Så lämnar du underlag till bokföring rätt

Att lämna rätt underlag till bokföring betyder inte om att du behöver kunna bokföring. Det betyder att du behöver se till att fakturor, kvitton, betalningar och förklaringar före dessa finns samlade på ett sätt som går att förstå för den som bokför.

För småföretagare märks bristerna ofta först när redovisningskonsulten börjar fråga. Vilken faktura hör den här betalningen till? Var finns kvittot? Är Swish-inbetalningen en försäljning, ett utlägg eller något annat? Har kunden betalat fakturan?

Ju tydligare underlaget är när du lämnar över det, desto mindre tid går åt till följdfrågor, rättelser och dubbeljobb. Om underlagen är otydliga kan bokföringen dessutom bli dyrare, eftersom mer tid behöver läggas på att reda ut vad som har hänt.

Kort svar: så lämnar du rätt underlag till bokföring

Ett bra bokföringsunderlag ska visa vad som har hänt, när det hände, vilket belopp det gäller och vilka parter som är involverade i transaktionen.

För småföretagare räcker det ofta långt att arbeta efter dessa fem regler:

1. Skriv ut eller spara kundfakturor, kreditfakturor, kvitton och leverantörsfakturor varefter du skapar dem.

2. Se till att varje betalning kopplas till rätt faktura eller kvitto.

3. Spara underlagen digitalt eller fysiskt på ett ordnat sätt.

4. Märk sådant som behöver förklaras, till exempel utlägg, Swish och privata köp.

5. Lämna materialet samlat per månad till redovisningskonsulten eller bokföringsansvarig.

Det viktigaste är inte att du gör bokföringen själv. Det viktiga är att den som ska bokföra slipper gissa.

Vad menas med underlag till bokföring?

Underlag till bokföring är de handlingar och uppgifter som visar vad som har hänt i företaget. I bokföring kallas det ofta för en affärshändelse. Det kan till exempel vara att du skickar en faktura till en kund, får betalt, köper material, betalar en leverantörsfaktura eller gör ett företagsinköp med kort.

Underlaget visar alltså affärshändelsen. Det kan vara kundfakturor, leverantörsfakturor, kvitton, kontoutdrag, kreditfakturor, betalningsbekräftelser eller kompletterande information om vad en betalning avser.

En verifikation är underlaget till en bokföringspost. Det kan till exempel vara en faktura, ett kvitto eller ett annat dokument som visar vad som har hänt i företaget. Ibland räcker fakturan eller kvittot i sig. I andra fall behövs en kompletterande notering, till exempel om vilket kundjobb ett inköp hör till.

Underlaget behöver därför vara mer än “något som visar ett belopp”. Den som bokför behöver kunna förstå:

• vad som såldes eller köptes

• när det hände

• vilket belopp det gäller

• vilken moms som ingår

• vem kunden eller leverantören är

• hur betalningen kopplas till rätt faktura, kvitto eller inköp

När sådan information saknas behöver redovisningskonsulten ofta pausa arbetet och fråga vad underlaget egentligen avser. Det tar tid, skapar onödiga avbrott och kan göra bokföringen dyrare. Ju tydligare underlaget är från början, desto smidigare går resten.

Vilka underlag behöver du samla?

Olika företag har olika flöden. En konsult som bara skickar några fakturor i månaden har ofta färre underlag än en salong, butik, hantverkare eller servicefirma som har fler underlag såsom fakturor, Swish och kontantfakturor.

Här är en praktisk översikt:

| Typ av underlag | Exempel | Varför det behövs | |---|---|---| | Kundfakturor | Skickade fakturor till kund | Visar försäljning, moms och kundfordran | | Kreditfakturor | Rättelse av tidigare faktura | Visar vad som har krediterats och varför | | Kontantfakturor/kvitton | Betalning direkt med kort, Swish eller kontant | Visar direktförsäljning och betalning | | Leverantörsfakturor | Fakturor från leverantörer | Visar inköp och kostnader | | Kvitton | Material, resor, parkering, abonnemang | Visar mindre inköp och utlägg | | Kontoutdrag | Bankhändelser | Hjälper till att stämma av betalningar | | Betalningsunderlag | Swish, kort, banköverföring | Visar hur och när betalning skett | | Kompletterande noteringar | Projekt, kund, syfte, privat/företag | Gör underlaget begripligt i efterhand |

Ett kvitto från en bygghandel kan till exempel behöva en notering om vilket kundjobb inköpet hör till. En Swish-betalning kan behöva kopplas till rätt faktura eller kontantfaktura. En kreditfaktura behöver gå att koppla till ursprungsfakturan.

Så lämnar du underlag till bokföring utan dubbeljobb

Det vanligaste problemet är inte att underlagen saknas. Det är att de finns på för många ställen.

Ett kvitto ligger i fickan. En faktura finns i mejlen. En bild på ett kvitto ligger i mobilen. En Swish-betalning syns på bankkontot. En kundfaktura ligger som PDF i en mapp. Redovisningskonsulten får sedan försöka pussla ihop allt.

Ett bättre arbetssätt är att samla underlagen utifrån tre frågor:

• Vad har sålts eller köpts?

• Hur har det betalats?

• Vilket underlag visar affärshändelsen?

Om de tre delarna hänger ihop blir bokföringen mycket enklare.

Det är också klokt att skilja mellan försäljning och kostnader. Kundfakturor, kontantfakturor, kvitton och inbetalningar hör till försäljningsflödet. Leverantörsfakturor, inköpskvitton och utlägg hör till kostnadsflödet.

De bör inte blandas ihop med varandra, då blir det svårare att gå igenom när bokföringen ska göras.

Kundfakturor och betalningar måste gå att koppla ihop

Försäljning är ofta den del där ett fakturaprogram sparar mest tid.

Det räcker inte alltid att lämna en fakturakopia. Den som bokför behöver också kunna se vad som hänt med fakturan. Är den skickad? Betald? Delbetald? Krediterad? Påmind? Betald med Swish eller banköverföring?

Om en betalning inte går att matcha mot rätt faktura behöver någon reda ut vad kunden faktiskt har betalat. Det blir särskilt rörigt när flera fakturor betalas samtidigt, när beloppet inte stämmer eller när kunden har skrivit ett otydligt meddelande vid betalningen.

När fakturorna skapas i ett webbaserat fakturaprogram blir försäljningsunderlaget inte utspritt i olika mappar, mejltrådar och manuella listor. Kundfakturor, kreditfakturor, betalstatus och påminnelser finns i samma flöde, vilket gör det lättare att se vad som faktiskt har hänt med varje faktura.

Det gör stor skillnad när underlaget ska lämnas vidare till bokföringen. Redovisningskonsulten får inte bara en fakturakopia, utan ett tydligare sammanhang: vilken faktura som skickats, om den har betalats, om något har krediterats och om kunden fortfarande är skyldig pengar.

I BillingPoint kan du till skapa fakturor, kreditfakturor och kontantfakturor, se obetalda fakturor, hantera inbetalningar och ta fram bokföringsrapport till redovisningskonsulten. Läs mer om alla funktioner i fakturaprogrammet.

Swish, kort och kontant betalning behöver kopplas till rätt underlag

När kunden betalar direkt med Swish, kort eller kontanter behöver betalningen gå att koppla till rätt faktura, kontantfaktura eller kvitto. Annars blir det svårt att se vad betalningen avser, särskilt om flera betalningar kommer in samma dag.

För småföretagare som tar betalt på plats är ofta kontantfaktura ett enkelt sätt att beskriva försäljningen, kunduppgifter och betalning finns då i ett tydligt underlag som kan lämnas till bokföraren.

När du tar betalt direkt behöver du skilja mellan betalning och underlage.

Betalningen visar hur pengarna kom in. Underlaget visar vad affären gällde.

Det kan till exempel vara en kontantfaktura eller ett kvitto, beroende på hur försäljningen sker. En kontantfaktura kan vara praktisk för salonger, terapeuter, hantverkare, serviceföretag och mindre verksamheter där kunden betalar direkt och behöver ett tydligt underlag.

Läs mer om kontantfaktura i BillingPoint om du vill samla direktbetalningar, Swish och underlag på ett tydligare sätt.

Vad gäller för digitala kvitton och pappersunderlag?

Sedan 1 juli 2024 behöver papperskvitton och pappersfakturor inte sparas i original om räkenskapsinformationen har överförts digitalt på ett korrekt sätt. Det innebär till exempel att du kan fotografera eller skanna ett papperskvitto och spara det digitalt, om informationen inte riskerar att förändras eller försvinna.

Det digitala underlaget måste däremot vara användbart. Datum, belopp, moms, leverantör och vad köpet avser ska gå att läsa. En suddig bild på halva kvittot skapar samma problem som ett borttappat kvitto: den som bokför kan inte kontrollera vad affärshändelsen gäller.

Det finns också en praktisk anledning att fotografera kvitton direkt. Många kassakvitton är tryckta på termopapper, där texten kan blekna med tiden. Om du väntar för länge kan kvittot finnas kvar rent fysiskt, men vara så svårläst att det inte längre fungerar som ett bra underlag.

Tänk också på att arkiveringstiden fortfarande gäller. Räkenskapsinformation ska sparas i minst sju år. Om du digitaliserar pappersunderlaget är det den digitala kopian som behöver sparas säkert, ordnat och läsbart under hela arkiveringstiden.

Så lämnar du underlag månadsvis

För många småföretag fungerar en månadsrutin bäst. Den sker tillräckligt nära då affärshändelsen inträffade för att du inte hinner glömma vad underlagen gäller, men sker inte så ofta så att administrationen tar för mycket tid av arbetsveckan.

Ett enkelt månadsflöde kan se ut så här:

1. Samla alla kundfakturor och kreditfakturor för månaden.

2. Kontrollera vilka fakturor som är betalda, obetalda eller delbetalda.

3. Samla kontantfakturor och kvitton för direktbetalningar.

4. Samla leverantörsfakturor och inköpskvitton.

5. Hämta kontoutdrag eller bankhändelser om redovisningskonsulten behöver det.

6. Lägg till korta förklaringar där något inte är självklart.

7. Skicka allt samlat och tydligt märkt för månaden.

Det är bättre att lämna ett komplett paket för januari än att skicka underlag i femton separata mejl. Redovisningskonsulten arbetar snabbare när materialet kommer samlat och går att följa.

Om du fakturerar i BillingPoint kan bokföringsrapporten skrivas ut eller sparas i slutet av månaden och lämnas vidare till den som sköter bokföringen tillsamans med utskrivna eller sparade PDF-filer för fakturor och kontantkvitton.

Vanliga misstag när underlag lämnas till bokföring

Många problem uppstår inte för att underlagen saknas helt, utan för att de inte går att förstå i sitt sammanhang. En faktura, ett kvitto eller en betalning kan finnas sparad – men om det inte framgår vad den hör till behöver redovisningskonsulten ändå lägga tid på att reda ut saken.

Här är några vanliga misstag som gör bokföringen mer tidskrävande än den behöver vara:

• Kundfakturor lämnas utan betalningsinformation.

Då syns vad som har fakturerats, men inte vilka fakturor som är betalda, delbetalda eller fortfarande obetalda. Det blir extra rörigt om kunden har betalat flera fakturor samtidigt, betalat fel belopp eller skrivit ett otydligt meddelande vid betalningen.

• Kvitton saknar sammanhang.

Ett kvitto från en butik kan visa datum, belopp och moms, men inte varför köpet gjordes. Om kvittot gäller material till ett kundjobb, en resa, ett abonnemang eller ett utlägg är det bra att skriva en kort notering direkt.

• Privata och företagsrelaterade köp blandas.

Har du betalat ett företagsköp privat behöver det framgå att inköpet hör till verksamheten. Har ett privat köp råkat hamna på företagskontot behöver även det förklaras. Annars måste bokföringsansvarig pausa i sitt arbete och fråga dig innan underlaget kan hanteras rätt.

• Bilder på kvitton går inte att läsa.

Datum, belopp, moms och leverantör måste synas tydligt. En suddig bild, ett avklippt kvitto eller ett foto där halva texten saknas kan göra underlaget svårt att använda. Eftersom många kassakvitton är tryckta på termopapper är det klokt att fotografera eller skanna dem direkt, innan texten bleknar.

• Kreditfakturor och rättelser glöms bort.

Om en kundfaktura har krediterats behöver både ursprungsfakturan och kreditfakturan finnas med. Då går det att se vad som har ändrats och varför. Samma sak gäller om kunden har betalat för mycket, för lite eller om en betalning har kvittats mot något annat.

• Swish-, kort- och kontantbetalningar saknar koppling till rätt underlag.

Själva betalningen visar att pengar har kommit in, men den behöver kopplas till rätt faktura, kontantfaktura eller kvitto. Annars går det inte att se vad kunden faktiskt har betalat för.

• ROT- och RUT-underlag är ofullständiga.

Om du arbetar med ROT eller RUT behöver arbetskostnad, material, kunduppgifter, avdrag, betalning och eventuell ansökan gå att följa. Om någon del saknas blir både bokföringen och uppföljningen mer tidskrävande.

• Underlagen skickas in för sent eller i för många omgångar.

Ju längre tid som går, desto svårare blir det att minnas vad ett kvitto, en betalning eller ett inköp avsåg. Skicka hellre in materialet samlat per månad än i många separata mejl. Det sparar tid och minskar risken att något tappas bort.

Hur detaljerat behöver underlaget vara?

Underlaget ska vara tillräckligt tydligt för att någon annan ska förstå affärshändelsen. Det betyder inte att du behöver skriva långa förklaringar till allt.

En leverantörsfaktura med tydlig beskrivning behöver ofta ingen extra kommentar. Ett kvitto på flera varor kan däremot behöva en kort notering om inköpet gäller företaget, ett kundjobb eller ett privat köp som råkat hamna på fel kort.

För tjänsteföretag är det ofta en btra idé att ange kund, period och uppdrag redan på fakturan. För hantverkare bör material, resa och tillägg framgå. För företag som arbetar med ROT och RUT ska arbetskostnad, material, kunduppgifter, avdrag och betalning hänga ihop.

En bra tumregel är: skriv inte mer än nödvändigt, men skriv tillräckligt för att slippa frågor.

När ett fakturaprogram gör underlagen bättre

Många småföretagare fastnar inte i bokföringen. De fastnar i steget före bokföringen.

Fakturor sparas som PDF på olika ställen. Betalningar prickas av manuellt. Påminnelser skickas i mejltrådar. Kvitton ligger i mobilen. När det sedan är dags att lämna underlag blir allt ett eget projekt att genomföra för att sortera allt i rätt ordning.

Ett fakturaprogram kan göra stor skillnad eftersom försäljningsunderlaget är samlat. Kundfakturor, kontantfakturor, kreditfakturor, betalstatus, kundregister, artikelregister och bokföringsrapport finns på samma plats.

BillingPoint är ett svenskt molnbaserat faktureringsprogram för småföretagare som vill sköta faktureringen själv men som vill kunna lämna tydliga underlag till redovisningskonsult eller bokföringsansvarig. Du kan skapa fakturor online, hantera inbetalningar, skicka påminnelser, använda Swish QR-kod, skapa kontantfaktura och ta fram bokföringsrapport som fungerar som en summering eller detaljspecifikation över affärshändelserna.

Prova BillingPoint gratis i 30 dagar – inga kortuppgifter behövs.

Checklista innan du skickar underlag till bokföring

Gå igenom detta innan du lämnar materialet vidare:

• Finns alla kundfakturor med?

• Finns alla kreditfakturor med?

• Syns vilka fakturor som är betalda och obetalda?

• Finns underlag för Swish-, kort- och kontantbetalningar?

• Finns alla leverantörsfakturor?

• Är kvitton läsbara?

• Är privata och företagsrelaterade köp tydligt åtskilda?

• Finns korta förklaringar på underlaget opm det är otydligt?

• Är materialet sorterat o datumordning för månaden?

• Går underlaget att spara och hitta senare?

Ett komplett, tydligt och samlat underlag sparar tid för både dig och den som bokför.

Vanliga frågor om underlag till bokföring

Vad räknas som underlag till bokföring?

Underlag är de handlingar och uppgifter som visar företagets affärshändelser. Det kan vara fakturor, kvitton, kreditfakturor, kontoutdrag samt betalningsunderlag med kompletterande förklaringar.

Måste varje bokföringspost ha ett underlag?

Ja. Det ska finnas en verifikation för varje bokföringspost. Underlaget ska göra det möjligt att förstå affärshändelsen så man enkelt kann se vad som inträffat.

Hur länge måste bokföringsunderlag sparas?

Räkenskapsinformation ska sparas i sju år. Underlagen ska vara ordnade, läsbara och möjliga att ta fram under hela arkiveringstiden.

Måste jag spara papperskvitton efter digitalisering?

Sedan 1 juli 2024 behöver papperskvitton och pappersfakturor inte sparas i original om informationen har överförts digitalt på ett korrekt sätt och inte riskerar att förändras eller försvinna.

Är Swish-betalning samma sak som kvitto?

Nej. Swish visar att betalning har skett, men inte alltid vad betalningen avser. Du behöver desutom ett underlag som visar vad kunden har köpt, belopp, moms och övriga relevanta uppgifter.

Vad ska jag lämna till redovisningskonsulten varje månad?

Lämna kundfakturor, kreditfakturor, kontantfakturor, kvitton, leverantörsfakturor, betalningsunderlag och eventuella förklaringar samlat för månaden.

Kan jag lämna över arkiveringsansvaret till redovisningskonsulten?

Du kan låta en redovisningskonsult, bokföringsbyrå eller digital tjänst hjälpa dig att spara och hantera underlagen. Men ansvaret för att räkenskapsinformationen finns kvar, är ordnad och kan tas fram ligger fortfarande på företaget.

Det betyder att du behöver ha kontroll över var fakturor, kvitton, betalningsunderlag och andra verifikationer finns. Om din redovisningskonsult sparar materialet åt dig bör ni vara överens om hur du får tillgång till underlagen, vad som händer om ni avslutar samarbetet och hur materialet kan exporteras eller lämnas tillbaka.

Räkenskapsinformation ska sparas i minst sju år. Sedan 1 juli 2024 behöver papperskvitton och pappersfakturor inte sparas i original om de har digitaliserats på rätt sätt, men den digitala kopian måste vara läsbar, säker och möjlig att ta fram under hela arkiveringstiden.

En bra tumregel är: ta gärna hjälp med bokföring och arkivering, men se till att du alltid kan komma åt företagets underlag själv.

Kan ett fakturaprogram ersätta bokföringsprogram?

Nej. Ett fakturaprogram ersätter inte bokföringen. Däremot kan det med fördel användas för att få ordning på fakturor, betalstatus och rapporter så att bokföringen underlättas av den som gör den.

Vad gör BillingPoint enklare?

BillingPoint samlar fakturor, kontantfakturor, kreditfakturor, betalstatus, kundregister, artikelregister, påminnelser och bokföringsrapport i ett webbaserat fakturaflöde. Det gör det enklare att lämna rätt underlag vidare till bokföringsansvarig eller redovisningskonsult.