E-faktura till offentlig sektor – regler och praktiska steg
Uppdaterat: 1 okt.
Senast uppdaterad: 1 september 2026
Senast faktagranskad: 27 augusti 2026
När du fakturerar en myndighet, region, kommun eller annan offentlig verksamhet kan du behöva skicka en e-faktura. Det gäller normalt när köpet har gjorts genom offentlig upphandling. En PDF via e-post räcker då inte.
Be kunden om en aktuell faktureringsinstruktion. Där ska det stå vilken organisation som är köpare, vart e-fakturan ska skickas och vilken referens du ska ange.
Den här guiden visar hur du gör i praktiken. Vill du läsa om reglerna bakom e-fakturan finns EN 16931-guiden. Peppol-ID, GLN och hur fakturan hittar rätt mottagare förklaras i Peppol-guiden.
När gäller e-fakturalagen?
Reglerna gäller fakturor som hör till en offentlig upphandling enligt någon av upphandlingslagarna LOU, LUF, LUFS eller LUK. Upphandlingen ska ha påbörjats den 1 april 2019 eller senare.
Även ett köp som har gjorts genom direktupphandling kan omfattas om inköpet görs enligt någon av dessa lagar.
Huvudregeln är att fakturan ska följa den europeiska standarden EN 16931. Kunden och leverantören kan dock komma överens om att använda en annan standard för e-fakturering.
Det finns undantag i lagen att fakturan inte behöver skickas som e-faktura om detta skulle kunna avslöja uppgifter som omfattas av sekretess eller skada säkerhetskänslig verksamhet.
Reglerna gäller dock inte automatiskt bara för att en verksamhet är offentligt ägd. Följ kundens instruktion och fråga den organisation som har beställt om du är osäker.
PDF och e-faktura är inte samma sak
En PDF visar fakturan som ett vanligt dokument. En e-faktura skickar i stället uppgifterna som data som är strukturerad enligt en viss standard. Med en e-faktura kan därför mottagarens system veta vart informationen som ska läsas ligger och läsa in den automatiskt.
En PDF kan skickas elektroniskt, till exempel via e-post, men den uppfyller inte e-fakturalagens krav på att vara en e-faktura. Om kunden kräver e-faktura ska du skicka den till kunden via ett fatura- eller bokföringsprogram som har funktionen att skicka din faktura som e-faktura. I vissa undantagsfall om ditt program inte kan skicka fakturan som. e-faktura kan du användas dig av kundens anvisade leverantörsportal där du kan skriva in fakturan manuellt. Leverantörsportalen skcikar sedan fakturan som e-faktura till kunden.
Uppgifter att fråga kunden om
Be kunden bekräfta:
organisationens fullständiga namn och organisationsnummer
Pepool-Id dit e-fakturan ska skickas eller vilken leverantörsportal du ska använda
beställarreferens eller referenskod
order-, avtals-, projekt- eller avropsnummer, om det krävs
vilka uppgifter fakturaraderna och eventuella bilagor ska innehålla
när fakturan får skickas och vilka betalningsvillkor som gäller
En myndighet, region eller koncern kan ha flera adresser för e-faktura. Välj därför inte mottagare på måfå. Använd alltid Peppol-Id och de fakturauppgifter som angivits i instruktionen för den aktuella beställningen.
Så skickar du fakturan
1. Ange rätt köpare
Utgå alltid från det namn och organisationsnummer som står i beställningen eller avtalet. Kontrollera båda uppgifterna noggrant. Ett offentligt bolag och organisationen som äger bolaget är två olika köpare, även om namnen liknar varandra. Fakturan ska skickas till den köpare som faktiskt har gjort beställningen.
2. Kontrollera fakturan
Kontrollera att belopp, moms, betalningsuppgifter och beskrivningen av det du har sålt är korrekta innan du skickar fakturan. E-fakturatjänsten skickar uppgifterna till kunden, men rättar inte fel i fakturans innehåll. En fullständig checklista finns i guiden Vad måste stå på en faktura?.
3. Fyll i rätt referenser
Ange beställarreferens och ordernummer exakt som kunden har skrivit dem. Fyll i uppgifterna i fakturans särskilda fält – inte bara i beskrivningen av det du har sålt. En felaktig eller saknad referens kan göra att fakturan stoppas eller tar längre tid att behandla.
4. Följ kundens instruktioner
Skicka fakturan till den e-fakturaadress som kunden har angett. Om kunden använder en leverantörsportal fyller du i fakturauppgifterna där i stället. Portalen skapar sedan en strukturerad e-faktura och skickar den till kunden.
5. Kontrollera leveransen
Kontrollera fakturans status efter att du har skickat den. Levererad betyder att fakturan har skickats till mottagaren genom e-fakturatjänsten. Det är inte ett läskvitto och betyder inte att kunden har granskat, godkänt eller betalat fakturan. Om leveransen misslyckas behöver du kontrollera felet, rätta fakturan och skicka den igen.
Läs vidare
Fakturera en kommun: Skicka faktura till kommun – så gör du rätt
Förstå standarden för strukturerade e-fakturor: EN 16931-guiden
Lära dig mer om Peppol-ID, GLN och mottagare: Peppol-guiden
Följa hela arbetsgången för olika kunder: Så skickar du e-faktura som företagare
Prova e-faktura till offentlig sektor
I BillingPoint kan du skicka e-faktura via Peppol enligt Peppol BIS Billing 3.0 och ange mottagarens referens eller ordernummer på fakturan. Efter utskicket visas leveransstatus, och varje skickad e-faktura kostar 3 kronor.
Du provar kostnadsfritt i 30 dagar utan kortuppgifter. Provperioden avslutas automatiskt om du inte väljer att fortsätta.
Kommentarer