Skicka faktura till kommun – så gör du rätt
Uppdaterat: för 5 dagar sedan
När du ska fakturera en kommun behöver du först kontrollera vilken organisation som har köpt varan eller tjänsten och hur fakturan ska skickas. Kommunen och ett kommunalt bolag är olika köpare och kan ha olika fakturaadresser.
Om köpet omfattas av reglerna om e-faktura vid offentlig upphandling ska du skicka en e-faktura. En PDF via e-post räknas inte som en e-faktura och godkänns inte i dessa fall.
Be beställaren om en faktureringsinstruktion när du tagit emot beställningen. Då kan du i god tid kontrollera köpare, mottagaradress, referens och eventuellt ordernummer.
Senast uppdaterad: 1 september 2026
Kort sammanfattat
Kontrollera kommunens eller bolagets fullständiga namn och organisationsnummer.
Fråga vart e-fakturan ska skickas eller vilken leverantörsportal du ska använda.
Be om rätt beställarreferens och eventuellt ordernummer.
Lägg uppgifterna i de fält kommunen har angett.
Kontrollera efteråt att fakturan kunde skickas.
När krävs e-faktura till kommunen?
Kravet gäller när fakturan hör till en offentlig upphandling enligt någon av upphandlingslagarna LOU, LUF, LUFS eller LUK. Upphandlingen ska ha påbörjats den 1 april 2019 eller senare.
Även ett köp som har gjorts genom direktupphandling kan omfattas om inköpet görs enligt någon av dessa lagar.
Det finns undantag om en e-faktura skulle kunna avslöja uppgifter som omfattas av sekretess eller skada säkerhetskänslig verksamhet. Kommunen kan också ha egna avtalsvillkor och praktiska krav som du behöver följa.
En PDF kan skickas elektroniskt, till exempel via e-post, men den räknas inte som en riktig e-faktura enligt e-fakturalagen. I en e-faktura ligger uppgifterna strukturerade i särskilda fält i e-fakturafilen som skickas. Eftersom uppgifterna är strukturerade på samma sätt vet kommunens ekonomisystem hur det ska läsa in fakturan automatiskt.
Vill du förstå reglerna bakom kravet kan du läsa EN 16931 – standarden för strukturerad e-faktura.
Be om dessa uppgifter
Be beställaren om:
kommunens eller bolagets fullständiga namn och organisationsnummer
Peppol-ID (e-fakturaadress) eller länk till leverantörsportal
beställarreferens eller referenskod
order-, avtals-, projekt- eller avropsnummer, om det krävs
kontaktperson för frågor om fakturan
krav på bilagor, till exempel en tidrapport
uppgift om när fakturan får skickas och vilka betalningsvillkor som gäller
Kontrollera särskilt vem som har gjort beställningen. Kommunen och ett kommunalt bolag är olika köpare och har normalt olika organisationsnummer och Peppol-ID.
En kommun kan dessutom ha flera olika Peppol-ID (e-fakturaadresser). Välj därför aldrig på måfå, även om namnet och organisationsnumret verkar stämma. Använd adressen i instruktionen för just den beställningen.
Så skapar och skickar du fakturan
1. Ange rätt köpare
Använd namnet och organisationsnumret i beställningen eller avtalet. Fråga beställaren om något är oklart.
2. Kontrollera fakturans uppgifter
Kontrollera fakturadatum, fakturanummer, köpare, säljare, vad du har levererat, datum för leveransen, pris, moms och betalningsuppgifter. Hela checklistan finns i Vad måste stå på en faktura?
3. Ange referensen på rätt plats
Skriv referensen och ordernumret exakt som kommunen har angett. Lägg dem i rätt fält i fakturan, inte bara i beskrivningen av arbetet.
Beskriv också tydligt vad du har levererat. Skriv till exempel Målning av två klassrum på Björkbackens skola, 3–4 maj 2026 i stället för bara måleriarbete.
4. Skicka på kommunens angivna sätt
Följ alltid kommunens faktureringsinstruktioner. Använd det Peppol-ID eller den leverantörsportal som kommunen anger. Om kommunen kräver e-faktura räcker det inte att skicka en PDF med e-post.
I Peppol-guiden förklarar vi vad Peppol-ID och GLN är och hur e-fakturan skickas till rätt mottagare.
5. Kontrollera att fakturan kunde skickas
Kontrollera statusen när du har skickat fakturan. Statusen Levererad visar att e-fakturatjänsten har skickat fakturan vidare. Kommunen behöver fortfarande granska och godkänna fakturan innan den kan betalas.
Om e-fakturan inte kan levereras
Läs felmeddelandet och kontrollera mottagaradressen, referensen och ordernumret. Ta reda på vad som är fel innan du skickar fakturan igen, så att kunden inte får flera exemplar.
Om fakturan är korrekt men leveransuppgifterna är fel kan du normalt rätta uppgifterna och skicka samma faktura på nytt. Om beloppet, momsen eller fakturans innehåll är fel kan du i stället behöva kreditera fakturan och skapa en ny.
Vanliga frågor
Kan jag mejla en PDF-faktura till kommunen?
Bara om kommunen uttryckligen accepterar PDF. Om kommunen kräver e-faktura räcker det inte att skicka en PDF med e-post. Följ alltid kommunens aktuella faktureringsinstruktioner.
Gäller kravet även vid direktupphandling?
Ja. Även direktupphandlingar kan omfattas av kravet på e-faktura. Det gäller om inköpet omfattas av reglerna för offentlig upphandling och upphandlingen påbörjades den 1 april 2019 eller senare.
Var hittar jag rätt mottagaradress?
Be kommunens beställare om den aktuella faktureringsinstruktionen. Där ska det framgå vilket Peppol-ID, GLN eller vilken leverantörsportal du ska använda. En sökning kan visa flera mottagare, så välj alltid den som kommunen har angett.
Prova att skicka e-faktura till kommunen
I BillingPoint kan du skapa fakturan, ange kommunens referens eller ordernummer och skicka den som e-faktura via Peppol. Kontrollera mottagaren mot kommunens instruktioner och följ därefter leveransstatusen på fakturan.
Du provar kostnadsfritt i 30 dagar utan kortuppgifter. Provperioden avslutas automatiskt om du inte väljer att fortsätta.
Källor och vidare läsning
Senast faktagranskad: 27 augusti 2026.
Kommentarer