Skicka faktura via e-post – så gör du rätt
Uppdaterat: för 3 dagar sedan
En faktura som skickas via e-post levereras vanligtvis som en PDF. I den här guiden får du veta vad som gäller, hur utskicket går till och hur du tolkar leveransstatusen. Vi förklarar också när kunden i stället behöver en strukturerad e-faktura.
Senast uppdaterad: 3 september 2026
Får man skicka en faktura via e-post?
Ja, en faktura kan skickas som PDF via e-post om mottagaren accepterar det. Skatteverket beskriver reglerna för elektroniska fakturor här.
E-postadressen är en leveransuppgift och ska inte blandas ihop med adressen på själva fakturan. På en fullständig faktura ska köparens namn och postadress finnas med. E-postadressen avgör vart fakturamejlet skickas och ersätter inte dessa uppgifter. Läs mer i guiden Vad måste stå på en faktura?
Så skickar du en faktura via e-post
1. Bekräfta leveranssättet och e-postadressen
Kontrollera att kunden vill få fakturan som PDF via e-post och be kunden bekräfta vilken e-postadress som ska användas för fakturor. Spara adressen på rätt kund. Utgå inte från att fakturan ska skickas till personen som gjorde beställningen. Många företag har en särskild e-postadress dit alla fakturor ska skickas.
BillingPoint kontrollerar e-postadressen innan fakturan skickas. Systemet granskar om adressen är rätt skriven och om mottagarens e-postserver kan ta emot mejl. Det gör utskicket säkrare eftersom vissa adressfel kan upptäckas i förväg. Kontrollen kan däremot inte avgöra vem adressen tillhör, om den fortfarande används eller om kunden kommer att läsa fakturan.
2. Skapa fakturan och kontrollera PDF-filen
En PDF-faktura ska innehålla samma obligatoriska uppgifter som en pappersfaktura. Skapa fakturan från fakturaunderlaget och öppna sedan PDF-filen. Kontrollera kunduppgifter, fakturanummer, belopp, datum, moms, betalningsuppgifter och beskrivningen av det som har sålts.
Kontrollera separat om kunden kräver en beställarreferens, ett ordernummer, en projektkod eller någon annan märkning. Det är uppgifter som ska finnas på fakturan.
3. Förbered mejlet och bilagorna
Skriv en tydlig ämnesrad och bifoga PDF-filen. Öppna även eventuella separata bilagor och kontrollera att de hör till rätt kund och faktura. Om fakturaprogrammet skapar ämnesrad och filnamn automatiskt behöver du bara kontrollera att uppgifterna stämmer.
Du kan lägga till ett kort meddelande:
Hej Anna, Här kommer faktura 1042 för workshopen den 8 maj. Fakturan finns bifogad som PDF. Svara gärna på mejlet om du har frågor om fakturan. Med vänlig hälsning Erik Nordlund Nordlunds Konsult AB
Mejltexten ersätter inte fakturan. Den gör det bara tydligare för kunden vad mejlet och bilagan gäller.
4. Skicka och följ leveransstatusen
När du skickar fakturan från BillingPoint kan leveransstatusen visa:
Skickad: Mejlet har skickats vidare för leverans.
Levererad: Mottagarens e-postserver har tagit emot mejlet.
Leveransfel: Mejlet kunde inte levereras.
Statusen Levererad visar inte var mejlet har hamnat. Det kan ligga i kundens inkorg eller ha sorterats som skräppost. Mottagarens e-postserver rapporterar inte detta tillbaka, och statusen visar inte heller om kunden har öppnat, läst eller betalat fakturan.
Vid ett tillfälligt leveransfel försöker systemet automatiskt skicka mejlet igen flera gånger. Om leveransen fortfarande misslyckas markeras felet som permanent. Läs då felmeddelandet och åtgärda orsaken. Om fakturan är oförändrad skickar du samma faktura igen med samma fakturanummer.
PDF-faktura och e-faktura är olika format
En faktura som skickas via e-post behöver inte vara en PDF. PDF är ändå ett vanligt format eftersom fakturans utseende bevaras när mottagaren öppnar filen.
En PDF-faktura är ett dokument som mottagaren öppnar och läser. En strukturerad e-faktura överför i stället fakturauppgifterna på ett sätt så att mottagarens ekonomisystem kan läsa och behandla dessa automatiskt. En PDF som bifogas i ett mejl är inte en strukturerad e-faktura.
Kontrollera alltid mottagarens faktureringsinstruktioner innan du skickar fakturan. Där står hur den ska skickas, till exempel via Peppol, en leverantörsportal eller ett annat elektroniskt fakturaflöde. Ska fakturan skickas via Peppol använder du Peppolnätverket i stället för att mejla den som PDF.
När du fakturerar en myndighet, kommun, region eller annan offentlig organisation ska fakturan i regel skickas som en strukturerad e-faktura. Kravet gäller upphandlingar som påbörjades den 1 april 2019 eller senare. En PDF-faktura via e-post uppfyller inte kravet. Läs mer hos Upphandlingsmyndigheten.
Om fakturan innehåller fel eller skickas till fel mottagare
Upptäcker du ett fel i en faktura som redan har skickats ska du inte radera eller skriva över originalet. Det måste gå att följa vad som har ändrats och varför. Beroende på felet kan fakturan behöva kompletteras, rättas eller krediteras. Läs mer i guiden Kreditfaktura – så rättar du en skickad faktura.
Har fakturan skickats till fel mottagare ska du kontakta mottagaren så snart som möjligt och be att både mejlet och bilagan raderas. Om fakturan innehåller personuppgifter kan felutskicket vara en personuppgiftsincident. Dokumentera vad som har hänt och bedöm risken för de personer som berörs. Läs mer om felsända mejl hos IMY.
Prova att skicka fakturan direkt via e-post
I BillingPoint kan du skapa fakturan och skicka den direkt till kundens e-postadress. Programmet kan kontrollera adressen före utskicket och visar om fakturan har levererats eller om utskicket misslyckats.
Du provar kostnadsfritt i 30 dagar utan kortuppgifter. Provperioden avslutas automatiskt om du inte väljer att fortsätta.
Kommentarer