Skicka faktura till kommun – så gör du rätt

När du ska skicka en faktura till en kommun behöver du följa kommunens instruktioner. Om inköpet omfattas av e-fakturalagen ska du skicka en e-faktura. En PDF-faktura via mejl räcker då inte. Be därför beställaren om rätt köpare, Peppol-ID, referens och beställningsnummer redan när du tar emot beställningen.

Kort sammanfattat

• Kontrollera köparens fullständiga namn och organisationsnummer.

• Fråga om fakturan ska skickas via Peppol eller fyllas i på en leverantörsportal.

• Be om fullständigt Peppol-ID (GLN) och rätt referens eller ordernummer.

• Beskriv tydligt vad du har levererat, var och när.

• Kontrollera efter utskicket om fakturan har kommit fram eller avvisats.

När måste du skicka e-faktura till kommunen?

Du ska skicka e-faktura när inköpet omfattas av reglerna om offentlig upphandling och upphandlingen påbörjades den 1 april 2019 eller senare. Kravet gäller också direktupphandlingar, alltså inköp som görs utan en vanlig annonserad upphandling. Kommunen bedömer om reglerna gäller för inköpet.

Undantag finns för vissa äldre upphandlingar, säkerhetskänsliga uppgifter och betalningar med kontanter eller kort. Avtalet kan också innehålla egna krav. Följ därför uppgifterna från beställaren.

En e-faktura innehåller uppgifter som kommunens fakturasystem kan läsa automatiskt. En PDF är ett digitalt dokument, men räknas inte som e-faktura. Peppol är ett nätverk där man kan skicka och ta emot e-fakturor via det. Upphandlingsmyndigheten rekommenderar standardformatet Peppol BIS Billing 3 och att e-fakturan skickas via Peppolnätverket.

Kan ditt fakturaprogram inte skicka e-fakturor? Fråga kommunen om du kan använda en leverantörsportal. Där loggar du in och fyller själv i fakturans uppgifter. Om kommunen tar emot via Peppol och ditt fakturaprogram har stöd för Peppol kan du i stället skicka e-fakturan direkt från ditt fakturaprogram.

Läs gärna vår guide om hur en Peppol-faktura fungerar. Där förklarar vi Peppol-ID/GLN, referenser och hur man skickar en e-faktura.

Be om dessa uppgifter för första fakturan

Samla uppgifterna när du tar emot beställningen:

• köparens fullständiga namn och organisationsnummer

• Peppol-ID/GLN eller länk till leverantörsportal

• beställarreferens eller referenskod

• ordernummer, beställningsnummer eller avropsnummer

• kontaktperson för frågor om fakturan

• betalningsvillkor och när du får fakturera

• krav på bilagor, till exempel en tidrapport

Ett Peppol-ID är mottagarens elektroniska adress. I Sverige bygger adressen vanligen på organisationsnumret och börjar då med `0007:`. Om mottagaren använder GLN börjar adressen med `0088:`. Be om hela Peppol-ID:t.

Kontrollera också vem som ska stå som köpare på fakturan. Ett kommunalt bolag har oftast ett eget organisationsnummer. Om bolaget har beställt arbetet ska fakturan därför skickas till det kommunala bolaget, inte till kommunen.

Så skapar och skickar du fakturan

1. Ange rätt köpare

Använd namnet och organisationsnumret i beställningen eller avtalet. Fråga beställaren om något är oklart.

2. Fyll i de vanliga fakturauppgifterna

Fakturan ska ha fakturadatum, ett unikt fakturanummer, uppgifter om säljare och köpare, leveransdatum, en tydlig beskrivning samt korrekt belopp och moms. I guiden om vad som måste stå på en faktura finns hela checklistan.

3. Lägg in referens och ordernummer

Skriv referensen och/eller ordernumret exakt som kommunen har angett. Använd det fält på fakturan som kommunen har sagt att du ska använda. Fältet kan heta `Er referens`, `Er kontakt`, `Beställarreferens` eller `Ordernummer`. Skriv inte uppgifterna enbart i beskrivningen av arbetet då kan fakturan ta längre tid för kommunen att hantera eller helt enkelt inte godkännas.

Beskriv sedan vad du har gjort. Skriv hellre:

> Målning av två klassrum på Björkbackens skola, 3–4 maj 2026

än bara ”måleriarbete”. Dela upp arbete och material om kommunen kräver det.

4. Skicka fakturan på det sätt kommunen kräver

Har kommunen gett dig ett Peppol-ID/GLN skickar du fakturan som e-faktura via Peppol. Har du fått en länk till en leverantörsportal ska du skapa fakturan på den webbplatsen. Skicka inte en PDF via mejl när kommunen kräver e-faktura.

5. Kontrollera att fakturan har kommit fram

Kontrollera leveransstatus efter att du har skickat fakturan. Om programmet visar `Levererad` har fakturan kommit fram till kommunens ekonomisystem. Det betyder inte att kommunen har godkänt eller betalat den.

Vanliga fel som kan stoppa fakturan

Fakturan skickas som PDF

En PDF via mejl kommer inte godkännas av kommunen när e-faktura är krav. Fråga hur fakturan ska skickas så det inte blir fel.

Referens eller ordernummer saknas

Kommunen använder uppgiften för att hitta rätt beställning och sortera fakturan till rätt avdelning och person. Kontrollera både den kod du fick av kommunen och att den ligger i rätt fält på fakturan.

Fel köpare står på fakturan

Kommunen och ett kommunalt bolag är oftast helt olika köpare. Kontrollera därför alltid exakt namn och organisationsnummer på beställarens organisation.

Om e-fakturan avvisas

Läs meddelandet som förklarar varför fakturan avvisades. Kontrollera Peppol-ID, referens, ordernummer och övriga uppgifter. Skicka inte samma faktura flera gånger innan du vet vad som är fel.

Om referensen är fel kan kommunen be dig att rätta fakturan och skicka den igen. Om beloppet eller momsen är fel kan du behöva skapa en kreditfaktura och därefter skapa en helt ny faktura som då skickas igen. Fråga kommunen och den som sköter bokföringen om du är osäker hur du ska göra.

Skicka e-faktura till kommunen med BillingPoint

I BillingPoint sparar du först kommunen som kund. Ange kommunens organisationsnummer eller GLN. Lägg också in den referens eller det ordernummer som kommunen har gett dig.

När du väljer `Skicka e-faktura` söker BillingPoint efter kommunen i Peppolnätverket. De mottagare som stämmer med kunduppgifterna visas på skärmen. Du väljer rätt mottagare och skickar sedan e-fakturan.

När fakturan har levererats visas det i BillingPoint. Om den inte kan levereras får du ett mejl som förklarar varför. Fakturan hamnar också under fliken `Leveransfel` i `Alla fakturor`. Där ser du vad som behöver rättas för att mottagarens system ska kunna ta emot fakturan.

Läs mer om e-fakturering i BillingPoint eller prova programmet gratis i 30 dagar utan kortuppgifter.

Vanliga frågor om faktura till kommun

Kan jag mejla en PDF-faktura till kommunen?

Det kan vara möjligt i vissa fall, men endast om kommunen accepterar PDF och fakturan inte omfattas av ett krav på e-faktura. Fråga kommunen innan du skickar.

Gäller e-fakturalagen även vid direktupphandling?

Ja. Kravet gäller när direktupphandlingen omfattas av någon av upphandlingslagarna och påbörjades den 1 april 2019 eller senare.

Var hittar jag kommunens Peppol-ID?

Be beställaren om hela Peppol-ID:t eller kontrollera kommunens webbplats. Ett Peppol-ID kan bygga på organisationsnummer eller GLN. Gissa därför inte vilket Peppol-ID kommunen har utifrån kommunens organisationsnummer.