Så skickar du e-faktura som företagare

När en kund ber om e-faktura är det lätt att tänka att en PDF via mejl borde räcka. Fakturan är ju digital. Men det är just här många småföretagare fastnar. En e-faktura är inte en vanlig faktura som skickas som fil, utan en strukturerad elektronisk faktura som mottagarens system kan läsa in och behandla automatiskt.

Så skickar du efaktura på rätt sätt: börja med att ta reda på hur kunden vill ta emot fakturan, kontrollera rätt mottagare och referens, skapa fakturan med korrekta uppgifter och välj e-faktura som leveranssätt i ett fakturaprogram som stöder Peppol eller kundens krav. När de delarna är rätt blir e-faktura ofta enklare än sitt rykte.

Kort svar: så skickar du e-faktura som företagare

För att skicka e-faktura behöver du tre saker: en korrekt faktura, rätt elektronisk mottagare och ett system som kan skicka fakturan i rätt format.

Det brukar se ut så här:

1. Fråga kunden om de tar emot e-faktura och vilket mottagar-ID som ska användas.

2. Kontrollera om kunden kräver Peppol-ID, GLN, organisationsnummer, referenskod, ordernummer eller kostnadsställe.

3. Skapa fakturan med rätt fakturainnehåll, till exempel fakturadatum, fakturanummer, säljar- och köparuppgifter, vad som sålts, pris, moms och betalningsvillkor.

4. Välj e-faktura som leveranssätt i ditt fakturaprogram.

5. Följ upp om fakturan har gått fram. Om en e-faktura inte kan levereras bör du snabbt kunna se orsaken och vad som behöver rättas.

Vad betyder e-faktura i praktiken?

En e-faktura innehåller fakturauppgifter på ett sätt som mottagarens ekonomisystem kan tolka. Uppgifter som fakturanummer, belopp, moms, köpare, säljare, referens och förfallodatum skickas i ett strukturerat elektroniskt format.

För mottagaren innebär det mindre manuell registrering. För dig som avsändare innebär det att fakturan oftare hamnar direkt i rätt fakturaflöde, särskilt hos större företag, kommuner, regioner och myndigheter.

Det gör e-faktura särskilt användbart när kunden har ett formellt attestflöde. Fakturan kan läsas in, matchas mot order eller referens och skickas vidare till rätt person. Men då behöver referenser och mottagaruppgifter vara rätt från början.

E-faktura är alltså inte bara ett annat sätt att skicka samma PDF. Det är ett annat sätt för fakturan att hanteras.

E-faktura, PDF eller e-postfaktura – vad är skillnaden?

Det här är en av de vanligaste frågorna. Skillnaden kan förklaras enkelt:

| Leveranssätt | Vad det är | När det passar | |---|---|---| | PDF via e-post | En digital fil som kunden öppnar och läser | Mindre företag, privatkunder och kunder utan krav på e-faktura | | E-postfaktura | Faktura skickad via mejl, ofta som PDF | När kunden accepterar faktura via mejl | | E-faktura | Strukturerad elektronisk faktura som system kan läsa automatiskt | Offentlig sektor, större företag och kunder med e-fakturakrav | | Brevfaktura | Faktura skickad med post | Kunder som fortfarande vill ha fysisk faktura |

En PDF är alltså digital, men den är inte en e-faktura. Om kunden uttryckligen kräver e-faktura behöver du skicka i ett format som kunden kan ta emot i sitt system.

När behöver du skicka e-faktura?

E-faktura behövs framför allt när kunden kräver det. Det gäller ofta kommuner, regioner, myndigheter och större företag med standardiserade fakturaflöden.

Vid fakturering till offentlig sektor gäller särskilda krav. Fakturor som omfattas av e-fakturalagen ska skickas som e-faktura enligt europeisk standard. I Sverige används ofta Peppol BIS Billing 3 för detta. Läs mer om e-faktura till offentlig sektor om du fakturerar kommuner, regioner eller myndigheter.

Även privata företag kan kräva e-faktura. Det kan handla om större bolag, fastighetsbolag, kedjor eller organisationer som vill automatisera sin fakturahantering.

Om du mest fakturerar privatpersoner eller mindre företag som accepterar PDF via mejl behöver du inte göra varje faktura till e-faktura. Poängen är att kunna välja rätt leveranssätt för rätt kund.

Vilka uppgifter behöver du från kunden?

Innan du skickar första e-fakturan till en ny kund bör du fråga efter fullständiga faktureringsuppgifter. Det sparar ofta mer tid än man tror.

Be kunden bekräfta:

• organisationsnummer

• elektronisk fakturaadress, till exempel Peppol-ID eller GLN

• om kunden ska sökas via organisationsnummer i ditt fakturaprogram

• beställarreferens eller referenskod

• ordernummer, projektnummer eller kostnadsställe om det krävs

• eventuell särskild fakturaadress eller mottagarenhet

• om bilagor ska skickas med, till exempel tidrapport eller arbetsorder

Många e-fakturor stoppas inte för att själva beloppet är fel, utan för att fakturan saknar rätt referens. Hos större organisationer kan referensen vara det som styr fakturan till rätt attestperson.

Fråga därför inte bara “kan ni ta emot e-faktura?”. Fråga också: “Vilken referens och vilken elektronisk mottagare ska jag använda?”

Så skickar du efaktura steg för steg

Börja med att lägga upp kunden i fakturaprogrammet. Kontrollera namn, organisationsnummer och eventuell e-fakturaadress. Om programmet kan söka upp mottagare via Peppol eller register blir det enklare att hitta rätt.

Skapa sedan fakturan som vanligt. Fakturan ska innehålla samma grunduppgifter som en vanlig faktura. E-faktura ändrar inte kraven på innehållet. Den ändrar hur fakturan skickas och behandlas.

Lägg därefter in kundens referenser. Det kan vara beställar-ID, ordernummer, projektnummer eller kostnadsställe. Skriv inte bara namnet på personen du haft kontakt med om kunden har gett dig en särskild kod.

Välj sedan e-faktura som leveranssätt. Fakturaprogrammet skapar och skickar fakturan i rätt elektroniskt format. I BillingPoint kan du skicka e-faktura via Peppol direkt från fakturan, och du kan se leveransstatus på fakturan efter utskick.

Kontrollera slutligen statusen. Om fakturan avvisas eller inte kan levereras behöver du agera direkt, i stället för att upptäcka problemet när betalningen redan borde ha kommit in.

Peppol-ID, GLN och organisationsnummer – vad ska du använda?

Det här är ett område där många småföretagare blir osäkra. Organisationsnumret identifierar företaget eller organisationen. Peppol-ID eller GLN används ofta som elektronisk adress för e-faktura.

I vissa fall kan fakturaprogrammet hitta rätt mottagare med hjälp av organisationsnumret. I andra fall behöver kunden ange exakt Peppol-ID, GLN eller annan elektronisk adress.

Det blir extra viktigt när kunden är en kommun, region eller större organisation med många enheter. Samma organisationsnummer kan ibland förekomma för flera mottagare, medan varje förvaltning eller enhet har egna instruktioner, referenser eller elektroniska adresser.

Be därför kunden om faktureringsinstruktioner innan du skickar första fakturan. Det är enklare än att rätta en avvisad e-faktura i efterhand.

Vill du fördjupa dig i formatet kan du läsa mer om Peppol-faktura.

Vad måste stå på e-fakturan?

En e-faktura ska fortfarande vara en korrekt faktura. För en fullständig faktura ska uppgifter som datum för utfärdande, unikt löpnummer, säljarens momsregistreringsnummer, säljarens och köparens namn och adress, vad som sålts, leverans- eller utförandedatum när det skiljer sig från fakturadatum, beskattningsunderlag, momssats och momsbelopp finnas med.

Vid vissa situationer krävs även särskild text. Det kan till exempel gälla omvänd betalningsskyldighet, EU-försäljning, momsfri försäljning eller andra särskilda momsregler.

I praktiken betyder det att e-fakturan behöver vara rätt både tekniskt och innehållsmässigt. En tekniskt korrekt e-faktura kan fortfarande stoppas om referensen saknas, momsen är fel eller mottagaruppgifterna inte stämmer.

Läs mer om vad som måste stå på fakturan om du vill kontrollera grunduppgifterna.

Kan man bifoga PDF, tidrapport eller arbetsorder?

Ja, e-fakturor kan i vissa fall ha bilagor. Det kan vara en tidrapport, ritning, arbetsorder, specifikation eller annat underlag som kunden behöver för att förstå fakturan.

Det viktiga är att inte använda bilagan som själva fakturan. Den elektroniska fakturan är originalet. En separat fakturabild som PDF ska inte användas som ersättning för e-fakturan.

För småföretagare betyder det här en praktisk sak: skriv fakturan tydligt, men överlasta den inte med för mycket detaljer. Om kunden behöver mer underlag kan bilagan vara rätt plats för tidrapport, materiallista eller arbetsorder.

Fråga kunden om bilagor behövs innan du skickar första e-fakturan. Större organisationer kan ha särskilda regler för vilka filformat och uppgifter som accepteras.

Vad kostar det att skicka e-faktura?

Kostnaden beror på vilket system du använder. Vissa lösningar har fasta avgifter, andra tar betalt per skickad e-faktura. En del bokföringsprogram kräver också ett större abonnemang för att e-faktura ska kunna användas.

I BillingPoint ingår möjligheten att skicka e-faktura för alla kunder med prenumeration. Att skicka en e-faktura kostar 3 kr per faktura. För småföretagare som bara skickar e-faktura ibland kan det vara en enkel kostnadsmodell: du betalar när du använder funktionen.

Titta inte bara på styckpriset. Räkna också på tiden du sparar när fakturan går till rätt mottagare, får leveransstatus och inte behöver skickas om som PDF, brev eller via kundens portal.

Vanliga misstag när företag skickar e-faktura

Det första misstaget är att skicka PDF när kunden har krävt e-faktura. Det kan leda till att fakturan inte behandlas alls.

Det andra misstaget är att använda fel mottagare. Det händer särskilt när kunden har flera enheter, förvaltningar eller elektroniska adresser.

Det tredje misstaget är att missa referenskoden. En e-faktura utan beställarreferens kan bli liggande även om den tekniskt har kommit fram.

Det fjärde misstaget är att tro att e-faktura rättar innehållet automatiskt. Det gör den inte. Fel moms, otydliga rader eller saknade kunduppgifter blir inte rätt bara för att formatet är elektroniskt.

Det femte misstaget är att vänta med att kontrollera kraven tills jobbet är klart. Be om faktureringsinstruktioner redan när kunden beställer, särskilt om det är en kommun, myndighet eller större organisation.

Vad gör du om e-fakturan inte levereras?

Börja med att kontrollera varför fakturan inte gick fram. Felet kan bero på fel mottagare, saknad referens, fel Peppol-ID, fel organisationsnummer eller att mottagaren inte kan ta emot fakturan på det sätt du försökte skicka den.

I ett bra fakturaflöde ska du inte behöva gissa vad som hänt. I BillingPoint visas e-fakturor som inte kan levereras i en egen flik för leveransfel. Den som skickade fakturan får också ett mejl med orsaken och en rekommenderad åtgärd, så att felet kan rättas snabbare.

Kontrollera sedan kundens uppgifter. Är organisationsnumret rätt? Har du valt rätt Peppol-ID eller GLN? Saknas referens, ordernummer eller kostnadsställe?

Kontakta kunden om du är osäker. Fråga inte bara “har ni fått fakturan?”. Be om exakt faktureringsinstruktion: mottagare, referens och eventuella krav på bilagor eller extrafält.

Om fakturan redan har blivit felaktig kan det i vissa fall krävas en rättelse eller ny faktura beroende på vad som har hänt. Radera inte en faktura som redan är utfärdad om det skapar oreda i nummerserien eller bokföringsunderlaget, bättre att isåfall kreditera fakturan och skapa en ny till kunden.

Behöver småföretag en egen Peppol-operatör?

Nej. Som småföretagare ska du inte behöva bli e-fakturaoperatör eller bygga en egen teknisk anslutning till Peppol-nätverket. Det är en lösning för operatörer, systemleverantörer och större tekniska aktörer – inte för en företagare som bara vill skicka korrekta fakturor till sina kunder.

Det praktiska valet är att använda ett fakturaprogram som redan kan skicka e-faktura via Peppol. I BillingPoint registreras företaget som avsändare i Peppol-flödet när e-fakturering används, och avsändar-ID skapas automatiskt med prefixet `0007` följt av organisationsnumret utan bindestreck.

Du skapar fakturan som vanligt, kontrollerar kunduppgifter och referenser och klickar på Skicka e-faktura. Programmet hanterar själva sändningen via Peppol, medan du fokuserar på det som behöver bli rätt på fakturan: mottagare, fakturainnehåll, referens, ordernummer och övriga kundkrav.

För en småföretagare är poängen enkel. Du ska inte behöva köpa eller driva en egen e-fakturalösning för att kunna fakturera en kommun, myndighet eller större kund. Du behöver ett fakturaprogram som gör e-faktura till en del av det vanliga fakturaflödet.

När är e-faktura inte rätt val?

E-faktura är rätt när kunden kräver det eller när mottagaren har ett system som kan ta emot och behandla fakturan elektroniskt.

Men alla kunder behöver inte e-faktura. Privatpersoner och många mindre företag föredrar fortfarande PDF via e-post eller faktura med brev. Då finns ingen anledning att göra faktureringen mer komplicerad än nödvändigt.

Det bästa arbetssättet är därför inte att alltid välja e-faktura. Det bästa är att kunna välja leveranssätt per kund: e-post, PDF, brev eller e-faktura beroende på vad kunden vill ha och vad affären kräver.

Så gör BillingPoint e-faktura enklare

I BillingPoint kan du skapa fakturan som vanligt och skicka den som e-faktura via Peppol när kunden kräver det. Du behöver inte arbeta i ett stort ekonomisystem för att kunna skicka e-faktura.

Programmet kan visa om kunden kan ta emot e-faktura och du kan följa leveransstatus direkt på fakturan. Det gör det lättare att agera om något behöver rättas innan betalningen försenas.

BillingPoint passar särskilt bra för småföretagare som vill skicka korrekta fakturor, följa betalningar och lämna tydliga underlag vidare utan onödig administration. Du kan också fortsätta skicka vanliga fakturor via e-post, PDF eller utskrift till kunder som inte behöver e-faktura.

Prova BillingPoint gratis i 30 dagar – inga kortuppgifter behövs.

Vanliga frågor om att skicka e-faktura

Är PDF samma sak som e-faktura?

Nej. En PDF är ett digitalt dokument. En e-faktura är ett strukturerat elektroniskt format som mottagarens system kan behandla automatiskt.

Måste jag skicka e-faktura till kommuner och myndigheter?

Ja, om fakturan gäller ett köp som omfattas av offentlig upphandling. Det gäller även direktupphandlingar som har påbörjats från och med 1 april 2019. I praktiken betyder det att leverantörer till kommuner, regioner, myndigheter och andra offentliga organisationer oftast behöver skicka e-faktura enligt europeisk standard.

Det räcker då inte att mejla en PDF. Fakturan ska skickas som en riktig e-faktura i ett strukturerat elektroniskt format, ofta via Peppol. Be alltid kunden om rätt mottagare, Peppol-ID eller annan elektronisk adress samt eventuell beställarreferens innan du skickar.

Vad är Peppol?

Peppol är ett nätverk och en standard för elektroniska affärsdokument, bland annat e-fakturor. I Sverige används Peppol ofta för e-faktura till offentlig sektor och större organisationer.

Behöver jag kundens Peppol-ID för att skicka e-faktura?

Du behöver veta hur mottagaren ska identifieras i e-fakturanätverket. Ofta handlar det om kundens Peppol-ID, GLN eller annan elektronisk fakturaadress. I vissa fakturaprogram kan mottagaren hittas via organisationsnummer, men det är ändå viktigt att kontrollera att du väljer rätt mottagare.

Det är särskilt viktigt när kunden är en kommun, region, myndighet eller större organisation med flera enheter. Samma organisationsnummer kan ibland ha flera fakturamottagare, och då behöver du veta vilken elektronisk adress och referens som gäller för just den fakturan.

Behöver jag som avsändare ha ett eget Peppol-ID?

När du skickar e-faktura via ett fakturaprogram behöver du som småföretagare inte själv ansöka om, köpa eller administrera en egen Peppol-anslutning. I BillingPoint registreras företaget som avsändare i Peppolnätverket första gången du skickar en e-faktura.

Ditt avsändar-ID skapas automatiskt och bygger på företagets organisationsnummer. För svenska organisationsnummer används prefixet `0007`, följt av organisationsnumret utan bindestreck. Ett företag med organisationsnummer `559116-4776` får alltså avsändar-ID:

`0007:5591164776`

Detta används som avsändar-ID när e-fakturan skickas. Du behöver därför inte hantera tekniska Peppol-inställningar själv. Det du behöver kontrollera är att dina företagsuppgifter är korrekta på fakturan och att mottagarens uppgifter stämmer.

Mottagarens Peppol-ID är en annan sak. Det är kundens elektroniska fakturaadress och behöver vara rätt för att fakturan ska hamna hos rätt mottagare.

Kan jag bifoga tidrapport eller arbetsorder till e-faktura?

Ja, en e-faktura kan ha bilagor, till exempel tidrapport, ritning, arbetsorder, specifikation eller materiallista. Bilagan kan i Peppol BIS Billing 3.0 bland annat vara PDF, CSV, PNG, JPG eller vissa kalkylbladsformat, exempelvis Excel.

Det viktiga är att bilagan inte ersätter själva e-fakturan. Den strukturerade e-fakturan är originalet. Du ska därför inte bifoga en PDF-kopia av fakturan som “fakturabild” till Peppol-fakturan.

En bra tumregel är: använd bilagor för kompletterande underlag som kunden behöver för att förstå eller kontrollera fakturan, inte för att skicka själva fakturan en gång till som PDF.

Vad kostar e-faktura i BillingPoint?

Möjligheten att skicka e-faktura ingår i BillingPoint. Det kostar 3 kr att skicka en e-faktura.

Vad gör jag om kunden inte kan ta emot e-faktura?

Då bör du välja ett annat leveranssätt, till exempel e-post med PDF eller brev, om kunden accepterar det. Om kunden kräver e-faktura behöver du be om rätt mottagaruppgifter eller instruktioner.

Behöver jag ett stort bokföringsprogram för e-faktura?

Nej, inte för själva e-faktureringen. Ett fakturaprogram med stöd för e-faktura räcker gott när du vill skapa, skicka och följa upp fakturor utan att använda ett komplett bokföringsprogram.