Beställarreferens, ordernummer och projektnummer på faktura – vad är skillnaden?
Uppdaterat: för 4 dagar sedan
En kund kan vilja att fakturan märks med en beställarreferens, ett ordernummer eller ett projektnummer. Uppgifterna kan verka snarlika, men fyller olika funktioner. Beställarreferensen hjälper fakturan att nå rätt person eller avdelning, ordernumret kopplar den till kundens inköpsorder och projektnumret visar vilket projekt kostnaden gäller.
Dessa uppgifter ska inte blandas ihop med en betalningsreferens eller ett OCR-nummer (Optical Character Recognition, optisk teckenigenkänning). De används vid betalningen för att inbetalningen ska kunna kopplas till rätt faktura.
Senast uppdaterad: 8 september 2026
Beställarreferens, ordernummer och projektnummer – kort svar
Uppgift | Vad den identifierar | Vem lämnar uppgiften? | Huvudsyfte |
Beställarreferens | Rätt person, funktion eller kod hos köparen | Köparen | Styra fakturan till rätt mottagare och attestflöde |
Ordernummer | Köparens inköpsorder | Köparen | Matcha fakturan mot en lagd order |
Projektnummer | Det projekt som fakturan gäller | Köparen eller parterna enligt avtal | Koppla kostnaden till rätt projekt |
Betalningsreferens | Fakturan eller fordran som betalningen gäller | Säljaren | Matcha en inbetalning mot rätt faktura |
OCR-nummer | En betalningsreferens med numerisk kontroll | Säljaren | Underlätta kontroll och automatisk avprickning |
Ange varje uppgift i ett eget, tydligt namngivet fält och använd den typ av referens som kunden har efterfrågat. Ett ordernummer, projektnummer, fakturanummer eller OCR-nummer kan inte ersätta en beställarreferens.
Vad är en beställarreferens på fakturan?
En beställarreferens är en uppgift som köparen lämnar för att fakturan ska nå rätt person, avdelning eller funktion. Vid elektronisk fakturahantering används referensen för att styra fakturan rätt och förenkla köparens kontroll och attest.
En beställarreferens behöver inte vara ett personnamn. Den kan exempelvis vara en benämning som refererar till ett kostnadsställe eller en särskild kod som köparen använder. Ange alltid referensen exakt som kunden har lämnat den. Benämningen beställarreferens rekommenderas av SFTI (Single Face To Industry). SFTI är en samverkansorganisation för digitala och standardiserade inköp i offentlig sektor. Använd därför alltid den tydliga benämningen beställarreferens. Benämningar som ”fakturareferens”, ”er referens” och ”vår referens” visar inte alltid vilken uppgift som ska anges eller vem referensen tillhör.
Vad är ett ordernummer på fakturan?
Ett ordernummer på fakturan är numret på köparens inköpsorder. SFTI kallar uppgiften orderreferens, vilket även är benämningen i fakturastandarden inom Peppol – ett internationellt nätverk för elektroniska inköp. Uppgiften hjälper köparen att koppla fakturan till rätt order och kontrollera att exempelvis antal och pris stämmer med beställningen.
Om kunden har begärt ett inköpsordernummer ska du därför inte ange ditt företags interna ordernummer. Saknas numret i beställningen eller avtalet bör du be kunden om rätt uppgift innan fakturan skickas.
Vad är ett projektnummer på fakturan?
Ett projektnummer visar vilket projekt fakturan gäller. Köparen kan använda numret för att sortera fakturan, koppla kostnaden till rätt projekt och följa upp projektets utgifter. Ange alltid det projektnummer eller den projektbeteckning som kunden har lämnat eller som ni har kommit överens om.
Ett internt projektnummer som bara används i ditt företag hjälper inte köparen. Om både kundens och ditt eget projektnummer ska stå på fakturan behöver de anges i var sitt tydligt namngivet fält.
Är uppgifterna obligatoriska?
Beställarreferens, ordernummer och projektnummer hör inte till de uppgifter som normalt måste finnas på en svensk faktura. Detsamma gäller betalningsreferens och OCR-nummer. Uppgifterna är alltså inte lagkrav på alla fakturor.
Kunden kan ändå kräva en eller flera av dem, exempelvis genom en beställning, ett avtal eller sina faktureringsinstruktioner. Om en efterfrågad referens saknas kan fakturan avvisas av kunden och därmed orsaka extra arbete för dig och kunden, samt förlänga betaltiden för dig, eftersom fakturan behöver skickas tillbaka för komplettering.
Vid e-fakturering kan det finnas särskilda krav på vilka referenser som ska finnas med och var de ska anges. Fakturan kan exempelvis behöva innehålla en beställarreferens eller ett ordernummer för att mottagarens system ska kunna behandla den. Om kunden begär båda ska de anges i separata fält. Följ alltid kundens faktureringsinstruktioner och använd den typ av referens som efterfrågas.
Betalningsreferens och OCR hör till betalningen
En betalningsreferens visar vilken faktura en betalning gäller. Säljaren anger referensen, och när pengarna kommer in används den för att koppla betalningen till rätt faktura. Fakturanumret kan till exempel användas som betalningsreferens.
Ett OCR-nummer är en betalningsreferens som består av siffror och innehåller en kontrollsiffra. Kontrollsiffran hjälper till att upptäcka felskrivningar och gör det möjligt att matcha betalningen automatiskt. Beroende på företagets OCR-avtal kan även numrets längd kontrolleras.
Skillnaden är alltså att beställarreferens, ordernummer och projektnummer hjälper köparen att hantera fakturan, medan betalningsreferens och OCR-nummer hjälper säljaren att koppla betalningen till rätt faktura. Läs mer om OCR-nummer och betalningsuppgifter.
Exempel: när kunden kräver flera referenser
En elektriker ska fakturera ett delarbete i en kontorsrenovering åt ett fastighetsbolag. I beställningen står att fakturan ska innehålla en beställarreferens, kundens ordernummer och ett projektnummer. När elektrikern skapar fakturan får den även ett fakturanummer och ett OCR-nummer.
Beställarreferens: KARIN.N
Ordernummer: 4500127845
Projektnummer: REN-2026-041
Fakturanummer: 4515108
OCR-nummer: 20261087
De tre första uppgifterna har lämnats av kunden och ska kopieras exakt. Fakturanumret och OCR-numret skapas av säljaren och används för att identifiera fakturan och betalningen. Alla värden i exemplet är påhittade.
Kontrollera referenserna innan du skickar fakturan
Läs beställningen, avtalet och eventuella faktureringsinstruktioner från kunden.
Kontrollera om kunden anger att du ska skriva en beställarreferens, ett ordernummer, ett projektnummer eller flera av dessa uppgifter på fakturan.
Om kunden bara skriver ”referens”, fråga vilken typ av referens som avses.
Kopiera varje uppgift exakt som kunden har lämnat den.
Ange referenserna i separata och tydligt namngivna fält. Vid e-fakturering ska du även följa mottagarens anvisningar om var uppgifterna ska anges.
Kontakta kunden om en uppgift saknas. Försök inte gissa vilken referens som ska användas.
Var särskilt noggrann när du fakturerar en offentlig organisation, eftersom mottagaren ofta har tydliga krav på fakturans märkning. Se även guiden om att skicka faktura till kommun.
Prova tydligare referenser på fakturan
I BillingPoint kan du lägga till extrafält för exempelvis beställarreferens, ordernummer, projektnummer eller kostnadsställe. Om en kund alltid kräver samma uppgift kan ett standardextrafält sparas på kunden och visas på fakturan.
Du provar kostnadsfritt i 30 dagar utan kortuppgifter. Provperioden avslutas automatiskt om du inte väljer att fortsätta.
Kommentarer