Fakturaunderlag i bokföring - så gör du rätt

Du har skickat en faktura, kunden har betalat och jobbet är klart. Ändå återstår en sak som ofta skapar onödiga följdfrågor - att fakturaunderlag bokföring faktiskt håller hela vägen när du eller din redovisningskonsult ska bokföra affären.

Ett bra fakturaunderlag gör inte bara bokföringen enklare. Det minskar risken för fel i moms, felaktiga kunduppgifter, tappade betalningar och tidskrävande kompletteringar i efterhand. För småföretagare utan ekonomiavdelning är det ofta skillnaden mellan ordning och onödigt kvällsjobb.

Vad menas med fakturaunderlag i bokföring?

Med fakturaunderlag menas det underlag som visar vad som har sålts, till vem, när försäljningen skedde och vilka belopp som gäller. Underlaget används sedan som stöd i bokföringen och behöver vara tillräckligt tydligt för att affärshändelsen ska kunna förstås och kontrolleras.

I praktiken är själva fakturan ofta en central del av underlaget. Men ibland räcker inte fakturan ensam. Det kan också behövas kompletterande uppgifter, till exempel ordernummer, specifikation av arbete, uppgift om omvänd skattskyldighet, ROT- eller RUT-uppgifter, eller information om hur kunden har betalat.

Enligt Bokföringsnämnden ska det finnas en verifikation för varje affärshändelse. Verifikationen ska bland annat innehålla uppgift om när den har sammanställts, när affärshändelsen inträffat, vad den avser och vilket belopp det gäller. Skatteverket ställer också krav på vilka uppgifter som ska finnas på en faktura beroende på typ av försäljning och momsregler.

När räcker fakturan som bokföringsunderlag?

Ofta räcker fakturan långt, särskilt om den är korrekt utställd från början. Har du med säljarens uppgifter, kundens uppgifter, fakturadatum, fakturanummer, vad som sålts, momsbelopp eller momshänvisning och totalbelopp, då finns mycket av det bokföringen behöver redan där.

Men det beror på situationen. Om du fakturerar ett enkelt konsultuppdrag till ett svenskt företag brukar fakturan ofta vara tillräcklig tillsammans med uppgift om att betalningen kommit in. Om du däremot arbetar med byggtjänster, ROT eller RUT, tar betalt på plats eller hanterar kreditfakturor, behövs ofta mer än bara en standardfaktura.

Det är därför klokt att tänka så här: fakturan är grunden, men fakturaunderlaget är hela bilden.

Det här behöver ett fakturaunderlag för bokföring visa

För att underlaget ska fungera i bokföringen behöver det vara tydligt nog att någon annan än du själv kan förstå affären. Det gäller särskilt om du lämnar materialet till en redovisningskonsult en gång i månaden.

Det bör framgå vem som är säljare och köpare, vad som har levererats, när försäljningen eller uppdraget skedde, vilket belopp som gäller före och efter moms och hur betalningen har hanterats. Har du särskilda villkor, som omvänd skattskyldighet eller skattereduktion för ROT eller RUT, måste även det framgå på rätt sätt enligt Skatteverkets regler.

För kontant betalning eller Swish på plats är det också viktigt att skilja på betalning och underlag. En Swish-bekräftelse visar att pengar har kommit in, men den ersätter inte i sig ett korrekt kvitto, en kontantfaktura eller annan verifikation.

Vanliga situationer där underlaget behöver kompletteras

Det är ofta i undantagen som problemen uppstår. Ett exempel är när kunden ber om att få fakturan märkt med referens, projektnummer eller kostnadsställe. Missar du det kan fakturan bli försenad internt hos kunden, trots att jobbet är rätt utfört.

Ett annat exempel är ROT- och RUT-arbeten. Där behöver fakturan innehålla särskilda uppgifter för att underlaget ska fungera både för kund och för din administration. Skatteverket har tydliga krav på hur skattereduktionen ska redovisas.

Om du skickar en kreditfaktura behöver sambandet med ursprungsfakturan vara tydligt. Annars blir det lätt fel i både kundreskontra och bokföringsunderlag. Detsamma gäller om du fakturerar med omvänd skattskyldighet inom byggsektorn. Då måste rätt uppgifter finnas med på fakturan för att momshanteringen ska bli korrekt.

Vanliga fel i fakturaunderlag bokföring

Det vanligaste felet är inte att allt blir fel, utan att något litet saknas. Kanske saknas kundens organisationsnummer, kanske är momsen fel, eller så framgår det inte tillräckligt tydligt vad arbetet avser.

Ett annat vanligt problem är att företagaren har informationen utspridd. Själva fakturan finns i ett mejl, betalningen i Swish-appen, specifikationen i sms och kundens referens i en anteckning. När det sedan är dags för bokföring blir det svårt att få ihop ett tydligt underlag.

Det händer också att man blandar ihop PDF-faktura med e-faktura. En PDF är ett dokument att läsa, medan e-faktura är ett strukturerat elektroniskt format. Det spelar roll om du arbetar med kunder som kräver e-faktura via till exempel Peppol.

Så gör du underlagen enklare att lämna vidare

För småföretagare handlar det sällan om att kunna alla bokföringsregler i detalj. Det handlar mer om att skapa ett arbetssätt som ger ordning från början.

Börja med att använda samma upplägg varje gång du fakturerar. Se till att fakturan får ett tydligt nummer, att kunduppgifterna är rätt och att beskrivningen av tjänsten eller varan faktiskt säger något. "Arbete enligt överenskommelse" räcker ibland, men ofta är en kortare konkret rad bättre, som "service av värmepump 12 maj" eller "fotografering personalbilder enligt bokning".

Nästa steg är att spara betalningsinformationen på ett sätt som går att koppla till fakturan. Det behöver inte vara komplicerat, men sambandet måste vara tydligt. Har kunden delbetalat, betalat sent eller fått en kredit, ska det gå att följa.

Om du har många småuppdrag eller ofta fakturerar från mobilen blir det extra viktigt att samla allt direkt. Annars byggs administrationen upp i efterhand.

När ett fakturaprogram hjälper mest

Många börjar med mallar i Word eller Excel. Det kan fungera ett tag. Men så fort du vill hålla ordning på fakturanummer, betalstatus, kreditfakturor, kundregister och underlag till bokföringen blir manuella lösningar lätt sårbara.

Ett enkelt faktureringsprogram kan göra stor skillnad just här. Inte för att det ersätter bokföringen, utan för att det hjälper dig skapa tydliga fakturor och samla rätt underlag från början. Det blir enklare att se vad som är skickat, betalt eller påmint, och att lämna vidare ett mer komplett underlag till den som sköter bokföringen.

För företag som fakturerar på flera sätt - till exempel via e-post, PDF, brev, e-faktura eller med betalning via Swish - blir det också lättare att behålla samma struktur. BillingPoint är ett exempel på ett fakturaprogram som är gjort för att förenkla just fakturering och bokföringsunderlag för småföretagare, och du kan prova gratis i 30 dagar utan kortuppgifter.

Myndighetskrav att hålla koll på

Om du vill känna dig trygg är det bra att utgå från svenska myndighetskällor. Skatteverket beskriver vilka uppgifter som ska finnas på fakturor och hur moms ska hanteras i olika situationer. Bokföringsnämnden förklarar vad som krävs av verifikationer och räkenskapsinformation. Verksamt har praktiska vägledningar för företagare, och Digg har information om elektronisk fakturering, särskilt för offentlig sektor.

Det betyder inte att du måste läsa allt själv. Men om du ofta hamnar i specialfall - till exempel omvänd skattskyldighet, ROT/RUT eller e-faktura till offentlig kund - är det klokt att kontrollera just de reglerna mot rätt källa.

En enkel rutin som håller i längden

Den mest hållbara lösningen är sällan den mest avancerade. Den är oftast den du faktiskt orkar följa varje vecka.

Skapa fakturan direkt när jobbet är klart eller så snart du har rätt uppgifter. Kontrollera att kunddata, datum, belopp och moms stämmer. Lägg till referenser och projektdetaljer medan du fortfarande har dem färska i minnet. Se sedan till att betalningen går att koppla till fakturan och att eventuella avvikelser, som delbetalning eller kredit, dokumenteras direkt.

Då får du ett fakturaunderlag som fungerar både för dig, kunden och den som ska bokföra. Det sparar tid, men framför allt minskar det friktionen i vardagen. Och för de flesta småföretagare är det precis där ett bra arbetssätt märks mest - när administrationen slutar ta mer energi än själva jobbet.