Välj rätt webbaserat fakturaprogram
Uppdaterat: för 6 dagar sedan
Senast uppdaterad: 6 oktober 2026
En fakturamall räcker om du skickar få, enkla fakturor och har ordning på fakturanummer, kopior och betalningar. Ett webbaserat fakturaprogram passar bättre när du vill återanvända kunduppgifter, följa upp flera fakturor och skicka i olika format.
Här jämför vi arbetet med en mall och ett program. Du får också veta vad du behöver kontrollera innan du väljer en tjänst för företagets fakturering.
Vad är ett webbaserat fakturaprogram?
Ett webbaserat fakturaprogram är en tjänst du använder i webbläsaren. Du behöver inte installera något utan kan arbeta från dator, mobil eller surfplatta så länge du har Internet.
Detta gör stor skillnad i praktiken då du kan skapa en faktura efter ett kundbesök, skicka den direkt via e-post eller skriva ut den senare. Du kan också se vilka fakturor som är skickade, betalda eller förfallna utan att behöva leta igenom mappar och gamla dokument.
För företag som behöver fakturera enligt specialregler som endast används i Sverige, som till exempel ROT eller RUT eller omvänd byggmoms är det extra viktigt att programmet är anpassat för detta och hålls uppdaterat av leverantören. Detta gör det enklare för dig som företagare att få med alla uppgifter och göra rätt från början, och att kunden får en korrekt faktura direkt.
Fakturamall eller fakturaprogram – vad passar ditt företag?
En fakturamall är ett dokument som du fyller i för varje försäljning. Ett fakturaprogram samlar fler delar av arbetet, exempelvis kunder, fakturor och betalningsstatus. Jämförelsen gäller en vanlig dokumentmall.
Arbetsmoment | Med fakturamall | Med fakturaprogram |
|---|---|---|
Fakturanummer | Du håller reda på nästa nummer och för en lista över utfärdade fakturor. | Programmet hanterar numreringen. |
Återkommande kunder | Du fyller i eller kopierar kunduppgifter och kontrollerar att de är aktuella. | Du återanvänder uppgifter från kundregistret. |
Utskick | Du sparar en färdig faktura och mejlar den eller skriver ut den. | Du skapar och skickar fakturan i samma tjänst. Kontrollera vilka format som stöds. |
Betalningsuppföljning | Du jämför med banken och antecknar betalningar och förfallodatum separat. | Du uppdaterar betalstatus och ser obetalda och förfallna fakturor samlat. |
Rättelser | Du skapar rättelseunderlaget och kopplar det till originalfakturan. | Du använder programmets stöd för kreditfakturor. |
E-faktura | En PDF från mallen är inte en strukturerad e-faktura. Du behöver en separat tjänst eller fakturaportal. | Du skickar e-faktura direkt från programmet. |
Bokföringsunderlag | Du samlar fakturor, krediteringar och betalningsuppgifter själv. | Du tar fram fakturakopior och rapporter att lämna till bokföringen. |
Samma fakturakrav gäller oavsett verktyg
Fakturan ska innehålla rätt uppgifter, oavsett om du använder en mall eller ett fakturaprogram. En fullständig faktura ska bland annat visa fakturadatum, ett unikt fakturanummer, säljarens och kundens namn och adress samt vad du har sålt. De momsuppgifter som gäller för försäljningen ska också finnas med.
Se Skatteverkets fakturakrav eller använd vår checklista över vad som måste stå på en faktura.
En kreditfaktura ska ange originalfakturans nummer och tydligt visa vad som ändras. Läs mer om hur du rättar en skickad faktura.
När räcker en mall – och när passar ett program bättre?
En konsult som skickar få fakturor. Konsulten fakturerar två företagskunder per kvartal. Fakturorna är enkla och kunderna tar emot dem som PDF via e-post. Konsulten håller själv ordning på fakturanummer, sparar fakturakopior och följer upp betalningarna. Då kan en mall fungera bra.
Ett serviceföretag som fakturerar varje vecka. Företaget fakturerar arbete och material till återkommande kunder. Fakturorna har olika referenser och förfallodatum. Ett program med kund- och artikelregister gör det lättare att återanvända uppgifter. En betalningsöversikt hjälper företaget att hålla reda på obetalda fakturor.
När kunden kräver e-faktura
Kundens krav kan avgöra vilket verktyg du behöver, även om du bara skickar någon enstaka faktura. Krävs e-faktura räcker inte en PDF via e-post.
Du kan använda ett fakturaprogram med e-fakturastöd. Om kunden erbjuder en fakturaportal kan du i stället fylla i fakturans uppgifter där.
Vid offentlig upphandling finns också ett lagkrav på e-faktura. Det gäller inköp som omfattas av e-fakturalagen när upphandlingen påbörjades den 1 april 2019 eller senare. Upphandlingsmyndigheten beskriver reglerna och undantagen.
Läs mer om hur du skickar e-faktura som företagare.
Vad ska ett webbaserat fakturaprogram klara?
Välj ett program som passar ditt sätt att fakturera. Kontrollera att du kan:
Skapa fakturor. Lägg in kund, varor eller tjänster, antal, pris, moms och betalningsvillkor. Kund- och artikelregister gör att du slipper skriva samma uppgifter flera gånger. Behöver kunden ordernummer, referens eller kostnadsställe ska det finnas plats för det.
Skicka fakturor. Kontrollera att programmet klarar de format kunderna behöver, till exempel PDF via e-post eller e-faktura.
Följa upp betalningar. Se vilka fakturor som är obetalda och vilka som har passerat förfallodatumet. Registrera betalningar när du har stämt av dem mot banken. Kontrollera även stöd för delbetalningar om du behöver det.
Rätta fakturor och skicka påminnelser. Det ska vara enkelt att skapa kreditfakturor och betalningspåminnelser. Behöver du ROT/RUT-fakturor, kvitton eller kontantfakturor ska programmet stödja det också.
Ta fram bokföringsunderlag. Du ska kunna lämna fakturor, kreditfakturor och betalningsuppgifter till den som sköter bokföringen. Kontrollera om programmet även bokför försäljningen eller om bokföringen görs separat.
Webbaserat fakturaprogram för företag som tar betalt på plats
Som fotograf, terapeut eller hantverkare kanske du både skickar fakturor och tar betalt direkt efter ett uppdrag. Då är det praktiskt att kunna skapa fakturor och kontantfakturor i samma program.
När kunden betalar direkt kan du skapa en kontantfaktura. Den ska innehålla kundens uppgifter och övriga uppgifter som krävs för underlaget. När kraven är uppfyllda behöver den försäljningen inte registreras i kassaregister. Läs mer om när kontantfaktura kan användas i stället för kassaregister.
Välj därför ett program som passar båda arbetssätten. Då kan du samla underlagen på ett ställe, oavsett om kunden betalar direkt eller senare.
Så väljer du rätt faktureringsprogram
Utgå från hur du arbetar i vardagen. Är du ute hos kund ska det vara enkelt att skapa och skicka fakturor från mobilen. Behöver kunderna ordernummer, referenser eller kostnadsställe på sina fakturor ska du kunna lägga in uppgifterna.
Kontrollera också hur du lämnar underlag till bokföringen. Du eller din redovisningskonsult ska enkelt kunna ta fram fakturor, kreditfakturor och betalningsuppgifter. Det ska vara tydligt vilka fakturor som är obetalda och vilka som har passerat förfallodatumet.
Räkna på hela kostnaden. Se vad som ingår i abonnemanget och vilka avgifter som tillkommer, exempelvis för varje skickad e-faktura. Kontrollera även om priset påverkas av antalet fakturor eller användare. Då blir det lättare att bedöma vad programmet kommer att kosta för ditt företag.
Ett webbaserat fakturaprogram används direkt i webbläsaren, så du slipper installera och uppdatera programmet på varje enhet. Kontrollera att det fungerar bra på de enheter du använder. Om flera personer ska arbeta med fakturorna behöver programmet också ha stöd för det.
Vanliga misstag när du byter till ett webbaserat fakturaprogram
Välja ett större system än du behöver. Om du främst behöver skapa och följa upp fakturor kan ett stort system med lager, lön och bokföring bli onödigt krångligt och dyrt. Utgå från de uppgifter du behöver lösa i företaget.
Missa funktioner som företaget behöver. Kontrollera stödet innan du byter. Behöver du exempelvis ROT/RUT, kreditfakturor, omvänd skattskyldighet, kontantfakturor eller e-faktura via Peppol ska programmet klara det.
Tro att allt sköts automatiskt. Ta reda på vad programmet gör och vad du behöver göra själv. Ha tydliga rutiner för att kontrollera fakturornas uppgifter, följa betalningarna och rätta fel.
Skapa och följ upp dina fakturor i BillingPoint
Med BillingPoint skapar och skickar du fakturor direkt i webbläsaren på dator, mobil eller surfplatta. Spara kunder, tjänster och produkter så slipper du skriva samma uppgifter varje gång. Skicka fakturan via e-post eller som e-faktura via Peppol.
Du ser vilka fakturor som är obetalda och markerar dem som betalda när pengarna har kommit in på banken. Du kan också ta fram en bokföringsrapport till den som sköter bokföringen.
Prova BillingPoint gratis i 30 dagar utan kortuppgifter. Provperioden avslutas automatiskt om du inte väljer att fortsätta.
Kommentarer