EN 16931 – standarden för strukturerad e-faktura
Uppdaterat: för 15 minuter sedan
EN 16931 är samlingsnamnet för de gemensamma europeiska regler som bestämmer vilket innehåll en strukturerad e-faktura kan ha. Reglerna möjliggör för olika fakturasystem att förstå samma uppgifter på samma sätt.
EN 16931 är alltså inte ett fakturaprogram, en PDF eller ett sätt att skicka fakturan och som företagare behöver du inte skapa några tekniska filer själv. Du behöver däremot använda ett fakturasystem som klarar kundens krav och fylla i rätt kund, belopp, moms och referenser.
Senast uppdaterad: 1 september 2026
Kort svar: vad är EN 16931?
EN 16931 beskriver vilka uppgifter en strukturerad e-faktura ska kunna innehålla och vad uppgifterna betyder. Det gäller exempelvis fakturanummer, säljare, köpare, fakturarader, moms, totalbelopp och betalningsuppgifter.
Standarden gör att avsändarens och mottagarens system kan tolka uppgifterna på samma sätt.
Det här är skillnaden mellan några vanliga begrepp:
EN 16931 anger vilka uppgifter fakturan innehåller och vad de betyder.
UBL 2.1 och CII D16B är två tekniska sätt att ordna uppgifterna i en XML-fil.
Peppol BIS Billing 3 innehåller mer detaljerade regler för fakturor som skickas genom Peppol.
Peppolnätverket är vägen som fakturan skickas genom.
Fyra saker som ofta blandas ihop
Vad är det? | Exempel | Vad gör det? |
Läsbar faktura | Visar fakturan som ett vanligt dokument. Kundens system läser inte in uppgifterna automatiskt. | |
Regler för innehållet | EN 16931 | Anger vilka viktiga uppgifter som finns för en e-faktura och vad de betyder. |
Tekniskt upplägg | UBL och CII | Anger hur uppgifterna ska ordnas i en teknisk fil. |
Mer detaljerade regler | Peppol BIS Billing 3 | Anger hur EN 16931 används för fakturor som skickas genom Peppol. |
Sätt att skicka | Peppol, en annan e-fakturatjänst eller en leverantörsportal | För över e-fakturan till kunden eller låter dig skriva in uppgifter så en e-faktura skapas i kundens leverantörsportal. |
En standard och sättet att skicka är inte samma sak. EN 16931 beskriver fakturans innehåll medan Peppolnätverket används för att skicka innehållet till kunden.
Följ alltid kundens faktureringsinstruktion. Där framgår det hur kunden vill ta emot fakturan.
Vilka uppgifter omfattar standarden?
EN 16931 omfattar de viktigaste uppgifterna som behövs för att en faktura ska kunna tas emot av olika system. Det gäller bland annat:
fakturanummer, fakturadatum och valuta
uppgifter om säljaren och köparen
vad som har sålts, antal, pris och rabatter
leveransdatum eller datum för utfört arbete när det behövs
momssatser, belopp före moms och momsbelopp
totalbelopp och belopp att betala
betalningsvillkor och betalningsuppgifter
köparreferens eller ordernummer
EN 16931 ersätter inte svensk moms- eller bokföringslagstiftning. Fakturan måste fortfarande innehålla de uppgifter som krävs för den aktuella försäljningen. Den praktiska grundlistan hittar du i guiden Vad måste stå på en faktura?.
Vad betyder UBL, CII och XML?
UBL 2.1 och UN/CEFACT CII D16B är två tekniska format för e-fakturor. Formaten bestämmer hur fakturans uppgifter – till exempel fakturanummer, belopp och moms – placeras i den elektroniska filen så att olika system kan läsa uppgifterna.
Båda formaten använder XML, som är ett vanligt sätt att ordna information i en datafil. XML är alltså inte ett fakturaprogram, en fakturastandard eller ett sätt att skicka fakturan.
EN 16931 beskriver vilka uppgifter e-fakturan ska innehålla och vad uppgifterna betyder, medan UBL och CII beskriver hur uppgifterna placeras i den tekniska filen. UBL och CII är alltså inte sätt att skicka fakturan utan för det används Peppol. Peppol är ett nätverk som kan användas för att skicka e-fakturafilen till mottagaren.
Offentliga mottagare som omfattas av reglerna för e-fakturering ska kunna ta emot både UBL 2.1 och CII D16B. I Sverige rekommenderar SFTI, som tar fram rekommendationer för elektronisk handel, att UBL 2.1 används. Det är också det format som Peppol BIS Billing 3 främst är anpassat till.
Det går även att skicka en Peppol-faktura i CII-format, men det är ovanligt och få system hanterar formatet. Som företagare behöver du normalt inte välja mellan UBL och CII eller skapa XML-filen själv. Följ kundens faktureringsinstruktioner och använd ett fakturasystem eller en e-fakturatjänst som stöder mottagarens krav. Systemet skapar då fakturan i rätt format.
Är en PDF en strukturerad e-faktura?
En PDF-faktura och en strukturerad e-faktura är inte samma sak. PDF-filen är gjord för att läsas av en person. Uppgifterna i den kan normalt inte föras över automatiskt till kundens system.
En PDF som skickas med e-post uppfyller därför inte kravet på strukturerad e-faktura när en myndighet eller annan offentlig organisation ska ta emot e-faktura enligt reglerna för offentlig upphandling.
Begreppet elektronisk faktura används däremot på olika sätt i olika regler. En PDF som skickas elektroniskt kan räknas som en elektronisk faktura enligt momsreglerna. I reglerna för offentlig upphandling krävs däremot en strukturerad e-faktura som mottagarens system kan läsa och behandla automatiskt.
En PDF kan ibland bifogas som extra underlag, till exempel som en tidrapport, om mottagaren tillåter det. PDF-filen är då bara en bilaga och ersätter inte den strukturerade e-fakturan.
När kräver lagen e-faktura?
När du fakturerar en myndighet, kommun eller annan offentlig organisation kan du behöva skicka en strukturerad e-faktura. Kravet gäller när fakturan hör till en offentlig upphandling enligt LOU, LUF, LUFS eller LUK och upphandlingen påbörjades den 1 april 2019 eller senare. Det gäller även direktupphandlingar som omfattas av någon av dessa lagar.
E-fakturan ska normalt följa den europeiska standarden EN 16931. Kunden och leverantören kan dock avtala om att använda ett annat format för e-fakturering. Offentliga organisationer som omfattas av reglerna ska kunna ta emot e-fakturor enligt EN 16931.
Kravet gäller inte om e-fakturan riskerar att avslöja sekretessbelagda uppgifter eller skada säkerhetskänslig verksamhet. Det gäller inte heller när betalningen sker kontant eller med betalkort. Det är den offentliga organisationen som bedömer om ett inköp eller ett undantag omfattas av reglerna.
Mellan privata företag finns inget svenskt lagkrav på att använda EN 16931. Kunden kan ändå kräva en strukturerad e-faktura genom sitt avtal eller sina faktureringsinstruktioner.
Hur hänger EN 16931 och Peppol ihop?
EN 16931 beskriver vilka uppgifter en e-faktura ska innehålla. Peppol BIS Billing 3 bygger på denna standard och innehåller mer detaljerade regler för hur uppgifterna ska ordnas när fakturor och kreditfakturor skickas genom Peppol. En faktura som följer Peppol BIS Billing 3 uppfyller därför också kraven i EN 16931.
Det är lätt att blanda ihop reglerna med själva nätverket:
Peppol BIS Billing 3 bestämmer hur fakturans uppgifter ska vara ordnade.
Peppolnätverket transporterar fakturan från avsändaren till rätt mottagare.
Som företagare behöver du normalt inte hantera de tekniska delarna själv. Fakturasystemet eller e-fakturatjänsten skapar och skickar fakturan i rätt format.
Peppol-ID, GLN, accesspunkter och hur du hittar rätt mottagare förklaras i guiden Peppol-faktura – så fungerar det i praktiken.
Vad behöver du göra i praktiken?
Be kunden om de uppgifter som behövs för e-fakturan.
Kontrollera vem som ska stå som köpare och vart fakturan ska skickas.
Fyll i rätt fakturauppgifter, moms, referens och eventuellt ordernummer.
Skicka fakturan på det sätt som kunden har angett.
Kontrollera efteråt att fakturan har skickats eller om något behöver rättas.
Hela arbetsgången finns i Så skickar du e-faktura som företagare. Ska du skicka en e-faktura till en kommun finns en särskild guide om köpare, referens och mottagare.
Vanliga frågor
Är EN 16931 ett filformat?
Nej. EN 16931 är en standard som anger vilka uppgifter e-fakturan ska innehålla. UBL och CII är filformat som används för att ordna uppgifterna.
Är EN 16931 och Peppol samma sak?
Nej. EN 16931 anger vilka uppgifter fakturan ska innehålla. Peppol BIS Billing 3 förklarar hur standarden används i Peppol. Peppolnätverket används för att leverera fakturan.
Måste ett privat företag använda EN 16931?
Nej. Det finns inget allmänt lagkrav på detta mellan privata företag. Kunden kan ändå kräva en standardiserad e-faktura i sitt avtal eller sina faktureringsinstruktioner.
Kan jag skapa e-fakturan i en leverantörsportal?
Ja. Du fyller i fakturauppgifterna i kundens portal. Portalen skapar och skickar sedan e-fakturan i rätt format. Följ kundens instruktioner.
Prova e-faktura enligt Peppol BIS Billing 3.0
BillingPoint skickar strukturerade e-fakturor via Peppol enligt Peppol BIS Billing 3.0. Efter utskicket visas leveransstatus på fakturan, så att du kan se om den har gått fram eller behöver rättas.
Du provar kostnadsfritt i 30 dagar utan kortuppgifter. Provperioden avslutas automatiskt om du inte väljer att fortsätta.
Källor och vidare läsning
Senast faktagranskad: 27 augusti 2026.
Kommentarer