eller få återbetalning.

En praktisk tumregel är: om felet är enkelt och avgränsat, delkreditera. Om hela fakturan blir svår att förstå, kreditera och skapa ett renare underlag.

Enklare att göra rätt med ett fakturaprogram

När du ska delkreditera faktura märks det snabbt hur mycket som behöver hållas ihop. Du behöver originalfaktura, kreditfaktura, moms, betalstatus och kundkommunikation i samma flöde.

Med ett enkelt fakturaprogram blir det lättare att skapa rätt underlag, hänvisa till rätt fakturanummer och följa vad som fortfarande är obetalt. Du slipper leta bland gamla PDF:er eller försöka minnas vilken version som skickades till kunden.

För många småföretagare räcker det långt med ett tydligt faktureringsprogram som hjälper dig att skapa, skicka och följa upp fakturor utan att arbetet blir onödigt tungt. BillingPoint är ett svenskt webbaserat fakturaprogram som hjälper småföretagare att hantera fakturor, kreditfakturor, betalstatus och tydliga underlag.

När något blivit fel på en faktura är det sällan själva misstaget som skapar mest problem. Det är otydlig rättning som kostar tid, väcker frågor och kan försena betalningen. Gör rättelsen tydlig direkt, så blir både kundens och din egen administration enklare.