ROT avdrag – så fungerar det på fakturan

På en ROT-faktura finns tre belopp som måste hänga ihop: hela priset för arbetet, summan kunden ska betala och beloppet som företaget senare begär från Skatteverket. Om arbetskostnad, material eller kunduppgifter hamnar fel påverkas hela kedjan.

För kunden ska resultatet vara lätt att förstå. För dig som företagare behöver samma faktura dessutom fungera som underlag för betalning, bokföring och ROT-ansökan. Därför börjar ett bra ROT-flöde redan när arbetet planeras – inte först när fakturan ska skickas.

ROT avdrag på fakturan – det viktigaste först

ROT-avdraget är en preliminär skattereduktion som företaget drar av direkt på fakturan. Kunden betalar det återstående beloppet till dig, och när arbetet är utfört och kundens betalning har kommit in begär du utbetalning från Skatteverket.

Under 2026 är ROT-avdraget högst 30 procent av arbetskostnaden inklusive moms. Kunden kan få högst 50 000 kronor i ROT-avdrag per år. ROT och RUT räknas tillsammans och får sammanlagt uppgå till högst 75 000 kronor per person och år.

Det är bara arbetskostnaden som ger rätt till ROT-avdrag. Material, resor, maskiner, transport, administration och andra övriga kostnader ska kunden betala fullt ut.

Det är alltså inte hela fakturabeloppet som minskas med 30 procent. Avdraget räknas enbart på den godkända arbetskostnaden.

Kontrollera arbetet och kunden innan du räknar avdraget

Innan du erbjuder ROT behöver du kontrollera tre saker: att arbetet kan ge rätt till ROT-avdrag, att bostaden omfattas och att kunden uppfyller grundvillkoren.

Kunden ska normalt äga bostaden när arbetet utförs och själv använda den som permanentbostad, fritidsbostad eller liknande. ROT gäller inte för en hyrd bostad eller för den del av en bostad som kunden hyr ut.

Nybyggnation och färdigställande av en ny bostad ger inte rätt till ROT-avdrag. För om- och tillbyggnad av småhus gäller dessutom en femårsregel, medan reparation och underhåll kan ge rätt till avdrag även på ett nyare hus.

Arbetet behöver höra till en godkänd ROT-kategori, till exempel bygg, el, VVS, målning, glas och plåt, markarbete eller murning. Även vissa särskilda rengöringsarbeten kan omfattas, exempelvis byggstädning efter ett ROT-arbete och vissa rengöringsarbeten som räknas som underhåll av ett småhus. Vanlig hemstädning och fönsterputsning hör däremot normalt till RUT-avdraget. Ett arbete blir inte automatiskt ROT-grundande bara för att det utförs i en privatbostad.

Företaget behöver vara godkänt för F-skatt när kunden betalar. ROT gäller inte heller när arbetet utförs åt en närstående på ett sätt som omfattas av förbudet mot avdrag mellan närstående.

Kunden ansvarar för att ha tillräckligt ROT-utrymme och tillräckligt mycket skatt att räkna av skattereduktionen mot. Företaget kan inte se kundens fullständiga skatteutrymme. Kunden kan själv kontrollera sitt använda avdrag hos Skatteverket.

Så räknar du ROT-avdraget på fakturan

Anta att fakturan består av:

Arbetskostnad inklusive moms: 20 000 kronor Material inklusive moms: 10 000 kronor

ROT-avdraget räknas bara på arbetskostnaden:

20 000 kronor × 30 procent = 6 000 kronor i preliminärt ROT-avdrag.

Arbetskostnaden efter ROT-avdrag blir då:

20 000 kronor − 6 000 kronor = 14 000 kronor.

Materialet ger inget ROT-avdrag och ska betalas fullt ut:

14 000 kronor i arbetskostnad efter ROT + 10 000 kronor i material = 24 000 kronor att betala för kunden.

När kunden har betalat 24 000 kronor elektroniskt och arbetet är utfört kan företaget begära 6 000 kronor från Skatteverket.

Vad måste stå på en ROT-faktura?

En ROT-faktura behöver först innehålla de vanliga fakturauppgifterna, såsom fakturanummer, fakturadatum, säljarens och kundens uppgifter, vad som har utförts, pris, moms, totalbelopp och betalningsvillkor.

Därutöver bör fakturan tydligt visa:

Vem som har utfört arbetet och att företaget har F-skatt.

Kundens namn och personnummer.

Vilken typ av ROT-arbete som har utförts.

Var arbetet utfördes och under vilken period.

Fastighetsbeteckning när arbetet gäller ett småhus.

Bostadsrättsföreningens organisationsnummer och lägenhetsnummer när arbetet gäller en bostadsrätt.

Hur kostnaden är fördelad mellan arbete, material och övriga kostnader.

Hur stort det preliminära ROT-avdraget är.

Vilket belopp kunden ska betala efter avdraget.

Fakturan behöver vara så tydlig att kunden, redovisningskonsulten och Skatteverket kan följa beräkningen utan att behöva gissa vad olika totalsummor innehåller.

En tydlig ROT-fakturamall kan hjälpa dig att kontrollera strukturen, men uppgifterna måste fortfarande anpassas till det aktuella arbetet och kunden.

Fast pris kräver fortfarande underlag för timmarna

En återkommande fråga i företagarforum är om arbetade timmar måste redovisas när kunden har fått ett fast pris.

På fakturan är det viktigaste att arbetskostnaden skiljs från material och övriga kostnader. Fakturan behöver inte fungera som en fullständig tidrapport till kunden.

När företaget ansöker om utbetalning behöver däremot det faktiska antalet arbetade timmar anges för respektive arbetsområde. Det gäller även vid ett fastprisjobb.

Du behöver därför dokumentera timmarna internt även när priset inte bygger på en synlig timdebitering. Har du anlitat en underentreprenör behöver även dennes faktiskt arbetade timmar kunna redovisas.

Det är också viktigt att ange rätt typ av arbete. BillingPoint har stöd för samtliga ROT-kategorier som används i ansökningsunderlaget. På varje fakturarad kan du markera om raden är ROT-grundande och välja vilken arbetskategori den tillhör.

Material, resa och andra kostnader läggs på separata rader och följer inte med som arbetskostnad i avdragsberäkningen.

Delfakturering, a conto och delbetalning

Större renoveringar faktureras ofta i flera steg. Då ska ROT-avdraget fördelas över de fakturor som innehåller arbetskostnad.

Du får alltså inte lägga all arbetskostnad på flera delfakturor och sedan dra av hela ROT-beloppet först på slutfakturan. Varje delfaktura med arbetskostnad ska visa det ROT-avdrag som hör till just den fakturan.

När kunden har betalat en delfaktura och arbetet som betalningen avser är utfört kan du ansöka om utbetalning för den delen.

Om kunden bara betalar en del av en större ROT-faktura kan du också begära en proportionell del av avdraget. Betalar kunden exempelvis 40 procent av beloppet som kunden ska betala, kan du normalt söka 40 procent av det preliminära ROT-avdraget, under förutsättning att motsvarande arbete är utfört.

När kunden senare betalar resten gör du en ny ansökan för den återstående delen.

Tydliga delfakturor gör detta betydligt enklare. Arbetskostnad, material och ROT-avdrag bör gå att följa på varje enskilt underlag.

Betalningsdatumet styr vilket år avdraget tillhör

Det är kundens betalningsdatum som avgör vilket kalenderår ROT-avdraget hamnar på, inte fakturadatumet.

Om fakturan skickas i december men kunden betalar i januari räknas avdraget på det nya året. Det kan påverka kundens tillgängliga ROT-utrymme.

Ansökan om utbetalning ska ha kommit in till Skatteverket senast den 31 januari året efter det år kunden betalade. Det räcker att ansökan har skickats in i tid; beslutet kan komma senare.

Vid förskottsbetalning nära ett årsskifte gäller en snävare tidsram. Om kunden betalar i december behöver det arbete som betalningen avser vara utfört och ansökan inskickad senast den 31 januari året därpå.

Forumfrågor om delfakturering över årsskiftet visar hur lätt det är att blanda ihop fakturadatum, betalningsdatum och ansökningsdatum. En enkel rutin är därför att sortera ROT-ärenden efter kundens betalningsår, inte bara efter fakturadatum.

Kunden måste betala elektroniskt innan du ansöker

Kundens betalning ska vara elektroniskt spårbar. Banköverföring, kort och Swish är exempel på betalningssätt som normalt uppfyller kravet. Kontant betalning ger inte rätt till ROT-avdrag.

Du behöver kunna visa avsändare, mottagare, belopp och tidpunkt om Skatteverket begär underlag.

Arbetet ska dessutom vara utfört innan du skickar ansökan. Det räcker alltså inte att kunden har betalat i förskott om det aktuella arbetet ännu inte är genomfört.

Om kunden av misstag betalar hela fakturans belopp inklusive den del som skulle motsvara ROT-avdraget behöver du återbetala ROT-beloppet innan ansökan skickas. Rättelsen bör göras samma betalningsår.

Det går inte att skapa en efterhandskonstruktion efter att Skatteverket redan har granskat ärendet, exempelvis genom att kreditera och låta kunden betala på nytt om ansökan kom in för sent eller betalningen gjordes kontant.

Vad händer om Skatteverket inte betalar ut hela beloppet?

Ett avslag kan ha flera olika orsaker. Kunden kan sakna kvarvarande ROT-utrymme, ha för lite slutlig skatt, inte äga eller använda bostaden på rätt sätt eller ha lämnat fel uppgifter. Ansökan kan också innehålla fel arbetskategori, fel belopp eller ha skickats in för sent.

Det är klokt att redan i offerten eller avtalet ange att priset efter ROT-avdrag förutsätter att kunden uppfyller villkoren och att Skatteverket godkänner utbetalningen.

Om avslaget beror på kundens förhållanden kan företaget, beroende på vad ni har avtalat, behöva fakturera kunden för den del som Skatteverket inte betalar.

Om företaget däremot har orsakat avslaget genom exempelvis en försenad ansökan eller felaktig hantering är läget ett annat. Konsumentverket betonar att kunden inte ska behöva betala mer än det pris ni avtalat om när företaget genom egen försening orsakar att avdraget går förlorat.

Det finns också en annan situation: Skatteverket kan först betala ut det preliminära avdraget till företaget, men kunden kan senare behöva betala tillbaka en del via slutskatten om den slutliga skatten inte räcker. Då är det en fråga mellan kunden och Skatteverket, inte en obetald faktura till företaget.

Tydliga avtalsvillkor minskar risken för att dessa olika situationer blandas ihop.

Så fungerar ROT-ansökan i BillingPoint

När kunden har betalat sin del och arbetet är utfört kan du skapa ansökningsunderlaget i BillingPoint.

Du markerar de betalda ROT-fakturor som ansökan ska omfatta och klickar på Skapa ansökan. BillingPoint skapar då en HUS-fil med uppgifter om köpare, arbete, timmar, material, betalning och begärt belopp.

Filen laddar du sedan upp i Skatteverkets e-tjänst Rot och rut – företag. Du behöver normalt inte bifoga själva fakturan. Skatteverket kontaktar dig om de vill se fakturor, betalningsunderlag eller annan dokumentation.

I BillingPoint kan du skapa en HUS-fil för upp till 100 fakturor åt gången. Skatteverkets importregler tillåter samtidigt högst 100 köpare i en XML-fil. Om flera personer delar avdraget på samma faktura kan därför det praktiska antalet fakturor i en fil bli lägre.

BillingPoint stödjer samtliga ROT-arbetskategorier som används i ansökan. Arbetskategori väljs per fakturarad och följer med till HUS-filen. Beräkningen av arbetskostnad, moms och preliminär skattereduktion görs i fakturaflödet.

Att skapa ROT-fakturor och HUS-filer ingår utan extra kostnad i BillingPoint. På sidan om ROT-fakturering finns även exempel på vilka uppgifter och arbetskategorier som kan anges.

En arbetsrutin som håller ihop hela ROT-flödet

Ett hållbart arbetssätt börjar innan fakturan skapas.

Kontrollera redan vid offert eller beställning att arbetet kan ge rätt till ROT och att kunden äger och använder bostaden. Be om personnummer, fastighetsbeteckning eller uppgifter om bostadsrätten innan jobbet avslutas.

Dokumentera faktisk arbetstid, arbetskategori, material och övriga kostnader under arbetets gång. Då slipper du försöka återskapa fördelningen när fakturan ska skickas.

Skapa fakturan med samma uppdelning som du senare ska använda i ansökan. Kontrollera att rätt personer och rätt bostadsuppgifter finns med.

Vänta tills kunden har betalat elektroniskt och tills arbetet är utfört. Skapa därefter HUS-filen och skicka ansökan inom tidsfristen.

Med ett enkelt fakturaprogram behöver ROT-avdraget inte bli ett separat administrationsprojekt efter varje jobb. När offert, dokumentation, faktura, betalning och ansökan bygger på samma uppgifter blir det lättare att få både kundens betalning och Skatteverkets utbetalning rätt från början.