Fakturametoden och fakturor - så fungerar det

Du skickar en faktura i april men får betalt i maj. Vilken månad hör försäljningen egentligen till? Det är precis här fakturametoden fakturor blir viktigt att förstå. För småföretagare handlar det inte bara om bokföringsteknik, utan om att få rätt underlag, bättre kontroll och mindre osäkerhet när fakturorna börjar bli fler.

Fakturametoden, eller faktureringsmetoden som den också kallas, betyder att kundfakturor och leverantörsfakturor bokförs i två steg. Först när fakturan skapas eller tas emot, och sedan när betalningen sker. Det skiljer sig från kontantmetoden, där bokföringen i normalfallet sker först när pengar faktiskt betalas in eller ut, med vissa justeringar vid bokslut.

För många småföretag ger fakturametoden bättre överblick. Du ser inte bara vad som redan har betalats, utan också vilka kundfordringar som finns och vilka leverantörsskulder som väntar. Det gör metoden särskilt användbar när företaget får fler kunder, längre betalningstider eller mer löpande fakturering.

Vad innebär fakturametoden för fakturor?

När du använder fakturametoden bokförs en kundfaktura när den skickas. Då registreras att företaget har sålt något och att kunden är skyldig dig pengar. I bokföringen blir det en intäkt och en kundfordran. När kunden senare betalar bokförs inbetalningen, och kundfordran minskar eller nollas.

Samma princip gäller åt andra hållet med leverantörsfakturor. När du får en faktura från en leverantör bokförs kostnaden och skulden, även om du betalar först senare. När betalningen görs bokförs den mot den tidigare leverantörsskulden.

Det här gör att bokföringen visar mer än bara saldot på bankkontot. Du får en tydligare bild av vad företaget har tjänat, vad kunderna är skyldiga dig och vilka kostnader som redan hör till perioden. För ett växande småföretag kan den överblicken vara mycket värdefull.

Så fungerar flödet i praktiken

Tänk dig att du som konsult skickar en faktura på 12 500 kronor inklusive moms den 28 april, med 30 dagars betalningsvillkor. Enligt fakturametoden bokförs fakturan i april, eftersom det är då fakturan ställs ut och försäljningen registreras. När kunden betalar i maj bokförs själva inbetalningen då.

Det här är en vanlig punkt där missförstånd uppstår. Många småföretagare tittar naturligt på bankkontot och tänker att affären hör till månaden då pengarna kom in. Men med fakturametoden är det fakturadatumet och bokföringen av kundfordran som styr när försäljningen först tas upp.

För leverantörsfakturor fungerar logiken på samma sätt, men åt andra hållet. Om du får en faktura från en underentreprenör i juni men betalar den i juli bokförs kostnaden normalt när fakturan tas emot och hör till rätt period. Betalningen i juli reglerar sedan skulden, i stället för att skapa en ny kostnad.

Varför väljer företag fakturametoden?

Det korta svaret är kontroll. När fakturor bokförs direkt blir det lättare att följa upp obetalda kundfakturor, planera likviditeten och förstå vad som faktiskt hör till en viss månad.

Det finns också en praktisk fördel i vardagen. Om du skickar flera fakturor varje vecka blir det snabbt rörigt att vänta med allt tills betalningarna kommer. Med fakturametoden får varje faktura en plats direkt, och du kan lättare se vilka pengar som är på väg in och vilka leverantörsfakturor som väntar på betalning.

För vissa företag är fakturametoden dessutom inte bara ett val, utan ett krav. Kontantmetoden, även kallad bokslutsmetoden, får normalt användas av företag med årsomsättning på högst 3 miljoner kronor. Om omsättningen överstiger den gränsen ska företaget använda faktureringsmetoden.

Samtidigt är fakturametoden inte alltid det enklaste valet för den allra minsta verksamheten. Har du mycket få fakturor, låg omsättning och ett väldigt enkelt flöde kan kontantmetoden upplevas mer lättskött, om företaget får använda den. En praktisk fördel med kontantmetoden är att momsen normalt redovisas när betalningen sker. Det gör att du i vardagen inte behöver ligga ute med moms för kundfakturor som ännu inte har betalats.

Det finns dock en viktig begränsning. Vid räkenskapsårets slut ska obetalda kundfakturor och leverantörsfakturor ändå bokföras, även om du använder kontantmetoden. Därför handlar valet både om regler, kassaflöde och vilket arbetssätt som ger bäst ordning utan onödig administration.

För företag med få fakturor kan enkelhet väga tungt. Men när fakturorna blir fler, kunderna betalar vid olika tidpunkter och leverantörsfakturorna börjar ta plats, blir fakturametoden ofta mer överskådlig. Den ger en tydligare bild av företagets ekonomi redan innan pengarna faktiskt har kommit in eller betalats ut.

För företag med få fakturor kan enkelhet väga tungt. Men när fakturorna blir fler, kunderna betalar vid olika tidpunkter och leverantörsfakturorna börjar ta plats, blir fakturametoden ofta mer överskådlig.

Fakturametoden fakturor och moms

Momsfrågan är en av de viktigaste delarna att förstå. När du använder fakturametoden redovisas utgående och ingående moms utifrån när fakturorna bokförs, inte bara när pengarna faktiskt betalas. Det innebär att du behöver ha koll på rätt period.

Om du skickar en momspliktig kundfaktura i slutet av månaden kan momsen alltså behöva tas med i den momsperioden, även om kunden ännu inte har betalat. På samma sätt kan du i många fall dra av ingående moms på en leverantörsfaktura när den har tagits emot och bokförts, om övriga krav är uppfyllda.

Det här är en tydlig skillnad mot kontantmetoden, även kallad bokslutsmetoden. Med kontantmetoden redovisas momsen normalt när betalningen sker. För småföretagare kan det vara en likviditetsfördel, eftersom du i vardagen slipper betala in moms på kundfakturor som fortfarande är obetalda.

Men kontantmetoden innebär inte att obetalda fakturor kan ignoreras helt. Vid räkenskapsårets slut ska obetalda kundfakturor och leverantörsfakturor bokföras, så att intäkter, kostnader och moms hamnar rätt i bokslutet.

Det betyder att fakturametoden ofta ger bättre löpande överblick, men att den också kan påverka kassaflödet mer om kunder betalar sent. Du kan behöva redovisa moms innan pengarna faktiskt har kommit in. Därför blir det extra viktigt att följa upp obetalda fakturor i tid och ha tydlig status på vad som är skickat, förfallet och betalt.

Vanliga misstag när man hanterar fakturor enligt fakturametoden

Ett vanligt misstag är att samma faktura i praktiken hanteras som en försäljning två gånger: först när fakturan skickas och sedan igen när betalningen kommer in. Med fakturametoden ska betalningen normalt inte bokföras som en ny försäljning, utan som en reglering av den kundfordran som redan har bokförts.

Ett annat misstag är att blanda ihop fakturadatum och betalningsdatum i uppföljningen. Båda datumen är viktiga, men de betyder olika saker. Fakturadatumet visar när fakturan ställdes ut och först bokfördes. Betalningsdatumet visar när kunden faktiskt betalade och fordran reglerades.

Det händer också att företagare försöker rätta fel genom att radera en felaktig faktura. Det är sällan rätt väg. Om en faktura blivit fel behöver det normalt finnas ett spårbart underlag för rättelsen, till exempel en kreditfaktura eller annan korrekt korrigering.

Ju mer konsekvent fakturaflödet är från början, desto mindre tid går åt till sådana rättningar i efterhand.

Vad behöver finnas på fakturan?

Oavsett om du använder fakturametoden eller kontantmetoden behöver fakturan innehålla rätt uppgifter. Det handlar bland annat om fakturadatum, löpnummer, säljarens namn och organisationsnummer eller momsregistreringsnummer, kunduppgifter, vad som sålts, pris, moms och betalningsvillkor.

Om leveransdatum eller utförandedatum skiljer sig från fakturadatum kan även det behöva framgå. För vissa typer av fakturor gäller särskilda uppgifter, till exempel vid omvänd skattskyldighet, EU-handel eller ROT- och RUT-arbeten.

För småföretag är det därför klokt att arbeta med ett fast fakturaflöde där samma grunduppgifter följer med varje gång. Då minskar risken för kompletteringar, fel i bokföringen och frågor från kunden.

En korrekt faktura gör inte bara bokföringen enklare. Den gör också att kunden snabbare förstår vad som ska betalas och varför.

När blir ett fakturaprogram extra hjälpsamt?

Så länge du skickar någon enstaka faktura kan en enkel mall fungera. Men när du behöver hålla ordning på fakturanummer, kunduppgifter, betalstatus, kreditfakturor och momsperioder börjar manuella rutiner snabbt ta mer tid än de borde.

Ett fakturaprogram eller faktureringsprogram kan då göra stor skillnad. Poängen är inte att ersätta all ekonomi, utan att skapa ordning i själva fakturaflödet. Du ser vilka fakturor som är skickade, vilka som är betalda och vilka som behöver följas upp.

Det blir också enklare att lämna tydliga underlag vidare till redovisningskonsulten eller den som sköter bokföringen. När fakturorna är konsekventa, numrerade och samlade på ett ställe minskar risken för dubbelarbete och missade uppgifter.

För företag som fakturerar ute på fältet, på plats hos kund eller från mobilen är det extra praktiskt. Om fakturan skapas direkt när jobbet är klart minskar risken för glömda detaljer, sena utskick och längre tid till betalning.

Så håller du ordning utan att fastna i administration

Det viktigaste är att ha ett konsekvent arbetssätt. Skapa fakturan så nära leveransen som möjligt. Kontrollera att fakturadatum, förfallodatum, moms och kunduppgifter stämmer. Följ sedan upp obetalda fakturor löpande i stället för att vänta tills högen blivit stor.

Om du tar betalt direkt på plats behöver du också skilja på vanlig faktura, kontantfaktura och kvitto. En Swish-betalning är till exempel en betalning, men betalningsbekräftelsen är inte automatiskt samma sak som ett fullständigt kvitto. Vilket underlag som krävs beror på situationen och på hur försäljningen ska dokumenteras.

För många småföretagare räcker det långt med ett enkelt fakturaprogram som hjälper till att skapa korrekta fakturor, följa betalningar och samla underlagen på ett ställe. BillingPoint är byggt för just den vardagen – när du vill fakturera snabbt, tydligt och tryggt utan att behöva ett stort system runt omkring. Du kan prova gratis i 30 dagar utan kortuppgifter.

Fakturametoden kan kännas mer administrativ än kontantmetoden, särskilt i början. Men den ger också bättre framförhållning. När du ser både skickade, obetalda och betalda fakturor i tid blir det lättare att fatta lugna beslut. För många småföretag är det precis den kontrollen som gör störst skillnad.