Digitala kvitton till kunder – vad ska företaget spara?
Uppdaterat: för 6 dagar sedan
Senast faktagranskad: 1 oktober 2026
Den här guiden handlar om digitala kvitton som ditt företag skickar till kunder. Företaget behöver spara uppgifter som visar vad kunden köpte, vad det kostade och vilken betalning som hör till köpet. Här får du veta vad som ska sparas och hur länge.
Guiden tar inte upp kvitton som företaget själv får när det köper något.
Kort svar: vad ska sparas?
Företaget behöver spara underlag som visar vad som har sålts, när försäljningen skedde och för vilket belopp. Ett sådant bokföringsunderlag kallas verifikation. Om du använder en digital kontantfaktura eller ett kundkvitto som verifikation ska den gå att hitta och läsa under hela arkiveringstiden. Det ska också gå att koppla försäljningen till betalningen. En Swishbekräftelse visar att kunden har betalat, men visar inte ensam vad kunden köpte.
Använder företaget kassaregister och bokför dagens försäljning med ett gemensamt underlag? Då ingår bland annat kassaregistrets tömningskvitto och kontrollremsa eller journalminne, tillsammans med uppgifter om kort- och Swishbetalningar. Läs mer hos Skatteverket om kassaregister och Bokföringsnämnden om Swishbetalningar.
Vilka uppgifter behöver finnas kvar?
Företaget ska spara underlag som visar vad som har sålts och gör det möjligt att hitta försäljningen i bokföringen. Vilka underlag som behövs beror på hur köpet registreras:
Med kassaregister: När dagens försäljning bokförs med ett gemensamt underlag sparar du bland annat kassaregistrets tömningskvitto och kontrollremsa eller journalminne. Uppgifter om kort- och Swishbetalningar hör också till underlaget. Du behöver då inte utgå från att varje kundkvitto ska sparas som en separat bokföringspost.
Utan kassaregister, under beloppsgränsen: Om företagets direktförsäljning är högst fyra prisbasbelopp inklusive moms under ett räkenskapsår på tolv månader behövs inget kassaregister enligt beloppsundantaget. Du kan dokumentera ett direktköp utan kundens namn, men försäljningen måste fortfarande dokumenteras och bokföras.
Med kontantfaktura: Även över beloppsgränsen kan ett enskilt direktköp dokumenteras med kontantfaktura i stället för att registreras i kassaregister. Då måste kunden kunna identifieras, normalt med namn och adress. Spara en kopia av kontantfakturan.
Oavsett vilket sätt du använder ska det gå att se när försäljningen skedde, vad som såldes och vilket belopp det gällde. Läs mer i guiderna om kontantkvitto utan kassaregister och kvitto vid Swishbetalning.
I vilket format ska kvittot sparas?
Om företaget skapar och hanterar kvittot digitalt i sin bokföring ska underlaget sparas digitalt i det format det fick när det färdigställdes. Du behöver inte skriva ut en papperskopia för arkivering.
Kvittot behöver inte heller bifogas varje bokföringspost som en fil. Det kan finnas kvar i systemet där det skapades, om bokföringen tydligt hänvisar till rätt kvitto, till exempel med kvittonummer. Det ska framgå var kvittot finns och gå att ta fram under hela arkiveringstiden. Enbart kvittonumret räcker inte om kvittot försvinner.
Om du byter system behöver du se till att äldre kvitton fortfarande går att komma åt, till exempel genom att exportera dem. Ta säkerhetskopior och kontrollera att underlagen går att öppna. Företaget ansvarar för att de finns kvar.
Läs mer hos Bokföringsnämnden om arkivering och i bokföringslagen om sambandet mellan underlag och bokföringspost.
Hur länge måste underlagen sparas?
Spara underlagen i sju år efter det kalenderår då företagets räkenskapsår slutar. Om räkenskapsåret slutar någon gång under 2026 ska underlagen finnas kvar till och med 31 december 2033.
Det gäller även om företaget har brutet räkenskapsår. Räkna från det kalenderår då räkenskapsåret slutar. Läs mer hos Bokföringsnämnden.
Om ett pappersunderlag sparas digitalt
Har företaget ett underlag på papper kan du skanna eller fotografera det och spara det digitalt. Sedan den 1 juli 2024 får pappersoriginalet kastas efter överföringen, om den har gjorts så att uppgifterna inte riskerar att ändras eller försvinna.
Kontrollera att hela dokumentet är läsbart och att den digitala versionen är säkert sparad innan du kastar papperet. Underlaget ska fortfarande bevaras under hela den sjuåriga arkiveringstiden. Läs mer om villkoren hos Bokföringsnämnden.
Så gör du efter en direktbetalning
Välj rätt underlag för köpet. Det kan vara ett kassakvitto, ett kvitto som du skapar utan kassaregister när företaget är undantaget, eller en kontantfaktura med kundens uppgifter.
Kontrollera uppgifterna. Det ska gå att se vad kunden köpte, när köpet gjordes och vilket belopp det gällde.
Stäm av betalningen. Se till att du kan koppla den till rätt köp.
Spara underlaget. Det ska gå att hitta under hela arkiveringstiden. Om det ligger i ett annat system än bokföringen behöver du en tydlig hänvisning till det.
Vill du veta vilket kvitto kunden ska få vid Swishbetalning? Läs Kvitto vid Swishbetalning. För fler råd om företagets bokföringsunderlag, läs Så lämnar du underlag till bokföring.
Skapa kontantfakturor och samla kundkvitton i BillingPoint
Tar du betalt direkt med Swish, kort eller kontanter? I BillingPoint skapar du enkelt ett kvitto, skickar det via e-post eller skriver ut det. En kopia sparas i ett sökbart digitalt register, så att du hittar försäljningen senare.
Funktionen heter Kvitto i BillingPoint. Fyller du i kundens uppgifter och ser till att underlaget innehåller övriga uppgifter som krävs, kan det användas som kontantfaktura. Då behöver just den försäljningen inte registreras i kassaregister. Har du många direktköp, särskilt från kunder vars uppgifter du inte samlar in, är ett kassaregister ofta ett smidigare arbetssätt. Läs när kontantfaktura kan användas i stället för kassaregister.
Du provar BillingPoint kostnadsfritt i 30 dagar utan kortuppgifter. Provperioden avslutas automatiskt om du inte väljer att fortsätta.
Källor och faktagranskning
Guiden är faktagranskad 1 oktober 2026 mot Bokföringsnämndens arkiveringssvar, BFN:s förklaring av överföringsregeln, BFN:s Swishvägledning och bokföringslagen.
Kommentarer