EN 16931 e-faktura – så skickar du rätt till offentlig sektor

En EN 16931 e-faktura är en strukturerad faktura som följer den gemensamma europeiska standarden EN 16931. Standarden blir särskilt viktig när du fakturerar en kommun, region, myndighet eller annan offentlig organisation. Då räcker det normalt inte att mejla en PDF.

Du behöver inte själv skapa eller förstå tekniska XML-filer. Det viktiga är att använda en tjänst som skickar rätt fakturadata, välja rätt mottagare och ange kundens referens i rätt fält.

Kort sammanfattat

• Fakturor som följer av offentlig upphandling ska som huvudregel skickas som strukturerade e-fakturor.

• EN 16931 beskriver fakturans innehåll, medan Peppol kan användas för att transportera fakturan.

• En PDF via mejl räknas inte som e-faktura enligt e-fakturalagen.

• Be kunden om hela Peppol-ID:t, rätt köpare och exakt beställar- eller orderreferens före utskicket.

Vad är EN 16931?

EN 16931 är en europeisk standard som beskriver hur uppgifterna i en e-faktura ska förstås och struktureras. Den omfattar bland annat:

• fakturanummer och fakturadatum

• uppgifter om säljare och köpare

• fakturarader och leveransdatum

• pris, moms och totalbelopp

• betalningsuppgifter

• köparreferens eller orderreferens

Standarden gör att olika faktura- och ekonomisystem kan tolka samma information på ett enhetligt sätt. Tekniskt kan uppgifterna uttryckas i XML-syntaxerna UBL eller CII. Som småföretagare behöver du inte hantera den skillnaden själv.

EN 16931 ersätter inte de svenska momsreglerna. Fakturan måste fortfarande innehålla de uppgifter som krävs för den aktuella försäljningen. I guiden om vad som måste stå på fakturan finns en praktisk genomgång av grundkraven.

Sedan den 1 juli 2026 ansvarar Upphandlingsmyndigheten för det statliga stödet och tillsynen inom e-faktura och Peppol. Ansvaret låg tidigare hos Digg.

EN 16931, Peppol och PDF – tre olika saker

Begreppen används ofta tillsammans, men betyder inte samma sak.

EN 16931 beskriver innehållet

Standarden anger vilka fakturauppgifter som ska kunna överföras och vad varje uppgift betyder. Den är alltså inte ett transportnätverk eller ett fakturaprogram.

Peppol BIS Billing 3 tillämpar standarden

Peppol BIS Billing 3 är en praktisk specifikation för fakturor och kreditnotor som följer EN 16931. Den rekommenderas i Sverige vid e-fakturering till offentlig sektor.

Vill du läsa mer om mottagar-ID och själva fakturaflödet finns en separat guide om hur en e-faktura enligt Peppol fungerar i praktiken.

Peppolnätverket transporterar fakturan

Peppolnätverket används för att skicka fakturadatan mellan avsändarens och mottagarens system. Både avsändaren och mottagaren identifieras med varsitt Peppol-ID.

Ett svenskt Peppol-ID kan exempelvis bygga på ett organisationsnummer och börja med `0007:` eller bygga på ett GLN och börja med `0088:`. Be om hela Peppol-ID:t eller välj den mottagare som kunden har angett. Gissa inte adressen enbart utifrån organisationsnumret.

En PDF är inte en strukturerad e-faktura

En PDF kan läsas av en människa, men innehåller inte fakturauppgifterna i det strukturerade format som e-fakturalagen kräver. Att skicka PDF-filen via mejl gör den därför inte till en EN 16931-faktura.

När måste du skicka e-faktura enligt EN 16931?

Kravet är lagstadgat. Enligt lagen om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling ska leverantörer skicka strukturerad e-faktura när fakturan gäller ett inköp enligt LOU, LUF, LUFS eller LUK och upphandlingen påbörjades den 1 april 2019 eller senare. Kravet gäller även vid direktupphandling.

Det är den upphandlande organisationen som bedömer om inköpet omfattas av någon av upphandlingslagarna. Om inköpet omfattas är e-faktura ett lagkrav – inte något som organisationen eller leverantören fritt kan välja bort.

Parterna får avtala om att använda en annan strukturerad e-fakturastandard än EN 16931. Det innebär däremot inte att e-fakturan får ersättas med en PDF via mejl.

När gäller inte kravet på e-faktura?

Kravet på e-faktura gäller inte i följande fall:

• Fakturan gäller en offentlig upphandling som påbörjades före den 1 april 2019.

• En e-faktura skulle riskera att röja sekretessbelagda uppgifter eller skada säkerhetskänslig verksamhet.

• Betalningen görs kontant eller med betalkort.

Det är den upphandlande organisationen som avgör om ett visst fakturaflöde innebär en risk för sekretess eller säkerhetskänslig verksamhet.

För privata företag som inte är upphandlande organisationer eller enheter gäller inte e-fakturalagen. Ett privat företag kan ändå kräva att leverantörerna skickar e-faktura enligt EN 16931 eller via Peppol. Då följer kravet av avtalet eller företagets leverantörsvillkor, inte av e-fakturalagen.

Om du ska skicka faktura till en kommun är det därför klokt att be om kommunens faktureringsinstruktion redan när du tar emot beställningen.

Uppgifterna du behöver från kunden

Be kunden bekräfta:

• vem som juridiskt ska stå som köpare

• köparens namn och organisationsnummer

• hela Peppol-ID:t eller länken till en leverantörsportal

• beställarreferens, köparreferens eller ordernummer

• eventuella krav på projektnummer, kostnadsställe och bilagor

Peppol BIS Billing 3 kräver normalt en köparreferens eller en orderreferens. Kundens kod behöver dessutom stå i rätt fält. Om referensen bara skrivs i beskrivningen av arbetet kan mottagarens system få svårt att matcha fakturan mot beställningen.

Så skickar du e-fakturan steg för steg

1. Läs kundens faktureringsinstruktion

Kontrollera om fakturan ska skickas via Peppol eller registreras i en leverantörsportal. En portal kan vara ett alternativ om du bara skickar enstaka fakturor till offentlig sektor.

2. Ange rätt köpare och mottagare

Kontrollera namn, organisationsnummer och elektronisk mottagaradress. Kommunen och ett kommunalt bolag är exempelvis olika köpare och har normalt olika organisationsnummer.

3. Skapa en fullständig faktura

Beskriv tydligt vad du har levererat, när leveransen eller arbetet utfördes och hur priset har beräknats. Kontrollera fakturanummer, moms, totalsummor och betalningsvillkor.

4. Placera referenserna i rätt fält

Använd exakt den kod eller det ordernummer som kunden har lämnat.

En elektriker som har arbetat på en kommunal skola bör exempelvis inte bara skriva ”servicearbete”. En tydligare fakturarad är istället: > Byte av två armaturer på Björkbackens skola, 14 juli 2026

Beställarreferensen och ordernumret läggs sedan i de särskilda fält som kommunen har angett.

5. Skicka och kontrollera statusen

Välj e-faktura och kontrollera efter utskicket att den har levererats. Statusen `Levererad` betyder att fakturan har nått mottagarens ekonomisystem. Den betyder inte att fakturan är sakgranskad, godkänd eller betald.

Vanliga fel som kan stoppa e-fakturan

Fakturan skickas som PDF

Om kunden kräver strukturerad e-faktura räcker inte en PDF via mejl. Skicka e-fakturan via Peppol-nätverket eller skapa den i den leverantörsportal som kunden hänvisar till.

Fel elektronisk mottagare väljs

En organisation kan ha flera mottagare eller enheter. Kontrollera därför hela Peppol-ID:t och välj den mottagare som stämmer med kundens instruktion. Om en organisation har flera enher kan dessa ha separata GLN-nummer som Peppol-ID. Kontrollera därför allttid mottagarens faktureringsinstruktion för att skicka till rätt mottagare.

Kundens referens eller ordernummer saknas

En Peppol-faktura måste innehålla antingen en köparreferens eller ett ordernummer. Om korrekt uppgifter saknas i avsedda fält avvisas fakturan av kundens ekonomisystem.

Det räcker inte att skriva referensen i beskrivningen av arbetet. Ange den i fältet för köparreferens (Kundens kontakt) eller ordernummer och skriv koden exakt som kunden har lämnat den.

Om fältet innehåller en kod som tillhör fel beställare eller order kan fakturan levereras, men kunden kan inte koppla den till rätt inköp. Fakturan kan då avvisas eller skickas tillbaka för rättelse.

Fakturans beräkningar underkänns vid den tekniska kontrollen

Peppol kontrollerar automatiskt att fakturarader, rabatter, moms och totalbelopp har räknats ihop enligt standardens regler. Ett fungerande fakturaprogram ska göra dessa beräkningar korrekt och kontrollera e-fakturan innan den skickas.

Om fakturan ser riktig ut i programmet men ändå får ett fel om att summorna inte stämmer är det normalt ett tekniskt fel i den e-faktura som programmet eller e-fakturaoperatören har skapat. Kontakta då leverantören av fakturaprogrammet och skicka med felmeddelandet.

Beroende på var kontrollen görs kan fakturan stoppas före utskicket eller avvisas senare av operatören eller mottagaren.

Om e-fakturan inte kan levereras

Om leveransen misslyckas ska du först läsa felmeddelandet. Där kan det exempelvis stå att mottagaren inte kunde hittas eller att en obligatorisk uppgift saknas. Kontrollera Peppol-ID, köparreferens, ordernummer och övriga uppgifter som nämns i meddelandet.

Skapa inte en ny faktura med ett nytt fakturanummer enbart för att utskicket misslyckades. Om fakturan är korrekt men skickades till fel mottagare kan du rätta mottagaruppgifterna och skicka samma faktura igen med samma fakturanummer.

Om beloppet, momsen eller det som fakturerats är fel behöver själva fakturan rättas. Ändra inte uppgifterna direkt i en redan utfärdad faktura. En uppgift som saknas kan ibland kompletteras, medan exempelvis felaktigt belopp, retur eller felaktigt debiterad moms kan kräva en ändrings- eller kreditfaktura. En kreditfaktura ska tydligt hänvisa till den ursprungliga fakturan.

Skicka EN 16931 e-faktura med BillingPoint

I BillingPoint sparar du kunden i kundregistret och anger organisationsnummer eller GLN. När du väljer att skicka e-faktura visas de mottagare i Peppolnätverket som stämmer med kunduppgifterna. Du väljer rätt mottagare i samband med att dfu skickar e-fakturan.

Ordernummer, projektnummer, kostnadsställe och andra referenser kan läggas in som extrafält. BillingPoint skickar e-fakturan via Peppol enligt Peppol BIS Billing 3.0 och visar leveransstatus på fakturan. Att skicka en e-faktura kostar 3 kronor.

Läs mer om e-fakturering i BillingPoint eller prova programmet gratis i 30 dagar utan kortuppgifter.

Vanliga frågor om EN 16931

Är en PDF-faktura en EN 16931 e-faktura?

Nej. En PDF räknas inte som en e-faktura. Detta då en e-faktura behöver ha fakturainformationen strukturerat i ett speciellt angivet format som. mottagarens ekonomisystem kan läsa. När e-faktura krävs behöver fakturauppgifterna därför skickas strukturerat enligt formatet EN 16931 (Peppol BIS Billing 3.0), exempelvis via Peppol-nätverket.

Är EN 16931 och Peppol samma sak?

Nej. De har tre olika funktioner:

• EN 16931 är den europeiska standarden som beskriver vilka uppgifter en e-faktura ska innehålla och vad uppgifterna betyder.

• Peppol BIS Billing 3 är den praktiska specifikationen som anger i vilka fält fakturauppgifterna ska placeras för att följa EN 16931.

• Peppolnätverket är leveransvägen som används för att skicka e-fakturan från avsändarens system till mottagarens system.

Kort sagt: EN 16931 anger kraven på innehållet, Peppol BIS Billing 3 anger hur fakturafilen ska byggas upp och Peppolnätverket levererar den till mottagaren.

Måste jag själv registrera företaget i Peppol?

Nej, normalt inte. För att skicka en faktura via Peppol måste företaget vara identifierat som avsändare och utskicket gå genom en Peppol ansluten tjänsteleverantör. Använder du ett fakturaprogram med Peppol-stöd ska programmet och dess e-fakturaoperatör hantera den tekniska anslutningen och avsändaridentifieringen åt dig bakom kulisserna.

I BillingPoint behöver du därför inte göra någon separat Peppol-registrering. Du skapar fakturan och väljer e-faktura som leveranssätt. BillingPoint och e-fakturaoperatören sköter sedan överföringen till mottagaren via Peppol.

Om mottagaren, exempelvis en kommun, region eller myndighet, erbjuder en leverantörsportal kan du registrera fakturauppgifterna där. Uppgifterna överförs sedan som en strukturerad e-faktura till mottagarens ekonomisystem.