Kvitto till privatkund efter utförd tjänst – vad gäller?

När en privatkund har betalat för en utförd tjänst ska köpet gå att spåra i efterhand. Betalar kunden direkt är rätt underlag ett kassakvitto eller en kontantfaktura, beroende på hur försäljningen ska registreras. Ska kunden betala senare skickar du en vanlig faktura.

Det är alltså inte bara tidpunkten när arbetet blev klart som avgör. Du behöver även kontrollera när kunden betalar och om din verksamhet omfattas av kassaregisterkravet för att veta vilket dokument (vanlig faktura, kontantfaktura eller kassakvitto) som kunden ska få av dig.

Kort sammanfattat

• Använder ditt företag kassaregister ska direktbetalningen registreras och kunden alltid erbjudas ett kassakvitto, på papper eller digitalt.

• Kontanter, kort och Swish räknas som direktbetalningar när du har ett kassaregister i företaget.

• En Swish-bekräftelse eller kortterminalens betalningskvitto visar betalningen, men du behöver även erbjuda kunden kassakvittot.

• Betalar kunden en vanlig faktura i efterhand hör fakturan och betalningsunderlaget ihop. Skapa inte en ny faktura efter betalningen.

Om företagets sammanlagda direktförsäljning är högst fyra prisbasbelopp inklusive moms behövs normalt inget kassaregister. För 2026 är gränsen 236 800 kronor under ett räkenskapsår på tolv månader. Överstiger direktförsäljningen gränsen ska försäljningen normalt registreras i kassaregister. En kontantfaktura kan dock användas som alternativ för direktförsäljning, men då måste kunden identifieras på kontantfakturan och och kontantfakturan mpste uppfylla bokföringslagens krav.

När kunden betalar avgör vilket underlag du ska skapa

Det avgörande är inte när tjänsten blir färdig, utan när kunden betalar dig, direkt eller senare. Betalar kunden samtidigt som tjänsten utförts ska försäljningen räknas som en direktbetalning och du ska ge kunden antingen ett kassakvitto eller kontantfaktura beroende på vilka regler din verksamhet omfattas av. Ska kunden betala vid ett senare tillfälle skickar du i stället en vanlig faktura och registrerar betalningen mot fakturan när kunden betalat till din bank.

Kunden betalar direkt för tjänsten

En frisör tar betalt efter klippningen, en massör efter behandlingen eller en hantverkare efter ett servicebesök. Om då kunden betalar direkt på plats med kontanter, kort eller Swish räknas det som en direktbetalning.

Om verksamheten omfattas av kassaregisterkravet ska försäljningen registreras i kassaregistret och kunden erbjudas ett kassakvitto. Om du i stället dokumenterar försäljningen med en korrekt kontantfaktura ska den skapas i samband med betalningen.

Vill du fördjupa dig vad som gäller vid Swishbetalningar finns en separat guide om kvitto vid Swishbetalning.

Kunden ska betala senare

Har en fotograf levererat bilder till kunden och givit kunden tio dagar att betala ska en vanlig faktura skickas. Fakturan är ett krav på betalning, inte ett bevis på att pengarna redan har kommit in.

När kunden betalar stämmer du av inbetalningen mot fakturan och markerar den som betald i ditt fakturaprogram. Betalar kunden fakturan med Swish räknas den fortfarande inte som en kontantförsäljning bara för att Swish användes, utan ska markera den som betald precis som vanligt i fakturaprogrammet.

När måste du erbjuda kassakvitto?

Företag som omfattas av kassaregisterkravet ska skapa och erbjuda kunden kassakvittot, oavsett hur kunden har betalat. Kvittot får lämnas på papper eller skickas digitalt och ska visa hur kunden har betalat.

Det finns undantag. Ett företag behöver exempelvis inte ha kassaregister om den sammanlagda direktförsäljningen är högst fyra prisbasbelopp inklusive moms under ett räkenskapsår på tolv månader. För 2026 är gränsen 236 800 kronor. Andra undantag kan dock gälla beroende på verksamheten och Skatteverkets beslut om undantag.

Om företaget är undantaget från kassaregisterkravet finns ingen skyldighet enligt reglerna att erbjuda ett kassakvitto. Försäljningen måste dock ändå dokumenteras för bokföringen.

Konsumentverket anger att en privatkund som köper något på plats hos ett företag alltid har rätt att kräva kvitto. Ha därför en rutin så du kan skriva ut eller skicka ett tydligt kvitto på köpet när kunden begär det. Ett sätt att ge kunden ett tydligt underlag är att skapa en kontantfaktura i ditt fakturaprogram.

Kontantfaktura som alternativ till kassaregister

En kontantfaktura skapas när kunden betalar direkt vid köpet. Det gäller både varor och tjänster och oavsett om kunden betalar med kontanter, kort eller Swish.

När försäljningen dokumenteras med en korrekt kontantfaktura räknas den som fakturerad försäljning och behöver inte registreras i ett kassaregister. Detta gäller det enskilda köpet. Det innebär inte automatiskt att företagets övriga försäljning är undantagen från kassaregisterkravet.

Vad måste kontantfakturan innehålla?

För att kontantfakturan ska kunna användas i stället för kassaregistrering måste den uppfylla bokföringslagens krav på en verifikation. Köparen måste också kunna identifieras.

Kontantfakturan ska innehålla:

• datum då fakturan skapades

• datum då försäljningen genomfördes

• vad som såldes

• försäljningsbeloppet

• uppgifter om säljaren

• uppgifter som identifierar köparen

• ett löpnummer i en obruten nummerserie

• de momsuppgifter som gäller för fakturan
  

Skatteverket anger att köparen ska kunna identifieras, vilket normalt innebär namn och adress. Den tydliga arbetsregeln är därför att ange både köparens namn och adress på kontantfakturan.

Använd inte en anonym eller generell kund om kontantfakturan ska ersätta registrering i kassaregister. Markera också att fakturan är betald och ange betalningsdatum och betalsätt, så att fakturan kan kopplas till rätt betalning.

Spara ett exemplar av varje kontantfaktura som räkenskapsinformation och bokför den enligt reglerna för fakturor. Kontanta inbetalningar ska bokföras senast nästa arbetsdag.

Förenklad faktura styr vilka momsuppgifter som krävs

En förenklad faktura och en kontantfaktura beskriver olika saker:

• Förenklad faktura handlar om vilka uppgifter som krävs enligt momsreglerna.

• Kontantfaktura handlar om hur ett direktbetalt köp dokumenteras.
  

En förenklad faktura får användas när totalbeloppet är högst 4 000 kronor inklusive moms. Den behöver innehålla färre momsuppgifter än en fullständig faktura. Köparens namn och adress ingår inte i momsreglernas minimikrav för en förenklad faktura.

Om dokumentet samtidigt ska användas som kontantfaktura i stället för kassaregistrering måste köparen ändå kunna identifieras. Köparens namn och adress samt övriga uppgifter som krävs för en kontantfaktura ska då läggas till. En förenklad faktura utan köparuppgifter räcker inte som ersättning för kassaregistrering.

Samma dokument kan alltså vara både en förenklad faktura och en kontantfaktura, förutsatt att kraven för båda är uppfyllda.

Fyra prisbasbelopp avgör när kassaregister behövs

Gränsen på fyra prisbasbelopp är en separat regel. Den gäller den sammanlagda försäljning som omfattas av kassaregisterreglerna under ett räkenskapsår på tolv månader – inte företagets hela omsättning och inte beloppet på en enskild faktura.

För 2026 är fyra prisbasbelopp 236 800 kronor inklusive moms.

Om försäljningen som omfattas av kassaregisterreglerna uppgår till högst detta belopp behöver företaget inte ha ett tillverkardeklarerat kassaregister. Försäljningen måste ändå dokumenteras och bokföras, men företaget behöver inte skapa en kontantfaktura för varje köp.

Om försäljningen överstiger gränsen och inget annat undantag gäller ska de berörda köpen registreras i ett kassaregister. Ett enskilt köp behöver däremot inte registreras där om det i stället dokumenteras med en korrekt kontantfaktura där köparen kan identifieras.

Kort sagt: Gränsen på 4 000 kronor gäller vilka uppgifter en enskild faktura måste innehålla. Gränsen på 236 800 kronor gäller om företaget behöver kassaregister under 2026.

Läs mer om vad som måste stå på fakturan.

Swish- och kortbekräftelsen räcker inte ensam

Bokföringsnämnden förklarar att betalsättet inte avgör hur försäljningen ska bokföras. Swish visar vem som skickat pengar, vilket belopp som betalats och när betalningen gjordes. Kortterminalens betalningskvitto visar på motsvarande sätt att en korttransaktion har genomförts. Dessa beskriver däremot inte alltid vilken tjänst kunden köpt eller hur momsen har beräknats.

Koppla därför alltid betalningen till ett kassakvitto, en kontantfaktura eller en vanlig faktura. Skriv hellre ”Felsökning och byte av köksblandare, utfört 14 maj” än bara ”Utförd tjänst”. Då kan både kunden och den som sköter bokföringen förstå vad som köpts utan att leta i gamla e-postmeddelanden eller SMS.

Byggtjänster samt ROT och RUT kräver mer information

Vid försäljning av bygg- och anläggningstjänster ska säljaren utfärda faktura även när köparen är privatperson. Fakturan behöver innehålla de uppgifter som krävs för den aktuella försäljningen.

Vid ROT och RUT ska arbetskostnad, material och övriga kostnader hållas isär. Fakturan ska också visa det preliminära avdraget. Kunden måste betala elektroniskt, till exempel med kort, Swish eller bankbetalning. Kontant betalning ger inte rätt till ROT- eller RUT-avdrag.

Företaget får begära utbetalning från Skatteverket först när arbetet som betalningen avser är utfört och kundens del är betald. Läs mer om hur ROT-avdrag visas på fakturan.

Om kvittot eller fakturan redan har blivit fel

Radera inte ett underlag som har lämnats till kunden eller registrerats i bokföringen. Ett felaktigt kassakvitto rättas enligt rutinen i kassaregistret, ofta genom ett returkvitto och en ny korrekt registrering.

Har du gjort fel på en faktura eller kontantfaktura behöver rättelsen också vara spårbar. Kreditera därför antingen hela eller delar av fakturan eller kontantfakturan och skapa ett nytt korrekt dokument när det behövs.

Så skapar du rätt underlag i BillingPoint

Om kunden ska betala senare skapar du en vanlig faktura i BillingPoint. Du väljer en sparad kund eller lägger till en ny, anger vilken tjänst du har utfört och skickar sedan fakturan via e-post eller skriver ut den. När du ser att pengarna har kommit in på företagets konto markerar du samma faktura som betald. Du ska alltså inte skapa en ny faktura eller ett separat kvitto enbart för att betalningen har kommit in.

Om kunden betalar direkt med kontanter, kort eller Swish skapar du i stället en kontantfaktura. I BillingPoint kallas dokumentet kvitto i gränssnittet; rättsligt är det kontantfakturan som måste uppfylla verifikations- och identifikationskraven. Där anger du kunden, den utförda tjänsten, beloppet, momsen och hur kunden har betalat. Underlaget kan skrivas ut eller skickas via e-post. Alla kontantfakturor sparas i ett separat register där du kan söka fram dem i efterhand.

BillingPoint är ett fakturaprogram och ersätter inte ett kassaregister. Om företagets sammanlagda direktförsäljning med kontanter, kort och Swish är högst fyra prisbasbelopp inklusive moms under räkenskapsåret, behöver företaget normalt inget kassaregister. Försäljningen måste ändå dokumenteras, exempelvis med ett kvitto eller en kontantfaktura.

Om direktförsäljningen överstiger gränsen ska betalningarna normalt registreras i ett tillverkardeklarerat kassaregister. En kontantfaktura från BillingPoint kan då bara användas som alternativ för försäljning där kunden kan identifieras, normalt med namn och adress, och kontantfakturan uppfyller övriga krav. Om du använder en kontantfaktura i stället för kassaregistret måste kundens namn och adress finnas med. Saknas dessa kunduppgifter måste försäljningen registreras i kassaregistret.

Vill du samla företagets fakturor och kontantfakturor på samma ställe ställe kan du prova BillingPoint kostnadsfritt i 30 dagar. Inga kortuppgifter behövs och provperioden avslutas automatiskt om du inte vill fortsätta.

Vanliga frågor

Måste jag erbjuda kvitto när en privatkund betalar med Swish?

Om försäljningen omfattas av kassaregisterkravet ska den registreras och kunden erbjudas kassakvitto. Betalar kunden en redan utställd faktura med Swish behövs inget separat kvitto. Fakturan och betalningsunderlaget hör då ihop.

Är en Swish-bekräftelse ett kvitto?

Nej, inte ett kassakvitto. Bekräftelsen visar att pengar har överförts men innehåller inte alltid uppgifter om tjänsten, momsen eller vilket försäljningsunderlag betalningen gäller. Om försäljningen omfattas av kassaregisterkravet ska den registreras och kunden erbjudas ett kassakvitto. I andra fall ska betalningen kopplas till en kontantfaktura, vanlig faktura eller annan tillräcklig verifikation.

Kan en kontantfaktura ersätta kassaregister?

Ja. Om du använder en kontantfaktura i stället för att registrera försäljningen i ett kassaregister måste kunden kunna identifieras om direktförsäljningen överstiger fyra basbelopp (236 800 kr år 2026). Ange därför privatkundens namn och adress på kontantfakturan. Personnummer krävs inte.

Kontantfakturan ska även innehålla datum, vad kunden har köpt, belopp, moms och säljarens uppgifter. Den ska ha ett unikt nummer i en obruten nummerserie och sparas som räkenskapsinformation.

Behöver kunden ett nytt kvitto efter att en faktura betalats?

Nej. När kunden betalar en vanlig faktura registrerar du betalningen mot samma faktura. Fakturan visar vad kunden har köpt, medan kontoutdraget eller betalningsbekräftelsen visar att betalningen har genomförts.

Om kunden vill ha en bekräftelse från företaget kan du lämna en kopia av fakturan märkt ”Betald” med betalningsdatum eller skicka en separat betalningsbekräftelse. Skapa inte en ny faktura med ett nytt fakturanummer.

Senast faktagranskad: 7 augusti 2026.