Välj rätt webbaserat fakturaprogram

För många småföretagare börjar faktureringen enkelt. En mall i Word, några sparade PDF:er och en egen liten rutin kan fungera ett tag. Men när fakturorna blir fler, kunderna vill ha olika format och du behöver följa upp betalningar märks det snabbt när arbetssättet börjar ta för mycket tid.

Ett webbaserat fakturaprogram kan göra vardagen lugnare. Inte för att du behöver ett stort ekonomisystem, utan för att du vill kunna skapa, skicka och följa upp fakturor utan att leta i gamla filer, mejltrådar och manuella listor. För många småföretag handlar rätt val om en enkel sak: att faktureringen ska bli gjord i tid och vara lätt att följa.

Vad är ett webbaserat fakturaprogram?

Ett webbaserat fakturaprogram är en tjänst du använder i webbläsaren. Du behöver normalt inte installera något på en särskild dator, utan kan arbeta från dator, mobil eller surfplatta så länge du har internet.

Det gör stor skillnad i praktiken. Du kan skapa en faktura efter ett kundbesök, skicka den direkt via e-post eller skriva ut den senare. Du kan också se vilka fakturor som är skickade, betalda eller förfallna utan att behöva gå igenom mappar och gamla dokument.

För företag som arbetar med svenska specialfall, till exempel ROT eller RUT, blir det extra viktigt att programmet hjälper dig att få med rätt uppgifter från början. Då blir fakturan lättare att förstå för kunden och enklare att använda som underlag i efterhand.

När räcker inte en fakturamall längre?

En fakturamall kan räcka om du skickar få och enkla fakturor. Har du en handfull kunder och god ordning på dina filer kan det fungera utan större problem.

Men många småföretag växer ur mallen tidigare än de tror. Det börjar ofta med små saker. Ett fakturanummer används två gånger. En kunds gamla adress ligger kvar. En faktura sparas som PDF men betalningen noteras i ett separat dokument. En kreditfaktura ska göras, men det är oklart hur den ska kopplas till originalet.

Det finns också ett regelperspektiv. En faktura ska innehålla vissa uppgifter, bland annat fakturadatum, unikt löpnummer, säljarens och köparens uppgifter, vad som har sålts, pris och moms när moms ska redovisas. Exakt innehåll kan variera beroende på situation, men ju oftare du fakturerar desto mer värdefullt blir ett arbetssätt som minskar risken att något saknas.

En annan tydlig gräns går vid uppföljningen. Om du ofta behöver kontrollera vilka kunder som har betalat, vilka fakturor som har förfallit eller vilka underlag som ska vidare till redovisningskonsulten, är ett faktureringsprogram ofta tryggare än manuella filer.

Vad ska ett webbaserat fakturaprogram klara?

Börja inte med att leta efter den längsta funktionslistan. Börja med din vardag. Vilka moment gör du varje vecka? Var tappar du tid? Var uppstår fel?

För många småföretag handlar det om fem saker: skapa fakturan snabbt, skicka den på rätt sätt, se betalstatus, hantera vanliga avvikelser och ta fram ett tydligt underlag till bokföringen.

En konsult som skickar några fakturor i månaden har andra behov än en hantverkare som fakturerar ute hos kund. Ett mindre företag som säljer till offentlig sektor behöver tänka mer på e-faktura och referenser än ett företag som mest fakturerar privatpersoner. Rätt program är därför inte alltid det största programmet, utan det som passar ditt arbetssätt.

Snabb fakturering i vardagen

Det ska gå snabbt att lägga in kunduppgifter, artiklar eller tjänster, priser, moms och betalvillkor. Har du återkommande kunder sparar kundregister och artikelregister mycket tid.

Egna enheter, egen logotyp och fält som ordernummer, referens eller kostnadsställe kan också vara viktiga. Särskilt om du fakturerar företag som vill att fakturan ska märkas på ett visst sätt.

Det är ofta de små momenten som avgör om faktureringen blir gjord direkt eller skjuts upp. Ju mindre du behöver skriva om från början varje gång, desto lättare blir det att få iväg fakturan medan jobbet fortfarande är färskt.

Flera sätt att skicka fakturan

Alla kunder vill inte få fakturor på samma sätt. Vissa vill ha fakturan via e-post. Andra vill ha PDF för utskrift. En del företag och offentliga verksamheter kräver e-faktura i ett strukturerat elektroniskt format.

Här är det viktigt att skilja på PDF och e-faktura. En PDF är ett dokument som kan skickas digitalt, men det är inte samma sak som e-faktura. En e-faktura är ett strukturerat format som mottagarens system kan behandla automatiskt.

För dig som småföretagare är det praktiska rådet enkelt: välj ett fakturaprogram där du kan skicka på det sätt kunden behöver, utan att behöva byta arbetsflöde varje gång.

Kontroll över betalningar

Ett bra fakturaprogram ska göra det lätt att se vad som är skickat, betalt, delbetalt eller förfallet. Det är ofta här den största nyttan finns för företagare som sköter faktureringen själva.

Utan tydlig överblick blir uppföljningen lätt beroende av minnet. Du kanske vet att en kund brukar betala sent, men inte exakt vilken faktura som saknas. Du kanske har fått en betalning på kontot, men behöver leta för att se vilket underlag den hör till.

När fakturor, betalstatus och kunduppgifter finns samlade blir det lättare att agera i tid. Du slipper också lägga lika mycket energi på att reda ut sådant i efterhand.

Stöd för vanliga specialfall

Ett webbaserat fakturaprogram behöver inte göra allt, men det bör klara de situationer som är vanliga i din verksamhet. För vissa handlar det om ROT och RUT. För andra om kreditfakturor, påminnelser, kontantfakturor, Swish QR-kod eller e-faktura via Peppol.

Om du behöver rätta en felaktig faktura ska det gå att skapa en kreditfaktura på ett tydligt sätt. Om du tar betalt på plats behöver du förstå vilket underlag kunden ska få. Om kunden kräver e-faktura behöver du kunna skicka rätt format.

Det viktiga är att specialfallen inte tvingar dig att bygga egna sidolösningar. Då försvinner mycket av poängen med att använda ett faktureringsprogram.

Webbaserat fakturaprogram för företag som tar betalt på plats

För vissa branscher räcker det inte att bara skicka fakturor i efterhand. Fotografen, terapeuten, hantverkaren eller serviceföretaget kan behöva ta betalt direkt och samtidigt lämna rätt underlag till kunden.

Då är det viktigt att hålla isär betalning och kvitto. En Swish-bekräftelse visar att pengar har flyttats, men den är inte automatiskt samma sak som ett fullständigt kvitto. Beroende på verksamhet och situation kan kunden behöva kvitto, kontantfaktura eller vanlig faktura.

Det här är ett område där det är klokt att vara försiktig. Kontantfaktura kan vara ett praktiskt underlag i vissa situationer, men kassaregisterregler kan också bli relevanta beroende på hur försäljningen går till. Därför bör du utgå från Skatteverkets och Bokföringsnämndens vägledning om du är osäker.

I praktiken betyder det att ett fakturaprogram kan vara extra användbart om du växlar mellan fakturering i efterhand och betalning på plats. Du får samma grundordning, även när betalningssättet varierar.

Så väljer du rätt faktureringsprogram

Titta först på hur du faktiskt arbetar. Är du ofta ute hos kund? Då behöver programmet fungera bra på mobilen. Har du kunder som kräver referenser, ordernummer eller kostnadsställe? Då behöver sådana uppgifter vara enkla att lägga in.

Samarbetar du med redovisningskonsult bör du också kontrollera hur underlagen kan lämnas vidare. Det behöver inte vara avancerat, men det ska vara tydligt vilka fakturor som är skickade, betalda, krediterade eller förfallna.

Fundera även på kostnadsbilden. För små företag är en låg och tydlig månadskostnad ofta lättare att planera än ett upplägg där priset snabbt växer med användningen. Samtidigt kan vissa tjänster, till exempel e-faktura, ha en separat transaktionskostnad. Det är inte konstigt, men det bör vara tydligt från början.

Eftersom ett webbaserat fakturaprogram används i webbläsaren slipper du installation och lokala uppdateringar. Det passar särskilt bra om du vill kunna arbeta från flera enheter eller om fler än en person ibland behöver komma åt samma fakturaflöde.

Vanliga misstag när man byter till webbaserat fakturaprogram

Det vanligaste misstaget är att välja för stort. Många småföretag behöver inte ett omfattande system med lager, lön, bokföring och funktioner som aldrig används. Resultatet kan bli mer administration, inte mindre.

Ett annat misstag är att underskatta detaljerna i den egna verksamheten. Behöver du hantera ROT eller RUT, kreditfakturor, omvänd skattskyldighet, kontantfakturor eller e-faktura via Peppol bör du kontrollera detta tidigt.

Det tredje misstaget är att tro att programmet löser allt automatiskt. Ett fakturaprogram hjälper dig att arbeta mer strukturerat, men du behöver fortfarande förstå när en faktura ska användas, vad som måste stå på den och hur fel ska rättas.

Bra program gör rätt arbetssätt enklare. De ersätter inte behovet av tydliga rutiner.

Ett enkelt arbetssätt brukar vinna

För de flesta mindre företag är det inte den längsta funktionslistan som gör störst skillnad. Det viktiga är att kunna skapa en tydlig faktura snabbt, skicka den på det sätt kunden vill ha, följa upp betalningen och lämna vidare ett ordnat underlag.

Ett webbaserat fakturaprogram som är byggt för just det arbetssättet kan bli en lättnad i vardagen. BillingPoint är ett svenskt webbaserat fakturaprogram för småföretagare som vill skapa, skicka och följa upp fakturor utan att behöva sätta sig in i ett stort ekonomisystem.

Om du står och väger mellan att fortsätta med mallar eller byta till ett faktureringsprogram kan en enkel fråga hjälpa: vill du lägga tiden på administration, eller på jobbet som faktiskt ger intäkter?