Fakturera utan bokföringsprogram - så gör du

Att fakturera utan bokföringsprogram kan fungera bra i ett litet företag, särskilt om bokföringen sköts separat av en redovisningskonsult. Men det betyder inte att faktureringen kan göras hur som helst. Fakturan behöver fortfarande innehålla rätt uppgifter, underlagen ska sparas och betalningarna måste gå att följa.

Det är här många blandar ihop begreppen. Du kan skapa och skicka fakturor utan att använda ett komplett bokföringsprogram. Däremot slipper du inte bokföringen. Driver du företag ska affärshändelserna fortfarande bokföras enligt reglerna, oavsett om själva fakturan skapades i Word, Excel, ett fakturaprogram eller ett större ekonomisystem.

Fakturera utan bokföringsprogram – vad betyder det?

Att fakturera utan bokföringsprogram betyder att du använder ett annat verktyg för själva fakturan än det program där bokföringen görs. Det kan vara en fakturamall, ett PDF-verktyg eller ett separat faktureringsprogram.

Det är inte samma sak som att fakturera utan företag. Om du inte har företag och vill fakturera som privatperson handlar frågan ofta om egenanställning eller faktureringstjänster. Den här artikeln handlar i stället om dig som redan driver företag, men inte vill använda ett fullskaligt bokföringsprogram för att skapa fakturorna.

För många småföretagare är det ett rimligt upplägg. Du skapar fakturorna själv, följer upp betalningarna och lämnar sedan underlag till den som sköter bokföringen. Det viktiga är att flödet är tydligt nog för att fungera även när fakturorna blir fler.

Vill du fördjupa dig i skillnaden mellan de två delarna kan du läsa mer om fakturering och bokföring.

När fungerar det att fakturera utan bokföringsprogram?

Det fungerar bra att fakturera utan bokföringsprogram när du vill hålla själva faktureringen separat från bokföringen. Det är vanligt i små och växande företag där företagaren själv skapar och följer upp fakturor, medan bokföringen sköts av en redovisningskonsult eller bokföringsansvarig.

Det viktiga är inte om du skickar få eller många fakturor, utan om fakturaflödet är tydligt. Du behöver kunna skapa korrekta fakturor, hålla ordning på kunder och artiklar, se vad som är skickat och betalt samt lämna ett underlag som går att använda i bokföringen.

Ett separat fakturaprogram kan därför passa både företag som skickar några få fakturor i månaden och verksamheter med betydligt högre volymer. I BillingPoint finns exempelvis kunder som skickar över 100 fakturor per månad utan att behöva använda ett komplett bokföringsprogram för själva faktureringen.

För konsulter, hantverkare, salonger, terapeuter, serviceföretag och andra egenföretagare kan det här vara en praktisk mellanväg. Du får mer kontroll än med lösa dokument och manuella PDF:er, men slipper samtidigt arbeta i ett större ekonomisystem om det inte behövs i vardagen.

Det avgörande är att faktureringen håller ihop: kunduppgifter, fakturanummer, betalstatus, kreditfakturor, påminnelser, kontantfakturor och underlag till bokföringen. När de delarna finns samlade blir faktureringen lättare att följa, även om själva bokföringen görs i ett annat system eller av en extern konsult.

Då är frågan alltså inte om faktureringen måste ligga i bokföringsprogrammet. Frågan är om du har ett fakturaflöde som är tillräckligt tydligt, snabbt och spårbart för den verksamhet du driver.

Vad måste finnas med på fakturan?

Oavsett vilket verktyg du använder behöver fakturan innehålla rätt uppgifter. En fullständig faktura ska visa fakturadatum, unikt löpnummer, säljarens uppgifter, köparens uppgifter, vad som har sålts, pris, moms och vilket belopp kunden ska betala.

Om datum för leverans eller utfört arbete skiljer sig från fakturadatumet behöver även det framgå. Vid särskilda situationer kan fler uppgifter behövas, till exempel vid omvänd skattskyldighet, EU-försäljning, momsfri försäljning eller ROT/RUT.

Det är vanligt att företagare tänker att fakturan bara är ett dokument till kunden. Men fakturan är också räkenskapsinformation. Den ska kunna förstås i efterhand av dig själv, kunden, redovisningskonsulten och vid behov Skatteverket.

En faktura med otydliga rader som “arbete enligt överenskommelse” kan räcka i vissa situationer, men ofta är det bättre att vara mer konkret. Skriv vad som har sålts, vilken period det gäller och hur beloppet har räknats fram.

Fakturamall, fakturaprogram eller bokföringsprogram?

En fakturamall kan vara en bra start om du bara skickar några få fakturor. Den är enkel att komma igång med, men du behöver själv hålla ordning på löpnummer, kunduppgifter, moms, kopior, betalstatus, kreditfakturor och uppföljning. Ju fler fakturor du skickar, desto mer sårbar blir den manuella hanteringen.

Ett bokföringsprogram kan också innehålla fakturering. Det passar företag som vill samla bokföring, momsrapportering, avstämningar och fakturering i samma system. Men om bokföringen redan sköts av en redovisningskonsult kan ett komplett bokföringsprogram bli mer än vad du behöver för själva faktureringen.

Ett separat fakturaprogram är i stället specialiserat på ett enda arbetsflöde: att skapa, skicka och följa upp fakturor så snabbt och tydligt som möjligt. Där kan allt vara byggt runt just faktureringen – kundregister, artikelrader, återkommande texter, fakturanummer, utskick, betalstatus, påminnelser och underlag. För en egenföretagare som bara vill fakturera kan det spara mycket tid jämfört med att arbeta i ett större system där fakturering bara är en av många funktioner.

Det betyder inte att bokföringsprogram är fel. Det handlar om vilket arbete du själv vill göra. Vill du sköta hela ekonomiflödet själv kan ett komplett bokföringsprogram vara rätt val. Vill du främst fakturera snabbt, följa betalningar och lämna tydliga underlag vidare till redovisningskonsulten kan ett renodlat faktureringsprogram vara en bättre mellanväg.

Vanliga frågor från småföretagare som vill fakturera enkelt

Många som vill fakturera utan bokföringsprogram ställer egentligen samma fråga: hur enkelt kan jag göra det utan att tappa kontrollen?

En vanlig fråga är om Word, Excel eller en gratis fakturamall räcker. Det kan fungera i början, särskilt om du skickar få fakturor och har mycket god ordning. Men då behöver du själv hålla koll på fakturanummer, kunduppgifter, momssatser, sparade kopior, betalstatus, rättelser och backup av dokumenten. Om fakturorna ligger som lösa filer på datorn behöver du också se till att de inte försvinner vid datorbyte, hårddiskfel eller misstag.

I ett webbaserat fakturaprogram sparas fakturorna samlat i tjänsten, vilket gör att du slipper hantera separata dokumentkopior och egen filbackup på samma sätt. För många småföretagare är det en stor trygghet: fakturor, kunder, artiklar och betalstatus finns på ett ställe och blir lättare att hitta när kunden frågar, när betalningen ska följas upp eller när underlag ska lämnas vidare till bokföringen.

En annan vanlig fråga är om fakturering och bokföring måste ligga i samma system. Det måste de inte. Du kan använda ett separat fakturaprogram för att skapa och följa upp fakturor, och sedan lämna underlaget vidare till redovisningskonsult eller bokföringsansvarig. Det viktiga är att fakturorna är korrekta, numrerade, sparade och enkla att koppla till betalningarna.

Fakturan behöver också ge ett seriöst intryck. Med egen logotyp, tydlig layout och utan reklam från en gratistjänst känns den mer professionell och trygg för kunden. Det spelar särskilt stor roll när kunden inte har handlat av dig tidigare. En faktura som ser rörig, tillfällig eller hemmagjord ut kan skapa osäkerhet, medan en tydlig faktura från ett professionellt faktureringsprogram snabbt visar vem som är avsändare, vad som ska betalas, när betalningen ska göras och vilka uppgifter som hör till köpet. Det handlar alltså inte bara om utseende, utan om förtroende, tydlighet och betalningsvilja.

Det är också vanligt att företagare undrar om en PDF räcker när kunden ber om e-faktura. Svaret är nej. En PDF är ett digitalt dokument, men en e-faktura är ett strukturerat elektroniskt format som mottagarens system kan behandla automatiskt. Om kunden kräver e-faktura, till exempel via Peppol, behöver du kunna skicka i rätt format.

Måste underlagen sparas även om du inte använder bokföringsprogram?

Ja. Fakturor, kvitton och andra underlag är räkenskapsinformation och ska sparas i ordnat skick. Huvudregeln är att räkenskapsinformation ska bevaras i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Sedan 1 juli 2024 har reglerna moderniserats. Om ett pappersunderlag överförs till digital form på ett korrekt och säkert sätt behöver originalet normalt inte sparas bara för att det kom in på papper. Det viktiga är att informationen inte förändras eller försvinner, och att den går att läsa och ta fram under hela bevarandetiden.

Det betyder att digital ordning blir ännu viktigare. Om fakturor ligger utspridda i mejl, lokala mappar, nedladdade PDF:er och gamla mallar blir det svårt att veta vilket underlag som faktiskt hör till vilken betalning.

En bra rutin är att varje faktura har ett nummer, en tydlig kund, ett sparat underlag och en koppling till betalningen. Då blir överlämningen till bokföringen betydligt enklare.

Vanliga frågor när man fakturerar utan bokföringsprogram

En vanlig fråga är om Word eller Excel räcker. Svaret är: ibland, men bara om du har mycket god ordning. Du behöver själv säkerställa löpnummer, innehåll, kopior, betalstatus och rättelser.

En annan fråga är om Swish-betalning räcker som kvitto. En Swish-bekräftelse visar att pengar har flyttats, men den visar inte alltid vad kunden köpte, vilken moms som ingick eller vilket underlag betalningen hör till. Vid direktbetalning kan kontantfaktura eller kvitto behövas beroende på situation.

En tredje fråga gäller e-faktura. En PDF via mejl är inte en e-faktura. En e-faktura är ett strukturerat elektroniskt format som mottagarens system kan behandla automatiskt. Om kunden kräver Peppol eller e-faktura räcker det alltså normalt inte att skicka en vanlig PDF.

Många undrar också om de kan radera en felaktig faktura. Om fakturan bara är ett utkast och ännu inte har fått ett skarpt fakturanummer är det oftast enklare att rätta den innan den skickas. Men om fakturan redan är skickad, bokförd eller har fått ett fakturanummer ska den inte bara tas bort så att det uppstår ett glapp i nummerserien.

En faktura ska ha ett unikt löpnummer i en obruten nummerserie, och även en kreditfaktura ska ha ett eget fakturanummer. Om en utfärdad faktura blivit fel behöver rättelsen därför göras spårbart, oftast med en kreditfaktura eller ändringsfaktura som hänvisar till den ursprungliga fakturan. Då finns både den felaktiga fakturan och rättelsen kvar att följa i efterhand.

När räcker inte en fakturamall längre?

Det brukar märkas i vardagen. Du återanvänder gamla fakturor och riskerar att fel datum, fel kunduppgifter eller gamla priser följer med. Du kontrollerar fakturanummer manuellt, tappar överblicken över obetalda fakturor eller behöver fråga banken vilka fakturor som faktiskt har blivit betalda.

Ett annat tydligt tecken är att underlagen börjar ta för mycket tid. Om redovisningskonsulten ofta behöver fråga efter kompletteringar, eller om du själv behöver förklara vilken betalning som hör till vilken faktura, är det sällan bokföringen som är det första problemet. Då är det fakturaflödet före bokföringen som behöver bli tydligare.

Det blir också mer sårbart när kunderna ställer fler krav. Företagskunder kan behöva ordernummer, kostnadsställe, Peppol, e-faktura eller särskild märkning. Privatkunder kan vilja betala snabbt med Swish. Vid direktbetalning kan kontantfaktura eller kvitto behövas. Vanlig faktura, Swish-betalning, kontantfaktura, kvitto och e-faktura är olika saker, och de behöver dokumenteras så att betalning och bokföringsunderlag går att följa.

Om du arbetar med ROT och RUT blir kraven ännu tydligare. Arbetskostnad, material, kunduppgifter, avdrag och betalning behöver hänga ihop. Då är det sällan klokt att bygga hela flödet på manuella kopior av gamla dokument.

När sådana moment återkommer är problemet oftast inte att du behöver ett stort bokföringsprogram. Det betyder bara att faktureringen behöver bättre stöd. Ett separat fakturaprogram kan då hålla ihop kunder, fakturanummer, utskick, betalstatus, rättelser och underlag på ett ställe – utan att du behöver bygga hela administrationen runt ett större ekonomisystem.

Ett enklare sätt att fakturera utan bokföringsprogram

För många småföretagare är den bästa lösningen inte att gå från mall direkt till ett stort ekonomisystem. Ett webbaserat faktureringsprogram kan räcka långt om du främst vill skapa fakturor, följa betalningar och lämna tydliga underlag vidare.

Poängen är att faktureringen får ett eget, enkelt flöde. Du slipper arbeta i ett större bokföringsprogram bara för att skicka en faktura, samtidigt som du får mer kontroll än med lösa mallar och manuella PDF:er. För många egenföretagare sparar det tid eftersom programmet är byggt runt just faktureringen: kunder, artiklar, fakturanummer, utskick, betalstatus, påminnelser och underlag.

I BillingPoint kan du skapa och skicka fakturor utan att använda ett komplett bokföringsprogram. Du kan arbeta från dator, mobil eller surfplatta, hålla ordning på kunder och artiklar, se vilka fakturor som är skickade och obetalda, skapa kreditfakturor och ta fram underlag till den som sköter bokföringen.

Det passar särskilt bra om du vill sköta faktureringen själv men låta bokföringen ligga hos redovisningskonsult eller bokföringsansvarig. Då får du ett tydligare fakturaflöde utan att bygga hela administrationen kring ett större system.

Det viktigaste är att faktureringen går att följa

Du kan fakturera utan bokföringsprogram, men du behöver ha ordning. Kunden ska förstå vad den ska betala. Du ska kunna se om betalningen har kommit in. Den som sköter bokföringen ska få ett underlag som går att använda utan att behöva fråga efter saknade uppgifter.

Om du löser det med en mall och en tydlig rutin kan det fungera. Men om rutinen börjar ta mer tid än själva kundjobbet är det ofta dags att förenkla faktureringen.

En bra lösning känns inte nödvändigtvis stor. Den märks genom att fakturan blir rätt, skickas i tid och går att följa hela vägen till betalning och bokföringsunderlag.