Guide till digital fakturahantering för småföretag

Hans Sixhöj
för 5 dagar sedan
10 min läsning

Digital fakturahantering innebär att du skapar, skickar, följer upp och sparar kundfakturor i ett sammanhängande digitalt flöde. Kunduppgifter, fakturanummer, leveranssätt, betalstatus och eventuella rättelser finns samlade på en plats.

För ett småföretag märks nyttan i de vardagliga detaljerna. Du slipper leta efter den senaste fakturamallen, skriva in samma kunduppgifter på nytt och komma ihåg vilka fakturor som är obetalda. Det blir även lättare att kontrollera att rätt referens, moms och betalningsinformation finns med innan fakturan skickas.

Det finns ingen bestämd gräns för hur många fakturor du måste skicka för att digital fakturahantering ska löna sig. Ett bättre mått är hur mycket tid du lägger på manuell hantering och bra översikt du har med vad som är fakturerat, betalt eller försenat.

Vad är digital fakturahantering?

Begreppet kan användas både för kundfakturor och leverantörsfakturor. Den här guiden handlar främst om utgående kundfakturor – alltså fakturor som ditt företag skickar till privatpersoner, företag eller offentliga verksamheter.

Ett digitalt fakturaflöde omfattar vanligtvis att du:

registrerar kund- och fakturauppgifter
skapar fakturan med ett unikt fakturanummer
väljer om den ska skickas via e-post, brev eller som e-faktura
följer upp när fakturan är skickad, obetald, förfallen eller betald
skapar påminnelse eller kreditfaktura när det behövs
sparar fakturan och ta fram underlag till bokföringen

Alla dessa moment behöver inte ske automatiskt. Den stora behållningen av ett digitalt fakturaflöde är att informationen hålls samman och ger dig en tydlig arbetsprocess - från utfört arbete till registrerad betalning.

PDF-faktura, e-postfaktura och e-faktura – vad är skillnaden?

Skillnaden mellan olika fakturaformat skapar många frågor bland småföretagare. Det är framför allt viktigt att känna till att en digital faktura inte alltid är samma sak som en e-faktura.

PDF-faktura via e-post

En PDF-faktura är en vanlig faktura som sparats som en fil och skickas via e-post. Mottagaren kan läsa den på skärmen, skriva ut den eller registrera uppgifterna i sitt ekonomisystem.

PDF-fakturan är digital, men uppgifterna är normalt inte strukturerade för automatisk inläsning. Den räknas därför inte som en e-faktura i den betydelse som används av Digg (Myndigheten för digital förvaltning), Peppol och många ekonomisystem.

PDF via e-post passar ofta bra när kunden accepterar detta leveranssätt och inte kräver en strukturerad e-faktura.

E-faktura

En e-faktura skickas i ett strukturerat elektroniskt format som mottagarens system kan läsa och behandla. Peppol BIS Billing 3 är den standard som används för många e-fakturor i Europa. Den bygger på den europeiska standarden EN 16931 och gör det möjligt för företag och myndigheter att utbyta e-fakturor på ett standardiserat sätt.

När du ska skicka e-faktura söker BillingPoint på kundens organisationsnummer och visar de elektroniska mottagaradresser som finns registrerade i Peppolnätverket eller NEA eRegister. Sökningen hittar även mottagare vars Peppol-ID bygger på ett GLN i stället för organisationsnumret. Du behöver därför normalt inte känna till eller ange mottagarens Peppol-ID manuellt. Om flera mottagare visas väljer du den enhet som kunden har angett. Kunden kan även kräva exempelvis beställarreferens, kostnadsställe eller ordernummer.

När du fakturerar en myndighet, kommun, region eller annan offentlig verksamhet för ett inköp som omfattas av upphandlingsreglerna ska fakturan skickas som e-faktura. En PDF som skickas via e-post räknas inte som e-faktura.

Faktura via brev

En brevfaktura skapas i samma digitala faktureringsprogram men skrivs ut och skickas på papper. Det kan fortfarande vara ett relevant alternativ när mottagaren saknar e-post, önskar pappersfaktura och inte kan ta emot e-faktura.

Ett praktiskt faktureringsprogram bör låta dig välja leveranssätt efter kund, utan att fakturan behöver skapas på nytt.

När räcker en fakturamall?

Det finns inget generellt krav på att använda ett faktureringsprogram. Det går att skapa fakturor i exempelvis Word eller Excel, förutsatt att fakturan innehåller rätt uppgifter, får ett unikt nummer i en obruten nummerserie och sparas på ett sätt som uppfyller bokföringsreglerna.

En mall kan fungera för en företagare som skickar ett fåtal enkla och likartade fakturor. Ett exempel är en konsult som fakturerar samma kund en gång i månaden och bara behöver ändra period, antal timmar och belopp.

Den manuella hanteringen blir mer sårbar när du får fler kunder, flera leveranssätt eller särskilda fakturakrav. Det är lätt att råka använda ett fakturanummer två gånger, kopiera en gammal adress eller glömma att följa upp en obetald faktura.

Ett faktureringsprogram blir särskilt användbart när du behöver kundregister, artikelregister, betalningsstatus, kreditfakturor, ROT- eller RUT-uppgifter, omvänd betalningsskyldighet eller e-fakturering.

Digital fakturahantering steg för steg

1. Hämta in kundens fakturauppgifter

Ta reda på hur kunden vill ta emot fakturan innan du skickar den. För företagskunder och offentliga verksamheter kan fakturaadressen skilja sig från företagets vanliga postadress eller e-postadress.

Kontrollera exempelvis:

kundens korrekta namn och adress
organisationsnummer när det behövs
fakturaadress eller fakturamejl
referensperson, referenskod eller kostnadsställe
ordernummer eller avtalsnummer
om kunden kräver e-faktura
Peppol-ID eller GLN-nummer om kunden använder det

En faktura som skickas till fel mottagare eller saknar en obligatorisk beställarreferens kan försenas eller avvisas, även om den i övrigt är korrekt. Det gäller särskilt vid fakturering till offentliga verksamheter och större företag, där referensen används för att styra fakturan till rätt beställare, avdelning eller kostnadsställe. En e-faktura kan dessutom vara tekniskt levererad men ändå avvisas senare i mottagarens ekonomisystem, exempelvis på grund av en felaktig eller saknad referens. Eftersom alla mottagare inte skickar automatisk återkoppling om sådana fel kan det dröja innan avsändaren får information om att fakturan behöver rättas.

2. Kontrollera att fakturan innehåller rätt uppgifter

En fullständig faktura ska innehålla de uppgifter som krävs enligt momslagen. Det gäller bland annat fakturadatum, ett unikt löpnummer, säljarens momsregistreringsnummer, säljarens och köparens namn och adress, en tydlig beskrivning av varan eller tjänsten, leverans- eller utförandedatum när det skiljer sig från fakturadatumet samt uppgifter om pris, beskattningsunderlag, momssats och momsbelopp.

Vid vissa typer av försäljning krävs ytterligare uppgifter. Om köparen ska redovisa momsen ska köparens momsregistreringsnummer och uppgiften ”Omvänd betalningsskyldighet” anges. Om försäljningen är undantagen från moms ska fakturan i stället innehålla en hänvisning som förklarar varför moms inte tas ut.

Fakturan ska även ha ett tydligt förfallodatum. Betalningsvillkor, bankgiro eller annat betalsätt samt den referens som kunden ska ange vid betalningen bör vara enkla att hitta.

Vid ROT- eller RUT-arbete behöver fakturan dessutom innehålla de uppgifter som krävs för att ansöka om skattereduktion. Det gäller bland annat kundens personnummer, vilken typ av arbete som har utförts, var och under vilken period arbetet utfördes samt en tydlig fördelning mellan arbetskostnad, material och övriga kostnader. Vid ROT-arbete ska även fastighetsbeteckning eller bostadsrättsföreningens organisationsnummer och lägenhetsnummer anges. Fakturan bör också visa skattereduktionens storlek och att utföraren är godkänd för F-skatt.

BillingPoint hjälper dig att få med de uppgifter som normalt krävs på en faktura. Programmet har färdiga fält och funktioner för bland annat fakturanummer, företags- och kunduppgifter, momsberäkning, betalningsuppgifter samt ROT- och RUT-avdrag. Du behöver därför inte själv utforma fakturan eller hålla reda på hur alla standarduppgifter ska placeras.

Du ansvarar däremot för att uppgifterna du anger är korrekta och att rätt momshantering används. Vid exempelvis omvänd betalningsskyldighet, momsfri försäljning eller handel med andra länder behöver du välja rätt inställning och kontrollera vilka särskilda uppgifter som ska finnas på fakturan.

3. Välj rätt leveranssätt

Skicka fakturan på det sätt som kunden har godkänt eller kräver.

För många mindre kunder fungerar en PDF-faktura via e-post bra. Kontrollera vilken e-postadress kunden vill att fakturan skickas till. Det kan vara en gemensam adress för fakturor, företagets ekonomifunktion eller en särskild kontaktperson. Om fakturan skickas till fel person eller saknar rätt referens kan den bli liggande och betalningen försenas.

Använd e-faktura när kunden efterfrågar ett strukturerat elektroniskt format. Det gäller särskilt vid fakturering till myndigheter, kommuner, regioner och större företag med egna fakturakrav.

Brev kan användas när kunden önskar en pappersfaktura. Även då är det värdefullt att fakturan skapas och registreras digitalt, så att du kan följa den tillsammans med övriga fakturor.

4. Gör fakturan lätt att betala

Tydliga betalningsuppgifter minskar risken för frågor och felbetalningar. Kontrollera att kontonummer, belopp, förfallodatum och betalningsreferens är lätta att hitta.

Om ditt företag har ett Swishnummer så kan BillingPoint visa en [Swish QR-kod på fakturan (https://www.billingpoint.se/post/swish-qr-kod-på-faktura-så-fungerar-det) vilket snabbar upp betalningen för kunden som endast behöver läsa av QR-koden för att få betaluppgifterna förifyllda. Kunden skannar koden och kontrollerar uppgifterna innan betalningen godkänns.

En betalningsbekräftelse i Swish är däremot inte automatiskt ett kvitto. När försäljningen kräver ett kvitto, en kontantfaktura eller annan verifikation måste underlaget fortfarande innehålla de uppgifter som gäller för den aktuella försäljningen.

5. Registrera och följ upp betalningar

Fakturahanteringen är inte avslutad när fakturan har skickats. Du behöver också registrera inkomna betalningar och följa upp fakturor som inte har betalats i tid.

I BillingPoint ser du alla obetalda fakturor i en samlad översikt och kan pricka av dem när betalningarna kommer in. Du ser även vilka fakturor som har passerat förfallodatum och hur många påminnelser som redan har skickats. Det gör det enkelt att upptäcka vilka kunder som behöver få en första betalningspåminnelse och vilka som fortfarande inte har betalat efter en tidigare påminnelse och därför behöver följas upp igen.

BillingPoint har färdiga mallar för en första, andra och tredje betalningspåminnelse samt en inkassonotifiering. En påminnelseavgift kan också läggas till när det är tillåtet.

När förfallodatumet har passerat bör du först kontrollera att betalningen inte redan har kommit in och att fakturan har skickats till rätt mottagare med korrekta uppgifter. Därefter kan du skicka en betalningspåminnelse.

En påminnelseavgift får vara högst 60 kronor och får endast tas ut om rätten till avgiften avtalades senast när skulden uppstod.

När kunden är ett företag, en myndighet eller ett annat offentligt organ kan du i stället ha rätt att ta ut en förseningsersättning på 450 kronor om betalningen av en vara eller tjänst inte kommer in i tid. Det krävs inte att du först skickar en betalningspåminnelse, men du måste ha rätt att ta ut dröjsmålsränta på den försenade betalningen.

Förseningsersättningen på 450 kronor får normalt inte kombineras med den vanliga påminnelseavgiften på 60 kronor eller andra vanliga inkassokostnader. Förseningsersättning får inte tas ut av konsumenter. Dröjsmålsränta ska hanteras enligt avtalet och gällande regler.

6. Rätta fel på ett spårbart sätt

Upptäcker du ett fel medan fakturan fortfarande är ett utkast kan du rätta uppgifterna innan den utfärdas. En faktura som redan har utfärdats ska däremot inte raderas eller skrivas över.

I BillingPoint kan en utfärdad faktura därför inte tas bort. Om hela fakturan är felaktig krediterar du den i sin helhet och skapar vid behov en ny, korrekt faktura. Om endast en del av beloppet ska ändras kan du i stället skapa en delkreditering.

Kreditfakturan kopplas till den ursprungliga fakturan, så att rättelsen blir tydlig och spårbar. Det gör att fakturanumreringen och historiken bevaras samtidigt som det framgår vilket belopp som har krediterats och varför.

7. Spara fakturor och ta ut underlag

Fakturor är räkenskapsinformation och ska sparas enligt bokföringslagens regler. Räkenskapsinformationen ska normalt bevaras till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Digitala fakturor behöver sparas säkert och vara möjliga att läsa under hela arkiveringstiden. Kontrollera därför att ditt arbetssätt omfattar säker lagring och att du kan exportera fakturor, rapporter och andra underlag.

Det är också klokt att ta reda på hur du får ut informationen om du senare byter faktureringsprogram. Du ska inte vara beroende av att ett visst abonnemang är aktivt för att kunna fullgöra företagets arkiveringsskyldighet.

Så väljer du faktureringsprogram för ett småföretag

Utgå från de situationer som förekommer i din verksamhet. Ett program med många funktioner är inte automatiskt ett bättre val om de viktigaste momenten blir svåra att hitta.

Kontrollera framför allt om programmet:

fungerar på dator, mobil och surfplatta
stödjer de leveranssätt dina kunder använder
har kundregister och artikelregister
visar tydligt vilka fakturor som är betalda eller obetalda
kan skapa kreditfakturor och betalningspåminnelser
hanterar ROT, RUT och omvänd betalningsskyldighet när du behöver det
ger möjlighet att lägga till referenser, ordernummer och andra kundkrav
kan exportera fakturor och rapporter
har en tydlig prislista för abonnemang och eventuella styckkostnader

Fundera också på om du behöver ett komplett bokföringsprogram eller främst ett verktyg för fakturering. Ett faktureringsprogram kan användas separat från bokföringen, så länge fakturor, betalningar och rapporter lämnas vidare och bokförs korrekt.

För en mindre verksamhet kan ett avgränsat faktureringsprogram vara enklare att arbeta i än ett större ekonomisystem med funktioner som aldrig används.

Vanliga frågor om digital fakturahantering

Är en PDF-faktura samma sak som en e-faktura?

Nej. En PDF som skickas via e-post är en digital faktura, men den är normalt avsedd att läsas av en person. En e-faktura innehåller strukturerade uppgifter som kan läsas in direkt i mottagarens system.

Kan jag skapa fakturor i Word eller Excel?

Ja, det finns inget allmänt krav på att använda ett faktureringsprogram. Du ansvarar dock själv för att varje faktura innehåller rätt uppgifter, får ett unikt fakturanummer, följs upp och sparas enligt bokföringsreglerna.

Måste småföretag skicka e-faktura?

Det finns inget generellt krav på att alla småföretag ska skicka e-faktura. Sedan den 1 april 2019 är det däremot lagkrav att skicka e-faktura när du fakturerar en myndighet, kommun, region eller annan offentlig aktör för ett inköp som omfattas av upphandlingslagarna och där upphandlingen påbörjades den 1 april 2019 eller senare. Kravet gäller oavsett företagets storlek och omfattar även direktupphandlingar.

En PDF-faktura som skickas via e-post räknas inte som e-faktura enligt lagen. Även privata företag kan kräva e-faktura som en del av sina faktureringsvillkor.

Kan jag ändra en faktura som redan har skickats?

En mindre brist kan ibland kompletteras, men en utfärdad faktura ska inte ändras eller tas bort på ett sätt som gör att historiken försvinner. Vid exempelvis fel belopp eller fel moms kan du behöva skapa en kreditfaktura eller annan ändringsfaktura som hänvisar till originalet.

Är en Swish-betalning ett kvitto?

Nej. Swish visar att en betalning har genomförts, men betalningsbekräftelsen är inte automatiskt ett fullständigt kvitto eller bokföringsunderlag. Försäljningen behöver fortfarande dokumenteras med en verifikation som innehåller rätt uppgifter.

Behöver jag både faktureringsprogram och bokföringsprogram?

Fakturering och bokföring är olika delar av företagets administration. Du kan använda ett separat faktureringsprogram och lämna rapporter och underlag till ett bokföringsprogram eller en redovisningskonsult.

Det viktiga är att samtliga affärshändelser bokförs och att underlagen går att följa.

Hur länge ska digitala fakturor sparas?

Fakturor och annan räkenskapsinformation ska bevaras till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Underlagen får sparas enbart digitalt, förutsatt att de förvaras säkert och ordnat samt går att hitta, läsa och skriva ut under hela arkiveringstiden.

Sedan den 1 juli 2024 behöver pappersfakturor och papperskvitton inte längre sparas i original efter att de har digitaliserats. Pappersunderlaget får kastas när informationen har överförts på ett sätt som säkerställer att den inte förändras eller försvinner. Den digitala kopian ska därefter sparas under resten av den lagstadgade arkiveringstiden.

Hur får jag kunder att betala i tid?

Skicka fakturan så snart arbetet är slutfört eller enligt den tidpunkt ni har avtalat. Kontrollera mottagaradress och referens, ange ett tydligt förfallodatum och gör betalningsuppgifterna enkla att hitta.

Följ upp fakturan direkt när den har förfallit. Om samma kund ofta betalar sent kan ni inför kommande uppdrag avtala om kortare betalningsvillkor, delbetalning eller förskottsbetalning.

Kom igång med digital fakturering

Börja med de delar som orsakar mest manuellt arbete. Lägg in återkommande kunder och artiklar, bestäm hur betalningar ska följas upp och kontrollera vilka kunder som behöver e-faktura eller särskilda referenser.

BillingPoint är ett svenskt webbaserat faktureringsprogram för småföretag. Du kan skapa, skicka och följa upp fakturor i webbläsaren på dator, mobil eller surfplatta. Programmet har stöd för bland annat PDF via e-post, brev, e-faktura, kreditfaktura, ROT och RUT, Swish QR-kod samt rapporter som kan lämnas vidare till den som sköter bokföringen.

BillingPoint erbjuds från 79 kronor per månad. Du kan prova BillingPoint gratis i 30 dagar utan att lämna kortuppgifter. Provperioden avslutas automatiskt om du inte väljer att fortsätta.