Fakturaprogram eller affärssystem - vad passar?

När företag växer är det lätt att tro att nästa steg alltid är ett större system. Men så enkelt är det inte. Om det som tar tid är fakturorna, betalningarna och underlagen till bokföringen kan ett fakturaprogram vara mer rätt än ett affärssystem.

Frågan fakturaprogram eller affärssystem handlar därför inte om vilket alternativ som låter mest komplett. Den handlar om vad ditt företag faktiskt behöver just nu. Ska systemet hjälpa dig att få betalt snabbare och hålla ordning på fakturorna? Eller behöver du samla lager, order, inköp, projekt, attestflöden och flera användare i samma lösning?

Kort svar: fakturaprogram eller affärssystem?

Välj fakturaprogram om du främst behöver skapa fakturor, skicka dem, följa betalningar och lämna tydliga underlag till redovisningskonsulten.

Välj affärssystem om faktureringen behöver hänga ihop med fler delar av verksamheten, till exempel lager, inköp, order, projekt, produktion, attestflöden eller flera avdelningar.

För många småföretagare räcker ett fokuserat fakturaprogram långt. Det ger ett enklare och ofta billigare sätt att få ordning på faktureringen utan att införa ett större system än företaget behöver.

Den stora skillnaden: fakturaflöde eller verksamhetsflöde

Ett fakturaprogram är byggt runt själva fakturan. Det hjälper dig att skapa fakturor, skicka dem, se betalstatus, hantera kreditfakturor, skicka påminnelser och hålla ordning på kunder och artiklar.

Ett affärssystem är byggt för att hålla ihop fler delar av företaget. Det kan omfatta order, lager, inköp, projekt, tid, attest, ekonomi, rapportering, produktion och andra interna processer.

Det är därför fel fråga att bara jämföra antal funktioner. En lång funktionslista är inte automatiskt bättre. Om du bara använder en liten del av systemet betalar du ändå med mer administration, fler inställningar och längre startsträcka.

Den praktiska frågan är i stället:

Behöver du ett snabbare sätt att fakturera?

Eller behöver du ett system som styr större delar av företaget?

Svaret avgör vilken nivå som passar.

Jämförelse: vad passar ditt företag?

| Behov i företaget | Fakturaprogram | Affärssystem | |---|---|---| | Skapa och skicka fakturor | Passar mycket bra | Ingår ofta | | Följa obetalda fakturor | Passar bra | Passar bra | | Kundregister och artikelregister | Passar bra | Passar bra | | Kreditfakturor och påminnelser | Passar bra om programmet har stöd | Passar bra | | E-faktura/Peppol | Passar bra om programmet har stöd | Passar bra | | ROT/RUT och HUS-fil | Passar bra om programmet är svenskanpassat | Passar bra om funktionen finns | | Lager och inköp | Begränsat eller saknas | Passar bättre | | Orderflöden och offertkedjor | Kan vara begränsat | Passar bättre | | Projektstyrning med flera personer | Kan bli för enkelt | Passar bättre | | Snabb start utan införandeprojekt | Passar bäst | Kan kräva mer arbete | | Bokföring hos redovisningskonsult | Passar mycket bra | Kan bli mer än du behöver | | Flera avdelningar och attestflöden | Ofta för smalt | Passar bättre |

När räcker ett fakturaprogram?

Ett fakturaprogram räcker ofta när du vill sköta faktureringen själv men låta bokföringen ligga hos redovisningskonsult eller bokföringsansvarig. Då behöver du inte ett stort system för hela ekonomiarbetet. Du behöver ett tydligt flöde för fakturor, betalningar och underlag.

Det passar till exempel:

• konsulter som fakturerar timmar, projekt eller månadsarvode

• hantverkare som fakturerar arbete, material, resa och ROT

• terapeuter, salonger och massörer som vill skapa fakturor eller kontantfakturor

• fotografer, frilansare och mindre byråer

• serviceföretag som vill följa obetalda fakturor utan att bygga ett stort system

I ett sådant företag är det ofta viktigare att fakturan går snabbt att skapa än att systemet har lager, inköp och avancerade projektmoduler.

Ett bra fakturaprogram ska göra det lätt att återanvända kunduppgifter, lägga upp artiklar eller tjänster, skicka fakturan på rätt sätt och se om kunden har betalat. Då sparar du tid utan att behöva arbeta i ett system som är byggt för en större organisation.

När är affärssystem rätt val?

Affärssystem blir mer relevant när faktureringen bara är ett steg i ett större arbetsflöde.

Det kan handla om att en order först ska skapas, kontrolleras, levereras, kopplas mot lager, godkännas internt och sedan faktureras. Det kan också handla om flera avdelningar, många användare, avancerade projekt, interna attestflöden eller ett större behov av samlad rapportering.

Affärssystem kan vara rätt om du behöver:

• lagerhantering

• inköp och leverantörsflöden

• orderhantering

• projektstyrning

• resursplanering

• attestflöden

• interna processer mellan flera personer eller avdelningar

• avancerad rapportering över flera delar av verksamheten

Då kan ett fakturaprogram bli för smalt. Men om du inte har de behoven kan ett affärssystem bli både dyrare och onödigt krångligt. Risken är att du betalar för funktioner du inte använder, samtidigt som faktureringen tar längre tid än den behöver.

Varför ett fokuserat fakturaprogram kan spara tid

Ett bokföringsprogram eller affärssystem kan innehålla fakturering. Det passar företag som vill samla mycket av ekonomin i samma miljö. Men faktureringen är då bara en del av ett större system.

Ett separat fakturaprogram kan lägga allt fokus på fakturaflödet. Det gör att arbetsgången kan bli snabbare och mer direkt: välj kund, lägg in rader, kontrollera moms, skicka fakturan och följ betalningen.

För en egenföretagare kan det betyda färre steg i vardagen. Du behöver inte passera funktioner för bokföring, kontoplan, avstämning, lager eller order om du inte använder dem. Programmet kan i stället vara optimerat för det du faktiskt gör: fakturera.

Det betyder inte att affärssystem är fel. Det betyder att de ska väljas när verksamheten kräver dem. Om ditt främsta problem är att få iväg fakturor i tid är ett specialiserat fakturaprogram ofta ett bättre första steg.

Vanliga frågor småföretagare brukar ställa

Många småföretagare undrar om fakturering och bokföring måste ligga i samma system. Svaret är nej. Du kan använda ett fakturaprogram för att skapa och följa upp fakturor, och sedan lämna underlaget vidare till redovisningskonsulten.

En annan vanlig fråga är om Word, Excel eller en gratis mall räcker. Det kan fungera i början, men då behöver du själv hålla ordning på fakturanummer, kunduppgifter, kopior, betalstatus, rättelser och backup av dokumenten. När fakturorna blir fler blir det lätt sårbart.

Många frågar också om ett fakturaprogram kan hantera sådant som e-faktura, ROT/RUT, kreditfakturor och påminnelser. Det beror på programmet. Ett svenskanpassat fakturaprogram kan ofta hantera just de saker som småföretagare behöver i vardagen, utan att vara ett helt affärssystem.

Det är också vanligt att företagare oroar sig för att växa ur ett enkelt program. Där är det viktiga att skilja på volym och komplexitet. Ett företag kan skicka många fakturor och ändå ha ett ganska enkelt fakturaflöde. Då kan ett fakturaprogram fungera utmärkt. Det är först när fler delar av verksamheten behöver kopplas ihop som affärssystem blir mer aktuellt.

Svenska fakturakrav gäller oavsett system

Oavsett vilket system du väljer måste fakturan innehålla rätt uppgifter. En fullständig faktura ska bland annat innehålla fakturadatum, unikt löpnummer, säljarens och köparens uppgifter, vad som har sålts, leverans- eller utförandedatum när det skiljer sig från fakturadatum, beskattningsunderlag, momssats och momsbelopp.

Vid vissa typer av fakturor behövs ytterligare information. Det kan gälla ROT/RUT, omvänd betalningsskyldighet, EU-försäljning, momsfri försäljning, kontantfaktura eller kreditfaktura.

Det här är en viktig punkt i valet. Systemet ska inte bara kunna skapa en snygg faktura. Det ska hjälpa dig att skapa en faktura som håller för kunden, betalningen och bokföringen.

Läs mer om vad som måste stå på fakturan om du vill kontrollera grunduppgifterna.

E-faktura kräver inte ett affärssystem

En del företagare tror att e-faktura kräver ett större system. Så behöver det inte vara.

En PDF via mejl är inte en e-faktura. En e-faktura är ett strukturerat elektroniskt format som mottagarens system kan behandla automatiskt. Det är särskilt viktigt när du fakturerar kommuner, regioner, myndigheter och större företag.

Men du behöver inte välja affärssystem bara för att en kund kräver e-faktura. Ett fakturaprogram med stöd för e-faktura via Peppol kan räcka.

Det du behöver är kundens faktureringsinstruktioner: rätt elektronisk mottagare, till exempel Peppol-ID eller GLN, samt rätt referens, ordernummer eller kostnadsställe. Särskilt kommuner, myndigheter och större företag kan ha flera e-fakturamottagare, så använd den adress kunden anger och gissa inte utifrån bara organisationsnummer.

När de uppgifterna är rätt behöver du inte bygga om resten av verksamheten. Du behöver bara ett fakturaprogram som kan skicka e-fakturan i rätt format.

Kontantfaktura, Swish och betalning på plats

För företag som tar betalt direkt på plats finns en annan fråga: vad ska kunden få som underlag?

En Swish-betalning visar att pengar har flyttats, men den är inte automatiskt samma sak som ett kvitto eller en kontantfaktura. Om kunden betalar direkt kan kontantfaktura vara ett praktiskt underlag i vissa situationer.

Det här gäller till exempel salonger, terapeuter, mindre butiker, hantverkare och serviceföretag som får betalt direkt av kunden.

Även här kan ett fakturaprogram räcka. Du behöver inte ett affärssystem bara för att skapa kontantfakturor, kvitton eller underlag för direktbetalningar. Det viktiga är att underlaget blir tydligt och sparas på ett sätt som fungerar för bokföringen.

Kostnaden är mer än månadskostnaden

När du jämför fakturaprogram och affärssystem ska du inte bara titta på abonnemangspriset. Titta också på tiden.

• Går fakturan snabbt att skapa?

• Kan du återanvända kund och artiklar?

• Går det att lägga till ordernummer, projektnummer eller kostnadsställe?

• Kan du skicka e-faktura om kunden kräver det?

• Ser du om fakturan är betald eller förfallen?

• Kan du skapa en påminnelse när betalningen uteblir?

• Kan du skapa kreditfaktura om något blir fel?

• Får du fram ett tydligt underlag till bokföringen?

Ett affärssystem kan vara prisvärt om du använder flera delar av det. Men om du bara behöver fakturering kan det bli dyrt i förhållande till nyttan.

BillingPoint kostar 79 kr per månad vid årsbetalning. Alla funktioner ingår, användningen är obegränsad och support via telefon och e-post ingår. E-faktura kostar 3 kr per skickad faktura. Det gör kostnaden lätt att förstå för företag som främst vill få ordning på faktureringen.

Så testar du vilken nivå du behöver

Ett bra sätt att välja är att testa med verkliga situationer från din egen vardag.

Ta tre fakturor du nyligen skickat. Gärna en vanlig faktura, en faktura som krävde extra referens och en faktura där betalningen behövde följas upp.

Fråga sedan:

• Går fakturan snabbt att skapa?

• Kan du återanvända kund och artiklar?

• Kan du skicka e-faktura om kunden kräver det?

• Ser du om fakturan är betald?

• Kan du skicka påminnelse?

• Kan du skapa kreditfaktura om något blir fel?

• Får du fram ett underlag till bokföringen?

Om svaret på de frågorna löser ditt problem behöver du sannolikt inte börja med affärssystem. Om du däremot märker att fakturan måste kopplas till lager, order, inköp, projekt och intern attest kan ett affärssystem vara nästa steg.

Så passar BillingPoint in

BillingPoint är ett svenskt molnbaserat faktureringsprogram för småföretagare som vill skapa, skicka och följa upp fakturor utan att införa ett stort affärssystem.

I BillingPoint kan du skapa fakturor online, använda kundregister och artikelregister, skicka fakturor via e-post, PDF eller e-faktura, skapa kontantfaktura, hantera kreditfakturor, skicka påminnelser, använda Swish QR-kod, arbeta med ROT/RUT och ta fram bokföringsrapport till redovisningskonsulten.

Det passar särskilt bra när du vill sköta faktureringen själv men låta bokföringen hanteras separat. Du får ett tydligt fakturaflöde utan att lägga tid på systemdelar som inte behövs i vardagen.

Prova BillingPoint gratis i 30 dagar – inga kortuppgifter behövs.

Vanliga frågor om fakturaprogram eller affärssystem

Vad är skillnaden mellan fakturaprogram och affärssystem?

Ett fakturaprogram fokuserar på fakturering, betalstatus, påminnelser och fakturaunderlag. Ett affärssystem samlar fler delar av verksamheten, till exempel order, lager, inköp, projekt och interna processer.

Räcker ett fakturaprogram för småföretag?

Ja, om det främsta behovet är att skapa fakturor, följa betalningar och lämna underlag till bokföringen. Många konsulter, hantverkare, salonger, terapeuter, fotografer och serviceföretag klarar sig bra med ett fakturaprogram.

När behöver man affärssystem?

Affärssystem blir mer relevant när företaget behöver samla flera arbetsflöden i samma system, till exempel lager, inköp, order, projekt, attestflöden och flera användare eller avdelningar.

Behöver jag affärssystem för att skicka e-faktura?

Nej. Ett fakturaprogram med stöd för e-faktura via Peppol kan räcka. Det viktiga är att fakturan skickas i rätt format och att mottagare, referens och fakturainnehåll stämmer.

Är fakturaprogram samma sak som bokföringsprogram?

Nej. Ett fakturaprogram används för att skapa, skicka och följa upp fakturor. Ett bokföringsprogram används för bokföring, momsrapportering och redovisning. Många företagare fakturerar själva och lämnar underlaget till redovisningskonsult.

Kan jag börja med fakturaprogram och byta senare?

Ja. Det kan vara klokt att börja med ett tydligt fakturaflöde och först senare välja affärssystem om företaget får behov av lager, order, inköp eller avancerad projektstyrning.

Vad är billigast i längden?

Det beror på behovet. Om du använder många moduler kan affärssystem vara rätt. Om du främst behöver fakturering kan ett fakturaprogram ge lägre kostnad, snabbare start och mindre administration.

Passar BillingPoint företag med många fakturor?

Ja. BillingPoint har obegränsad användning och passar även företag som skickar många fakturor varje månad, så länge behovet främst gäller fakturering, betalstatus, påminnelser och underlag snarare än lager, order och avancerade interna processer.