Kundfakturor till bokföringen – stäm av fakturor och betalningar

Hans Sixhöj
för 7 dagar sedan
6 min läsning

Tre genomskinliga underlag visar hur kundfakturor och betalningar stäms av inför bokföringen.

Senast faktagranskad: 18 augusti 2026

Att skicka kundfakturan är bara första steget. Den som bokför behöver också kunna se om fakturan har betalats, krediterats eller fortfarande är obetald.

Som underlag kan du använda fakturakopior, betalningsuppgifter och kontoutdrag, en sammanställning från fakturaprogrammet eller en kombination. I den här guiden får du en enkel rutin för att stämma av kundfakturorna innan de lämnas till bokföringen.

Kort svar: det här behöver du kontrollera

Kontrollera följande innan du lämnar kundfakturorna till bokföringen:

alla kundfakturor och kreditfakturor för perioden är med
betalningarna som kommit in på bankkontot är kopplade till rätt fakturor
det tydligt framgår vilka fakturor som är betalda och vilka som inte är det
delbetalningar, överbetalningar, återbetalningar och andra avvikelser är förklarade

Den här guiden visar hur du förbereder kundfakturor och betalningar för den som sköter bokföringen. I huvudguiden Så lämnar du underlag till bokföring kan du läsa hur du lämnar kvitton, leverantörsfakturor och annat underlag till bokföringen.

Fakturan och betalningen visar olika saker

Kundfakturan visar vad företaget har sålt, till vem, när och till vilket belopp. Betalningen visar när och hur mycket kunden faktiskt har betalat. Dessa två ska kunna kopplas ihop.

En markering som "betald" i ett fakturaprogram räcker inte om den inte stämmer med inbetalningen på företagets bankkonto. Samtidigt visar en insättning på banken inte alltid vilken faktura den gäller. Beloppet, betalningsreferensen eller en anteckning kan därför behövas för att visa vilken faktura betalningen hör till.

Två sätt att bokföra kundfakturor

Det finns två sätt att bokföra kundfakturor: faktureringsmetoden och kontantmetoden. Vid momsredovisningen kallas kontantmetoden för bokslutsmetoden. Skillnaden är framför allt när fakturan bokförs: när den skapas eller när kunden betalar.

Faktureringsmetoden

Med faktureringsmetoden bokförs kundfakturan när den ställs ut, normalt som en kundfordran. När kunden senare betalar bokförs även betalningen. Underlaget behöver därför innehålla både fakturadatum och betalningsdatum, även om fakturan ställdes ut en månad och betalades nästa.

Kontantmetoden (bokslutsmetoden)

Med kontantmetoden bokförs försäljningen först när kunden betalar. Vid räkenskapsårets slut måste dock även de kundfakturor som fortfarande är obetalda bokföras. Företag med en årsomsättning som normalt är högst tre miljoner kronor får använda kontantmetoden.

Så kontrollerar du vilken metod företaget använder

I företagets registerutdrag från Skatteverket står det om företaget är registrerat för faktureringsmetoden eller bokslutsmetoden. Du kan ladda ner registerutdraget på Mina sidor hos Skatteverket.

Om en redovisningskonsult sköter bokföringen kan du också fråga konsulten. Läs mer i guiden om faktureringsmetoden och fakturor.

Så stämmer du av kundfakturor och betalningar i sex steg

Att stämma av betyder att kontrollera att fakturorna stämmer med betalningarna på bankkontot. Följ stegen nedan innan du lämnar underlaget till bokföringen.

1. Välj period och ta fram kundfakturorna

Bestäm vilken period underlaget ska gälla, till exempel 1–31 juli. Ta fram alla kundfakturor och kreditfakturor som ställdes ut under perioden. Ta bara med färdiga fakturor, inte utkast.

Vad som ska bokföras under perioden beror på företagets bokföringsmetod. Kontrollera också betalningar som kom in under perioden, även om de gäller äldre fakturor.

2. Matcha betalningarna med bankkontot

Jämför varje inbetalning på företagets bankkonto med fakturorna i fakturaprogrammet. Kontrollera belopp, betalningsdatum och den referens som kunden har angett, till exempel OCR-nummer eller fakturanummer.

När du har hittat rätt inbetalning antecknar du betalningsdatumet och markerar fakturan som betald. Använd den dag pengarna kom in på bankkontot som betalningsdatum, inte fakturans förfallodatum.

Om en betalning gäller flera fakturor eller om en faktura delbetalas, anteckna hur betalningen ska fördelas och hur mycket som återstår att betala för respektive faktura.

3. Kontrollera kreditfakturor och återbetalningar

Koppla varje kreditfaktura till fakturan som den rättar och kontrollera beloppet. Anteckna om kunden fick ett lägre belopp att betala eller om pengar betalades tillbaka.

Om pengar har återbetalats till kunden ska du kontrollera återbetalningen på bankkontot och skriva datum och belopp. En kreditfaktura och en återbetalning är två olika händelser.

Om bara en del av fakturan ska rättas kan du läsa guiden Delkreditera faktura – så gör du rätt.

4. Lista kundfakturorna som var obetalda

Ta fram vilka fakturor som var helt eller delvis obetalda på periodens sista dag. Kontrollera alltså inte hur det ser ut i dag, utan hur det såg ut när perioden avslutades, exempelvis den 31 juli. Dela gärna upp fakturorna i två grupper: de vars förfallodatum ännu inte hade passerat och de vars förfallodatum hade passerat.

Med faktureringsmetoden bokförs en obetald faktura som en kundfordran när den skapas. En kundfordran är pengar som kunden är skyldig företaget. Med kontantmetoden bokförs fakturan i stället när kunden betalar. Fakturor som fortfarande är obetalda vid räkenskapsårets slut ska dock bokföras som kundfordringar även med kontantmetoden.

5. Förklara betalningar som inte stämmer exakt

Skriv en kort anteckning vid till exempel delbetalning, överbetalning, återbetalning, en betalning som gäller flera fakturor eller en betalning utan tydlig referens. Ange fakturanummer, betalt belopp, betalningsdatum och hur mycket som återstår.

Exempel: ”Faktura 1042: 5 000 kr betalades den 28 juli. 2 500 kr återstår att betala.”

6. Kontrollera underlaget en sista gång

Kontrollera att alla kundfakturor, kreditfakturor, betalningar, återbetalningar och obetalda belopp finns med eller kan förklaras.

Summan av periodens fakturor behöver inte vara lika stor som summan av inbetalningarna. En faktura kan betalas senare och en betalning kan dessutom gälla en äldre faktura.

Skriv vilken period underlaget gäller och vilket datum kontrollen gjordes, till exempel: ”Underlaget gäller 1–31 juli. Kontrollerat den 5 augusti.”

Bokföringsrapport eller annat underlag?

Vissa fakturaprogram kan skapa en bokföringsrapport. Den samlar vanligtvis uppgifter om periodens kundfakturor, kreditfakturor, registrerade betalningar och obetalda belopp. Innehållet varierar mellan olika program, men rapporten ger bokföraren en samlad överblick och kan förenkla arbetet.

Alla fakturaprogram har inte en sådan rapport, och det finns inget generellt krav på att underlaget måste lämnas i just det formatet. Om programmet saknar en bokföringsrapport lämnar du i stället de uppgifter som bokföraren behöver på annat sätt. Det kan vara fakturakopior tillsammans med betalningsanteckningar, uppgifter från bankkontot och vid behov en egen fakturalista.

Om företaget har få fakturor kan fakturakopior med tydliga anteckningar vara tillräckliga. Har företaget många fakturor gör en bokföringsrapport eller fakturalista det lättare att se vad som har fakturerats, betalats, krediterats och fortfarande är obetalt.

Bokföringsrapporten fungerar som en översikt men ersätter inte fakturorna eller underlagen som visar betalningarna. Fakturor och kreditfakturor ska fortfarande kunna tas fram. Fråga därför bokföraren om rapporten räcker som sammanställning och vilka bankuppgifter eller andra underlag som ska lämnas separat.

Det här bör en bokföringsrapport eller fakturalista visa

Rapporten eller listan du ger till bokföraren ska ge en tydlig överblick över periodens kundfakturor och betalningar.

Den bör visa:

vilken period underlagen gäller
fakturanummer, fakturadatum, kund och fakturabelopp
momsbeloppet för varje faktura
kreditfakturor och vilken ursprungsfaktura varje kreditfaktura gäller
vilka fakturor som har betalats samt betalningsdatum och betalt belopp
vilka fakturor som var helt eller delvis obetalda när perioden slutade och hur mycket som återstod
summor för perioden som går att kontrollera mot fakturorna och betalningarna

Uppgifterna behöver inte finnas i ett enda dokument. De kan till exempel vara fördelade mellan en bokföringsrapport, fakturakopior och bankens betalningsuppgifter. Det viktiga är att bokföraren kan se vilka uppgifter som hör ihop och att underlagen snabbt kan hittas när bokföringen ska göras.

Vanliga situationer som behöver förklaras

Delbetalning: Skriv betalt belopp, betalningsdatum och hur mycket som återstår.
Kunden har betalat för mycket: Ange överskottet och om det ska återbetalas eller hanteras enligt överenskommelsen du har med kunden.
En betalning gäller flera fakturor: Lista fakturorna och hur beloppet fördelas mellan dem.
En kreditfaktura minskar beloppet: Visa den ursprungliga fakturan, kreditfakturan och vad kunden har kvar att betala.
Återbetalning: Ange vilken faktura och kreditfaktura den gäller samt datum och belopp.
Oklar inbetalning: Koppla den inte till en faktura innan du verkligen vet vilken den gäller. Kontrollera med kunden eller banken och informera bokföraren.

Exempel: fakturan skapas i augusti och betalas i september

Företaget skapar och skickar en kundfaktura på 12 500 kronor den 28 augusti. Kunden betalar fakturan den 3 september.

Faktureringsmetoden: Fakturan bokförs i augusti när den skapas och skickas. Betalningen bokförs i september när pengarna kommer in.
Kontantmetoden: Försäljningen bokförs i september när kunden betalar. Om fakturan fortfarande är obetald vid årets slut måste den ändå bokföras i samband med bokslutet.

Summan av månadens fakturor kan därför skilja sig från summan av månadens betalningar. Det är helt normalt och beror på att fakturor ibland skapas en månad och betalas nästa månad.

BillingPoint inför bokföringen

När du förbereder underlaget i BillingPoint börjar du med att stämma av betalningarna fram till och med den sista dagen i perioden som ska bokföras. Gå till Inbetalningar → Ny inbetalning och jämför bankkontots inbetalningar med de obetalda fakturorna. När du hittar rätt faktura markerar du den som betald med rätt betalningsdatum och betalsätt. Du gör kontrollen själv mot inbetalningarna i internetbanken.

När alla betalningar fram till periodens slut är registrerade tar du ut bokföringsrapporten och väljer den bokföringsmetod som företaget använder: bokslutsmetoden eller fakturametoden. Rapporten visar periodens skapade, betalda och krediterade fakturor. Använd den som en lista när du samlar ihop underlagen: skriv ut eller spara fakturorna och kreditfakturorna som finns med i rapporten. Lämna sedan rapporten och fakturaunderlagen till den som bokför.