Fakturering online – kom igång steg för steg
Uppdaterat: för 5 dagar sedan
Kort svar
Att fakturera online innebär att du skapar, skickar och följer kundfakturor i webbläsaren i stället för i separata Word- eller Excel-filer. I BillingPoint kan du spara kunder och artiklar, skapa fakturor med unika nummer, skicka via e-post eller e-faktura, följa betalningsstatus och rätta med kreditfaktura. Bokföringen görs fortfarande separat med hjälp av bokföringsrapporten.
Senast uppdaterad: 8 oktober 2026
Det behöver inte vara krångligt att fakturera online. Här får du veta hur du skapar och skickar kundfakturor, följer upp betalningar och tar fram underlag till bokföringen. Guiden fokuserar på fakturor som ditt företag skickar till kunder – inte leverantörsfakturor som företaget tar emot.
Vad innebär fakturering online?
När du fakturerar online arbetar du i ett system som öppnas i webbläsaren. Du behöver inte installera något program. Om systemet är mobilanpassat kan du även använda det på en mobil eller surfplatta.
Ett faktureringsprogram kan hjälpa dig att:
återanvända kund- och företagsuppgifter
skapa fakturor med unika fakturanummer
beräkna moms
skicka fakturor via e-post eller som e-faktura
skapa kreditfakturor
registrera betalningar
se vilka fakturor som är obetalda eller förfallna
ta fram underlag till bokföringen
Fakturering och bokföring är däremot inte samma sak. Faktureringsprogrammet hanterar försäljningsfakturorna, men företagets affärshändelser måste fortfarande bokföras enligt den bokföringsmetod som företaget använder i ett bokföringsprogram.
Kom igång med fakturering online i sju steg
1. Lägg in företagets uppgifter
Börja med att registrera företagets namn, adress och momsregistreringsnummer. Lägg även in de betalningsuppgifter som ska visas på fakturan, exempelvis bankgiro, plusgiro eller Swishnummer.
Kontrollera uppgifterna noggrant. Om du angivit felaktiga uppgifter följer felet med på varje ny faktura.
Bestäm vilket nummer nästa faktura ska få. Om företaget inte har fakturerat tidigare väljer du ett startnummer och noterar vilket nummer du börjat på till bokföraren eller revisorn. Har företaget redan fakturerat fortsätter du den befintliga nummerserien. Därefter ska varje faktura få ett unikt nummer i följd. För att ge ett exempel så ska fakturanummer ett alltid följas av fakturanummer 2 och så vidare.
2. Registrera kunden
Lägg in kundens korrekta namn och adress. För företagskunder kan du även behöva organisationsnummer, momsregistreringsnummer och en särskild beställarreferens om kunden kräver detta.
Fråga kunden före faktureringen om fakturan ska innehålla:
referensperson
ordernummer
projektnummer
kostnadsställe
avtalsnummer
särskild fakturaadress
En faktura kan innehålla alla grunduppgifter men ändå bli avvisad av kunden om exempelvis ett avtalat referensnummer saknas.
3. Beskriv vad du har sålt
Skriv tydligt vad fakturan avser. Undvik vaga beskrivningar som ”arbete enligt överenskommelse”, det är bättre att beskriva arbetet konkret.
Ange exempelvis:
vilken tjänst eller vara som har sålts
antal timmar, produkter eller andra enheter
pris per enhet
eventuella rabatter
vilken moms som gäller
när arbetet utfördes eller varan levererades
Skapa fakturan så snart arbetet är slutfört då du fortfarande kommer ihåg detaljerna för arbetet - såsom omfattning, datum och referenser. En tydlig beskrivning på fakturan gör det enklare för kunden att kontrollera fakturan och minskar risken för frågor och försenad betalning.
4. Kontrollera fakturans obligatoriska uppgifter
En fullständig faktura ska enligt Skatteverket innehålla vissa bestämda uppgifter. De generella kraven omfattar:
datum då fakturan utfärdades
ett unikt löpnummer
säljarens momsregistreringsnummer
säljarens och köparens namn och adress
varornas mängd och art eller tjänsternas omfattning och art
leverans- eller utförandedatum, om det skiljer sig från fakturadatumet
enhetspris exklusive moms
eventuella rabatter som inte ingår i radpriset
beskattningsunderlag för varje momssats eller undantag
momssats (ex 25%)
momsbeloppet som ska betalas
Köparens momsregistreringsnummer behövs när köparen är betalningsskyldig för momsen, exempelvis vid omvänd betalningsskyldighet såsom vid byggmoms. Särskilda formuleringar kan också krävas vid bland annat momsfri försäljning, självfakturering och omvänd betalningsskyldighet.
Den fullständiga informationen finns hos Skatteverket. Du kan även använda guiden om vad som måste stå på en faktura som praktisk checklista.
Förfallodatum, betalningsvillkor, betalningsuppgifter och kundreferens ingår inte i Skatteverkets generella lista över obligatoriska momsuppgifter. De bör dock ändå finnas med för att kunden ska kunna betala rätt belopp i tid samt kunna koppla fakturan till rätt beställning.
5. Välj hur fakturan ska skickas
Det finns tre vanliga sätt att skicka fakturor.
PDF via e-post
När du skickar fakturan via e-post får kunden en PDF-bilaga. Uppgifterna förs inte direkt in i kundens ekonomisystem som med en e-faktura. Kunden kan därför behöva skriva in fakturans uppgifter för betalning mm själv i sitt bokföringsprogram.
Kontrollera att mejlet har levererats, om programmet visar det. Om det inte kommer fram kontrollerar du e-postadressen och skickar fakturan igen.
E-faktura
En e-faktura skickas direkt till mottagarens ekonomisystem eller Internetbank. En PDF-bilaga i ett mejl räknas inte som e-faktura.
När du fakturerar en offentlig kund, till exempel en kommun, region eller statlig myndighet, ska fakturan som huvudregel skickas som e-faktura. Kravet gäller upphandlingar som omfattas av upphandlingslagarna och påbörjades den 1 april 2019 eller senare, även direktupphandlingar.
Mottagaren kan dessutom ställa egna krav på exempelvis ordernummer, referens och fakturaformat. Kontrollera därför alltid kundens faktureringsinstruktioner innan du skickar fakturan.
Läs mer om reglerna hos Upphandlingsmyndigheten och om hur e-fakturering via Peppol fungerar i praktiken.
Utskrift och post
Du skapar och skriver ut fakturan i BillingPoint och postar den själv. En postfaktura är alltså en faktura som kunden får på papper i ett brev.
Kontrollera att kunden accepterar pappersfaktura och vilken fakturaadress du ska använda. Papper ersätter inte ett krav på e-faktura. För offentlig upphandling gäller huvudregeln och undantagen i Upphandlingsmyndighetens vägledning. Se också guiden om att skicka e-faktura.
Skapa fakturan. Kontrollera kunduppgifter, referens, fakturarader, moms, betalningsuppgifter och förfallodatum.
Förhandsgranska och skriv ut. Läs den utskrivna fakturan och kontrollera att alla sidor och betalningsuppgifter är med och går att läsa.
Adressera och frankera kuvertet. Använd kundens fakturaadress med mottagarnamn, gatu- eller boxadress, postnummer och ort. Skriv avsändaradress på baksidan. Kontrollera aktuellt porto för brevets vikt och destination hos postoperatören.
Posta och följ upp. Lämna brevet till postoperatören och spara en fakturakopia. I BillingPoint kan du se utskriftsdatumet och använda det som postningsdatum om du postar brevet samma dag. Stäm av betalningen mot rätt faktura som i steg 6.
Fakturans innehållskrav är samma på papper som vid elektronisk fakturering enligt Skatteverket. Använd fakturakravsguiden som checklista. PostNord visar hur du adresserar kuvertet; kontrollera betalningstiden i guiden om betalningsvillkor och planera utskicket med utrymme för postgången.
Ett vanligt frimärkt brev går normalt inte att spåra. Om du behöver spårning väljer du en posttjänst som erbjuder det och kontrollerar vilka villkor som gäller. Läs mer i Konsumentverkets vägledning om brev.
Fiktivt exempel: En konsults kund vill ha fakturan på papper. Konsulten bekräftar fakturaadressen, skapar fakturan i BillingPoint, kontrollerar utskriften och postar den i ett frankerat kuvert. BillingPoint visar datumet för utskriften. Om konsulten postar brevet samma dag kan utskriftsdatumet användas som postningsdatum vid uppföljningen.
6. Följ upp betalningen
Faktureringen är inte färdig när fakturan har skickats. Du behöver även kontrollera om betalningen har kommit in och registrera den på rätt faktura.
En enkel rutin kan vara att:
kontrollera obetalda fakturor en bestämd dag varje vecka
stämma av belopp och fakturanummer mot bank eller Swish
registrera betalningen på rätt faktura
kontakta kunden om något är oklart
skicka en påminnelse om betalningen uteblir
Läs mer i guiden om när man ska skicka en påminnelsefaktura.
När kunden betalar med Swish stämmer du av betalningen mot rätt faktura. I BillingPoint markerar du sedan fakturan som betald och väljer Swish som betalsätt. Då kopplas den registrerade betalningen till rätt faktura i programmet.
7. Lämna underlaget till bokföringen
Spara fakturor, kreditfakturor och registrerade betalningar så att du i efterhand kan se vad som fakturerats, betalats eller krediterats. Använd sedan underlaget när bokföringen görs.
Om en redovisningskonsult sköter bokföringen bör ni komma överens om:
hur ofta underlaget ska lämnas
vilket format som ska användas
vem som stämmer av betalningarna
hur kreditfakturor och kundförluster hanteras
vem som följer upp saknade eller felaktiga betalningar
Praktiskt exempel på en faktura
En konsult har arbetat tio timmar åt ett företag och tar 850 kronor per timme exklusive moms.
Fakturan kan sammanfattas så här:
Tjänst: Rådgivning, 10 timmar
Pris exklusive moms: 8 500 kr
Moms, 25 procent: 2 125 kr
Att betala: 10 625 kr
Betalningsvillkor: 14 dagar
Kundreferens: Anna Andersson
Leveransdatum: Datumet då arbetet slutfördes
Utöver detta ska fakturan innehålla fakturanummer, fakturadatum och de övriga företags- och kunduppgifter som situationen kräver.
När räcker Word eller Excel?
En fakturamall kan fungera om du skickar ett fåtal enkla fakturor och själv hanterar nummerserie, kunduppgifter, moms, utskick, betalningar och arkivering.
Ett faktureringsprogram blir mer användbart när du behöver:
fakturera återkommande kunder
skicka fler fakturor
arbeta från flera enheter
se obetalda och förfallna fakturor
skapa kreditfakturor
skicka e-fakturor
återanvända varor och tjänster
ta fram ett samlat underlag till bokföringen
Det finns inget generellt krav på faktureringsprogram och ingen bestämd fakturavolym som avgör när ett system är rätt val. Utgå i stället från hur mycket manuellt arbete faktureringen kräver och om du enkelt kan se vilka fakturor som är skickade, betalda eller förfallna. Fakturorna och bokföringsunderlaget måste alltid uppfylla reglerna och gå att följa i efterhand. Oftast tjänar du snabbt in månadskostnaden för ett enklare faktureringsprogram som oftast kostar kring 100-lappen.
Vad gör du om fakturan blir fel?
Om det är ett mindre fel på fakturan, till exempel en saknad referens - då kan du oftast ändra fakturan och skicka om den. Om du istället har skapat fakturan till fel kund, angett felaktiga belopp eller om momsen inte stämmer så behöver du oftast skapa en kreditfaktura och sen skapa en helt ny faktura. Kreditfakturan ska hänvisa till originalfakturan så detta kan spåras.
Exempel på vanliga fel:
fel kund
fel belopp eller moms
saknad referens
fel leveransdatum
dubblerad faktura
fel betalningsuppgifter
Läs mer om hur du måste agera beroende på felet i guiden Rätta en skickad faktura.
Vanliga frågor om fakturering online
Är en PDF som skickas med e-post en e-faktura?
Nej. En PDF är ett digitalt dokument men räknas inte som en e-faktura. En e-faktura behöver skickas i ett format som mottagarens system kan behandla automatiskt och skickas oftast i ett förutbestämt strukturerat format så att mottagarens system automatiskt kan läsa informationen.
Måste jag ha ett bokföringsprogram för att fakturera?
Nej. Det går bra att ha ett separat faktureringsprogram utan bokföringsfunktion. Fakturor, betalningar och övriga affärshändelser måste däremot överlämnas till bokföringen. Läs mer i guiden hur du gör det här: fakturera utan bokföringsprogram.
Kan kunden betala fakturan med Swish?
Ja. Du kan ange ert företags-swishnummer eller använda en Swish QR-kod på fakturan om programmet stödjer detta. Betalningen måste dock fortfarande kopplas till rätt faktura och ingå i bokföringsunderlaget. Swish räknas som en kortbetalning och gör inte att man kan undgå att ha ett giltigt underlag som förklarar affärshändelsen som är kopplad till Swishbetalningen såsom ett kassakvitto, kontantfaktura eller utbetalningsutdrag från en betalpartner om du har e-handel.
Kan jag fakturera från mobilen?
Ja, om faktureringssystemet fungerar i mobilens webbläsare eller har en mobilapp. Kontrollera alltid fakturan före utskick, särskilt kundreferens, moms och betalningsuppgifter.
Prova hela fakturaflödet online
Lägg upp kunden, spara återkommande tjänster eller produkter i artikelregistret och skapa fakturan i BillingPoint. Välj e-post eller e-faktura, eller skriv ut fakturan och posta den själv när kunden accepterar papper. Följ sedan upp betalningen och ta fram bokföringsunderlaget.
Du provar kostnadsfritt i 30 dagar utan kortuppgifter. Provperioden avslutas automatiskt om du inte väljer att fortsätta.
Källor
Den aktuella faktagranskningen omfattar avsnittet om utskrift och post samt dess produktkoppling. Övriga regelavsnitt ingår inte i denna granskning.
Kommentarer