Rot och rut fakturering - så gör du rätt

För kunden ser ROT- eller RUT-avdraget ofta enkelt ut: priset blir lägre direkt på fakturan. För dig som företagare finns det däremot några viktiga saker att få rätt innan fakturan skickas. Arbetskostnaden ska synas tydligt, avdraget ska vara begripligt och underlaget behöver fungera när du senare begär utbetalning från Skatteverket.

Därför handlar rot och rut fakturering inte bara om att lägga in ett avdrag. Det handlar om att visa vad kunden betalar, vad som är avdragsgrundande och vad du ska ansöka om i efterhand. När underlaget är tydligt från början blir fakturan lättare att förstå, betalningen enklare att följa upp och bokföringsunderlaget bättre.

Vad är rot och rut fakturering?

Rot och rut fakturering innebär att kunden får ett preliminärt skatteavdrag direkt på fakturan. Kunden betalar sin del till dig, och du som företagare ansöker sedan om utbetalning från Skatteverket för den del som motsvarar avdraget.

Det här kallas ofta fakturamodellen. Du fakturerar alltså inte kunden hela arbetskostnaden och låter kunden själv hantera avdraget. I stället drar du av den preliminära skattereduktionen på fakturan och begär resten från Skatteverket när arbetet är utfört och kunden har betalat sin del.

Det viktiga är att avdraget bara gäller arbetskostnaden. Material, resekostnader, maskinkostnader och andra övriga kostnader ska inte räknas in i underlaget för ROT eller RUT. Därför behöver fakturan visa tydligt vad som är arbete och vad som är annat.

Vill du läsa mer om hur BillingPoint hanterar själva fakturaflödet finns en översikt om ROT- och RUT-fakturering.

Det här behöver fakturan visa

En faktura med ROT eller RUT behöver först fungera som en vanlig faktura. Den ska ha tydliga uppgifter om säljare, kund, fakturadatum, fakturanummer, vad som har sålts, pris, moms och betalningsinformation. Läs mer om vad en faktura ska innehålla om du vill gå igenom grunduppgifterna separat.

Utöver det behöver fakturan visa de uppgifter som gör att avdraget går att följa. Det gäller till exempel vem som har utfört arbetet, att utföraren har F-skatt, kundens personnummer, vilken typ av arbete som har gjorts, var arbetet utförts och under vilken period.

Vid ROT-arbete behöver även uppgifter om bostaden vara tydliga, till exempel fastighetsbeteckning eller uppgifter om bostadsrätt när det är relevant. Fakturan bör också visa hur kostnaden fördelas mellan arbete, material och övriga kostnader.

Kunden ska snabbt kunna se tre saker: vad arbetet kostade, vilket preliminärt avdrag som dragits av och vilket belopp som ska betalas nu. Om kunden behöver räkna själv är fakturan ofta för otydlig.

Så fungerar flödet från jobb till ansökan

Många problem med ROT och RUT börjar innan fakturan skapas. Om du först vid faktureringen försöker hitta kundens personnummer, rätt adress, arbetskostnaden och fördelningen mellan arbete och material blir allt mer sårbart.

Ett bättre arbetssätt är att samla rätt uppgifter redan när uppdraget bokas eller påbörjas. Du behöver veta vem kunden är, vilken bostad eller plats arbetet gäller och vilken del av priset som avser arbete. Om två personer ska dela på avdraget behöver även den fördelningen vara tydlig.

När jobbet är klart skapar du fakturan med rätt specifikation, skickar den till kunden och väntar på att kunden betalar sin del. Först därefter ansöker du om utbetalning från Skatteverket. Den ordningen är viktig, eftersom ansökan bygger på att kunden faktiskt har betalat.

Här märks värdet av ett tydligt fakturaflöde. När kunduppgifter, artikelrader och arbetskostnad finns samlade minskar risken att något tappas bort mellan utfört arbete och ansökan.

Det gör också rutinen enklare nästa gång. Har du samma typ av uppdrag återkommande slipper du börja om från noll, och fakturan blir mer konsekvent från kund till kund.

Vanliga misstag vid rot och rut fakturering

Det vanligaste felet är att arbetskostnaden inte syns tillräckligt tydligt. Om arbete, material och andra kostnader hamnar i samma totalsumma blir det svårt att se vad avdraget bygger på.

Ett annat vanligt misstag är att material, resor eller andra kostnader råkar räknas som avdragsgrundande. Det kan kännas som en liten detalj när fakturan ska iväg snabbt, men det skapar lätt problem i efterhand.

Fel kunduppgifter är också vanliga. ROT och RUT är kopplat till personen som har rätt till avdraget och som betalar sin del. Om fel person står på fakturan, eller om uppgifterna om bostaden är otydliga, kan underlaget behöva rättas.

Ett fjärde misstag är att anta att kunden alltid har rätt till hela avdraget. Avdraget på fakturan är preliminärt. Om kunden saknar tillräckligt utrymme eller inte uppfyller villkoren kan du behöva fakturera kunden för det belopp som Skatteverket inte betalar ut.

När uppdraget inte är helt självklart

Alla uppdrag passar inte i en enkel mall. Ett byggjobb kan innehålla både ROT-grundande arbete och moment som inte ger rätt till avdrag. Ett RUT-uppdrag kan bestå av flera olika tjänster där bara vissa delar omfattas. Då räcker det inte att fakturera på rutin.

Börja med att skilja ut själva arbetsinsatsen. Fråga sedan vilka delar som faktiskt är avdragsgrundande enligt Skatteverkets regler. Först därefter bör fakturan sättas upp.

Om något känns osäkert är det bättre att kontrollera innan fakturan skickas än att rätta i efterhand. Rättelser tar tid och kan skapa frågor hos både kunden och redovisningskonsulten.

Om en faktura redan har skickats och något blivit fel kan du behöva skapa kreditfaktura eller ny faktura beroende på vad som ska rättas. Läs mer om hur du kan delkreditera faktura när bara en del av underlaget behöver ändras.

Så får du bättre kontroll över underlagen

För företag som gör många mindre jobb är det ofta inte reglerna i sig som tar mest tid. Det är jakten på uppgifter. Kundens personnummer ligger i ett sms, adressen finns i en mejltråd, timmarna står på ett papper i bilen och materialet finns på en separat inköpsrad.

När uppgifterna ligger utspridda blir varje faktura ett litet pussel. Det ökar risken för missar och gör det svårare att lämna ett tydligt underlag vidare till bokföringen.

Ett bättre arbetssätt är att samla kundregister, artikelregister, återkommande tjänster och betalstatus i samma flöde. Då behöver du fortfarande förstå vad som ska stå på fakturan, men du slipper bygga upp processen från början varje gång.

Ett fakturaprogram gör inte reglerna åt dig, men det kan hjälpa dig att hålla ordning på uppgifterna. För många småföretagare är det precis där tidsvinsten finns: färre manuella steg, mindre letande och tydligare fakturor.

Förklara avdraget så kunden förstår

Fakturan är ofta kundens enda tydliga bild av hur ROT- eller RUT-avdraget har räknats. Om den är otydlig kommer frågor nästan alltid efteråt. Kunden kanske undrar varför materialet inte ingår i avdraget, varför beloppet blev högre än väntat eller varför bara en del av arbetskostnaden har dragits av.

Det bästa är att vara tydlig direkt på fakturan. Visa arbetskostnad, övriga kostnader, preliminärt avdrag och kundens kvarvarande belopp att betala. Då slipper kunden gissa.

Det här är särskilt viktigt för mindre företag där varje försenad betalning märks. En faktura som kunden förstår blir oftare betald utan extra förklaring.

Tydlig kommunikation handlar alltså inte om att skriva mycket. Det handlar om att visa rätt saker på rätt plats.

Ett lugnare arbetssätt för ROT och RUT

Korrekt rot och rut fakturering handlar inte bara om att följa regler. Det handlar också om att skydda din tid. När fakturan är tydlig från början minskar risken för frågor, rättelser och försenade utbetalningar.

Det gör även samarbetet med redovisningskonsult eller bokföringsansvarig enklare. En faktura som visar arbetskostnad, avdrag, kundens betalning och övriga kostnader tydligt är betydligt lättare att följa upp än en faktura där allt ligger i en totalsumma.

För företagare som vill fakturera utan ett stort ekonomisystem kan ett webbaserat fakturaprogram vara ett praktiskt stöd. BillingPoint är ett svenskt fakturaprogram för småföretagare som vill skapa, skicka och följa upp fakturor samt ta fram tydliga underlag.

Om du vill få ett lugnare flöde är det sällan fler speciallösningar som behövs. Ofta räcker det långt att samla rätt uppgifter tidigt, specificera arbetskostnaden tydligt och skicka fakturan medan jobbet fortfarande är färskt i minnet.