Så skickar du e-faktura som företagare
Uppdaterat: för 3 dagar sedan
En e-faktura innehåller uppgifter som kundens system kan läsa automatiskt. Den är därför inte samma sak som en PDF som du skickar med e-post. För att fakturan ska komma rätt behöver du följa kundens instruktioner och använda rätt kunduppgifter och referens.
I den här guiden får du steg för steg se hur du skickar en e-faktura. Vill du veta hur e-fakturor är uppbyggda kan du läsa guiden om EN 16931. I Peppol-guiden förklarar vi Peppol-ID, GLN och hur fakturan hittar rätt mottagare.
Senast uppdaterad: 1 september 2026
Kort svar: så skickar du e-faktura
Be kunden om de uppgifter som behövs för e-fakturan.
Kontrollera att rätt kund och referens är valda.
Skapa fakturan som vanligt.
Välj Skicka e-faktura i fakturaprogrammet.
Kontrollera efteråt att fakturan har skickats. Om den inte kunde levereras får du information om vad som behöver rättas.
Skillnaden mellan PDF, e-faktura och Peppol
Orden beskriver olika saker och blandas ofta ihop:
Begrepp | Enkelt förklarat |
PDF-faktura | Ett dokument som du skickar med e-post. Kunden kan läsa det, men uppgifterna förs inte över automatiskt till kundens system. |
E-faktura | Fakturans uppgifter skickas som strukturerad data, vilket kundens system kan läsa in automatiskt. |
EN 16931 | Gemensamma europeiska regler för vilka uppgifter en e-faktura innehåller och vad de betyder. |
Peppol BIS Billing 3 | Mer detaljerade regler för hur en e-faktura ska vara uppbyggd när den skickas genom Peppol. BillingPoint använder version 3.0. |
Sättet att skicka | Vägen som fakturan tar till kunden, exempelvis genom Peppol eller via en leverantörsportal. |
En PDF som skickas med e-post kan i vissa sammanhang benämnas som en elektronisk faktura, men den är ändå inte en e-faktura enligt e-fakturalagen för offentlig upphandling. När e-faktura nämns i denna guide avses den strukturerade typen av faktura som kundens system kan läsa in automatiskt.
Du behöver inte hantera de tekniska delarna själv. Följ kundens faktureringsinstruktioner och använd ett faktura- eller bokföringsprogram för att skicka e-fakturan till kunden. Om du inte har ett program som kan skicka e-fakturor kan kunden ibland erbjuda en leverantörsportal. Där fyller du i fakturauppgifterna så att kunden får en strukturerad e-faktura.
När behöver du skicka e-faktura?
Du behöver skicka e-faktura när kunden eller reglerna för köpet kräver det. Ett privat företag kan exempelvis ange e-faktura som ett villkor för sina leverantörer. Det finns däremot inget allmänt svenskt krav på e-faktura mellan alla privata företag ännu.
Om du fakturerar en kommun, region, myndighet eller annan organisation inom offentlig sektor behöver du ofta skicka e-faktura. Kravet gäller normalt när köpet ingår i en offentlig upphandling som påbörjades den 1 april 2019 eller senare. Det kan även gälla direktupphandlingar. Undantag kan finnas om en e-faktura skulle kunna avslöja sekretessbelagda uppgifter eller skada säkerhetskänslig verksamhet.
Om kunden inte kräver e-faktura och godkänner PDF via e-post kan du skicka fakturan på det sättet. Följ alltid kundens instruktioner för det aktuella köpet.
Uppgifter du behöver från kunden
Be om faktureringsuppgifterna redan när du tar emot beställningen. Kontrollera särskilt:
företagets eller organisationens fullständiga namn och organisationsnummer
vart och hur e-fakturan ska skickas
vilken beställarreferens eller referenskod som ska anges
om ordernummer, avtalsnummer, projektnummer eller kostnadsställe behövs
om kunden vill ha bilagor och vilka filtyper som godtas
En större organisation kan ha flera mottagare. Välj därför inte den första sökträffen bara för att namnet eller organisationsnumret ser rätt ut. Jämför alltid sökträffarna i ditt program med instruktionen för just den faktura du ska skicka.
Så skickar du e-fakturan steg för steg
1. Kontrollera vem du ska fakturera
Använd namnet och organisationsnumret från beställningen eller avtalet. Ett moderbolag, ett dotterbolag, en kommun och ett kommunalt bolag kan ha liknande namn men är olika köpare. Fråga kunden om du är osäker.
2. Skapa fakturan
Skapa fakturan som vanligt och kontrollera att datum, fakturanummer, kunduppgifter, det du har sålt, pris, moms och betalningsuppgifter är rätt. Hela checklistan finns i guiden Vad måste stå på en faktura?.
3. Fyll i kundens referens
Skriv beställarreferensen och eventuellt ordernummer exakt som kunden har angett. Använd fälten för referens och eventuellt ordernummer i fakturaprogrammet. Skriv inte uppgifterna enbart i beskrivningen av det du har sålt – då kan kundens system få svårt att skicka fakturan till rätt person för godkännande.
4. Skicka på det sätt kunden har angett
Välj e-faktura i fakturaprogrammet och kontrollera mottagaren en sista gång. Om kunden använder en leverantörsportal fyller du i fakturauppgifterna där i stället. Skicka inte en PDF via e-post när kunden kräver e-faktura.
5. Kontrollera att fakturan har skickats
Kontrollera statusen efter utskicket. Levererad betyder att fakturan har kommit fram till kundens ekonomisystem genom e-fakturatjänsten. Det betyder inte att kunden har läst, godkänt eller betalat den.
Om fakturan inte kunde levereras får du information om vad som blev fel. Kontrollera mottagaren, referensen och övriga uppgifter som nämns. Skapa inte ett nytt fakturanummer bara för att samma korrekta faktura behöver skickas igen.
Bilagor ersätter inte e-fakturan
Du kan ibland behöva bifoga exempelvis en tidrapport, arbetsorder, ritning eller materialspecifikation. Fråga först vilka bilagor och filtyper kunden godtar.
Bilagan är extra information. Den ersätter inte själva e-fakturan. Bifoga inte en PDF-kopia av fakturan till e-fakturan.
Vanliga frågor
Är en PDF samma sak som en e-faktura?
Nej, inte när kunden kräver en e-faktura. En PDF är ett dokument som kunden kan läsa. En e-faktura skickar uppgifterna som strukturerad data som kundens system kan läsa automatiskt.
Måste privata företag skicka e-faktura?
Nej, det finns inget allmänt svenskt krav mellan alla privata företag ännu. Kunden kan ändå kräva e-faktura i avtalet med ditt företag eller i sina allmänna villkor för leverantörer.
Behöver jag ett bokföringsprogram?
Inte för att skapa och skicka e-fakturan. Du kan använda ett fakturaprogram som klarar kundens krav och sköta bokföringen separat. Fakturor och andra underlag måste fortfarande sparas och bokföras enligt reglerna.
Vad gör jag om kunden inte kan ta emot e-faktura?
Fråga kunden hur fakturan ska skickas i stället, exempelvis som PDF via e-post eller som brev. Om kunden kräver e-faktura behöver du få rätt mottagaruppgifter eller en länk till kundens leverantörsportal.
Prova att skicka e-faktura via Peppol
I BillingPoint kan du skicka e-faktura till företag och offentlig sektor i Sverige via Peppol. Leveransstatus visas på fakturan, och varje skickad e-faktura kostar 3 kronor.
Du provar kostnadsfritt i 30 dagar utan kortuppgifter. Provperioden avslutas automatiskt om du inte väljer att fortsätta.
Källor och vidare läsning
Senast faktagranskad: 27 augusti 2026.
Kommentarer