Fakturaprogram för nystartat företag – så väljer du rätt

Senast uppdaterad: 31 juli 2026

Det bästa fakturaprogrammet för ett nystartat företag är inte programmet med flest funktioner. Det är det program som klarar av att skapa de fakturor du behöver kunna skicka till kunderna och samtidigt ge dig en smidig överlämning till bokföringen.

Utgå därför från hur du säljer, vem som ska betala och hur kunden vill ta emot fakturan. Då slipper du välja ett program som är för begränsat eller ett stort ekonomisystem med funktioner du inte behöver.

Utgå från hur företaget fakturerar

Skriv ner tre vanliga försäljningar som du räknar med under företagets första år. Använd dem när du jämför olika fakturaprogram.

Om du främst ska…	Prioritera detta
Fakturera konsultuppdrag eller andra företagstjänster	Kundregister, artikelregister, timmar, egna fakturarader, ordernummer, projektnummer och betalningsuppföljning
Utföra hantverks-, städ- eller hushållstjänster	ROT/RUT, uppdelning av arbete, material och övriga kostnader samt möjlighet att skapa HUS-fil
Sälja till kommuner, myndigheter eller större företag	E-faktura via Peppol, beställarreferens, kostnadsställe och leveransstatus
Ta betalt direkt med kort, kontanter eller Swish	Kvitto eller kontantfaktura och eventuell Swish QR-kod. Kontrollera kassaregisterreglerna separat

Du behöver inte köpa funktioner för varje tänkbar framtida situation. Däremot bör programmet klara de kunder du redan har eller rimligen kan få under det närmaste året. En enda kommun eller större företagskund kan exempelvis göra e-faktura via Peppol viktigare än andra funktioner.

Fakturaprogram eller större ekonomisystem?

Ett fakturaprogram används för att skapa, skicka och följa upp kundfakturor. Ett större ekonomisystem kan även innehålla löpande bokföring, leverantörsfakturor, lager, lönehantering och andra administrativa delar.

Om du sköter faktureringen själv men lämnar bokföringen till en redovisningskonsult brukar ett separat fakturaprogram räcka. Programmet bör då kunna ge dig ett tydligt underlag över utfärdade, betalda och krediterade fakturor.

Behöver du även lager, orderhantering, löner eller egen löpande bokföring kan ett större system passa bättre. Läs gärna jämförelsen mellan fakturaprogram och affärssystem innan du bestämmer dig.

Det här bör fakturaprogrammet klara

Skapa korrekta fakturor

En fullständig faktura enligt momslagen ska innehålla följande grunduppgifter:

1. Datum när fakturan utfärdas.

2. Ett unikt löpnummer för varje faktura, baserat på en eller flera nummerserier.

3. Säljarens momsregistreringsnummer.

4. Köparens momsregistreringsnummer när köparen är betalningsskyldig för momsen genom omvänd betalningsskyldighet.

5. Säljarens och köparens namn och adress.

6. Varornas mängd och art eller tjänsternas omfattning och art.

7. Datum när varorna eller tjänsterna levererades eller slutfördes. Datum för förskotts- eller a conto-betalning ska anges om det kan fastställas och skiljer sig från fakturadatumet.

8. Beskattningsunderlaget för varje momssats eller undantag, enhetspriset exklusive moms samt rabatter eller andra prissänkningar som inte ingår i enhetspriset.

9. Den momssats som används.

10. Momsbeloppet som ska betalas. Vid vinstmarginalbeskattning ska momsbeloppet inte anges separat.

Detta är den fullständiga listan över momslagens grunduppgifter för en fullständig faktura. Samma krav gäller oavsett om fakturan skickas elektroniskt eller på papper.

Ytterligare uppgifter och krav kan gälla när fakturan avser en särskild situation:

• Är företaget godkänt för F-skatt rekommenderar Skatteverket att texten ”Godkänd för F-skatt” skrivs på fakturan. Har du FA-skatt måste du skriftligen hänvisa till F-skatten i varje uppdrag där den ska gälla, till exempel i offerten, avtalet eller fakturan. F-skatt har betydelse vid ersättning för arbete, inte vid ren varuförsäljning.

• Vid omvänd betalningsskyldighet ska köparens momsregistreringsnummer anges och fakturan märkas med ”Omvänd betalningsskyldighet” eller ”Reverse charge”.

• Om du är undantagen från momsplikt på grund av en årsomsättning på max 120 000 kronor ska ingen moms skrivas in. Fakturan ska då ange att försäljningen är undantagen från momsplikt enligt 18 kap. 4 § mervärdesskattelagen.

• Vid självfakturering ska fakturan innehålla uppgiften ”Självfakturering”.

Även förfallodatum ska framgå av fakturan. Ange också det bankgiro, plusgiro eller bankkonto som kunden ska använda.

Ett fakturaprogram ska kunna hantera samtliga grunduppgifter och de villkorade uppgifter som gäller för företagets försäljning. I guiden om vad som måste stå på en faktura finns en mer ingående förklaring av kraven.

Rätta en faktura som blivit fel

Om en faktura saknar en obligatorisk uppgift kan säljaren normalt komplettera eller rätta den i efterhand. I vissa situationer krävs en helt ny faktura. Det gäller exempelvis om säljaren felaktigt har bedömt att försäljningen är momsfri och därför inte tagit ut moms.

När hela eller delar av beloppet på en redan utfärdad faktura ska tas bort gör du det med en kreditfaktura. Det gäller till exempel när en vara returneras eller när du sänker priset i efterhand.

Ändringsfakturan ska:

• visa vad som ändras i förhållande till den ursprungliga fakturan

• tydligt hänvisa till den ursprungliga fakturan, normalt genom att originalfakturans fakturanummer står på ändringsfakturan

• dateras till samma dag som den utfärdas

• innehålla de uppgifter som krävs för en fullständig eller förenklad faktura

Fakturaprogrammet bör kunna skapa både hela och delvisa kreditfakturor. Då går det att kreditera en enskild fakturarad eller en del av beloppet utan att kreditera hela fakturan.

Spara återkommande uppgifter

Ett kundregister gör att du kan återanvända kundens namn, adress och kontaktuppgifter. I ett artikelregister kan du spara tjänster eller produkter som ofta återkommer, exempelvis konsultation, fotografering, städning eller material.

Företagskunder kräver dessutom ofta beställarreferens, ordernummer, projektnummer eller kostnadsställe för att fakturan ska sorteras rätt i deras organisation. Kontrollera därför att sådana uppgifter kan läggas till utan att du behöver skriva in det på en vanlig fakturarad.

Kontrollera hur kunden vill ta emot fakturan

Många kunder vill få fakturan som en PDF via e-post. Andra vill ha en e-faktura som skickas direkt till deras fakturasystem. Bra att tänka på är att en PDF som bifogas i ett mejl är inte samma sak som en e-faktura.

Om du ska fakturera kommuner, myndigheter eller större företag behöver du kontrollera om de kräver e-faktura. Välj i så fall ett program som kan skicka e-fakturor via Peppol.

Programmet bör också visa om e-fakturan har kommit fram och låta dig ange beställarreferens, ordernummer eller kostnadsställe när kunden kräver det.

Guiden om hur du skickar e-faktura som företagare förklarar skillnaden mellan PDF, e-postfaktura och e-faktura.

Följa upp betalningar

Faktureringen är inte avslutad när fakturan har skickats. Du behöver kunna se vilka fakturor som är betalda, obetalda och vilka som har förfallit samt vilka kunder som behöver påminnas om att betala.

Om programmet saknar bankkoppling jämför du inbetalningarna på företagets bankkonto med fakturorna och markerar dem som betalda. Programmet bör därefter kunna visa vilka kunder som behöver en påminnelse.

Ta fram underlag till bokföringen

Fråga redovisningskonsulten vilket underlag som behövs och hur ofta det ska lämnas. Ett fakturaprogram bör kunna ta fram fakturakopior eller en rapport över periodens skapade, betalda och krediterade fakturor.

Kontrollera också att fakturor och rapporter kan sparas som PDF eller skrivas ut. Det ska vara lätt att hitta underlaget även flera månader efter att fakturan skickades.

Jämför hela kostnaden

Titta inte enbart på det annonserade månadspriset. Kontrollera även:

• om priset kräver årsbetalning

• om det finns gränser för fakturor, kunder eller användare

• om e-faktura kostar extra per utskick

• om support ingår

• om alla nödvändiga funktioner ingår i samma abonnemang

• om priserna visas med eller utan moms

• hur fakturor och rapporter kan sparas om du avslutar tjänsten

Räkna på ditt verkliga arbetssätt. Ett program med låg månadsavgift kan snabbt bli dyrare om nödvändiga funktioner säljs som tillägg eller om du behöver betala för exempelvis varje skickad faktura.

När räcker en fakturamall?

En fakturamall kan fungera om du skickar ett fåtal enkla fakturor och har en säker rutin för fakturanummer, kopior, betalningar och rättelser.

Ett fakturaprogram är motiverat att köpa när du vill kunna söka bland fakturor, återanvända kunduppgifter, följa upp obetalda fakturor eller skapa kreditfakturor. Om du vet att en kund kräver e-faktura via Peppol eller att du ska arbeta med ROT/RUT är det ofta en god idé att välja ett fakturaprogram innan du skickar den första fakturan. Det kan spara dig mycket besvär.

Testa hela flödet under provperioden

Gör ett realistiskt test innan du köper:

1. Lägg in företagets uppgifter, moms, F-skatt och betalningsuppgifter.

2. Skapa en fiktiv kund som motsvarar en vanlig kund i verksamheten.

3. Lägg in en återkommande tjänst eller produkt (artikel).

4. Skapa en faktura med kundens referens (kontaktperson) och skicka den till din egen e-postadress.

5. Kontrollera hur du hittar fakturan i programmet och markera den som betald.

6. Skapa en kreditfaktura och se hur den är kopplad till originalfakturan.

7. Ta fram ett bokföringsunderlag och prova även programmet från mobilen om du tänker fakturera ute hos kund.

Om något är oklart kan du kontakta supporten under provperioden. Ett tydligt svar på en verklig fråga är ett bra sätt att bedöma vilken hjälp du kan få efter köpet.

När passar BillingPoint?

BillingPoint är ett webbaserat fakturaprogram för småföretagare som vill hantera faktureringen själva och låta bokföringen skötas separat. Programmet fungerar i din webbläsare på dator, mobil och surfplatta.

BillingPoint har kundregister, artikelregister, extrafält för exempelvis orderreferens eller projektnummer, e-postfaktura, e-faktura via Peppol, betalningsuppföljning, påminnelser, kreditfakturor och bokföringsrapport. BillingPoint har även stöd för ROT/RUT och kan skapa en HUS-fil. Du kan dessutom skapa kontantfakturor och kvitton. När företagets Swishnummer har angetts visas en Swish QR-kod automatiskt på fakturor, kontantfakturor och kvitton.

BillingPoint är inte ett komplett bokföringsprogram och har ingen bankkoppling. Du markerar fakturan som betald när du stämmer av inbetalningen mot företagets bank.

Programmet kostar från 79 kronor per månad exklusive moms vid årsprenumeration. Obegränsad användning samt support via telefon och e-post ingår. Att skicka en e-faktura kostar 3 kronor.

Du kan se prisplanerna och prova BillingPoint kostnadsfritt i 30 dagar utan att lämna kortuppgifter. Provperioden avslutas automatiskt om du inte väljer att fortsätta.

Vanliga frågor om fakturaprogram för nystartade företag

Kan en enskild firma och ett aktiebolag använda samma fakturaprogram?

Ja. Samma fakturaprogram kan användas av både enskilda firmor och aktiebolag. Du lägger in de företagsuppgifter som gäller för ditt företag och väljer sedan program efter vilka funktioner du behöver, exempelvis e-postfaktura, e-faktura via Peppol, ROT/RUT eller kontantfakturor. Företagsformen avgör alltså inte vilket fakturaprogram du måste använda.

Måste ett fakturaprogram ha bankkoppling?

Nej. Utan bankkoppling stämmer du istället av inbetalningarna mot Internetbanken och markerar fakturorna som betalda i programmet. Har företaget många dagliga inbetalningar kan en bankkoppling däremot väga tyngre vid programvalet.

Kan jag byta fakturaprogram senare?

Ja. Fortsätt den befintliga fakturanummerserien i det nya programmet. Om den sista fakturan i det gamla programmet har nummer 124 ska den första fakturan i det nya programmet få nummer 125. Kontrollera därför före bytet att programmet låter dig ange startnumret för den första fakturan. Spara även gamla fakturor och rapporter så att tidigare underlag kan hittas.