RUT-faktura – hur gör man rätt från start?
- Hans Sixhöj
- 7 juli
- 7 min läsning
En RUT-faktura är en faktura där kunden får rutavdraget direkt på fakturan. Kunden betalar sin del, och du som företagare begär sedan den avdragna delen från Skatteverket.
Det låter enkelt, men några saker behöver bli rätt från början. Du behöver skilja arbetskostnad från material och andra kostnader, ha rätt kunduppgifter, visa avdraget tydligt och vänta med ansökan tills arbetet är utfört och kunden har betalat.
Här går vi igenom hur du gör en RUT-faktura i praktiken, utan att blanda ihop fakturering, bokföringsmetod och ansökan till Skatteverket.
Så fungerar en RUT-faktura
När en privatperson anlitar ett företag med F-skatt för en tjänst som ger rätt till rutavdrag används det som Skatteverket kallar fakturamodellen.
Det betyder att du gör avdraget direkt på fakturan. Kunden betalar alltså inte hela arbetskostnaden till dig. I stället betalar kunden sin del, och du begär resten från Skatteverket.
Ett enkelt exempel:
Arbetskostnad för hemstädning: 4 000 kr Preliminärt rutavdrag, 50 %: -2 000 kr Kunden betalar: 2 000 kr Du begär från Skatteverket: 2 000 kr
Rutavdraget gäller arbetskostnaden. Material, resor, maskiner och administration ska inte räknas in i arbetskostnaden.
Fakturamodellen är inte samma sak som bokslutsmetoden
Begreppet fakturamodellen kan vara lätt att blanda ihop med bokföringens faktureringsmetod och bokslutsmetod. Det är olika saker.
Fakturamodellen i ROT/RUT-sammanhang handlar om hur kunden får skattereduktionen. Avdraget görs på fakturan, kunden betalar sin del och företaget ansöker om utbetalning från Skatteverket.
Bokslutsmetoden och faktureringsmetoden handlar i stället om hur företaget bokför kundfakturor och leverantörsfakturor.
Du kan alltså skapa en RUT-faktura enligt fakturamodellen även om ditt företag använder bokslutsmetoden i bokföringen. Bokföringsmetoden styr hur fakturan hanteras i bokföringen, inte om rutavdraget ska visas på kundens faktura.
Om du vill läsa mer om skillnaden mellan fakturering och bokföring kan du även läsa guiden Fakturera utan bokföringsprogram – så gör du.
Kontrollera detta innan du skapar fakturan
Innan du skickar en RUT-faktura bör du ha rätt uppgifter från kunden och en tydlig bild av vad som ska faktureras.
Du behöver normalt ha:
kundens fullständiga namn
kundens personnummer
adressen där arbetet har utförts
vilken tjänst som har utförts
när arbetet utfördes
hur stor del som är arbetskostnad
vilka kostnader som avser material, resa eller annat
om flera personer ska dela på rutavdraget
hur avdraget i så fall ska fördelas
Om två personer ska dela på rutavdraget bör det framgå hur mycket avdrag varje person ska använda. Det räcker inte att bara skriva två namn om fördelningen är oklar.
Kunden ansvarar själv för att ha avdragsutrymme kvar. Kunden kan kontrollera hur mycket rot- och rutavdrag som redan har använts under året i Skatteverkets e-tjänst Mina skattereduktioner för rot, rut och grön teknik. Kunden kan också använda Skatteverkets app eller begära ett intyg i pappersform om kunden saknar e-legitimation.
Tänk på att uppgifterna hos Skatteverket bara visar ärenden som har kommit in och där beslut har fattats. Det kan alltså finnas nyligen utförda arbeten som ännu inte syns.
Vad ska en RUT-faktura innehålla?
En RUT-faktura är en vanlig faktura med några extra uppgifter som behövs för avdraget.
Fakturan bör visa:
Ditt företags namn och organisationsnummer – visar vem som har utfört arbetet.
Uppgift om F-skatt – behövs för att företaget ska kunna få utbetalning.
Kundens namn och personnummer – kopplar avdraget till rätt person.
Adressen där arbetet utförts – visar var tjänsten har utförts.
Tjänstens beskrivning – visar vad kunden har köpt.
Arbetskostnad – ligger till grund för rutavdraget.
Materialkostnad – ska hållas separat från arbetet.
Resa och övriga kostnader – ska inte blandas in i arbetskostnaden.
Rutavdragets belopp – visar den preliminära skattereduktionen.
Belopp att betala – visar vad kunden faktiskt ska betala.
Fakturanummer och fakturadatum – gör fakturan spårbar.
Moms och totalbelopp – behövs för en korrekt faktura.
Betalningsvillkor – visar när kunden ska betala.
Grundkraven för en vanlig faktura gäller också. Är du osäker på fakturans vanliga uppgifter kan du läsa guiden Vad måste stå på fakturan? Enkel guide.
Exempel på tydlig RUT-faktura
Här är ett förenklat exempel för en städfirma som har utfört hemstädning hos en privatkund.
Hemstädning, arbetskostnad: 4 000 kr Förbrukningsmaterial: 100 kr Resekostnad: 300 kr Summa före RUT: 4 400 kr Preliminär skattereduktion, RUT 50 % av arbetskostnaden: -2 000 kr Att betala av kund: 2 400 kr
Kunden får rutavdrag på arbetskostnaden, men inte på materialet eller resan. Kunden betalar därför 2 000 kr för sin del av arbetet, plus 100 kr för material och 300 kr för resa.
Det här är tydligare än att skriva allt på en rad som “städning enligt överenskommelse”. En sådan rad gör det svårt att se vad som är arbetskostnad och vad som inte ger rätt till rutavdrag.
Kontrollera att tjänsten faktiskt kan ge RUT
Alla tjänster i hemmet ger inte rätt till rutavdrag. RUT kan till exempel gälla för vissa typer av städning, trädgårdsarbete, flytthjälp, tvätt, IT-tjänster i hemmet och reparation av vitvaror.
Men detaljerna spelar roll. En tjänst kan vara godkänd i ett sammanhang men inte i ett annat. Det kan bero på var arbetet utförs, vad som ingår och vem kunden är.
Skriv därför inte att avdraget är garanterat. En tryggare formulering är att fakturan innehåller preliminär skattereduktion för RUT och att Skatteverket gör den slutliga bedömningen.
Om kunden även frågar om ROT kan du hänvisa till guiden ROT avdrag – så fungerar det på fakturan, eftersom ROT och RUT har flera likheter men inte samma regler.
Kunden måste betala elektroniskt
För att kunden ska kunna få rutavdrag måste betalningen vara elektronisk och gå att spåra.
Det kan till exempel vara:
banköverföring
kortbetalning
Swish
betalning via BankID-lösning
Kontant betalning fungerar inte för rutavdrag. Inte heller check eller presentkort.
Du behöver kunna visa vem som har betalat, vem som har tagit emot betalningen, vilket belopp som betalades och när betalningen gjordes.
Vill du minska risken för sena eller otydliga betalningar kan du även läsa guiden Hur får man kunder att betala snabbare?.
När kan du ansöka om utbetalning?
Du kan ansöka om utbetalning från Skatteverket när arbetet är utfört och kunden har betalat sin del.
Det räcker alltså inte att fakturan är skickad. Det räcker inte heller att kunden har lovat att betala.
Ansökan ska skickas in i Skatteverkets e-tjänst Rot och rut – företag. Den ska ha kommit in senast den 31 januari året efter att kunden betalade för arbetet.
Betalningsdatumet styr vilket år rutavdraget hamnar på. Om kunden betalar i januari för ett arbete som fakturerades i december hamnar avdraget på januariåret, inte på fakturaåret.
Vad händer om kunden bara delbetalar?
Om kunden bara betalar en del av fakturan kan du inte begära hela rutbeloppet direkt. Du kan bara ansöka om utbetalning för den del som kunden faktiskt har betalat.
Exempel:
Kundens belopp att betala efter RUT: 4 000 kr Kunden betalar: 2 000 kr Betald andel: 50 % Du kan ansöka om motsvarande andel av rutavdraget: 50 %
Det här är bra att ha koll på vid större uppdrag, delbetalningar och fakturor som betalas över ett årsskifte.
Dokumentera timmar även vid fast pris
Många småföretagare säljer RUT-tjänster till fast pris. Det är ofta tydligt för kunden, men du behöver ändå ha koll på arbetade timmar.
Du bör kunna visa:
vilken typ av arbete som utförts
hur många timmar som lagts på arbetet
när arbetet utfördes
vilken del av fakturan som är arbetskostnad
vilka kostnader som avser material eller övrigt
Det gäller även om kunden bara ser ett fast pris på fakturan. Vid ansökan till Skatteverket behöver du kunna redovisa faktiska arbetade timmar för respektive tjänst.
Underlaget är också viktigt för bokföringen. Läs gärna guiden Så lämnar du underlag till bokföring rätt om du vill få bättre ordning på fakturor, betalningar och kvitton.
Vanliga fel med RUT-faktura
Här är de vanligaste misstagen som skapar problem.
Arbete, material och resa hamnar på samma rad
Rutavdraget gäller arbetskostnaden. Därför bör arbete, material och övriga kostnader stå på separata rader.
Skriv hellre:
Hemstädning, arbetskostnad
Förbrukningsmaterial
Resekostnad
Skriv inte bara:
RUT-arbete enligt överenskommelse
Fakturan saknar personnummer
Personnummer behövs för att avdraget ska kunna kopplas till rätt kund. Om flera personer delar på avdraget behöver fördelningen framgå.
Kunden betalar kontant
Kontant betalning ger inte rätt till rutavdrag. Be kunden betala elektroniskt så att betalningen kan styrkas.
Ansökan skickas för tidigt
Ansökan ska skickas först när arbetet är utfört och kunden har betalat sin del.
Fakturan rättas på fel sätt
Om något blir fel bör det rättas innan du ansöker om utbetalning. Har fakturan redan skickats eller betalats kan en kreditfaktura ibland behövas i stället för att du bara ändrar den gamla fakturan. Läs mer i guiden Delkreditera faktura – så gör du rätt.
Företaget lovar att avdraget alltid blir godkänt
Du kan hjälpa kunden med en tydlig faktura och rätt underlag, men du ska inte lova att kunden alltid får avdraget. Kunden behöver ha rätt till RUT, ha avdragsutrymme kvar och uppfylla villkoren.
Behöver man ett fakturaprogram för RUT?
Du måste inte använda ett särskilt fakturaprogram för att skapa en RUT-faktura. Det viktiga är att fakturan innehåller rätt uppgifter och att du har underlaget som behövs när du ansöker om utbetalning.
I praktiken blir arbetet ofta lättare när fakturaprogrammet är byggt för ROT och RUT. Då slipper du skapa egna mallar, räkna manuellt på varje avdrag och hålla reda på uppgifter i separata dokument.
Ett fakturaprogram bör hjälpa dig att hålla ordning på:
arbetskostnad
material och övriga kostnader
kundens personnummer
rutavdragets belopp
kundens belopp att betala
betalningsstatus
underlag till ansökan
bokföringsunderlag
För hantverkare, städfirmor, trädgårdsföretag och andra serviceföretag kan detta göra stor skillnad i vardagen. Läs gärna guiden Bästa fakturaprogram för hantverkare om du vill se hur fakturaprogram kan passa företag som arbetar ute hos kund.
RUT-fakturering i BillingPoint
I BillingPoint kan du skapa RUT-fakturor där arbetskostnad, material och övriga kostnader visas tydligt var för sig. Avdraget räknas ut och visas på fakturan, och när kunden har betalat kan du skapa HUS-fil för ansökan till Skatteverket.
En enkel arbetsgång i BillingPoint kan se ut så här:
Skapa eller välj kunden i kundregistret.
Lägg till tjänsten som fakturarad.
Ange arbetskostnad.
Lägg till separata rader för materialkostnad och eventuell resekostnad.
Lägg till RUT-uppgifterna.
Skicka fakturan.
Följ upp betalningen och markera fakturan som betald.
Skapa HUS-fil när kunden har betalat.
BillingPoint är ett svenskt webbaserat fakturaprogram för småföretagare. Det fungerar i webbläsaren på dator, mobil och surfplatta. Du kan läsa mer om funktionen på sidan Rot- och rutavdrag i BillingPoint.
Checklista för en korrekt RUT-faktura
Gå igenom detta innan du skickar fakturan:
Är tjänsten godkänd för RUT?
Har du kundens namn och personnummer?
Har du adressen där arbetet utfördes?
Är arbetskostnaden separerad från material och övriga kostnader?
Visas rutavdraget tydligt?
Syns vad kunden ska betala?
Har du informerat kunden om att avdraget är preliminärt?
Betalar kunden elektroniskt?
Sparar du betalningsunderlag?
Väntar du med ansökan tills arbetet är utfört och betalt?
En bra RUT-faktura gör det lätt för kunden att förstå vad som ska betalas och lätt för dig att ansöka om utbetalning. När arbetskostnad, avdrag, betalning och underlag hänger ihop blir RUT-fakturering en rutin i stället för ett moment som skapar osäkerhet varje gång.
Vill du skapa RUT-fakturor med tydlig kostnadsfördelning och HUS-fil till Skatteverket kan du prova BillingPoint kostnadsfritt i 30 dagar.
Kommentarer