Kom igång med fakturering online enkelt

För många småföretagare börjar administrationen inte kännas tung förrän det är dags att ta betalt. Jobbet är klart, kunden väntar på fakturan och du vill få in pengarna utan extra mejl, missförstånd eller sena kvällar med underlag. Därför är det klokt att kom igång med fakturering online tidigt, innan faktureringen börjar ta mer tid än den borde.

Att fakturera online handlar inte bara om att skriva ett belopp i ett dokument och skicka iväg en PDF. Det handlar om att skapa ett enkelt arbetsflöde där fakturan blir korrekt, kunden förstår vad som ska betalas och du själv får bättre koll på vad som är skickat, betalt och förfallet. För en enskild firma, konsult, hantverkare, terapeut eller mindre byrå är det ofta där den stora skillnaden märks.

Därför är det värt att komma igång med fakturering online

Många småföretagare börjar med en fakturamall i Word eller Excel. Det kan fungera i början, särskilt om du bara skickar någon enstaka faktura. Men ganska snabbt dyker samma frågor upp: vilket fakturanummer var nästa, vilken adress hade kunden, vilken moms ska användas och hur ser du vilka fakturor som fortfarande är obetalda?

Ett faktureringsprogram gör inte arbetet magiskt, men det tar bort många små manuella moment. Du får ett tydligare flöde från skapad faktura till skickad faktura, registrerad betalning och underlag vidare till bokföring eller redovisningskonsult. Det betyder mindre letande, färre missar och bättre överblick.

För företagare som arbetar ute hos kund finns också en praktisk fördel. När faktureringen fungerar i webbläsaren på mobil, dator och surfplatta kan du skapa underlaget direkt efter avslutat arbete, medan detaljerna fortfarande är färska.

Vad måste finnas med på en faktura?

Innan du väljer arbetssätt behöver du ha koll på grunderna. En faktura ska normalt innehålla uppgifter som fakturadatum, ett unikt löpnummer, säljarens och köparens uppgifter, vad som har sålts, datum för leverans eller utfört arbete, pris, moms och betalningsvillkor.

Exakt vad som ska stå på fakturan kan variera beroende på situation. Det kan till exempel vara skillnad mellan en vanlig faktura, förenklad faktura, försäljning utan moms, omvänd skattskyldighet eller andra särskilda fall. Därför är det lätt att missa något om du alltid utgår från en gammal mall.

I praktiken ska fakturan vara tydlig för två personer: kunden och den som sköter bokföringen. Kunden ska förstå vad fakturan gäller och när den ska betalas. Bokföringen behöver ett underlag som går att följa i efterhand.

Så kommer du igång med fakturering online i rätt ordning

Det enklaste är att börja med grunden. Lägg först in dina företagsuppgifter, betalningsvillkor och momsinställningar. Därefter skapar du ett kundregister, så att du slipper skriva samma uppgifter om och om igen. Sedan kan du lägga upp vanliga tjänster eller artiklar med rätt benämning, pris och enhet.

När grunden är klar blir själva faktureringen enklare. Du väljer kund, lägger in vad som har sålts, kontrollerar datum och belopp och skickar fakturan på det sätt som passar mottagaren. Det kan vara via e-post, PDF, brev eller e-faktura.

Det är också smart att tidigt bestämma hur du ska följa upp betalningar. Om du väntar för länge med den rutinen är det lätt att obetalda fakturor växer i bakgrunden utan att du märker det förrän kassaflödet påverkas.

Välj ett fakturaprogram som passar ditt arbetssätt

Det finns ingen poäng med ett stort ekonomisystem om du främst behöver skapa, skicka och följa upp fakturor. För många småföretagare räcker det långt med ett enkelt fakturaprogram som fungerar i webbläsaren och är anpassat för svenska fakturaflöden.

Titta mindre på långa funktionslistor och mer på vardagen. Kan du snabbt skapa en faktura? Kan du se om den är skickad, betald eller förfallen? Kan du skicka på det sätt kunden vill ha? Finns stöd för sådant du faktiskt använder, som e-faktura, Swish QR-kod, ROT/RUT, kreditfaktura eller påminnelser?

Rätt fakturaprogram ska inte göra administrationen större. Det ska göra den lugnare.

E-post, PDF eller e-faktura - vad ska du välja?

Det är lätt att blanda ihop begreppen. En PDF-faktura är ett digitalt dokument som ofta skickas via e-post. En e-faktura är däremot en faktura i ett strukturerat elektroniskt format som mottagarens system kan behandla automatiskt.

Vilket sätt som passar bäst beror på kunden. Mindre företag och privatkunder accepterar ofta en faktura via e-post. Större företag, kommuner, regioner och myndigheter kan däremot kräva e-faktura. Då räcker det normalt inte att mejla en PDF.

Om du har kunder med olika krav sparar du tid på att kunna välja utskickssätt per faktura. Du behöver inte göra hela faktureringen mer avancerad än nödvändigt, men du behöver kunna skicka rätt typ av faktura när kunden kräver det.

Betalning börjar med en tydlig faktura

Det finns inget enkelt knep som gör att alla kunder betalar snabbare. Ofta handlar det om flera små saker samtidigt. Fakturan behöver vara lätt att förstå, ha rätt referens, tydligt förfallodatum och ett betalningssätt som passar kunden.

För vissa företag kan Swish QR-kod på fakturan vara praktiskt, särskilt vid mindre uppdrag eller betalning nära leveransen. Men det är viktigt att hålla isär betalning och underlag. En Swish-bekräftelse visar att pengar har flyttats, men den är inte automatiskt samma sak som ett kvitto eller en korrekt faktura.

Det är därför fakturering online bör handla om mer än själva utskicket. Du behöver också kunna följa betalningen och se vad som faktiskt är betalt, vad som väntar och vad som behöver påminnas.

Vanliga situationer där onlinefakturering sparar mest tid

För hantverkare och serviceföretag märks nyttan ofta direkt efter avslutat jobb. Du kan lägga in arbetstid, material, resa och eventuella tillägg medan allt fortfarande är färskt. Det minskar risken att något glöms bort.

För konsulter och frilansare handlar det ofta om att kunna återanvända kunduppgifter, tjänster och återkommande texter. I stället för att börja om från noll varje månad kan fakturan skapas snabbare och mer konsekvent.

För terapeuter, fotografer och andra som ibland tar betalt i nära anslutning till leveransen kan onlinefakturering också ge bättre ordning på betalningar och underlag. Det blir lättare att se vad betalningen avser och vilket dokument kunden har fått.

När du har återkommande liknande uppdrag växer tidsvinsten. Samma uppgifter slipper skrivas flera gånger, och underlaget blir jämnare från faktura till faktura.

När räcker en fakturamall - och när är det dags att byta?

En fakturamall kan räcka om du skickar få och enkla fakturor per år. Har du god ordning på numrering, kunduppgifter, betalningar och underlag kan en mall fungera ett tag.

Men när du börjar behöva kundregister, kreditfakturor, påminnelser, flera utskickssätt eller bättre kontroll över inbetalningar blir den manuella hanteringen snabbt dyr i tid. Då är det inte själva fakturan som tar mest energi, utan alla steg runt omkring.

Du kanske först skriver fakturan i ett dokument, sparar den som PDF, mejlar den, markerar betalningen i ett separat kalkylblad och skickar sedan underlaget vidare till redovisningskonsulten. När det börjar se ut så är det ofta dags att byta till ett mer samlat arbetssätt.

Kom igång med fakturering online utan att göra det komplicerat

Det vanligaste misstaget är att tro att allt måste bli perfekt från dag ett. Det behöver det inte. Börja med tre saker: korrekt fakturainnehåll, tydliga kunduppgifter och en enkel rutin för att följa upp betalningar.

När grunden fungerar kan du bygga vidare med funktioner som faktiskt hjälper din vardag. Det kan vara e-faktura via Peppol för kunder som kräver det, ROT/RUT om du arbetar med sådana tjänster, Swish QR-kod om det passar dina betalningar eller påminnelser när fakturor inte betalas i tid.

Poängen är inte att använda alla funktioner. Poängen är att skapa ett arbetssätt där du kan fakturera korrekt, skicka i tid och ha koll på pengarna utan att administrationen tar över.

För företagare som vill ha ett enkelt faktureringsprogram snarare än ett stort ekonomisystem kan BillingPoint vara ett praktiskt sätt att komma igång. BillingPoint är ett svenskt webbaserat fakturaprogram för småföretagare som vill skapa, skicka och följa upp fakturor samt få tydligare underlag vidare till bokföringen.

Det bästa tecknet på att faktureringen fungerar är egentligen ganska odramatiskt: du skickar fakturor i tid, kunderna förstår dem och du har koll på betalningarna utan att behöva tänka mer på administrationen än nödvändigt.