E-faktura offentlig sektor - så gör du rätt

När en kommun, region eller myndighet ber dig skicka e-faktura är det sällan ett önskemål. Ofta är det ett krav. För småföretagare blir e-faktura offentlig sektor därför snabbt en praktisk fråga: hur skickar man rätt faktura utan att fastna i format, referenser och tekniska detaljer?

Det behöver inte vara svårt. Men några saker måste bli rätt från början. En PDF via mejl räcker normalt inte, fakturan behöver skickas i ett strukturerat elektroniskt format och mottagarens referenser måste stämma. Om något saknas kan fakturan stoppas, skickas tillbaka eller bli liggande innan den når rätt person.

Vad menas med e-faktura i offentlig sektor?

I offentlig sektor betyder e-faktura inte att du mejlar en PDF. En e-faktura är en faktura som skickas, tas emot och kan behandlas i ett strukturerat elektroniskt format. Det gör att mottagarens system kan läsa uppgifter som fakturanummer, belopp, moms, referens och förfallodatum automatiskt.

Det är en viktig skillnad. En PDF kan se både digital och professionell ut, men den är i grunden ett dokument som någon behöver läsa eller tolka. En riktig e-faktura är däremot byggd för maskinell hantering.

Bakgrunden är att offentlig sektor vill minska manuell hantering, få bättre kontroll och följa reglerna för elektronisk fakturering. För dig som leverantör betyder det att fakturan behöver skickas i rätt format och till rätt elektroniska mottagare.

Sedan 2019 gäller krav på e-faktura enligt europeisk standard vid många inköp i offentlig sektor. DIGG rekommenderar Peppol BIS Billing 3 för att uppfylla standardkraven. I praktiken betyder det att en vanlig mejlad faktura ofta inte räcker när du fakturerar en kommun, region eller myndighet.

Varför e-faktura offentlig sektor blir ett problem för småföretag

Själva fakturan är sällan det svåra. Du vet vad du har gjort, vad kunden ska betala och när betalningen ska vara inne. Det som ställer till det är ofta allt runt omkring.

Många mindre företag fakturerar främst privatpersoner eller andra småbolag. Då har man kanske inte behövt tänka på PEPPOL-id, referenskoder, ordernummer eller särskilda köparuppgifter tidigare.

När första uppdraget för en offentlig kund ska faktureras dyker flera frågor upp samtidigt. Vilket format krävs? Vilken elektronisk adress ska användas? Vad är rätt referens? Kan fakturan skickas från det fakturaprogram du redan använder?

Det är här många gör processen mer komplicerad än den behöver vara. I grunden handlar det om tre saker: rätt kunduppgifter, korrekt fakturainnehåll och ett sätt att skicka e-faktura till offentlig sektor i rätt format.

Vilka uppgifter måste vara rätt?

Offentliga köpare är ofta mer formella än privata kunder. En faktura kan vara korrekt i grunden men ändå stoppas om den saknar rätt referens, mottagaradress eller märkning.

Det som brukar behöva stämma är organisationsuppgifter, elektronisk mottagare, fakturareferens eller beställarreferens, eventuellt ordernummer, avtalsnummer eller projektnummer. Många offentliga organisationer använder Peppol-ID eller annan elektronisk adress för att ta emot e-fakturan.

Därför är det klokt att be om kompletta faktureringsinstruktioner innan du skickar fakturan. Fråga vilken elektronisk adress som ska användas, vilken referens som ska anges och om fakturan behöver märkas med ordernummer eller annan intern kod.

Det sparar ofta mer tid än man tror. När uppgifterna är rätt från början minskar risken att fakturan fastnar innan någon ens har granskat innehållet.

Referenskod är ofta avgörande

Hos många offentliga kunder är referenskoden det som styr vem internt som ska godkänna fakturan. Saknas den kan fakturan bli liggande trots att belopp, datum och moms är rätt.

Det är också vanligt att referensen måste anges i ett visst format. Ibland räcker ett namn, men ofta behövs en kod med siffror, bokstäver eller en särskild kombination. Det kan till exempel vara en beställarreferens, ett ordernummer eller ett projektnummer.

Fråga alltid vad som gäller för just den kunden. Skriv inte bara in namnet på personen du haft kontakt med om organisationen kräver en specifik referenskod.

Så fungerar flödet i praktiken

För de flesta småföretag ser processen ut ungefär så här: först samlar du in kundens faktureringsuppgifter, sedan skapar du fakturan som vanligt och därefter skickas den som e-faktura via rätt kanal.

Fakturan behöver fortfarande ha vanliga uppgifter som fakturadatum, fakturanummer, vad som har levererats, pris, moms, förfallodatum och betalningsvillkor. Skillnaden är att den också behöver innehålla de uppgifter som gör att den offentliga mottagaren kan hantera den automatiskt.

Det kan handla om referenskod, ordernummer, elektronisk mottagaradress eller andra uppgifter som kunden anger i sina faktureringsinstruktioner.

När fakturan är klar skickas den inte som PDF eller brev, utan som e-faktura. Om ditt fakturaprogram har stöd för detta kan du ofta arbeta ungefär som vanligt, men välja e-faktura som utskickssätt.

För ett mindre företag är det sällan meningsfullt att bygga en egen teknisk lösning. Det viktiga är att använda ett fakturaprogram som kan skapa rätt underlag och skicka fakturan i det format kunden kräver.

Vanliga misstag som försenar betalningen

Det vanligaste misstaget är att skicka en PDF i stället för riktig e-faktura. Det kan kännas rimligt eftersom PDF-fakturan ser digital ut, men för offentlig sektor räcker den ofta inte.

Ett annat vanligt fel är saknad eller felaktig referens. Fakturan kan då komma fram tekniskt, men ändå inte kunna kopplas till rätt beställare eller attestflöde.

Problem med mottagaruppgifter är också vanliga. Fakturan kan skickas till fel elektronisk adress, fel enhet eller fel organisation. Det händer särskilt när kommunen, regionen eller myndigheten har flera mottagare eller särskilda GLN-/Peppol-adresser.

Ytterligare en fallgrop är att vänta med att reda ut fakturakraven tills arbetet redan är klart. Då blir faktureringen lätt ett detektivarbete i efterhand. Det är bättre att fråga om referens och mottagaruppgifter redan när uppdraget bokas eller beställs.

Hur väljer man en enkel lösning?

Om du bara fakturerar offentlig sektor någon gång ibland behöver lösningen vara enkel nog att använda utan lång startsträcka. Om du gör det ofta behöver den också ge kontroll över status, referenser och underlag.

För många mindre företag är ett webbaserat fakturaprogram den mest praktiska lösningen. Du kan skapa fakturan på samma sätt som vanligt, men skicka den som e-faktura när kunden kräver det.

Det du bör titta på är inte främst tekniska finesser. Titta i stället på vardagen. Kan du skapa fakturan snabbt? Är det lätt att få med rätt referens? Kan du se om fakturan har skickats? Kan du fortsätta använda andra utskickssätt för kunder som inte kräver e-faktura?

Det är här BillingPoint passar många mindre företag. Du behöver inte sätta dig in i ett helt ekonomisystem bara för att kunna skicka korrekta fakturor till kunder med olika krav.

E-faktura offentlig sektor och kostnader

Många tror att e-faktura till offentlig sektor måste vara dyrt eller komplicerat. Så behöver det inte vara. Däremot kan kostnaden se olika ut beroende på vilken lösning du använder.

Vissa system har höga fasta avgifter, även om du bara skickar några få e-fakturor. Andra kombinerar låg månadsavgift med en rörlig kostnad per e-faktura. För småföretag kan det vara mer rimligt, eftersom du då betalar efter faktisk användning.

Det viktiga är att se kostnaden i sitt sammanhang. En faktura som skickas i fel format, saknar referens eller behöver göras om kostar också tid. I ett litet företag kan några dagars fördröjning märkas direkt i kassaflödet.

Därför är den billigaste lösningen inte alltid den som har lägst pris på pappret. Den bästa lösningen är ofta den som gör att fakturan går iväg rätt första gången.

När det inte är helt självklart

Det finns situationer där det inte är helt svart eller vitt. Vissa offentligt ägda bolag omfattas inte alltid på samma sätt som myndigheter. Andra kunder kan ha särskilda instruktioner som går längre än standardkraven.

Därför räcker det inte alltid att veta att mottagaren hör till offentlig sektor. Du behöver också veta hur just den kunden vill ta emot fakturan.

Om du är osäker är det bättre att fråga en gång för mycket än att skicka fel. Be om fullständiga faktureringsinstruktioner innan du fakturerar. Fråga efter elektronisk adress, referens, ordernummer och eventuella andra krav.

Det är också klokt att spara instruktionerna i kundregistret eller tillsammans med kundens uppgifter, så att du slipper börja om nästa gång samma kund ska faktureras.

Så får du en enklare vardag med rätt fakturaflöde

För småföretag handlar e-faktura offentlig sektor mindre om teknik och mer om arbetsro. När du vet att fakturan skickas i rätt format, med rätt referens och till rätt mottagare, minskar risken för stopp i betalningsflödet.

En enkel rutin räcker långt. Samla in faktureringsuppgifterna direkt vid beställning. Kontrollera referensen innan du skickar. Använd ett fakturaprogram som klarar e-faktura när det behövs. Spara kundens instruktioner så att nästa faktura blir enklare.

Då blir e-faktura till offentlig sektor inte ett specialprojekt varje gång. Det blir bara ännu en faktura som skickas rätt från början.

Du behöver inte förstå varje teknisk term för att fakturera rätt. Du behöver ett arbetssätt som gör det enkelt att skapa korrekt faktura, skicka den på rätt sätt och följa upp betalningen utan att administrationen tar över arbetsdagen.