Så lämnar du underlag till bokföring
Uppdaterat: för 3 dagar sedan
Senast faktagranskad: 13 augusti 2026
Fakturor, kvitton och betalningar behöver vara samlade och lätta att följa när bokföringen ska göras. Det ska till exempel gå att se vilken faktura en betalning hör till och vad ett kvitto avser. Annars måste du eller redovisningskonsulten lägga tid på att reda ut det i efterhand.
Här går vi igenom vilka underlag du behöver samla, hur du håller ordning på dem och vad du bör kontrollera innan du lämnar materialet vidare. Råden passar även dig som sköter bokföringen själv.
Senast uppdaterad: 1 september 2026
Kort svar: så lämnar du underlagen
Bestäm med den som bokför hur och när du ska lämna underlagen
Samla kundfakturor, fakturor från leverantörer, kvitton och uppgifter om betalningar.
Kontrollera att varje betalning är kopplad till rätt faktura eller kvitto.
Skriv en kort förklaring om något behöver förtydligas, till exempel en delbetalning, återbetalning eller ett inköp som du har betalat privat.
Kontrollera att allt går att läsa och att samma underlag inte finns med flera gånger.
Spara en egen kopia av underlaget.
Det finns inget lagkrav på att lämna underlagen till en redovisningskonsult varje månad. En månadsrutin är ändå bra för många småföretag. Du får bättre ordning på materialet och har lättare att komma ihåg vad ett inköp eller en betalning gällde om något behöver förklaras. Bestäm tillsammans med konsulten hur ofta underlagen ska lämnas och vilket datum som passar.
Vad räknas som underlag till bokföringen?
Underlag är de dokument och uppgifter som visar vad som har hänt i företaget. Det kan till exempel vara en faktura, ett kvitto eller uppgifter om en betalning. I bokföringslagen kallas ett sådant underlag för en verifikation.
Det ska finnas en verifikation för varje köp, försäljning eller annan händelse som påverkar företagets ekonomi. Underlaget ska bland annat visa:
när det skapades
när köpet eller försäljningen ägde rum
vad köpet eller försäljningen gällde
vilket belopp det handlar om
vem företaget köpte av eller sålde till
Det ska också gå att identifiera underlaget och koppla det till rätt post i bokföringen. Om någon uppgift saknas behöver du lägga till den. Finns det ingen faktura eller kvitto kan företaget behöva skapa ett eget underlag med de uppgifter som krävs.
När du lämnar underlagen till den som bokför brukar följande behöva finnas med:
Försäljning: kundfakturor, kreditfakturor, kontantfakturor och uppgifter om återbetalningar.
Inköp: fakturor från leverantörer, kvitton och underlag för inköp som du har betalat privat.
Betalningar: kontoutdrag och uppgifter från kort-, Swish- eller andra betaltjänster när de behövs för att koppla en betalning till rätt faktura eller kvitto.
Förklaringar: korta anteckningar om till exempel vilket kundjobb ett inköp hör till, en delbetalning eller något annat som annars kan vara svårt att förstå.
Andra dokument: avtal, orderbekräftelser eller specifikationer om fakturan hänvisar till dem eller om de behövs för att förstå köpet eller försäljningen.
En offert eller order är inte alltid en del av bokföringsunderlaget. Den kan däremot behöva sparas och lämnas med om fakturan hänvisar till den eller om den behövs för att förstå vad som har hänt.
Bestäm rutinen tillsammans med redovisningskonsulten
Olika redovisningsbyråer vill ha underlagen på olika sätt. Fråga därför konsulten:
vilka underlag du ska lämna
om filerna ska vara PDF, bilder eller något annat
var och hur du ska lämna dem
hur ofta du ska lämna underlagen
vilket datum de senast ska vara inne
hur filerna ska märkas
vem som hör av sig om något saknas eller är oklart
Ge gärna filerna tydliga namn, till exempel 2026-07-18_Leverantör_Belopp.pdf. Använd samma mappar varje gång och sortera försäljning, inköp och betalningar var för sig. Då blir det enklare för konsulten att hitta rätt och förstå vad underlagen gäller.
Så samlar du allt som ska lämnas
1. Skriv vilken månad underlagen gäller
Skriv vilken månad eller vilket kvartal du lämnar underlag för. Lämna dem på det datum som du och redovisningskonsulten har bestämt. Gör det regelbundet, så blir det lättare att hålla ordning och komma ihåg vad olika köp gällde.
2. Samla allt som gäller försäljning
Skicka med alla kundfakturor och kreditfakturor. Om du säljer på plats kan du också behöva lämna kontantfakturor, kassarapporter och rapporter från olika betaltjänster.
Det ska vara tydligt vilken kundfaktura en kreditfaktura hör till.
Vill du kontrollera vad en faktura eller ett annat underlag ska innehålla? Läs även Fakturaunderlag i bokföring – så gör du rätt.
3. Samla fakturor och kvitton för dina inköp
Skicka med fakturor från leverantörer, kvitton och underlag för sådant som du har betalat själv för företagets räkning.
Skriv en kort förklaring om det inte är tydligt vad ett köp gäller. Det kan till exempel vara material som du har köpt till ett visst kundjobb.
Skriv också om du har betalat ett företagsinköp med egna pengar eller om företaget har betalat ett privat köp. Då slipper den som bokför återkomma med frågor och lägga extra tid på att reda ut oklarheter.
4. Koppla varje betalning till rätt underlag
Ett kontoutdrag eller en Swish-bekräftelse visar att pengar har betalats, men inte alltid vad betalningen gäller. Därför behöver betalningen kunna kopplas till rätt faktura eller kvitto.
Om du använder kortbetalning eller en annan betaltjänst kan beloppet som sätts in på bankkontot vara lägre än försäljningen. Det beror ofta på att betaltjänsten har dragit av sin avgift. Skicka då med rapporten från betaltjänsten, så att försäljningen, avgiften och insättningen går att kontrollera och bokföra rätt.
Skriv också om en kund har delbetalat, fått pengar tillbaka eller om en kreditfaktura hör till betalningen.
5. Kontrollera allt en sista gång
Kontrollera att:
alla sidor finns med och går att läsa
datum och belopp syns tydligt
det framgår vem du har köpt av eller sålt till
fakturor och kreditfakturor har tydliga fakturanummer
varje betalning går att koppla till rätt faktura eller kvitto
sådant som kan vara svårt att förstå har förklarats
samma dokument inte har skickats flera gånger
Digitala eller pappersunderlag?
Bokföringsunderlag får sparas på papper eller digitalt. Sedan den 1 juli 2024 får du kasta ett papperskvitto eller en pappersfaktura efter att underlaget har sparats digitalt.
Kontrollera först att alla sidor och uppgifter har kommit med och går att läsa. Den digitala kopian måste också sparas på ett sätt som minskar risken för att informationen ändras eller försvinner. Är du osäker bör du behålla pappersoriginalet.
Underlagen ska normalt sparas till och med det sjunde året efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Underlag för ett räkenskapsår som slutar under 2026 ska därför normalt finnas kvar till och med den 31 december 2033.
Digitala underlag måste gå att hitta, öppna och läsa under hela den tiden. Se därför till att det finns säkerhetskopior och att du kan hämta ut materialet om du byter bokföringsprogram eller leverantör.
Företaget har fortfarande ansvaret
Du kan låta en redovisningskonsult sköta både bokföringen och arkiveringen. Företaget är dock ändå ansvarigt för att bokföringen blir korrekt och att underlagen sparas på rätt sätt under hela arkiveringstiden.
Arkiveringsansvaret kan alltså inte lämnas över genom ett avtal. Konsulten kan utföra arbetet, men du som företagare måste kontrollera att materialet sparas säkert och går att ta fram när det behövs.
Se också till att ditt företag har tillgång till underlagen om samarbetet med konsulten avslutas eller om ni byter bokföringsprogram. Skriv därför in i avtalet vem som sköter lagringen, hur säkerhetskopiering görs och hur företaget får tillbaka eller kan hämta ut hela materialet.
Kontrollera detta innan du lämnar underlagen
Du har angett vilken månad eller vilket kvartal underlagen gäller.
Alla kundfakturor och kreditfakturor finns med.
Fakturor och kvitton för företagets inköp finns med.
Underlag för inköp som du har betalat med egna pengar finns med.
Varje betalning går att koppla till rätt faktura eller kvitto.
Swishbetalningar, kortavgifter, delbetalningar och återbetalningar är förklarade när det behövs.
Alla filer går att läsa och samma dokument finns inte med flera gånger.
Företaget har egen tillgång till materialet och en säkerhetskopia.
Ta fram ett tydligare underlag till bokföringen
BillingPoints bokföringsrapport sammanställer skapade, betalda och krediterade fakturor under perioden. Rapporten kan sparas som PDF, skrivas ut eller skickas via e-post till den som sköter bokföringen.
Du provar kostnadsfritt i 30 dagar utan kortuppgifter. Provperioden avslutas automatiskt om du inte väljer att fortsätta.
Kommentarer