Bilagor till fakturan – vilka underlag behöver kunden och hur skickar du dem?
Senast faktagranskad: 29 oktober 2026
En bilaga kan göra det lättare för kunden att kontrollera vad du har levererat och hur beloppet på fakturan har räknats fram. I den här guiden får du veta när order, arbetsrapporter, foton och specifikationer behövs och vad du bör kontrollera före utskick.
Kort svar
Bifoga underlag som hjälper kunden att förstå och kontrollera fakturan. En order visar vad kunden har beställt. En arbetsrapport visar vilket arbete som har utförts och hur lång tid det tog. Foton kan visa resultatet, medan en specifikation förklarar material och andra kostnader mer i detalj. Beskriv också köpet tydligt på fakturan och hänvisa till rätt bilaga. Kontrollera att filerna stämmer med fakturan och följ kundens instruktioner för utskicket.
När behöver fakturan en bilaga?
En bilaga behövs när ni har kommit överens om det, när kunden har bett om ett särskilt underlag eller när detaljerna gör fakturan lättare att kontrollera. Det kan till exempel vara en arbetsrapport som visar vilka timmar du har fakturerat.
Beskriv kort vad du har sålt på fakturan och använd bilagan för en mer detaljerad förklaring. Hänvisa tydligt till bilagan, till exempel med arbetsrapportens nummer eller specifikationens namn.
En faktura kan också bestå av flera dokument. Skatteverket beskriver villkoren för detta. Dokumenten ska tillsammans innehålla alla uppgifter som krävs, och det ska vara enkelt att se vilka dokument som hör ihop. Både du och kunden ska ha tillgång till samtliga dokument.
Du hittar den fullständiga checklistan i Vad måste stå på en faktura?.
Välj rätt bilaga till fakturan
Bilaga | Det här visar den | När den kan behövas |
Order eller beställning | Vad kunden har beställt och vilket pris ni har avtalat. | När kunden behöver jämföra fakturan med sin beställning. |
Arbetsrapport eller tidrapport | Vad du har gjort, på vilka datum och hur många timmar du har arbetat. | När du tar betalt per timme eller för flera besök. |
Foton | Hur arbetet eller leveransen såg ut. | När kunden har bett om bilder eller de behövs för att visa resultatet. |
Detaljerad specifikation | Hur priset har räknats fram, till exempel material, antal och arbetstid. | När fakturan innehåller många delar som behöver förklaras. |
Order eller beställning
En order visar vad kunden har beställt och vilket pris ni har kommit överens om. Bifoga den om kunden behöver underlaget för att kontrollera fakturan. Kontrollera att beställningen gäller rätt kund och att innehållet stämmer med det du fakturerar.
Om kunden bara har bett om ett ordernummer anger du det i fakturans avsedda fält. Då behöver du inte bifoga hela beställningen, om kunden inte kräver det.
Arbetsrapport eller tidrapport
En arbetsrapport beskriver vad du har gjort, medan en tidrapport visar hur många timmar du har arbetat. De kan vara användbara när du tar betalt per timme eller fakturerar flera besök.
Underlaget bör visa datum, utfört arbete och den tid som faktureras. Skriv även en kort beskrivning av arbetet på fakturan och hänvisa till rapporten.
Foton
Foton kan visa resultatet av ett arbete, att en vara har levererats eller hur det såg ut före och efter en reparation. Bifoga bilder när kunden har bett om dem eller när de hjälper kunden att kontrollera det du fakturerar.
Välj tydliga bilder och ange vad de visar. Undvik att få med personer, registreringsnummer eller andra uppgifter som inte behövs.
Detaljerad specifikation
En specifikation är en mer detaljerad uppställning av det kunden betalar för. Den kan till exempel visa material, antal, arbetstimmar och priser.
Bifoga en specifikation när detaljerna är för många för att fakturan ska bli lätt att läsa. Sammanfatta kostnaderna på fakturan och hänvisa tydligt till bilagan.
Kontrollera bilagorna före utskick
Kontrollera att bilagorna gäller rätt kund och jobb. Jämför kundnamn, datum och eventuellt order- eller projektnummer med fakturan.
Jämför underlaget med fakturan. Kontrollera att timmar, antal och priser stämmer överens.
Öppna och läs varje fil. Se att du har valt rätt version och att alla sidor, bilder och eventuella underskrifter är tydliga.
Ta bort uppgifter som inte behövs. Kontrollera att inga andra kunders uppgifter, onödiga personuppgifter eller interna anteckningar följer med.
Kontrollera kundens krav. Se vilka bilagor kunden vill ha, vilka filformat som accepteras och hur underlagen ska märkas och skickas.
Döp filerna så att det framgår vad de innehåller och vilket jobb de hör till, till exempel arbetsrapport-order-452.pdf eller pumpbyte-fore-efter.jpg. Då blir det enklare för både dig och kunden att hitta rätt underlag.
Så skickar du bilagorna
När fakturan skickas via e-post
I BillingPoint kan du bifoga PDF-filer och bilder när du skickar vanliga fakturor, ROT-/RUT-fakturor, påminnelser och inkassonotifieringar via e-post. Du kan skicka med högst 10 bilagor.
Kontrollera att mottagarens e-postadress är rätt och att rätt filer är bifogade innan du skickar. Läs mer om utskicket och leveransstatusen i Skicka faktura via e-post – så gör du rätt.
När fakturan skickas som e-faktura
I BillingPoint kan du bifoga högst 10 PDF-filer eller bilder när du skickar en vanlig faktura som e-faktura till ett företag, en kommun, en region eller en statlig myndighet. Du kan till exempel bifoga en arbetsrapport, en specifikation eller foton från det utförda arbetet.
Följ kundens instruktioner för vilka bilagor som ska skickas med. Fakturans obligatoriska uppgifter ska finnas i e-fakturans avsedda fält. Det räcker inte att de bara står i en bilaga.
Du bör inte bifoga en PDF-kopia av själva fakturan till e-fakturan. Kundens ekonomisystem kan visa fakturan i läsbar form. Använd i stället bilagorna för kompletterande underlag, till exempel en arbetsrapport eller materialspecifikation.
Läs mer om hur du väljer mottagare, anger referenser och följer leveransen i Så skickar du e-faktura som företagare.
Exempel: servicejobb med arbetsrapport och foton
Ett serviceföretag byter en cirkulationspump hos en kund. På fakturan står fyra timmars arbete, den nya pumpen och resan på separata rader.
Företaget bifogar en underskriven arbetsrapport. Den visar vilket datum arbetet utfördes, vad som gjordes och hur lång tid det tog. Kunden kan då jämföra rapporten med fakturan.
Kunden har också bett om foton före och efter bytet. Företaget bifogar därför två bilder, märkta ”Före pumpbytet” och ”Efter pumpbytet”.
Du hittar fler exempel på hur arbete, material och resor kan beskrivas på fakturan i Fakturera bygg- och servicejobb.
Om kunden inte kan öppna eller hitta bilagan
Kunden saknar bilagan
Kontrollera att rätt fil är bifogad till utskicket. Be kunden kontrollera om bilagan finns tillsammans med fakturan i mejlet eller ekonomisystemet. Om bilagan fortfarande saknas kan fakturatjänstens support hjälpa till att undersöka vad som har hänt.
Filen är för stor eller har fel format
Kontrollera vilka filformat och filstorlekar som fakturatjänsten och kunden accepterar. Om du minskar filstorleken ska text och bilder fortfarande gå att läsa tydligt.
Bilagan går inte att öppna eller läsa
Öppna filen själv och kontrollera att den fungerar och att alla sidor är tydliga. Om filen är skadad eller oläslig behöver du skapa en ny fil och kontrollera den innan du skickar den.
Lägg till rätt fakturaunderlag i BillingPoint
I BillingPoint kan du skapa fakturan och lägga till högst 10 bilagor. När du skickar via e-post kan bilagorna följa med vanliga fakturor, ROT-/RUT-fakturor, påminnelser och inkassonotifieringar. Bilagor kan även följa med när du skickar en vanlig faktura som e-faktura till ett företag, en kommun, en region eller en statlig myndighet. BillingPoint viruskontrollerar bilagorna innan de skickas.
Du hittar bilagorna under fakturans bilageflik. När du skickar fakturan som e-faktura följer bilagorna med automatiskt. Vid utskicket kan du välja bort de bilagor som inte ska skickas med. Kontrollera filerna innan du skickar.
Du kan prova BillingPoint kostnadsfritt i 30 dagar utan kortuppgifter. Provperioden avslutas automatiskt om du inte väljer att fortsätta.
Kommentarer