Fakturering och bokföring - vad är skillnaden?

Du skickar en faktura till kunden, får betalt några dagar senare och tänker att allt är klart. Men för många småföretagare dyker nästa fråga snabbt upp: är det här fakturering eller bokföring – eller båda? Det är just den typen av fundering som gör att många söker efter fakturering och bokföring skillnad.

Den korta versionen är enkel. Fakturering handlar om att ta betalt av kunden. Bokföring handlar om att registrera och dokumentera affärshändelsen i företagets redovisning. De hänger ihop, men de är inte samma sak.

För småföretagare i Sverige är skillnaden viktig att förstå. En faktura kan hjälpa dig att få betalt, men den behöver också bli ett korrekt underlag i bokföringen. När du håller isär rollerna blir det lättare att fakturera rätt, följa upp betalningar och lämna vidare tydliga underlag till redovisningskonsulten.

Fakturering och bokföring - vad är skillnaden?

Fakturering är den del som riktar sig mot kunden. Du skapar ett dokument som visar vad du har sålt, till vilket pris, vilken moms som gäller och när kunden ska betala. Fakturan är alltså både ett krav på betalning och ett viktigt underlag för företagets ekonomi.

Bokföring är det som sker i företagets redovisning. Där registreras affärshändelser löpande, till exempel försäljningar, inköp, inbetalningar, kostnader och andra ekonomiska händelser. Varje affärshändelse ska kunna följas och styrkas med ett underlag, ofta kallat verifikation.

Skillnaden är därför praktisk, inte bara teknisk. Fakturering hjälper dig att få betalt. Bokföring visar vad som faktiskt har hänt i företaget och ligger till grund för moms, resultat, uppföljning och bokslut.

Så hänger de ihop i vardagen

Tänk dig en konsult som avslutar ett uppdrag. Först skapas fakturan och skickas till kunden. Fakturan innehåller uppgifter som fakturadatum, fakturanummer, säljarens och köparens uppgifter, vad som har sålts, pris, moms och betalningsvillkor.

När fakturan är skickad har du fakturerat. Men affärshändelsen behöver också hanteras i bokföringen. Hur och när det sker beror bland annat på vilken bokföringsmetod företaget använder, till exempel faktureringsmetoden eller kontantmetoden.

Sedan kommer betalningen. När kunden betalar behöver även den händelsen stämmas av och hanteras korrekt. Fakturan är alltså ofta startpunkten, men den är inte hela arbetet. Det är därför fakturering och bokföring lätt blandas ihop i vardagen, särskilt när du sköter mycket själv.

Vad ingår i fakturering?

Fakturering handlar om mer än att skriva ett belopp på ett dokument. Det omfattar hela flödet från att skapa rätt faktura till att följa upp att kunden faktiskt betalar.

I praktiken innebär det att lägga in kunduppgifter, välja rätt momssats, beskriva tjänsten eller varan tydligt, ange förfallodatum och skicka fakturan på ett sätt som passar kunden. Det kan vara via e-post, brev, PDF eller e-faktura.

Här är det viktigt att hålla isär begreppen. En PDF-faktura är ett digitalt dokument. En e-faktura är däremot ett strukturerat elektroniskt format som kan behandlas automatiskt i mottagarens system. Det är särskilt viktigt när du fakturerar offentlig sektor eller större företag som har tydliga krav på hur fakturor ska tas emot.

Fakturering kan också omfatta kreditfakturor, påminnelser, kontantfakturor och underlag för ROT och RUT när det är relevant. För många småföretagare är faktureringen den mest synliga delen av ekonomin, eftersom den påverkar kassaflödet direkt.

Vad ingår i bokföring?

Bokföring handlar om att dokumentera företagets ekonomiska händelser på ett sätt som följer reglerna. Det gäller försäljning, betalning, inköp, utlägg, bankhändelser och andra transaktioner som påverkar företaget.

En skickad faktura blir ofta ett bokföringsunderlag. Ett kvitto blir ett annat. En bankhändelse kan vara ett tredje. Tillsammans ska underlagen ge en spårbar bild av vad som har hänt i företaget.

För en enskild firma eller ett mindre aktiebolag är bokföringen ofta något man antingen sköter själv eller lämnar vidare till en redovisningskonsult. Men även om någon annan gör själva bokföringen behöver du ha ordning på fakturor, kvitton och betalningsunderlag.

Det är här tydlig fakturering gör stor skillnad. Om fakturan är korrekt från början blir bokföringen enklare, och risken minskar för frågor, kompletteringar och fel i efterhand.

Vanlig missuppfattning: en faktura är inte bokföringen

En vanlig missuppfattning är att en skickad faktura betyder att allt är klart. Så är det inte. Fakturan är ett viktigt underlag och en del av processen, men den ersätter inte bokföringen.

Det här märks särskilt när något blir fel. Om du skickar en faktura med fel pris, fel kunduppgift eller fel moms räcker det normalt inte att bara ändra i efterhand utan spårbarhet. Felet behöver hanteras på ett korrekt sätt, ofta med en kreditfaktura och en ny korrekt faktura.

Det är också därför ordning på fakturanummer, datum och kunduppgifter spelar roll. Ju tydligare underlag du har, desto enklare blir det att följa vad som hänt. Det hjälper både dig, kunden och den som ansvarar för bokföringen.

Vad gör du först - fakturera eller bokföra?

I många fall fakturerar du först och bokför sedan utifrån fakturan och betalningen. Men flödet kan se olika ut beroende på hur försäljningen går till och vilken bokföringsmetod företaget använder.

Om du säljer mot faktura skapas fakturan i samband med leveransen eller uppdraget. Därefter hanteras fakturan i bokföringen och följs upp tills kunden betalar.

Om du säljer mot direkt betalning, till exempel via Swish eller kontant betalning på plats, kan situationen se annorlunda ut. Då kan du behöva ett kvitto eller en kontantfaktura, beroende på hur försäljningen sker och vilka regler som gäller för verksamheten.

En viktig detalj är att en betalningsbekräftelse inte automatiskt är samma sak som ett fullständigt kvitto. Det gäller till exempel vid Swish och andra digitala betalningar. Därför är det klokt att tänka på vilket underlag kunden får och vilket underlag du själv behöver spara.

Fakturaprogram och bokföring - var går gränsen?

Här blir skillnaden ofta praktisk. Många småföretagare vill kunna skapa korrekta fakturor snabbt, följa upp betalningar och lämna tydliga underlag vidare till den som sköter bokföringen. Då kan ett fakturaprogram räcka långt.

Ett fakturaprogram hjälper dig normalt med själva fakturaflödet. Det kan handla om att skapa, skicka och följa upp fakturor, hantera kunduppgifter, hålla ordning på fakturanummer och ta fram tydliga underlag.

Bokföringen kan sedan göras separat av dig eller av en redovisningskonsult. Det passar särskilt bra om du inte vill använda ett stort ekonomisystem, men ändå vill ha bättre ordning på fakturor, betalstatus och underlag.

För många småföretag är det en rimlig uppdelning: enkel fakturering i vardagen och bokföring där den hör hemma.

När blir skillnaden extra viktig?

Skillnaden mellan fakturering och bokföring blir extra viktig när något avviker från standardflödet. Det kan handla om sena betalningar, felaktiga fakturor, delbetalningar, ROT- eller RUT-underlag, omvänd skattskyldighet eller kunder som kräver e-faktura i stället för PDF.

I sådana lägen märks det snabbt varför fakturan behöver vara rätt från början. En otydlig faktura kan göra att kunden dröjer med betalningen, men den kan också skapa merarbete i bokföringen om underlaget behöver kompletteras i efterhand.

Det är också vanligt att företagare blandar ihop olika dokument. En betalningspåminnelse är inte samma sak som en ny faktura. En kreditfaktura är inte bara ett mejl där man skriver att något blev fel. Ett kvitto ersätter inte alltid en faktura.

De här skillnaderna kan kännas små i stunden, men de spelar stor roll när underlagen ska sparas, följas upp och användas korrekt.

Ett enkelt sätt att tänka

Om du vill hålla isär begreppen kan du tänka så här: fakturering är kommunikationen med kunden om betalning, medan bokföring är dokumentationen i företaget om vad som ekonomiskt har hänt.

Faktureringen svarar på frågor som: Vad har jag sålt? Vad ska kunden betala? När ska betalningen vara inne?

Bokföringen svarar på frågor som: När uppstod affärshändelsen? Hur ska den registreras? Vilket underlag finns? Hur påverkar den resultat, moms och rapportering?

Det är alltså två olika delar av företagets ekonomi, även när de bygger på samma uppgifter.

Så får du mindre krångel i praktiken

Det enklaste sättet att minska administrationen är att göra faktureringen tydlig från början. Använd fasta artikeltexter när det går, lägg in rätt kunduppgifter, kontrollera momsen och se till att alla fakturor får rätt datum och nummer.

Då blir det lättare att få betalt, följa upp obetalda fakturor och lämna vidare bra underlag till bokföringsansvarig. Du minskar också risken för att behöva rätta sådant som hade kunnat bli rätt redan vid första utskicket.

För många småföretagare räcker det långt med ett webbaserat fakturaprogram som hjälper till att skapa, skicka och följa upp fakturor utan att göra vardagen onödigt tung. BillingPoint är ett exempel på ett sådant fakturaprogram, för företagare som vill fakturera enkelt och samtidigt få fram tydliga underlag att lämna vidare.

Om du fortfarande tvekar mellan begreppen kan du ställa en enkel kontrollfråga nästa gång du gör något administrativt: försöker jag få betalt av kunden, eller registrera vad som har hänt i företaget? Bara den frågan brukar göra skillnaden mellan fakturering och bokföring betydligt tydligare.