ROT faktura regler - så gör du rätt

En ROT-faktura blir sällan fel för att själva arbetet är fel gjort. Det är oftare detaljerna som ställer till det: fel person på fakturan, otydlig arbetskostnad, material som blandas ihop med arbete eller betalningsdatum som inte stämmer med ansökan. Därför är rot faktura regler något många hantverkare och serviceföretag behöver ha en trygg rutin för.

För dig som småföretagare handlar det inte bara om formalia. En korrekt ROT-faktura påverkar kassaflödet, kundens förtroende och hur mycket tid du behöver lägga på kompletteringar i efterhand. När fakturan är tydlig från början blir det enklare för kunden att förstå vad den betalar för, och enklare för dig att begära utbetalning från Skatteverket utan onödiga stopp.

Vad innebär ROT faktura regler i praktiken?

ROT-avdraget fungerar genom fakturamodellen. Kunden betalar sin del av arbetskostnaden till dig, och du som företagare ansöker sedan om utbetalning från Skatteverket för den del som kunden fått i preliminärt avdrag.

Enligt Skatteverket är ROT-avdraget högst 30 procent av arbetskostnaden. Maxbeloppet för ROT är 50 000 kronor per person och år. ROT och RUT räknas ihop och får tillsammans vara högst 75 000 kronor per person och år, men av det beloppet får högst 50 000 kronor vara ROT-avdrag.

Det betyder att fakturan behöver visa hur fördelningen ser ut. Kunden ska kunna se den totala arbetskostnaden, vilket ROT-avdrag som dragits av och vilket belopp som återstår att betala.

Det viktiga är att ROT bara gäller arbetskostnad. Material, resor, maskinkostnader och andra övriga kostnader ska inte räknas in i underlaget för avdraget. Om allt blandas ihop i en totalsumma blir fakturan svår att följa, och då ökar risken för frågor eller kompletteringar.

ROT faktura regler handlar alltså inte om att bara sätta ett lägre belopp på fakturan. De handlar om att visa rätt kostnad på rätt plats, med rätt kunduppgifter och ett underlag som går att följa i efterhand.

Vad måste finnas med på en ROT-faktura?

En ROT-faktura är i grunden en vanlig faktura, men med extra uppgifter som gör avdraget tydligt. Fakturan behöver bland annat ha fakturanummer, fakturadatum, säljarens uppgifter, kundens uppgifter, vad som har utförts, belopp och moms.

Utöver det behöver den visa det som rör ROT-avdraget. Arbetskostnaden ska framgå separat. Om du även fakturerar material, resor, maskinkostnader eller andra kostnader ska de stå för sig, så att kunden och Skatteverket kan se vad avdraget faktiskt bygger på.

Kunden som begär avdraget behöver också vara rätt person. I praktiken betyder det att namn, personnummer och koppling till bostaden behöver bli rätt från början. Om två personer ska dela på avdraget behöver fördelningen av arbetskostnaden framgå på ett sätt som går att följa.

För ROT-arbeten behöver även uppgifter om bostaden finnas med när det är relevant. Det kan till exempel handla om fastighetsbeteckning, eller uppgifter om bostadsrättsförening och lägenhet när arbetet gäller en bostadsrätt.

Tänk också på att betalningen måste vara elektroniskt spårbar för att kunden ska ha rätt till ROT-avdrag. Exempel på elektronisk betalning är kortbetalning, Swish, betalning via bank eller betalning med stöd av BankID. Betalningen ska kunna visa avsändare, mottagare, belopp och tidpunkt.

Arbetskostnaden måste vara tydlig

Den vanligaste fallgropen är att arbetskostnaden inte är tillräckligt tydlig. Skriv inte bara ett totalpris för hela uppdraget om fakturan ska användas för ROT. Det ska gå att se vilken del som är arbete och vilken del som är material, resa eller andra kostnader.

Det behöver inte vara krångligt, men det måste vara begripligt. Har du till exempel utfört badrumsrenovering, elarbete eller målning ska kunden kunna se vad som avser arbetstid och vad som är övriga kostnader.

En tydlig arbetskostnad gör även fakturan lättare att förstå för kunden. Kunden ser vad avdraget grundas på, vad som inte ingår i avdraget och vilket belopp som ska betalas nu. Det minskar risken för frågor och försenad betalning.

För RUT gäller andra procentsatser än för ROT. RUT-avdraget är högst 50 procent av arbetskostnaden. Hela det sammanlagda utrymmet på 75 000 kronor per person och år kan användas för RUT, men ROT får som sagt högst vara 50 000 kronor av den summan.

Rätt kund måste stå på fakturan

ROT är kopplat till personen som har rätt till avdraget och som betalar sin del av fakturan. Om fakturan ställs till fel person hjälper det inte att själva arbetet i grunden kan ge rätt till ROT-avdrag.

Det här blir extra viktigt när någon beställer jobbet åt en partner, en förälder eller ett dödsbo. Den som beställer arbetet och den som har rätt till avdraget är inte alltid samma person.

Det finns också situationer där två personer vill dela på avdraget. Då räcker det inte att bara skriva båda namnen lite allmänt. Underlaget behöver visa hur arbetskostnaden och det preliminära ROT-avdraget fördelas mellan personerna.

Om arbetet gäller flera bostäder eller fastigheter behöver det också vara tydligt vilken del av arbetet som hör till vilken bostad. Blanda inte ihop arbetskostnad, adress och avdrag på ett sätt som gör det svårt att följa underlaget senare.

Kontrollera därför kunduppgifterna innan fakturan skapas. Ett snabbt samtal eller en extra kontroll tidigt i processen kan spara mycket tid senare.

Vanliga misstag som leder till problem

Många kompletteringar beror på sådant som hade kunnat fångas redan vid faktureringen. Ett vanligt misstag är att hela beloppet behandlas som ROT-grundande trots att material, resor eller maskinkostnader ingår.

Ett annat vanligt misstag är att kunden får preliminärt avdrag på fakturan utan att det finns tillräckliga förutsättningar för avdraget. Som företagare vet du inte alltid kundens aktuella avdragsutrymme eller slutliga skatt, men det är klokt att vara tydlig med att ROT-avdraget förutsätter att kunden har rätt till det.

Betalningen är också viktig. För att du ska kunna begära utbetalning måste arbetet vara utfört och kunden ha betalat sin del. Betalningen behöver dessutom vara elektroniskt spårbar. Det är därför inte bara fakturans innehåll som spelar roll, utan även hur och när kunden betalar.

Fel datum kan också skapa problem. Betalningsdatumet har betydelse för vilket år avdraget hamnar på. Det blir särskilt viktigt om arbetet och betalningen ligger nära ett årsskifte.

Begäran om utbetalning ska ha kommit in till Skatteverket senast den 31 januari året efter det år då kunden betalade för arbetet. Det räcker att begäran har kommit in i tid i e-tjänsten; beslutet kan komma senare.

Så påverkar reglerna ditt kassaflöde

ROT upplevs ibland som något kunden tjänar på och företaget bara administrerar. Men för dig påverkar det faktiskt hur snabbt affären blir helt klar.

Först skickar du fakturan med avdrag. Sedan väntar du på att kunden betalar sin del. Därefter kan du ansöka om utbetalning från Skatteverket för resterande del.

Om fakturan är otydlig, om kunduppgifterna är fel eller om betalningen inte går att koppla till rätt faktura kan hela kedjan försenas. Det betyder mer administration och längre väntan på pengar som redan är intjänade.

För små företag kan några sådana ärenden göra stor skillnad i likviditeten. Därför lönar det sig att standardisera ROT-fakturorna så mycket som möjligt. Du behöver inte kunna alla regler utantill, men du behöver ett arbetssätt som fångar upp de viktigaste uppgifterna varje gång.

Det är också viktigt att komma ihåg att Skatteverket kan betala ut mindre än du har dragit av på fakturan om kunden inte har rätt till hela avdraget. Då kan du behöva fakturera kunden i efterhand för den del som inte betalas ut.

ROT faktura regler vid delbetalning och flera fakturor

Alla ROT-jobb faktureras inte i ett enda steg. Vid större uppdrag kan det vara praktiskt med delbetalningar, till exempel en faktura efter ett första moment och en senare när arbetet är slutfört.

Det kan fungera, men varje faktura behöver vara tydlig för sig. Det ska framgå vilken del av arbetet fakturan avser, vilken arbetskostnad som ligger till grund för ROT-avdraget och vilket belopp kunden ska betala.

Det går alltså inte att vara vag på första fakturan och tänka att allt förklaras på slutfakturan. Om ROT-avdrag ska hanteras på varje faktura behöver varje underlag vara tillräckligt tydligt.

Samma sak gäller tilläggsarbeten. Om de ska omfattas av ROT behöver även de särredovisas på ett sätt som håller. Ju fler fakturor du skickar, desto viktigare blir det att varje rad är konsekvent och lätt att följa.

Vid delbetalningar nära årsskifte behöver du vara extra noggrann med betalningsdatum och ansökan. Det är kundens betalning som styr vilket år avdraget hamnar på, och ansökan ska vara inne senast den 31 januari året efter betalningsåret.

Så blir faktureringen enklare i vardagen

Det är sällan själva ROT-reglerna som tar mest tid. Det är allt runt omkring: att samla kunduppgifter, skriva rätt fakturarader, hålla isär arbete och material, kontrollera betalningen och se till att kunden får en faktura som går att förstå.

Ett praktiskt arbetssätt är att samla in kundens uppgifter innan jobbet faktureras, bestämma arbetskostnaden separat redan i offert eller arbetsunderlag och använda samma struktur varje gång du skapar en ROT-faktura.

Om du använder ett fakturaprogram med stöd för ROT-fakturering blir det enklare att hålla ordning på belopp, uppdelning och underlag. För många mindre företag är tidsbesparingen inte att få fler funktioner, utan att få färre manuella missar.

Det blir också lättare att lämna ett tydligt underlag till redovisningskonsult eller bokföringsansvarig. När fakturan visar arbetskostnad, avdrag, kundens betalning och övriga kostnader tydligt minskar risken för frågor i efterhand.

När det inte är helt självklart

Vissa uppdrag ligger i gränslandet. Det kan handla om blandade tjänster, arbete i flera fastigheter eller situationer där beställare, betalare och den som har rätt till avdrag inte är samma person.

Då räcker det inte att tänka att jobbet “nog” borde gå under ROT. Kontrollera att arbetet faktiskt är avdragsgillt, att rätt person står som köpare och att arbetskostnaden kan förklaras utan tvekan.

Dödsbo är ett särskilt exempel där du behöver vara extra försiktig. Skatteverket anger att ett dödsbo kan få ROT- eller RUT-avdrag för arbete som utförts före dödsfallet. För ROT finns även särskilda regler efter dödsfallet. En ensam dödsbodelägare kan i vissa fall få ROT-avdrag för arbete som utförs och betalas efter att bouppteckningen har registrerats. Om det finns flera dödsbodelägare behöver arvskifte göras innan någon kan få ROT-avdrag, och lagfart behöver ha sökts för arbete på fastigheten.

Om fakturan redan har skickats och något blivit fel kan det behövas en rättelse, till exempel genom kreditfaktura och ny faktura. Bokföringsnämnden anger att en rättelse av en verifikation ska göras så att den ursprungliga uppgiften klart framgår. Ändra därför inte bara i ett gammalt underlag utan spårbarhet.

Det finns också ett kundperspektiv. En tydlig faktura skapar förtroende. Kunden ser vad som är arbete, vad avdraget gäller och vad som ska betalas nu. Det minskar risken för missförstånd och gör det lättare att få betalt utan dröjsmål.

För företag som jobbar löpande med ROT är målet sällan att bli expert på skatteregler. Målet är att få iväg korrekta fakturor snabbt och känna att processen håller. Med rätt rutin blir ROT mindre av ett osäkerhetsmoment och mer av en naturlig del av jobbet.