Exempel på ROT-faktura – så gör du rätt

En ROT-faktura ska visa vad kunden köper, hur stor del som är arbetskostnad och vilket ROT-avdrag som dras direkt på fakturan. Den ska också innehålla uppgifter som kopplar arbetet till rätt person och rätt bostad.

Det är här många fel uppstår. Arbetet är klart, kunden vill ha fakturan och du vill få iväg den snabbt. Men om arbetskostnad, material, personnummer eller fastighetsuppgift blir otydliga kan det skapa problem när du senare ska begära utbetalning från Skatteverket.

Här får du ett konkret exempel på hur en ROT-faktura kan byggas upp, vilka uppgifter som bör finnas med och vilka misstag som är lättast att undvika.

Vad är en ROT-faktura?

En ROT-faktura är en faktura där kunden får preliminär skattereduktion direkt på fakturan. Kunden betalar alltså sin del av fakturan, medan företaget senare begär utbetalning för ROT-beloppet från Skatteverket.

ROT kan gälla för reparation, ombyggnad, tillbyggnad och underhåll i en bostad som kunden äger och bor i, eller använder som fritidsbostad. Det är inte hela fakturan som ger rätt till avdrag. Det är arbetskostnaden som är grunden för ROT-avdraget.

Material, resor, maskiner, administration och liknande kostnader ska därför skiljas från arbetet. En faktura där allt står som “renovering enligt överenskommelse” blir svår att följa upp och kan ge ett svagt underlag.

Vill du läsa mer om själva avdraget finns en fördjupning i guiden om ROT-avdrag på fakturan.

Exempel på ROT-faktura med belopp

Här är ett förenklat exempel för en hantverkare som har monterat köksluckor och justerat stommar i en villa.

Fakturauppgifter

Företag: Anders Byggservice AB Organisationsnummer: 559000-0000 Uppgift om F-skatt: Godkänd för F-skatt Kund: Maria Svensson Personnummer: 1985xxxx-xxxx Adress där arbetet utförts: Björkvägen 12, 123 45 Exempelstad Fastighetsbeteckning: Solrosen 4 Fakturadatum: 2026-07-08 Förfallodatum: 2026-07-22 Fakturanummer: 2026-104

Utfört arbete

Montering av köksluckor, justering av stommar och passning av beslag i kundens kök. Arbetet utfördes 1–3 juli 2026.

Belopp på fakturan

• Snickeriarbete: 20 000 kr exkl. moms

• Material och beslag: 12 500 kr exkl. moms

• Resa och övriga kostnader: 1 500 kr exkl. moms

• Summa exkl. moms: 34 000 kr

• Moms 25 procent: 8 500 kr

• Summa inkl. moms: 42 500 kr

ROT-beräkning

• Arbetskostnad inkl. moms: 25 000 kr

• Preliminärt ROT-avdrag, 30 procent av arbetskostnaden inkl. moms: 7 500 kr

• Att betala av kunden: 35 000 kr

• Belopp som företaget begär från Skatteverket: 7 500 kr

En tydlig formulering på fakturan kan vara:

> Kunden har fått preliminär skattereduktion för ROT-arbete med 7 500 kr. Företaget begär utbetalning från Skatteverket efter att kundens betalning har kommit in. Om Skatteverket helt eller delvis avslår begäran kan kunden bli betalningsansvarig för motsvarande belopp.

Formuleringen behöver anpassas efter dina villkor och hur du arbetar, men den gör det tydligt att ROT-avdraget är preliminärt.

Därför räknas ROT på arbetskostnaden inklusive moms

Ett vanligt misstag är att räkna ROT-avdraget på arbetskostnaden exklusive moms. Det ger för lågt avdrag.

I exemplet ovan är arbetskostnaden 20 000 kr exklusive moms. Med 25 procent moms blir arbetskostnaden 25 000 kr inklusive moms. ROT-avdraget räknas på 25 000 kr, inte på 20 000 kr.

Så här kan du tänka:

1. Dela först upp fakturan i arbete, material och övriga kostnader.

2. Lägg på moms enligt vanliga regler.

3. Räkna fram arbetskostnaden inklusive moms.

4. Beräkna ROT-avdraget på arbetskostnaden inklusive moms.

5. Dra av ROT-beloppet från det kunden ska betala.

Det är alltså inte materialkostnaden eller hela fakturan som styr avdraget. Det är arbetsdelen.

Vad måste stå på en ROT-faktura?

En ROT-faktura ska först uppfylla de vanliga kraven för en faktura. Det innebär bland annat fakturanummer, fakturadatum, säljare, köpare, vad som sålts, moms, totalbelopp och betalningsinformation.

Läs gärna guiden om vad som måste stå på fakturan om du vill kontrollera de vanliga fakturauppgifterna.

Utöver det behöver ROT-fakturan innehålla uppgifter som visar varför kunden får avdrag:

• vem som har utfört arbetet

• att företaget är godkänt för F-skatt

• kundens personnummer

• vilken typ av arbete som har utförts

• var arbetet har utförts

• under vilken period arbetet utförts

• fastighetsbeteckning för småhus

• alternativt bostadsrättsföreningens organisationsnummer och lägenhetsnummer vid bostadsrätt

• hur kostnaden är fördelad mellan arbete, material och övriga kostnader

• hur stort ROT-avdrag kunden får på fakturan

• hur mycket kunden ska betala själv

Om två personer ska dela på ROT-avdraget bör fakturan eller underlaget visa hur avdraget ska fördelas mellan dem. Då behöver båda personernas uppgifter finnas med.

Kontrollera kundens uppgifter innan fakturan skickas

För en liten byggfirma är det lätt att ta uppgifterna muntligt och skriva fakturan direkt. Det fungerar ibland, men ROT kräver mer ordning än en vanlig faktura.

Be kunden lämna:

• personnummer

• adress där arbetet utförs

• fastighetsbeteckning eller uppgift om bostadsrättsförening

• information om vem eller vilka som ska använda avdraget

• besked om kunden äger bostaden

• besked om kunden vill dela avdraget med någon annan

Du behöver inte göra kundens privata deklaration åt kunden, men du behöver ha ett underlag som går att använda när du begär utbetalning. Kunden ansvarar för sina förutsättningar, till exempel att det finns tillräckligt skatteutrymme, men som företagare behöver du fakturera på ett sätt som går att följa.

Vanliga misstag på en ROT-faktura

Arbete och material blandas ihop

Skriv inte bara “köksrenovering” som en enda rad om fakturan innehåller både arbete och material. Då blir det svårt att se vilket belopp som faktiskt ger rätt till ROT-avdrag.

Skriv hellre:

• snickeriarbete

• material

• resa eller övriga kostnader

Då ser kunden, redovisningskonsulten och Skatteverket hur beloppen hänger ihop.

ROT räknas på fel belopp

ROT ska inte räknas på totalbeloppet och inte på materialet. Det ska räknas på arbetskostnaden inklusive moms.

Om du har 20 000 kr i arbetskostnad exklusive moms blir ROT-underlaget 25 000 kr när momsen är 25 procent. Vid 30 procent ROT blir avdraget 7 500 kr.

Bostadsuppgiften saknas eller är fel

För småhus behöver fastighetsbeteckningen finnas med. För bostadsrätt behövs bostadsrättsföreningens organisationsnummer och lägenhetsnummer där arbetet utförts anges, ex 1301.

Att bara skriva kundens hemadress är inte tillräckligt för ett giltigt ROT-underlag.

Fel person står på fakturan eller i ROT-underlaget

Den person som ska använda ROT-avdraget behöver framgå tydligt på fakturan eller i underlaget. Det ska gå att se att arbetet är utfört i rätt bostad och att avdraget hör till rätt person, till exempel genom personnummer, arbetsadress och fastighetsbeteckning eller bostadsrättsuppgifter.

Om bostaden ägs av två personer och båda ska använda ROT-avdrag behöver båda personernas uppgifter finnas med. Det bör också framgå hur avdraget ska fördelas mellan dem.

Kunden betalar på fel sätt

För att ROT-avdrag ska kunna användas behöver kundens betalning vara elektroniskt spårbar. Betalning med kontanter passar därför inte för ROT-arbete. Använd betalningssätt där avsändare, mottagare, belopp och tidpunkt går att visa i efterhand.

ROT-avdraget hamnar på fel faktura

Vid delfakturering ska ROT-avdraget hanteras på varje faktura som innehåller arbetskostnad. Samla därför inte hela ROT-avdraget på slutfakturan om arbete redan har fakturerats tidigare.

Om kunden delbetalar en och samma ROT-faktura kan du begära utbetalning för den betalda delen. Då behöver ROT-beloppet proportioneras mot betalningen. Har kunden betalat 40 procent av sin del av fakturan kan du normalt begära 40 procent av ROT-beloppet, förutsatt att arbetet som betalningen avser är utfört.

När kan företaget begära utbetalning från Skatteverket?

Arbetet ska vara utfört och kunden ska ha betalat sin del innan du kan begära utbetalning från Skatteverket.

Om kunden bara har betalat en del av fakturan kan du i vissa fall begära utbetalning för den del som är betald. Då behöver begäran proportioneras mot vad betalningen avser. Vid delfakturering blir det därför extra viktigt att varje faktura är tydlig.

En praktisk rutin är:

1. Skapa ROT-fakturan med rätt uppgifter.

2. Skicka fakturan till kunden.

3. Kontrollera att kunden betalar sin del elektroniskt.

4. Begär utbetalning från Skatteverket när arbetet är utfört och betalningen kommit in.

5. Spara faktura, betalningsunderlag och eventuell arbetsorder.

Det här gör också bokföringen lättare. Fakturan, betalningen och ROT-beloppet behöver kunna följas i efterhand. I guiden om att lämna underlag till bokföring går vi igenom hur småföretagare kan samla fakturor, kvitton och betalningar på ett tydligare sätt.

Om kunden redan har fått en felaktig ROT-faktura

Skicka inte bara en ny faktura med samma fakturanummer. Då kan det bli otydligt vilken version som gäller.

Vad du bör göra beror på vad som blivit fel:

• Om fakturan inte är skickad kan du rätta den innan den går till kunden.

• Om fakturan är skickad men inte bokförd kan du behöva kontrollera hur du hanterar ändringen i ditt system.

• Om fakturan är skickad eller redan bokförd kan det vara bäst att skapa en kreditfaktura och sen en helt ny faktura som är korrekt vara bästa vägen framåt.

• Om bara en del av fakturan är fel kan delkreditering ibland räcka.

Läs mer i guiden om hur du kan delkreditera en faktura om du behöver rätta ett belopp eller en fakturarad.

När räcker en mall och när är ett fakturaprogram bättre?

En fakturamall kan fungera om du gör ett enstaka ROT-jobb och har full koll på uppgifterna. Men för hantverkare som ofta utför ROT-arbete blir en egen mall snabbt svår att hantera korrekt över tid.

Det är lätt att glömma fastighetsbeteckning, räkna avdrag på fel belopp eller blanda ihop material och arbete. Det kan också bli rörigt att hålla reda på vilka fakturor kunden har betalat och vilka ROT-belopp som ska begäras ut.

Ett fakturaprogram är därför värdefullt för att:

• spara kunduppgifter

• återanvända vanliga texter för arbetsrader och materialrader

• skilja arbetskostnad från material

• visa ROT-avdraget tydligt på fakturan

• följa upp om kunden har betalat

• ta fram underlag till bokföringen

• skapa HUS-fil för ansökan till Skatteverket

Skapa ROT-faktura i BillingPoint

BillingPoint är ett svenskt webbaserat fakturaprogram för småföretagare som arbetar med fakturering i webbläsaren på dator, mobil eller surfplatta.

Vid ROT- och RUT-fakturering hjälper BillingPoint dig att hålla isär arbete, material och övriga kostnader. Du kan spara kunder i kundregistret, lägga upp återkommande tjänster i artikelregistret, skapa fakturan och ta fram HUS-fil när kundens betalning är registrerad.

För en hantverkare betyder det att fakturan inte behöver byggas från ett tomt dokument varje gång. Kunden väljs i registret, fakturaraderna läggs in och ROT-uppgifterna hamnar på ett tydligare sätt i underlaget.

Vill du fakturera ROT-arbeten enklare och med bättre ordning kan du prova BillingPoint kostnadsfritt i 30 dagar. Programmet kostar från 79 kr per månad vid årsprenumeration.