Fakturera utan bokföringsprogram – så gör du steg för steg
- Hans Sixhöj
- 27 juni
- 4 min läsning
Uppdaterat: för 6 dagar sedan
Ja, du kan skapa och skicka fakturor utan att använda ett bokföringsprogram för själva faktureringen. Bokföringen måste ändå göras separat – manuellt, i ett lämpligt bokföringsprogram eller av en redovisningskonsult. Här får du en enkel arbetsgång från faktura till färdigt bokföringsunderlag.
Kort svar: fakturering och bokföring kan skötas separat
Ett fakturaprogram hjälper dig att skapa, skicka och följa upp kundfakturor. Bokföring innebär att företagets affärshändelser registreras och redovisas. En kundfaktura kan vara en verifikation, alltså ett underlag till bokföringen, men fakturan är inte i sig den löpande bokföringen.
Det går därför bra att fakturera i ett program och sköta bokföringen på ett annat sätt. Du kan exempelvis fakturera själv och lämna materialet till en redovisningskonsult. Läs mer om skillnaden i guiden Fakturering och bokföring – vad är skillnaden?.
Så fakturerar du utan bokföringsprogram
1. Skapa och skicka fakturan
Skapa fakturan i en fakturamall eller i ett separat fakturaprogram. Kontrollera kunduppgifter, vad du har sålt, pris, moms och betalningsvillkor innan du skickar den. Fakturan ska också få ett unikt fakturanummer som följer företagets nummerserie.
Här räcker en kort kontroll. Den fullständiga listan över obligatoriska uppgifter finns i guiden Vad måste stå på fakturan?.
2. Spara den skickade fakturan
Spara den version som kunden har fått. Då kan både du och den som bokför se exakt vilket belopp, vilken moms och vilket fakturadatum som gäller. Om något blir fel ska fakturan rättas på ett spårbart sätt, vanligtvis med en kreditfaktura och vid behov en ny faktura.
3. Kontrollera om kunden har betalat
Jämför fakturan med inbetalningarna på företagets bankkonto. Kontrollera datum, belopp och eventuell referens. Markera fakturan som betald när du har hittat rätt inbetalning.
Om kunden bara betalar en del, betalar för mycket eller betalar flera fakturor samtidigt bör du anteckna vad betalningen avser. Då slipper den som bokför gissa hur beloppen hänger ihop.
4. Följ upp obetalda fakturor
Kontrollera regelbundet vilka fakturor som har passerat förfallodatum. Börja med att se om betalningen faktiskt saknas och om fakturan nådde rätt mottagare. Därefter kan du kontakta kunden eller skicka en betalningspåminnelse enligt företagets rutin.
5. Samla materialet för perioden
När det är dags att bokföra samlar du de kundfakturor och kreditfakturor som hör till perioden. Lägg till betalningsuppgifter och korta förklaringar till delbetalningar, återbetalningar eller andra avvikelser. En rapport eller fakturalista från fakturaprogrammet kan ge en tydlig överblick, men är inte ett krav i sig.
6. Lämna underlaget till den som bokför
Skicka materialet på det sätt som du och redovisningskonsulten har kommit överens om. Fråga vilken period, vilka fakturakopior, betalningsuppgifter och sammanställningar som behövs. I huvudguiden Så lämnar du underlag till bokföring rätt finns hela överlämningen, även för kvitton och leverantörsfakturor.
Vem ansvarar för bokföringen?
Du kan låta en redovisningskonsult sköta bokföringen, men som företagare ansvarar du fortfarande för att bokföringen blir korrekt och att underlagen lämnas i tid. Skatteverket beskriver att alla som driver näringsverksamhet ska ha en ordnad bokföring.
Det är därför klokt att bestämma en återkommande rutin: vilken dag materialet ska lämnas, vilka rapporter som ska följa med och hur frågor om saknade betalningar ska hanteras.
Kan du skapa fakturan i Word eller Excel?
En fakturamall kan fungera när fakturorna är få, men du behöver själv hålla ordning på fakturanummer, kopior, betalningar och rättelser. Det är viktigt att skilja på att skapa fakturan i en mall och att sköta bokföringen. Bokföringsnämnden anger att den löpande bokföringen inte ska göras i ett program där registrerade uppgifter kan ändras i efterhand utan spårbarhet.
När den manuella hanteringen börjar ta tid kan ett separat fakturaprogram vara ett enklare nästa steg. Om du jämför olika typer av system kan du läsa Fakturaprogram eller affärssystem – vad behöver ditt företag?.
Spara fakturor och andra underlag
Fakturor och övrig räkenskapsinformation ska hållas ordnade, vara läsbara och kunna tas fram under hela arkiveringstiden. Materialet ska normalt sparas till och med det sjunde året efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
Sedan den 1 juli 2024 får ett pappersoriginal förstöras efter en säker digital överföring, om överföringen inte innebär risk för att information förändras eller försvinner. Arkiveringstiden på sju år påverkas inte. Bokföringsnämnden har aktuell vägledning om överföring av räkenskapsinformation.
Så hjälper BillingPoint i arbetsflödet
BillingPoint är ett webbaserat fakturaprogram, inte ett bokföringsprogram. Du kan skapa och skicka fakturor, använda kund- och artikelregister, skapa kreditfakturor, se obetalda fakturor och skicka påminnelser.
BillingPoint har ingen bankkoppling. Du kontrollerar därför inbetalningarna i internetbanken och markerar rätt fakturor som betalda i programmet. När uppgifterna är uppdaterade kan du ta fram en bokföringsrapport med skapade, betalda och krediterade fakturor. Rapporten kan anpassas efter företagets bokföringsmetod och sparas som PDF, skrivas ut eller skickas med e-post.
Bokföringsrapporten är ett försäljningsunderlag till den som bokför. Den ersätter inte företagets bokföring eller övriga underlag.
Kontrollista före överlämningen
Alla skickade kundfakturor och kreditfakturor för perioden finns med.
Betalningarna är kontrollerade mot bankkontot.
Betalda och obetalda fakturor har rätt status.
Delbetalningar, återbetalningar och andra avvikelser är förklarade.
Fakturakopior, rapporter och övriga efterfrågade underlag är samlade.
Källor
Faktagranskad den 20 augusti 2026.
Kommentarer