Skicka faktura via e-post – så gör du rätt

Det går bra att skicka en faktura via e-post när kunden godkänner det. Be om rätt fakturaadress, skapa fakturan med korrekta uppgifter och skicka den som e-postfaktura via fakturaprogrammet. Kontrollera sedan att utskicket kommit fram till kundens e-postadress.

Om kunden kräver e-faktura, till exempel via Peppol, ska du inte mejla fakturan som en PDF-bilaga. Välj i stället e-faktura som leveranssätt i ditt fakturaprogram. Då kommer fakturauppgifterna direkt till kundens fakturasystem och kunden behöver inte ange dessa för hand när den ska betalas.

Kort sammanfattning

• Kontrollera om kunden tar emot fakturan via e-post.

• Be om rätt fakturaadress och kundens referens innan du fakturerar.

• Fakturan ska innehålla samma obligatoriska uppgifter som en pappersfaktura.

• Kontrollera mottagare, belopp och eventuella bilagor innan du skickar faturan.

• Ett skickat mejl är inte samma sak som en levererad eller läst faktura, programmet ska visa när fakturan är levererad.

• Skicka e-faktura istället för faktura via e-post när kunden kräver det.

Får man skicka faktura via e-post?

Mottagaren ska godkänna att fakturan skickas elektroniskt. Godkännandet behöver inte vara ett skriftligt avtal, men utgå inte från att alla kunder vill få sina fakturor via mejl.

Det bästa är att fråga kunden i samband med att ni kommer överens om arbetet som ska utföras:

• Accepterar ni PDF-faktura via e-post?

• Vilken e-postadress ska fakturan skickas till?

• Behöver fakturan märkas med beställarreferens, ordernummer eller kostnadsställe?

• Kräver ni i stället en e-faktura?

Om kunden själv lämnar en fakturaadress och ber dig skicka PDF-fakturan dit är leveranssättet tydligt överenskommet.

När du skickar fakturan från ett fakturaprogram registreras utskicket i regel direkt i programmet. Kontrollera även leveransstatus om programmet visar den. Att fakturan är markerad som skickad betyder inte alltid att den har levererats, och en levererad faktura behöver inte vara öppnad av kunden.

Vad ska PDF-fakturan innehålla?

Kraven på fakturans innehåll är desamma oavsett om fakturan skickas på papper eller elektroniskt.

För en fullständig faktura vid vanlig momspliktig försäljning inom Sverige ska följande uppgifter finnas med:

• datum då fakturan utfärdades

• ett unikt fakturanummer i en löpande nummerserie

• säljarens momsregistreringsnummer

• säljarens och köparens namn och adress

• varornas mängd och art eller tjänsternas omfattning och art

• datum då varorna levererades, tjänsterna utfördes eller en förskottsbetalning gjordes, om datumet kan fastställas och skiljer sig från fakturadatumet

• beskattningsunderlaget för varje momssats, enhetspriset exklusive moms samt rabatter eller prissänkningar som inte ingår i enhetspriset

• den momssats som används

• momsbeloppet som ska betalas.

För att kunden ska kunna betala behöver fakturan även visa belopp att betala, förfallodatum, betalningsvillkor och betalningsuppgifter, exempelvis bankgiro och OCR-nummer eller annan betalningsreferens. Dessa är praktiska betalningsuppgifter och ingår inte i momslagens grundlista ovan.

Vid omvänd betalningsskyldighet, momsbefrielse, självfakturering, försäljning inom EU och ROT- eller RUT-arbete gäller särskilda regler. Dessa uppgifter ska anges separat utifrån vilken typ av försäljning fakturan gäller.

I vissa situationer får en förenklad faktura användas, bland annat när totalbeloppet är högst 4 000 kronor inklusive moms. Även en förenklad faktura måste innehålla vissa bestämda uppgifter. I vår guide kan du läsa mer om vad som måste stå på fakturan.

Så skickar du faktura via e-post steg för steg

1. Bekräfta leveranssättet

Fråga om kunden accepterar PDF via e-post eller istället kräver att få en e-faktura. Be även om kundens fakturaadress och eventuell referens.

2. Skapa och kontrollera fakturan

Kontrollera kundnamn, fakturanummer, fakturarader, moms, belopp, betalningsuppgifter och förfallodatum. Beskriv arbetet konkret, till exempel ”Workshop och förberedelser den 8 maj” i stället för bara ”Konsultarbete”.

3. Kontrollera av bilagor

Om fakturan har bilagor, öppna dem och kontrollera att de hör till rätt faktura. Var extra noggrann om du har skapat flera fakturor efter varandra.

4. Lägg till ett meddelande vid behov

När fakturaprogrammet bestämmer ämnesrad och filnamn automatiskt behöver du inte hantera dessa delar. Använd meddelandefältet om du vill skriva en kort hälsning eller förtydliga vad fakturan gäller.

Exempel: Hej, här kommer fakturan för workshopen den 8 maj. Hör gärna av dig om du har några frågor.

I BillingPoint läggs meddelandet in i mejlet medan programmet sköter själva utskicket. BillingPoint

5. Följ leveransstatus och betalning i programmet

Kontrollera leveransstatusen i fakturaprogrammet efter utskicket. I BillingPoint ser du om e-postfakturan har levererats eller om leveransen har misslyckats. Vid ett leveransfel får du även ett e-postmeddelande. Kontrollera då mottagarens e-postadress, rätta den vid behov och skicka fakturan igen. Leveransstatusen visar inte om kunden har öppnat eller läst fakturan.

Följ därefter betalningsstatusen i programmet. Om fakturan har passerat förfallodatum kan du kontakta kunden eller skicka en betalningspåminnelse. En skriftlig betalningspåminnelse får innehålla en påminnelseavgift på högst 60 kronor endast om avgiften avtalades senast när skulden uppkom. Beloppet är reglerat i lag, men rätten att ta ut avgiften uppstår inte utan att ni avtalat om det med exempelvis en information på första fakturan.

Vid försäljning mellan företag har du rätt till en lagstadgad förseningsersättning på 450 kronor per faktura om du har rätt till dröjsmålsränta. Samma rätt gäller när ett företag säljer varor eller tjänster till en myndighet eller offentlig verksamhet. Förseningsersättningen behöver inte avtalas i förväg. Lägg inte automatiskt på en påminnelseavgift utöver de 450 kronorna. Kostnader för betalningspåminnelse, inkassokrav och amorteringsplan får bara tas ut förutsatt att de inte tillsammans överstiger 450 kr.

Fakturan ska ingå i företagets arkiv och förbli läsbar och åtkomlig. Räkenskapsinformationen måste arkiveras till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Exempel på mejl när du skickar fakturan

> Hej Anna, > > Här kommer faktura 1042 för workshopen den 8 maj. > Fakturan finns bifogad som PDF. > > Svara gärna på mejlet om du har frågor om fakturan. > > Med vänlig hälsning > Erik Nordlund > Nordlunds Konsult AB

Mejltexten ersätter inte fakturan. Den ger kunden en snabb överblick och gör det lättare att upptäcka om bilagan saknas.

PDF-faktura och e-faktura är inte samma sak

En PDF-faktura via e-post är ett elektroniskt skickat dokument som en människa öppnar och läser. En strukturerad e-faktura innehåller däremot uppgifter som mottagarens ekonomisystem kan läsa in och behandla automatiskt.

Om fakturan följer av en offentlig upphandling som påbörjats den 1 april 2019 eller senare ska leverantören som skicka e-faktura enligt europeisk standard. Det gäller även direktupphandlingar, med vissa undantag. En PDF via mejl uppfyller inte det kravet.

Även privata företag kan kräva strukturerad e-faktura. Fråga då efter elektronisk mottagare (Peppol ID eller GLN) och vilka referenser som ska finnas med. I guiden om hur du skickar e-faktura som företagare förklarar vi Peppol, mottagaruppgifter och vanliga krav.

Vanliga fel när fakturan mejlas

1. Fakturaadressen eller referensen är fel

Kontaktpersonen som beställde arbetet är inte alltid den som tar emot fakturor. Hos större företag kan fakturan behöva skickas till en särskild ekonomi- eller leverantörsadress. Saknas beställarreferens eller ordernummer kan fakturan bli liggande eller avvisas.

2. Fel kund eller mottagare väljs

När fakturan skickas från ett fakturaprogram skapas fakturadokumentet automatiskt från den valda fakturan. Kontrollera därför kundnamn, fakturanummer och mottagarens e-postadress före utskicket. Om du har lagt till separata bilagor ska du även kontrollera att de hör till rätt kund och uppdrag.

Om en faktura med personuppgifter skickas till en obehörig mottagare är det en personuppgiftsincident. Händelsen ska dokumenteras och risken för den berörda personen ska bedömas. Incidenten ska anmälas till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) inom 72 timmar, såvida det inte är osannolikt att den medför en risk för personens rättigheter och friheter.

3. Skickad är inte samma sak som levererad

Om fakturaprogrammet visar leveransstatus ska du följa utskicket där. Statusen Skickad visar att programmet har gjort utskicket, men inte att mejlet har nått mottagaren. Statusen Levererad visar att mejlet har nått mottagarens e-postsystem.

I BillingPoint visas det även i programmet om leveransen misslyckas. Du får då också ett e-postmeddelande om leveransfelet.

Leveransstatusen är inte ett läskvitto. Den visar inte att kunden har öppnat eller granskat fakturan.

4. PDF skickas trots krav på e-faktura

En PDF är inte en strukturerad e-faktura bara för att den skickas digitalt. Om kunden kräver e-faktura ska den vanligtvis skickas via Peppol-nätverket, alternativt kan den behöva laddas upp till en leverantörsportal eller möjligtvis levereras till kunden via ett alternativt elektroniskt fakturaflöde. Du behöver då följa den instruktionen som kunden givit dig för att kunna leverera fatura på det sätt kunden förväntar sig.

Om fakturan inte kom fram eller blev fel

Om fakturan är korrekt men leveransstatusen visar att utskicket har misslyckats ska du kontrollera mottagarens e-postadress och skicka samma faktura igen. Eftersom felet gäller leveransen och inte fakturans innehåll ska du inte skapa en ny faktura med ett nytt fakturanummer.

Om leveransfelet innebär att kunden får fakturan nära eller efter det ursprungliga förfallodatumet ska du informera kunden vid det nya utskicket och skriftligen bekräfta vilket nytt betalningsdatum som gäller. Den ursprungliga fakturan behöver inte ersättas.

Saknas en uppgift på fakturan kan den i många fall kompletteras eller rättas. Vid exempelvis prissänkning, retur eller felaktigt debiterad moms kan en ändringsfaktura, till exempel en kreditfaktura, behövas. Den ska tydligt hänvisa till den ursprungliga fakturan.

Radera eller skriv inte över den skickade fakturan så att det blir svårt att följa vad som hänt. Läs gärna mer om hur du behåller en obruten nummerserie för fakturor.

Har fakturan skickats till fel person bör du kontakta mottagaren direkt och be att meddelandet och bilagan raderas. Dokumentera vad som har hänt och bedöm om personuppgifter kan ha röjts.

Skicka och följ upp e-postfakturor i BillingPoint

I BillingPoint väljer du kunden från kundregistret, skapar fakturan och skickar den direkt via e-post. Du kan se om e-postfakturan har levererats eller om utskicket misslyckades. Statusen visar däremot inte om kunden har läst fakturan.

Om en kund kräver strukturerad e-faktura kan du i stället skicka den via Peppol med ett klick i BillingPoint. Du har även en god överblick över vilka fakturor som är obetalda och kan markera fakturan som betald när du ser inbetalningen på banken.

Vill du prova hur det är att arbeta i programmet kan du testa BillingPoint kostnadsfritt i 30 dagar utan att binda dig.

Vanliga frågor om att skicka faktura via e-post

Måste kunden godkänna att fakturan skickas via e-post?

Ja. Mottagaren ska godkänna elektronisk fakturering. Den enklaste är att kunden bekräftar att PDF via e-post accepteras och ger dig rätt e-postadress och fakturaadress.

Måste en faktura som skickas via e-post vara en PDF?

Nej, lagen kräver inte just PDF-format. PDF är ändå ett praktiskt val eftersom fakturans utseende bevaras när kunden öppnar filen och PDF är ett standardiserat format för elektroniska dokument som är lätt att öppna oavsett enhet. Följ alltid kundens instruktioner om kunden vill att du använder en leveranstörsportal eller önskar fakturan skickad i ett annat format.

Är en PDF-faktura samma sak som en e-faktura?

Nej. En PDF är ett elektroniskt dokument som mottagaren läser. En e-faktura innehåller strukturerade uppgifter som mottagarens ekonomisystem kan behandla automatiskt.

Vad gör jag om kunden inte har fått mejlet?

Kontrollera först leveransstatusen i fakturaprogrammet. Om utskicket har misslyckats ska du kontrollera mottagarens e-postadress och skicka samma faktura igen med samma fakturanummer. Skapa inte en ny faktura om det enda felet är att den inte kunde levereras.

BillingPoint kontrollerar mottagaradressen i två steg före utskicket. Först kontrolleras att adressen har ett giltigt e-postformat. Därefter görs en kontroll mot mottagarens e-postserver för att verifiera att adressen existerar. Detta minskar risken för utskick till ogiltiga eller obefintliga adresser.

Kontrollen visar däremot inte att adressen tillhör den person du avser att fakturera. Kontrollera därför fortfarande kundnamnet och e-postadressen innan du skickar. Efter utskicket visar leveransstatusen om mejlet har levererats eller om leveransen har misslyckats.